财务管理制度 文档.docx

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财务管理制度文档

财务管理制度

总则

1、为了规范“酒店”日常财务行为，加强财务管理，特制定本制度。

2、本制度适用于“大酒店”。

3、酒店的财务行为，应遵守国家的法律法规和本制度，并接受董事会的检查和监督。

4、酒店应当建立健全财务核算体系，完善内部经济责任制，提高经济效益，做好财务管理基础工作。

5、酒店财务部门应当履行财务管理的职责，编制财务计划，厉行节约，合理使用资金，合理分配收入，及时完成需要上交的税收及管理费用。

6、酒店财务部由财务总监、会计、出纳组成。

在没有专职财务总监之前，财务总监职责由会计兼任承担。

财务工作岗位职责

财务部门行政上归属酒店执行董事领导。

财务总监岗位职责

1、严格按《财务管理制度》和《会计制度》要求组织和实施日常会计核算和财务管理，积极参与酒店经营管理工作。

2、编制和执行财务预算、收支、信贷计划，拟定资金筹措和使用方案，开辟财源，有效地使用资金。

3、建立健全经济核算制度，利用财务会计资料进行经济活动分析，督促本酒店有关部门降低消耗，节约费用，提高经济效益。

4、加强酒店财物管理，定期和不定期组织对本店的实物及货币资金进行盘点清查，保证账实相符。

5、坚持原则，及时处理会计，出纳反馈的问题。

对于员工辞职或调动，必须参加监交。

6、有权对酒店所有人员违反财经制度的行为进行制止；有权对给酒店造成损失人员应承担的经济责任提出处理意见。

7、每月至少协助总经理召开一次经营状况分析会，有义务向总经理提供相关资料和数据，

8、及时向执行董事提交完整的会计报表和财务分析。

会计岗位职责

1、按照国家税法规定按期报税，诚信纳税，协调好企税关系。

2、严格按规定开支酒店费用，认真审核原始单据，把好费用报销关，有权对不真实、不合法的票据不予报销；员工辞职或调动，须见员工离职表中总经理、及财务总监的签字，方可出具凭证，交出纳结算。

3、加强成本管理，严格控制采购成本和加工成本，有权对高于定价或不符合规定的物资拒付货款。

4、按规定认真编制报表，及时向财务总监报送会计报表，并进行财务分析，做到数据真实、计算准确、内容完整、账表相符、说明清楚、分析得当、口径一致。

5、按规定整理、装订、妥善保管会计资料，负责对财会资料和文件进行归档管理，不得外借和泄露酒店商业秘密.

6、对有关机构及财政、税务、银行需要了解本酒店经营活动，检查财务工作的，应及时告知酒店执行董事，会同财务总监一起接待工作，不得私自将财务信息提供，更不能将财务资料提出财务室。

7、妥善保管和按规定使用酒店法人专用章。

出纳员岗位职责

1、认真执行现金管理制度，按规定办理现金收付和保管库存现金。

（1）按时到吧台收取营业款，次日上午足额存入开户银行，不得坐支现金。

（2）不得私自挪用公款，不得用白条抵库，做到日清月结，账实相符。

若发现现金长余或短缺，应立即查找原因，及时告诉财务总监进行处理，不得擅自用盘点的长款抵补以前的短款。

（3）负责督促本店人员的费用报销和借款归还，以完结财务还款手续。

（4）负责对吧台备用金进行盘点检查。

（5）接受财务总监定期及不定期现金盘点检查，并填制现金盘点表。

（6）编制现金及银行存款日报表，于次日上午12时前上报财务总监审核确认。

2、按规定准确、及时地办理银行结算业务。

3、登记现金日记账和银行存款日记账。

（1）设置现金日记账和银行存款日记账，根据审核无误的收付款凭证，逐笔逐日及时进行登记；账目必须日清月结，账实相符。

（2）月终与会计现金总账和银行存款总账核对，做到账账相符.

