办公室管理制度人事作业程序.docx
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办公室管理制度人事作业程序
办公室管理制度
人事程序
□前言
第一条依据本公司办事准则规定办理。
第二条为使本公司人事工作正轨化、制度化，能在有序可循的情况下，使本公司人事统一、脉络一贯，并加强人事部门与各部门间的了解，借以更密切配合，提高工作效率，特制订本程序。
□主办
第三条人事工作负责部门隶属于管理部（部门），设经理一人，承上级之命，负责下列全盘人事业务。
（一）依据公司业务需要，研究组织职责及权责划分的改进方案。
（二）配合公司经营目标，依据人力分析及人力预测的结果，拟订人力资源发展计划及人员编制数额，并根据人力发展计划，筹划各项教育及培训。
（三）设计、推行及改进人事管理制度及其工作流程，并确保其有效实施。
（四）经与各部门主管会商，拟定每一职位的工作标准及其所需资格、条件，以求适才适所。
（五）依生活水准、薪资市场情况及公司政策，建议研订合理的员工待遇。
（六）制定各项员工福利与工作安全措施，并维持员工与公司间和谐关系。
第四条人事部门另设专员及办事员各若干名，分别负责下列工作
（一）专员：
1.行政公文处理；
2.员工聘信调查及对保工作；
3.招募行政工作；
4.考绩行政工作。
（二）办事员：
1.资料档案管理；
2.劳保行政工作；
3.考勤行政工作。
第五条人事部门组织关系
（一）受秘书处主任指挥及监督，并向其直接报告。
（二）以诚恳友善态度与其他部门协调、联系，并就其所提出的有关本部门工作的询问、质疑予以解答。
（三）在权限内督导各部门有关人事事宜。
（四）为达成本部门的任务，与其他有关方面建立并保持必要的联络。
□组织
第六条为了完成本公司的任务与目标，而将应处理的工作做适当分配安排，对所有员工有效运用，制定本公司"组织系统表"，并视情况每年定期检查修订。
□体制
第七条区分组织结构体制，据此而设定本公司"职位（等）及职称配置表"作为人事管理基础。
□工作分析
第八条公司确立组织体制及人事措施实行前，须将各项工作职责的任务，以及工作人员的条件等予以分析研究，做成"职务说明书"作为人事行政的依据。
□分层负责
第九条为明确划分各层人员的人事权责，拟定"人事权限划分表"，表中所列的权责，各层人员均应确实负责办理，不得借词推诿，实施时如遇困难或特别事情发生，应向上一级人员请示后予以处理。
□编制
第十条本公司为推行业务及基于人事预算控制，对各部门可设职称及可用员额予以规定，订立各部门"员额编制表"并视情况定期检查修订。
□人力控制
第十一条人员拨补申请工作程序如下：
（一）各部门如须增补人员，先至人事部门领取"人员拨补申请单"填妥后，汇人事部门办理。
（二）人事部门接到申请单后，应调查所申请人员是否为编制内所需求，其职位薪资预算是否在控制内，其需要时机是否恰当等问题。
（三）人事部门调查后，即就申请人员的来源做正确的拟办建议，呈总经理核准后，根据指示办理招募预备工作。
（四）人员拨补申请单经批示完毕后，均应转回申请部门，人事部门凭副本办理。
□招募甄试
第十二条人员招募工作程序如下：
（一）人事部门收集人员拨补申请单至一定时期，即行拟订招募计划，内容包括下列项目：
1.招募职位名称及名额；
2.资格条件限制；
3.职位预算薪金；
4.预定任用日期；
5.资料审核方式及办理日期（截止日期）；
6.甄试方式及时程安排（含面谈主管安排）；
7.场地安排；
8.工作能力安排；
9.准备事项（通知单、海报、公司宣传资料等）。
（二）招聘：
即将招募消息告诉大众及求职人，如下：
1.登报征求：
先拟广告稿，估计刊登费，决定刊登何报、何时，然后联络报社。
2.同仁推荐：
