财政投资评审中心档案管理制度.doc

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1.总则

   1.1为加强本单位档案工作，全面提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局颁发的《机关档案工作业务建设规范》等有关规定，特制订本制度。

   1.2档案工作是一项专业性工作，是评审工作的重要组成部分，对反映评审工作成效和历史面貌具有重要意义。

本单位由综合科专门负责档案资料的接受、整理、归档、保存、查阅等工作。

   2.立卷归档制度

   2.1本单位档案分为文书档案和项目评审档案，涉及项目评审所发的文件在文书档案和项目评审档案中要同时归档。

项目评审档案实行“谁审核,谁立卷”的原则,各科室需将处理完毕的文件、评审资料经过整理立卷，定期移交给综合科集中保存，建立规范的归档制度，具体包括归档范围、归档时间、归档要求。

   2.2归档范围（详见附件一、附件二）

   2.2.1本单位各科室办理完毕的具有保存价值的各种文件材料、评审资料，包括综合科、路桥建设科、社会事业科、市政公用科、水务科在工作中形成的各种门类和载体的材料；同时与本单位业务工作有关的资料，均属于归档范围。

   2.2.2本单位颁发的各类文件、召开会议形成的文件材料，有关问题的请示、报告、总结、统计报表等文件材料。

   2.2.3直属上级机关颁发的属于本单位主要业务并要贯彻执行的文件材料。

   2.2.4归档的文件除了文件的正件外，还应包括它的附件，如条例、会议纪要、图表、计划、总结、登记表、名单等文件材料。

   2.2.5除了经过登记的文件外，还应包括未经收发文登记的文件材料，如会议文件、调查报告、访问记录、合同、协议、契约等。

   2.2.6本单位的会议记录、规章制度、各种统计报表、重要文件的历次修改稿以及重要活动的声像材料等。

   2.3归档时间

   2.3.1本单位文书档案一般应在第二年的三月底以前整理立卷完毕，并向综合科移交归档。

   2.3.2本单位评审档案一般应在项目评审结束一个月以内整理立卷完毕，并向综合科移交归档。

   2.3.3各科室在文件、项目评审办理结束后，应立即将文件、评审材料归回综合科，及时归档。

   2.3.4各科室应在每季度终了时，及时清理应归档的文件、评审材料，定期归档。

   2.3.5声像档案在每项活动结束后，及时向综合科移交归档。

   2.3.6其它门类和载体的档案应在各项活动结束后，及时移交归档。

   2.4归档要求

   2.4.1应归档的文件、评审材料的种类、份数及页数均应收集齐全、完整，按照文件、评审材料的形成规律和有机联系进行分类、立卷，使组成的案卷能正确反映本单位活动的基本面貌，便于保管和利用。

   2.4.2文件、评审材料立卷的程序一般分为：

分类→组合→编目，即在材料收集齐全的基础上，将材料按有关特征分开，然后将经过分类的材料，按一定的规律进行组合，最后将经过组合以后的材料进行系统排列和编目。

   2.4.3按照档案内容和载体的不同，制定统一的分类方案。

本单位文书档案、评审档案分类一般采用年度——组织机构的分类方法；其它不能采用按年度——组织机构进行分类时，可按照国家档案局和有关专业主管机关共同制定的分类方案进行分类。

   2.4.4组合的基本要求是：

组合应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密，分级适当，做到问题单一，类型鲜明，年代不混，保管期限准确。

   2.4.5不同年度的文件、评审材料一般不得放在一起立卷；但跨年度的请示和批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的项目评审材料放在评审结束年立卷；其它材料的立卷应按有关规定执行。

   2.4.6卷内材料应区别不同情况进行排列。

文书类的按下列原则排列：

一个问题的请示、报告、批复材料应依序排列在一起（即批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后）；重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后；转发件在前，原件在后，非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件材料在前，依据材料等在后；跨年度的法规性文件放在通过或公布年立卷；跨年度的调查材料放在成文年立卷。

评审类的应以评审报告在前，项目批办单、评审依据等材料在后的原则排列。

   2.4.7卷内材料应按排列顺序，依次编写页号。

成卷装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角填写页号。

   2.4.8永久、30年和10年的案卷，必须按规定的格式填写卷内文件目录。

对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名但不符合内容的亦应重新拟写；没有责任者（作者）年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项目；会议记录填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整，卷内材料目录放在卷首。

   2.4.9声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者（作者）。

   2.4.10有关卷内材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况可说明也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。

备考表应置卷后。

   2.4.11案卷封皮应逐项按规定填写清楚，案卷题名要简明确切地反映卷内文件材料内容，一般包括责任者（作者）内容和名称等，体式一致，文字简练，使用简称应通用易懂，并用碳素笔书写，字迹要工整、清晰。

   2.4.12卷内材料要去掉金属物，对破损的材料应按裱糊技术要求托裱，文件纸张统一为16K或A4、A3，过小的要用16K或A4空白纸衬托，杜绝使用铅笔、圆珠笔及喷墨打印机。