（3）每月及时与银行对账单相互核对，并必须经过财务会计审核，双方签字盖章后与当月凭证装订成册。

若有差异应及时查明原因，属于记账差错的应及时更正；属于未达账项造成的，应编制银行存款余额调节表进行调节。

4、保管有关印章、空白支票；妥善保管现金及转账支票，并按银行规定正确填写支票，不得签发空白及远期支票；使用时应填制《支票领用存登记表》，接受财务会计月终对空白支票的盘点检查。

（1）妥善保管发票，设置发票领用登记薄，登记吧台所领用发票数，由领用人（收银员）签字。

（2）月终对吧台剩余发票进行盘点，并接受财务会计对发票盘点检查。

（3）对于收银员计算错误、发票使用不规范和虚报发票使用数等违纪行为，应及时向财务总监报告。

（4）必须妥善保管银行印鉴，严格按照规定用途使用。

5、接受财务总监及总经理的业务质询、检查、考评等。

6、按时完成财务总监交办的其它事宜。

库管员岗位职责

1、在财务总监指导下由库管员负责酒楼物资的验收、入库、发放、保管、盘点，做到手续清楚、数字准确、保管得当，开单迅速、不出差错。

2、认真登记商品（材料）数量金额明细表，每月结帐应与盘点数相核对，发现差异，应查找原因，及时处理。

3、严格按《库管制度》进行库房管理工作。

（1）坚持“四个禁止”：

禁止无关人员入库；禁止为个人存放物品；禁止在库房饮酒、吃零食；禁止危险物品与其他物品混贮。

（2）做好防火、防盗、防腐、防潮、防毒、防虫等“六防”工作。

（3）科学储存保管、控制库存业务；合理制定库存物资补充计划，并填制《物资申购单》，控制最高库存量和最低库存量；随时掌握库存状况，及时提供库房物资进、销、存的数据，充分发挥库房蓄水池作用。

（4）按时向财务室上报《存货进销存明细表》。

4、不得以权谋私，不得向供货商索贿、索物或接受其宴请娱乐等

5、做好出入库物资管理工作，开源节流，完善财务手续。

6、完成财务总监临时交办的其他事宜。

收银员岗位职责

1、收银员业务上属于财务部指导，行政上属于前厅领导。

2、按照前厅人员填写的点菜单、加菜单、酒水单上记载的菜品、洒水、香烟等名称、数量、准确输入电脑，及时核对。

3、对结账单记载的金额要准确、及时、快速收款，打印发票，并加盖印章。

4、每日根据汇总金额填写交款单，与点菜单、结账单一起于次日交财务室审核。

5、无权私自改单，交款单结帐必须连续编号，报废结算单经相关人员签字确认后也一并交财务总监审核；无权单联让相关人员签字改单，只能双联签字改单。

6、对营业额的准确性、安全性负责。

妥善保管营业尾款，拒收假币，否则发生短缺责任自负。

7、保守经营秘密，不得随意透露酒楼经营秘密，不得随意给顾客多开发票。

即使顾客要求多开，也要按酒店规定，告知财务总监，收取税金。

8、遵守前厅相关制度，及时发现收集、反馈客人意见。

9、保持吧台及工作区域卫生干净、整洁，与前厅要求一致。

10、及时完成领导安排的其它临时任务。

记单员岗位职责

1、根据记单操作程序填制结算单，菜品、数量、金额应真实准确，金额大小写一致，若有差错责任自负。

2、结算单必须整联复写，不得单联填制。

3、每日将结算单、点菜单于次日上午汇总后一起上交财务室。

4、免单需由经办人签署原因，由相关领导按执行权限范围签字（免单不得打折）。

打折同样由有关领导按权限范围签字，具体参照酒店有关管理制度执行；记单员应按规定见既定领导签字后再进行免单或打折处理。

5、妥善保管好结算单据，遗失按每张200—500元予以处罚。

6、不得以权谋私，伙同他人做出损害酒店利益的事情，一经发现，给予重罚，对情节严重、性质恶劣者给予除名处理。

7、必须亲自在点菜单配菜联上加盖“确认”章，不得由他人代盖，同时核对点菜单配菜联与记账联各项目是否一致。

8、接受财务总监的业务指导、检查、考评。

报销制度

1、报销人员将有关发票粘贴附在“费用报销单”或“货款结算凭据”后，小张票据（如车票）应按面值大小分类呈鱼鳞状附在粘贴联上，大张票据不能胶水粘贴，用大头针或回形针别好为宜。