以海报、互联网或公告方式进行。
（三）应聘申请的处理：
1.招聘消息发出后，会收到应聘资料，经审核后，对合格应聘者发出"初试通知单"，通知前来本公司接受甄试。
2.不合格应聘资料，归档一个月后销毁，但有要求退件者，应给予退件。
（四）甄试：
新进人员甄选考试分笔试及面谈。
1.笔试包括下列：
（1）专业测验（由申请部门拟订试题）；
（2）定向测验；
（3）领导能力测验（适合管理级）；
（4）智力测验。
2.面谈：
由申请部门主管、人事主管、核定权限主管分别或共同面谈，面谈时应注意：
（1）要尽量使应聘人员感到亲切、自然、轻松；
（2）要了解自己所要获知的答案及问题点；
（3）要了解自己要告诉对方的问题；
（4）要尊重对方的人格；
（5）将口试结果随时记录于"面谈记录表"。
3.如初次面谈不够周详，无法做有效参考，可再发出"复谈通知单"，再次安排约谈。
（五）背景调查：
经甄试合格，初步决定的人选，视情况应做有效的背景调查。
（六）结果评定：
经评定未录取人员，先发出谢函通知，将其资料归入储备人才档案中，以备不时之需，经评定录取人员，由人事主管及用人主管会商进用日期后发给"报到通知单"，并安排职前培训有关准备工作。
（七）注意事项：
应聘资料的处理及背景调查时应尊重应聘人的个人隐私权，注意保密工作。
□任用
第十三条经核定录用人员，由人事部门依据甄选报名单发给"报到通知单"，请他于报到时携带下列资料：
（一）员工资料卡；
（二）相片六张；
（三）户籍誊本；
（四）身份证复印件；
（五）体检表；
（六）学历证件复印件。
（以上应缴资料视情况可增减）
第十四条管理人员任用，视情况可发给"聘任书"。
第十五条新进人员于报到日，人事部门即发给"报到程序单"，并检收其应缴资料，若资料不全，应限期补办。
第十六条人事部门随后应亲切有礼地引导新进人员依报到程序单上的顺序，逐项协助办理下列：
（一）领取员工手册及识别证；
（二）制考勤卡并解释使用；
（三）领制服（总务部门主办）；
（四）领储物柜锁匙（总务部门主办）；
（五）若有需要，填"住宿申请单"；
（六）登记参加社保；
（七）视情况引导参观各部门及安排职前培训。
第十七条前条逐项办理完毕后，人事部门引导新进人员向部门主管报到，由部门主管对本部门情况给予说明，表示人员报到完毕。
第十八条人事部门依据报到程序单随后应办理下列事项：
（一）登记人事部门管理用的"人员状况表"。
（二）管理人员发布"管理到职通报"。
（三）填制"薪资通知单"办理核薪。
（四）收齐报到应缴资料连同甄选报名单建立个人资料档案，编号列管。
□试用
第十九条新进人员由人事部门提供"考核表"，分甲（管理人员）、乙（一般人员）两种，并登记被考核人试用期间出勤资料，依人事权限划分表顺序，逐级考核。
第二十条考试或测验及审查合格后，原则上试用期为三个月，期满考核合格者，方得正式雇用；但成绩优良者，可缩短其试用时间。
人事部门根据考核表发给"试用期满通知"。
第二十一条人事部门发出试用期满通知后，并依不同的批示，分别办理下列事项：
（一）试用人员如有品行不良或服务成绩欠佳或无故旷工者，可随时停止试用，予以解雇，试用不满三日者，不给工资。
（二）试用合格者，予以正式录用。
（三）调（升）职者，由人事部门办理变动工作。
（四）薪资变更者，由人事部门填制"薪资通知单"办理调薪。
第二十二条前条办理完毕后，考核表应归入个人资料袋中。
第二十三条新进人员在试用期中，表现不合要求，部门主管认为有必要停止试用时，可立即提前办理考核，并签人事变动申请单，报请权限主管核定停止试用。
□变动
第二十四条晋升（升职、升级）及降级由申请人填写"人事变动申请单"及办理临时考核，转人事部门签注意见后，呈权限主管批示。
