简报技巧与演练.docx

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简报技巧与演练

簡報技巧與演練（完整版）

成功簡報的技巧：

歸納即為易懂而有效、建立互動、得到認同。

1、前言

2、關於簡報

3、簡報的基本要素

4、出色簡報

5、製作簡報教材前的準備

6、架構簡報內容

7、簡報投影片設計

8、製作簡報投影片

9、圖形的加工

10、圖表的製作

11、投影片的放映

12、完美的發表

1、前言

一、我們的知識有九成是通過視覺學習得的，另有7%～到一成多是通過聽覺學習來的，使用視覺輔助工具的演說者，通常被認為要比那些只靠口頭演講的演說者更專業，更具有說服力，因此如何設計一份清晰易懂並引人入勝的有效視覺輔助工具是相當重要的。

而如何在進行簡報時和台下聽眾建立互動，並引起聽眾的共嗚和認同是一樣重要的。

二、目前在設計有效的視覺輔助工具方面以最被廣範使用的簡報軟體（MicrosoftPowerPoint）為主，介紹合宜的版面配置、色彩、適當的投影片張數，及加強效果的圖像及表格應用。

三、在進行簡報的過程中，肢體語言、手勢、音調、目光接觸及與聽眾互動的技巧也具有重要地位，只要掌握要領並有充份的練習，相信大家都能有完美的成功演說。

2、關於簡報

1、簡報的演變

早期：

站在講台上的直述。

中期：

拉下布簾（銀幕），放台投影機或幻燈機，把文字稿影印成投影片，全員睜眼觀看聽講。

現代：

利用多媒體輔助工具，影像、音效、再加上迷人的說服口才、溝通技巧，成為專業級的演講者。

＊簡報主要是為做演講、報告、展示或簡報廣告等活動而設計。

使用簡報製作，可以很容易地建立投影片，並在投影片上輸入文字、添加表格、快取圖案、藝術字、插入圖片和電影或動畫等，並為這些物件設置豐富的動畫效果，從而創造出形象生動、圖文並茂、主次分明的簡報。