2、根据原始单据分类按规定如实正确填写“费用报销单”或“货物结算凭据”，由部门负责人审查并签署意见后交财务总监审核其附件及内容的完整性、票据的合法性、填写的规范性等，再交执行董事并签署报销意见：

“同意报销（支付）”、“同意报销（支付）多少元”、“不同意报销（支付）”字样。

执行董事签字时，不得只签姓名，不签意见。

3、财务总监有权对违规超支费用和不真实的票据不予报销。

4、出纳凭上述签字齐备的“费用报销单”或“货款结算凭据”支付货币资金。

5、报销程序。

经办人填写“费用报销单”或“货款结算凭据”——部门负责人签字——财务总监签字——执行董事签字——出纳复核报销。

费用报销权限：

总经理2000元；常务副总经理1000元；同类商品报销累计全月不得超过50%，遇特殊情况，需提出申请，由执行董事审核、批复，方可办理。

费用报销：

1、差旅费

（1）外出办事人员报销差旅费时，在报销单据上应附有“出差批准务”，否则不予报销。

（2）报销差旅费时，出差人员应认真填写报销单，写明出差路线，注明各路段开支的费用，便于执行董事和财务总监审核。

报销单填写不合乎要求者，财会总监应要求重新填写，否则拒收报销费用。

　　（3）出差路线需要合理，绕道交通费不予报销。

必须绕道的，要经过执行董事同意后，方能报销。

　　（4）出差人员需乘坐公共汽车的，以中巴交通费为标准。

如确需乘坐“的士”的，需执行董事批准后，方能报销。

　　（5）出外办事人员不能及时回店就餐的，应说明原因，由执行董事签字，可凭发票，每人每餐报销不可超过10元的误餐补助。

出差职工一般不得报销招待费。

　　（6）报销罚款时，要分清责任，是酒店应该负责报销全部或是部分罚款。

　　（7）报销时间。

出差人员在出差回后的第二天，向财务部门报销有关费用。

无故推迟时间的，财务部门可以不受理。

　　（8）报销手续。

出差人员填写报销单后，交财务总监审核，经执行董事签名或盖章后，将报销单据交给出纳，由出纳付款。

　　2、办公费

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（1）办公用品由酒店统一购买，员工根据生产、办公需要，向保管人员领用。