字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，即复制件在前，原件在后；文件没有留出装订线的要加补贴边，案卷应采用三孔一线的方法装订。

   2.4.13案卷的排列，应以全宗为单位，按不同门类、载体和不同保管期限分别排列。

案卷排列自上而下，自左向右，不得随意改动。

   2.4.14按照案卷排列顺序编制卷号，以固定案卷位置，在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号。

   2.4.15案卷目录应区别不同保管期限，分年度编制案卷目录，在一个全宗内，案卷目录号不得重复。

   2.4.16文书档案、评审档案的案卷封皮、卷内文件目录、备考表、档案号的格式分别按《文书档案案卷格式》和《评审档案案卷格式》执行。

其它门类和载体的档案案卷格式应按有关规定执行。

   2.4.17用于档案管理工作的各种图表的外型尺寸和用纸、案卷目录、卷内目录、案卷接收（移交）登记簿、档案借阅登记簿、档案利用效果登记簿（表）、档案销毁清册、机关、团体、事业单位档案情况统计年报均按国家有关规定执行。

   3.档案保管制度

   3.1本单位根据保存档案资料的数量，设置必要的档案专用库房和铁箱。

   3.2库房要坚固，并有防盗、防光、防高温、防火、防尘、防鼠、防虫等设施，档案库房管理要有专人负责，库房内不得堆放杂物。

   3.3要定时做好库房内温湿度记录，库房温度保持14℃-24℃之间，湿度保持在50-65%之间，照片、底片、录音、录像带应放入特制的密封盒、底片夹。

   3.4库房中的档案箱等装具，应该排列有序，统一编号，不同规格、不同式样的档案装具应该分开排列，尽量做到整齐划一。

   3.5综合科根据档案工作需要增置温湿度计，复印机、收录机、照像机、去湿机、吸尘器、空调设备和电子计算机。

   3.6案卷多柜存放的应绘制案卷存放的示意图。

   3.7档案应存有全宗卷、积累和存储本单位案卷立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。

   3.8定期组织人员对档案保管状况进行全面检查，对破损褪变的档案要进行修裱、复制和其它技术处理。

录音带、录像带根据其特点，每隔一段时间翻录一次，如发现磁带变形、断裂、脱落等现象，应及时进行补救，发现照片、底片有发黄、发霉变质等现象时，要及时进行清洗和技术处理。

   3.9档案管理逐步纳入本单位办公自动化系统，同步发展，根据需要和可能，采用先进技术设备，逐步实现档案管理的科学化、现代化，以提高档案的科学管理水平。

   4．档案借阅制度

   4.1档案人员必须了解本单位档案库房所藏各门类档案情况，熟悉本单位主要业务工作，编制案卷目录、全引目录、收发文登记薄及各类索引等检查工具，能够大概了解各科室对档案材料的利用需求，主动提供服务。

   4.2查阅和借阅档案时，必须严格履行登记手续，用毕及时归还，并办理注销手续，不准转借，并填写档案利用效果实例。

   4.3借阅档案的人员对案卷要妥善保管，防止遗失、泄密和污损，不得抽换、涂改、勾画、拆卷，如造成档案资料损坏的，视其情况进行处理。

   4.4外单位借阅或抄录本单位档案时，应持有单位介绍信，经综合科领导同意后方可借阅、抄录、复印，利用者要本着认真负责的态度，细心核对、以防差错。

   4.5档案人员应加强档案的编研工作，多渠道多形式地为本单位主要业务工作服务，搜集好利用档案成果的典型事例。

附件一：

                       文书档案归档范围

   1、机构设立及编制调整文件和人事任免、奖惩文件；

   2、人员聘用文件及合同、职称聘用文件；

   3、人员调进调出和大中专学生报到证（介绍信）；

   4、单位工作纪律、财务制度、业务管理、分配制度、工作考核制度等规定；

   5、单位年度工作总结、计划;各业务科室年度工作总结、计划；

   6、单位部门预算、决算的相关材料；

   7、单位编写的《评审简报》及上报主管部门的请示、建议、报告等文件资料；

   8、中介机构选聘招标文件、聘用合同等材料及协审质量考核材料；

   9、上级部门下发的关于业务、学习、工作考核的有关文件资料。

   10、其他需要存档的材料。

附件二：

                      项目评审档案归档范围

   1、评审中心项目评审意见；

   2、政府投资项目评审申请（告知）书；

   3、项目评审批办单；

   4、政府投资项目工程造价委托协审书；

   5、政府投资项目财务审核委托协审书；

   6、项目立项文件；

   7、建设单位关于项目情况的书面说明；

   8、评审资料交接单；

   9、项目协审延期申请表；

   10、与项目评审有关的会议纪要、协调会资料、工作联系函、评审过程中重大问题的请示等资料；

   11、评审项目三级复核单；

   12、协审单位初审报告；

   13、协审单位终审报告；

   14、评审中心档案资料交接表。