2、什麼人需要簡報

簡報絕對不是業務員、企劃人員的專利。

每一種職位的人員都有機會做簡報。

簡報不是演講，不需要長篇大論，只要精簡扼要的重點說明，好的簡報也可以彌補口才的不足

3、簡報的重要性

爭取工作資源或尋求協議與承諾。

提升效率。

演說藝術與科技多媒體的結合。

簡報就是作秀，秀出你自己、秀出你的團隊、你的作品、你的專業……。

叁、簡報的基本元素

一、內容──對簡報內容的研究與統整，建立說理的論點架構

（一）蒐集與研究。

（二）進行分類。

（三）擬定大綱。

二、設計──投影片的架構與圖像的強化

三、發表──掌握簡報會議的運作流程及有效傳遞訊息

肆、＊出色簡報

一、APAT流程圖



（一）聽眾（audience）－聽眾至上

1.了解聽眾的背景及基本資料。

2.了解聽眾的需要。

3.以「你」為焦點，儘量用到「你」以及「你的」這些字眼。



（二）目的（purpose）－報告的目的是什麼

1.從當下的目標下手。

2.從聽眾的利益出發，把聽眾的需要放在自己的簡報中。

3.務必找出並說清楚「這對你有什麼好處」。

（三）行動（action）－希望聽眾採取什麼後續行動

1.想說服別人行動，就得給他們「理由」。

2.必須是「他們」想行動的理由，而不是自己的理由。

（四）語調（tone）－最適合的語調是什麼

1.感情訴求。

2.有計畫地運用感性的語言，激起聽眾的情緒。

二、成功的簡報流程

（一）確立簡報的目的與任務



（二）確認簡報的對象

（三）籌備簡報的內容

（四）事前演練

（五）發表簡報

（六）現場回答問題

（七）事後檢討

4、＊簡報最常發生的五個錯誤

（一）缺乏清晰的論點



（二）對聽眾沒好處

（三）過程不流暢

（四）過於瑣碎

（五）太冗長

5、製作簡報教材前的準備

1、規劃演講內容

決定簡報的張數，一張簡報的內容講解時間約3分鐘



（一）起－開場：

1.自我介紹簡潔有力

2.團隊成員介紹

3.留下聯絡方式



（二）承－主題：

化繁為簡，盡量以圖、表與動人的文字與簡要的數字來呈現。

（三）轉－解決方案：

流程圖表是最佳工具。

（四）合－簡報結論與Q&A：

1.提出風險評估

2.列出問題自問自答

3.感謝參與

二、仔細分析聽眾的背景



（一）對主管簡報注意事項

1.決策的輔助資訊

2.簡單扼要、掌握重點

3.熟記關鍵數字



（二）對同事簡報注意事項

1.經驗分享

2.凝聚共識

3.加強彼此工作默契

4.簡化內容有助於記憶與溝通

（三）對客戶簡報注意事項

1.協助客戶做出決定的輔助資訊

2.決定簡報重心

3.協助客戶瞭解競爭對手

4.宣傳目的

（四）對媒體簡報注意事項

1.分享工作

2.產品（政策）成果

3.正面宣傳

4.開門見山破題而出

5.準備書面資料

三、考量聽眾人數的多寡

聽眾人數的多寡，將會影響到該如何安排場地設施。

四、演講場地大小

最常使用到的簡報場地模式有兩種，分別是教室模式與會議室模式：



（一）教室模式：

適用於教育訓練、研討會，或者利用講義稿的簡報。

基本上，在教室模式下，參加者手上可能都有講義，或者必須做筆記，因此必須先測試一下為參加者所預留的空間是否夠。

例如是否可以在不干擾別人的情況下翻動講義？

是否有足夠的空間可以放置筆記？

假如有足夠的空間，他們將更容易集中注意力。



（二）會議室模式：

這種模式適用於人數較少的場合，而會議進行的方式可以正式、也可以非正式。

在這種模式下，必須確定不管坐在會議室中的哪個座位上，都可以清楚地看到簡報。

五、硬體設備的支援

不管使用哪種形式的設置方式，皆必須確定在該場地中的設備可以符合自己的簡報需求，務必在簡報前親自到現場堪查一遍

陸、架構簡報內容

一、利用「視覺空間大綱」建立演說架構：

「視覺空間大綱」可以自行編排，也可利用套裝軟體MindManager（可逕行至：

二、說理論點的六類呈現方式：



（一）圖案－包括插圖、表格，挑選適當的圖案風格可造成很好的視覺效果。



（二）範例－用來說明更廣泛觀點的特殊事例。

（三）類比－藉由比較兩種看似不相干的項目，幫忙釐清複雜、晦澀或模糊的主題。

例如要說明人類基因圖譜的商機時：

「因為本公司的研究員領先其它公司，最先找出幾種重大疾病的基因圖，因此可以向專攻這種重大疾病的大藥廠收取權利金。

這就像擁有一本暢銷書籍的版權，每賣出一本就收一次權利金。

」。

（四）統計數字－以數字表示的事實。

（五）專家－權威的意見。

（六）示範－眼見為憑。

柒、簡報投影片設計

一、從大網到要點：



（一）大綱應盡量精簡，精簡到只要能達到簡報目標，並將聽眾所必須知道的事物順利傳達即可。

藉由演說來表達重點，而非將所有重點都放到簡報的投影片上。

如下圖所示：

（p158）

＊大綱呈現可利用方便易學的MindManager軟體來製作，同時MindManager可將其檔案匯出成PowerPoint的PPT檔形式，更利於製作PPT檔。

二、一張一概念：

勿囫圇吞棗地將一堆資訊塞在同一張投影片上。

三、關鍵字與片語：



（一）採用關鍵字與片語來擬出大綱下的各個要點，只把必要的東西列在投影片上。

（二）最好是使用名詞與動詞，將一些贅字刪除，如「當」、「那個」、與「但是」等。

（三）不要使用具強化效果的副詞，如「真的」、「非常」等。

＊四、8×8法則



（一）每張投影片都不該有超過八行的文字，每行字數不要超過八個字，並且儘量只表達標題，才能確保字體夠大，可以讓所有的人都看清楚。



（二）一張含有文字的圖案應只有四個以下的論點。

五、要點標示一致：

（p159）

六、正確的字形大小及字體：

（一）標題字體的級數應介於38～48點數之間。

（二）要點文字應介於24～32點數之間。

（三）在每一個主要要點底下，最多只有兩層次的要點。

（四）中文字體最好使用新細明體及標楷體，除非是自備筆記型電腦，因為會場電腦不一定能支援各種字型。