保管人员实行办公用品领用登记簿，进行登记。

（2）酒店员工一般不得报销办公费用。

　（3）保管人员为保证工作需要，应及时购买办公用品。

购买前，预先编制购物申请清单，经财务总监审核，由权限内领导审批后购买。

办公用品购回以后，由出纳人员监督验收入库，由保管员、出纳员在送货单上签名，便以与销货方结算货款时核对。

　　（4）月结支付费用时，要取得税务部门的正式发票。

　　3、材料及维修费用

（1）仓库保管员必须健全物资进出库手续。

客房部，餐饮部维修需要的材料、物资凭领料单出库，购进的材料、物资，使用物资验收单验收入库。

（2）购进的不需要入库的维修物资，也要通过验收，在入库单上注明“未入库使用”。

　　（3）所购物资，如果是月结付款的，应在送货单上附上验收入库单，以便结账核对。

　　（4）分次报销费用的，应将购货发票连同入库单一并报送财务部门报账，无验收入库单的不予报销。

　　（5）维修部人员，在购买维修物资前，应编制购物申请单，经财务总监审核，由权限内领导审批后方可购买。

　　（6）需要外修的机器及另部件，经批准后送外维修，修理完回收交付使用时，需经使用部门负责人验收。

报销费用时，附上验收单，方能报销。

　　（7）因支付的材料，物资及维修费用数额较大，应取得合法凭证。

　　4、伙食费

　　1.因现有生活水平，每人每天控制在5元以内的结算报销伙食费。

　　2.食堂物资采购由采购部负责，由财务总监监督验收，并在发票上共同签名，执行董事签字后据以报销。

　　3.在保证不降低现有的生活水平上，每季度（或半年）根据市场物价水平，作适当调整。

　　4.逐步改善和提高员工的生活水平。

在酒店经济效益不断提高的前提下，对员工的伙食费也将逐步有所改善、提高。

采购及供货管理制度

一、采购程序

1、各部门需要零星物品购置时，应由该部门总监填写申购单

→库管签字→部门经理签字→权限内领导审批→采购实施购买。

2、采购人员购货时，须对多家（三家以上）进行价格、质量比较；供货商定向送货的不得高于既定价格标准。

二、采购方式的确定

1、对于用量大、消耗快、周转频繁的原材料，应该选择供货商送货的方式。

2、对于使用频率低，不容易集中采购的零星物品及餐中断档急需物品可由采购人员采购。

3、采购方式上采用“定点、定价、定时”采购原则。

4、对于一些特殊的原材料可由外地发货，按计划定期申购。

三、供货商进场程序

1、供货商的寻找原则上由采购经理负责，行政总监、财务总监协助；

2、供货商进场首先与行政总监接洽，在行政总监、财务总监的协助下（财务总监全程参与），谈妥相关合同细节（以酒楼合同范本为标准合同格式），经执行董事审查批准后，由总经理出面代表酒楼与供货商签定合作协议。

3、行政总监以书面形式通知财务总监、库管及相关使用部门负责人，并将已签定的合同（协议）送交财务部一份备档，另一份留存备查。

四、供货商处罚程序

1、凡供货商违反相关合作条款（送货不及时、原材料质量有问题、拒绝送货、配合工作不到位的），由总经理、财务总监、库管告知行政办。

2、行政办了解事情原委后，由行政总监作出处罚决定，开出罚单；

3、行政办所开罚单交执行董事审批；

4、行政办将对供货商的罚单交财务部执行，财务部在结算供货商款项时按罚单标准予以扣除。

五、供货定价制度

（一）原材料市场价格调查

1、酒店每月组织供货市场调查不得少于两次，且应填写市场价格调查表，写明市场调查时间及地点，各参加人员在市场调查表上签字。

财务部负责调价、记录、打印工作并负责调价表保管。

2、市场调查由执行董事、总经理、行政总监、财务总监组成，具体由财务总监召集。

3、市场调查时间定于每月日、日，如恰逢周末，应作适当顺延。

（二）定价程序

1、每次市场价格调查后，应及时制定当期的供货商品执行价格，先由总经理、行政总监、财务总监、采购经理初定，再交执行董事审定后，由行政总监将执行价格以书面形式交财务部执行。