七、善用圖表：

（一）圖表比文字更有利於資料的比較。

建議不要使用3D圖表，3D圖表是歪斜的，反而不容易看出正確的數值。

（二）盡量不要將多張表格放在一張投影片中，解決方法：

統計圖表。

（三）不同的圖表適合不同的場合與議題：

1.長條圖：

比較

2.圓形圖：

呈現比例

3.折線圖：

顯示趨勢

八、圖片的使用



（一）改變氣氛

1.不能影響主題內容

2.不要太過醒目



（二）勿使用過度

（三）著重場合性，專業與幼稚的分野

（四）沒有相關聯的圖片會令人感到突兀

九、決定投影片張數：



（一）每分鐘展示的投影片張數應為一到二張。



（二）根據簡報的時間、聽眾與自己的演說簡格風格，決定要使用多少張投影片。

捌、製作簡報投影片

一、三大要訣



（一）版面配置：

1.有效的圖案包含文字與插圖，原則是文字優先，插圖其次。

2.簡潔的重要性：

避免過量的訊息，如果聽眾在5～10秒鐘之內不能領會圖表所要傳達的訊息，則他們會繼續注意螢幕而忽略演說內容。



（二）一致性：

視覺魅力的原理，所有圖案應保持一致的風格。

（三）色彩：

恰當使用色彩會使資訊變得更有趣。

（p161）

1.在一張展示圖片中使用兩三種顏色通常比較合適，使用五種或五種以上顏色則可能會讓人的腦袋受不了，而不是更有效。

2.紅色應該適當地用於你想強調的部份。

3.明亮溫和的黃色是吸引注意力的好色彩，它通常與積極的事物連結在一起。

4.淡藍色和黃色一樣有積極的內涵。

5.深藍色經常與放鬆的渴望，及私人隱私連結在一起。

因此深藍色最適合用於比較不重要部份的原因。

6.紅綠色最好不要同時使用。

因紅綠色是色盲的最常見顏色。

7.儘量不要使用淡綠色（即包含有大量黃色調在內的綠色，例如：

松石綠）。

這些綠色在許多人的腦子裏會產生很消極的聯想。

二、利用大綱精靈製作PowerPoint簡報



（一）大綱精靈的用途：

大綱精靈的主要用途是讓使用者可以輕易的填入標題之後，再做投影片之背景、版面處理。

其編輯方式與微軟的文書處理器Word完全一樣，連界面設計也相似。



（二）如何使用大綱精靈：

1.啟動PowerPoint軟體。

2.在功能表選取「檔案」＼「新增檔案」。

3.在螢幕的右邊會出現「新增簡報」視窗，再選取「從內容大綱精靈」。

（實作部份）

（三）「檢視」模式切換：

（p165）

（四）投影片設計：

（p166）

（五）標題及文字版面配置：

（p166）

玖、圖形的加工

一、最佳化圖片的途徑



（一）降低影像解析度。



（二）在不影響品質之下壓縮，並可捨棄不要的資訊，如影像裁剪的部份。

二、圖片檔案類型



（一）不合格的檔案類型：

繪圖類型的格式（向量）以及如WMF、EMF、CDR及EPS等等副檔名的圖片，無法最佳化。



（二）合格的檔案類型：

如相片就是最佳化的良好候選對象。

合格的檔案類型包括PNG、JPEG、TIFF、BMP及GIF。

（三）使用「插入」＼「圖片」＼「美工圖案」來插入圖片時，請將搜尋項目限制為僅包含「相片」媒體類型，因為其他類型的圖案多半無法最佳化。

（四）插入圖像時，請使用「圖片」指令，而不要先複製再貼上、或者加以拖曳。

三、解析度及壓縮



（一）「Web／畫面」可將解析度最佳化為每英吋96點（dpi）。



（二）「列印」可將解析度最佳化為200dpi。

（三）如果完全不想涉及解析度方面，而要選擇其他選項，請選取「不變更」。

（四）「壓縮圖片」選項可在不損及畫質的情況下，減少色彩格式。

（名稱雖與主功能按鈕相同，但此處有特定

用途）

壹拾、圖表的製作

1、長條圖：

（p168-169）

2、各式圖表：

（p169-170）

三、以繪圖工具列繪圖：

（p170-171）

壹拾壹、投影片的放映

1、放映簡報：

（p171-172）

2、動畫：

（p172-173）

3、一般類型的效果在使用時的變化有：

（p173）

4、音效：

（p173-174）

壹拾貳、完美的發表

一、足夠的練習：

（p174）

二、確認場地設施並做測試：

（p174）

三、好的開場白：

簡報開始後的九十秒鐘，是相當重要的關鍵，要善用這段時間，做出一個強而有力的開場，並且與在場聽眾建立起關係



（一）直問法－向聽眾提出問題，讓聽眾產生參與感。



（二）引述名言－選擇合適、聽眾信賴的人的言論。

（三）令人震撼的統計數字－這組數字應盡可能地簡單，但又具有震撼力。

（四）小故事：

讓人產生興趣的小故事。

（五）格言：

大家熟悉的俗語。

（六）類比：

藉由比較兩種看似不相干的項目，幫忙釐清複雜、晦澀或模糊的主題。

四、KISS－KeepItShortandSimple



（一）半小時之內不要講述三個以上的重點。



（二）大多數成年人的注意力集中時段在25～40分鐘之間，因此資訊量要適當。

五、肢體語言：



（一）走向聽眾：

緩步走向聽眾，拉近與聽眾的距離，讓聽眾慢慢產生信任。



（二）手勢：

手勢的大小應和場所的空間大小成正比。

手勢要在發言之先，才能引發聽眾對演說者發言的興趣。

（三）聲音：

不要用平淡的言調，應該變化音調、速度和音量。

六、使用議程投影片與複習投影片：

在演說過程中利於確保已經「告訴聽眾，將要告訴他們什麼。

」以及「告訴聽眾，已告訴了他們什麼。

」

七、答問時段：



（一）控制場面：

為防範很多人不斷提出很多的問題，或者捲入和同一個人的冗長對答，最好的方法是明白指定一種希望的發問模式。

要和發問人的目光保持接觸，但不要打斷發問



（二）答問20/80法則：

注意力的20%是給發問者，80%是給其它聽眾。

（三）有敵意的問題：

碰到這樣的問題，先要保持冷靜，然後輕鬆地重複自己的立場，或是可以說：

「那是很有趣的觀點，你自己認為呢？

」

八、提供講義：

提供有用的講義讓聽眾帶走，以協助與會者回想起簡報內容，並提供更多具附加價值的資訊。