2、原材料采购定价标准

处在批发价和零售价之间（即高于批发价低于零售价）。

3、价格调整：

因市场变化情况特殊，供货商提出价格调整要求，首先由供货商报行政办，行政总监了解相关市场情况后与总经理，财务总监碰头商量定出调价草案，再报执行董事审批。

（三）供货商的更换与续用

在合作过程中如发现供货商有不履行合同的行为，且经沟通后无效，由总经理、行政总监、财务总监组成审查小组，集体讨论决定是否更换、续用，然后报执行董事最后裁夺。

六、货款的支付

1、货款的支付应尽量不通过采购，若因特殊情况必须经过采购时，须由采购填写借款单，并由执行董事批准后方可借款，借款后应在3日内报销冲帐；

2、供货商的货款支付，由财务总监向执行董事报付款计划，经执行董事签字批准，方可付款；

借款制度

为了加速酒店流动资金周转，保证日常经营的正常开支，规范借款程序，特制定本制度。

1、采购员和吧台收银员实行定额备用金制度，采购员备用金定额为1000元，吧台收银员备用金定额为1800元。

2、借款实行定额控制，前账不清、后账不借的原则。

3、采购人员应根据批准后的申购单采购货物，当货物金额超出其定额备用金时，应正确填写借款单，经财务总监审定、执行董事签字批准后在出纳处借支。

4、其他人员因公借款时，应填写借款单，经部门总监签字，财务总监审核，执行董事签字批准。

5、因公办事或出差人员凡在财务室有借款的，不得逾期报账或公款私用，事完三天内应清算自已的账务，三天后财务室将催促报销，否则财务室有权在发工资时抵扣借款。

6、酒店原则上不办理员工私人借款，特殊情况可在员工月工资标准内办理，但应控制人数、时间，且部门负责人负连带责任；员工私人借款应在30日内归还。

7、借款程序。

填写借款单——财务总监审核——执行董事批准——出纳处领款

支票、发票、印鉴、会计档案管理制度

一、支票管理

1、酒店必须在当地信誉较好的银行开立账户，办理存款、取款、转账业务。

2、为保证资金的安全，不得在同一银行开立几个账户，同一酒店在同一银行所开立的两个账户之间不得转账结算。

3、不得出租、出借或转让银行账户给其他单位和个人使用。

4、支票由出纳员保管（放入保险柜）。

支票使用时须填写“空白支票签发领用登记薄”，填写收款人、日期、用途、金额、支票号码，经批准后加盖印章，领用人签字备查。

5、对于填写错误的支票，必须加盖“作废”戳记，与存根一起装订在当月的凭证内，并在银行存款日记帐中作相应登记。

6、不得签发空白支票和远期支票。

二、发票管理

1.建立发票领用登记表，领用发票时须由领用人签字。

2.出纳员应随时掌握发票购、用、存情况，避免发票短缺影响正常营业。

三、印鉴管理

1、各种印章必须由各责任人妥善保管，严格按照规定用途使用。

（1）留存银行的法人印鉴章由财务会计保管。

（2）财务专用章由出纳保管。

2、签发支票或其他业务需盖章时，必须由保管人亲自盖章。

印章不得随意借给他人，否则由此引发的问题由保管人员负连带责任。

3、印章交接必须办理书面手续；印章移交给非规定人员，须经董事长审批。

四、会计档案管理

1、本酒店的会计凭证、会计档案、会计报表、会计文件和其他有价值的资料，均应归档。

2、会计凭证应按月、按编号顺序每月装订成册，标明月份、季度、年起止、号数、单据张数，由会计及有关人员签名盖章（包括制单、审核、记账）加以装订成册。

3、会计报表应分月、季、年报、按时归档，并分类填制目录。

4、会计档案不得携带外出，凡查阅、复制、摘录会计档案，需经执行董事批准。

现金、银行管理制度

1、出纳人员在每月中旬，应将库存现金、银行存款的上存、收入、支出、结存情况，编制“出纳报告表”，并对由出纳保管的库存现金，由财务总监或执行董事指定人员于每月中旬及每月终了进行定期对账盘查，其他时间进行抽查。

2、使用现金结算范围。

（1）员工工资、津贴。

（2）各种劳保、福利费以及国家规定的个人的其他支出。

（3）向个人收购农副产品和其他物资的价款。

（4）出差人员必须随身携带的差旅费。

（5）结算起点（1000元）以下的零星支出。

不属于上述现金结算范围的款项支付，应当以支票进行结算，特殊情况需经执行董事、财务总监批准后另行处理。

3、库存现金限额规定。

酒店库存现金不得超过3000元，超过限额的现金应及时存入银行，低于限额时可视情况从银行提取补足，特殊情况上报总经理审批。

4、财务人员从银行提取现金，应当填写“空白支票签发领用登记薄”，并写明用途和金额。

5、符合现金结算范围的，凭发票、工资单、借款单等有效报销凭据或领款凭证，经手人签字，财务总监审核，执行董事批准后由出纳支付现金。

6、广告费、货款等收款人均有银行帐户的单位，必须用转帐形式

付款，不得以现金或现金支票形式支付。

处罚办法

出现下列情况之一的，对酒店财务人员予以警告并扣发本人月薪1-3赔：

1、超过规定范围、限额使用现金的或超出核定的库存现金金额留存现金的；

2、用不符合财务会计规定的凭证顶替银行存款或现金存款的；

3、未经批准，擅自挪用或借用他人资金（包括现金）或支付款项的；

4、利用账户替其他单位或个人套取现金的；

5、未经批准坐支或未按批准坐支范围和限额坐支现金的；

6、保留账外款项或将酒店款项以财务个人名义储蓄方式存入银行的；

7、违反本规定条款认定应予以处罚的。

出现下列情况之一的，财务人员应于解聘。

1、违反财务制度，造成财务工作严重混乱的；

2、拒绝提供或提供虚假会计凭证、账表、文件资料的；

3、伪造、变造、谎报、毁灭、隐匿会计凭证、会计账簿的；

4、在工作范围内发生严重失误或者由于玩忽职守致使酒店利益遭受损失的；

5、利用职务便利，非法占有或虚假冒领、骗取酒店财务的；

6、有其他渎职行为和严重错误的；

7、弄虚作假、营私舞弊，非法谋私，泄露秘密及贪污挪用酒店款项的应当予以辞退。