第二十五条调职由申请人填写"人事变动申请单"送调职部门会签，转人事部门签注意见后，呈权限主管核定。
第二十六条未批准的升、降、调申请单退回申请部门。
经批准的申请单则由人事部门依据发布"人事变动通知"，副本抄送申请部门及本人，并限期办理业务移交手续，履任新职。
若职称变动或部门变动，副本应抄发会计部门，通知变更薪资名册。
第二十七条经批准的变动情况，涉及调整薪资者，人事部门应根据人事变动申请单批示，填制"薪资通知单"办理调薪，呈核后转会计部门。
第二十八条人事部门应依据人事变动申请表逐日整理办理下列工作：
（一）填入人员变动记录簿内。
（二）登记于个人资料卡内（离职人员，其资料应予归档另行保管）。
（三）修正人事部门管理人员状况表。
□请假
第二十九条员工因故请假，事假应于一日前觅妥职务代理人并填写请假单，照下列规定办妥后方得离厂，否则以旷工论；但因突发事件或急病不及先行请假者，应利用电话迅速向单位主管报告并于当日由单位主管或其代理人依下列规定代办妥请假手续，否则亦视同旷工论。
（一）请假1天（含）以内时，报请班长转呈经（副）理核准。
（二）请假2天（含）以上，报请主管转呈经（副）理核准。
（三）请假批准后，请假单一律送人事单位留存办理，经人事部门登记于考勤表上。
第三十条假未满半小时者，以半小时计算，累积满8小时为一日，给假日期的计算均自每年1月1日起至同年12月31日止，中途到职者，比例扣减。
□考勤
第三十一条本公司除特定人员外，均须于警卫室设置打卡机。
第三十二条各部门主管应于月底前将下月份（周）本部门工作时间表送人事部门备查；人事部门收集各部门一级主管管理人员出勤时间表呈总经理核阅（如非轮班人员，每月工作时间固定者不必再排时间）。
第三十三条如需变更出勤与轮休时间，或补充新进人员出勤时间，应转人事部门登记备查。
第三十四条员工因故延长上班时间或于假日出勤，先至主管处申请"加班报告单"，经权限主管核准后转人事部门查核并登记于考勤表上。
第三十五条员工因公于上班中外出，应填写"公出单"送部门一级主管核准后，交警卫室登记。
第三十六条一级主管因公外出免填公出单，但应向上级主管报备，或于办公室交代去处，联络方法，并于警卫室登记，未赶回公司打卡下班，则由人事部门依据警卫室出入登记簿记录给予签证。
第三十七条因公而未打卡，应通知人事部门，经一级主管审核后转人事部门登记于考勤表上加盖公章。
第三十八条下班忘记打卡，本人可经主管签证，若举证有据，部门主管得予签明，视早退一次处分，若无法举证非因早退而未打卡则视未打卡一次处分，以旷工论。
第三十九条人事部门应于每日检视考勤表，遇异常状况或违规事情，应即主动签办，并与部门主管联络。
第四十条员工出勤情况，人事部门应于每月终了后，编制统计表各两份，一份送会计部门核计薪资加扣，一份公布，限三日内接受更正申请。
（一）缺勤统计表。
（二）全勤人员名单。
（三）加班（勤）统计表。
（四）值夜人员统计表。
第四十一条人事部门应建立每一员工一份年度考勤统计表（印于个人资料卡中），逐月依据考勤表予以登录，经登录后考勤表即可销毁作废。
第四十二条每一年度终了，人事部门应即依据年度考勤统计表，统计是否有未休完特别假的人员，予以计入十二月份加班统计表内，换发薪金。
第四十三条每一年度终了后，人事部门应即调查编制翌年度享有特别假人员名单，予以造册呈准后公布实施。
第四十四条有关考勤工作，请参照"人事管理规则"有关规定办理。
□出差
第四十五条员工因公出差，应至人事部门领取"出差申请单"经呈总经理核准后（得向会计部门申请预支差旅费）并转人事部门备查。
第四十六条出差完毕三天内，须据实填写旅费报告表连同各项单据，一并呈报财务部门核销。
第四十七条出差工作，应参照"出差办法"规定办理。
□奖惩
第四十八条员工遇有功过奖惩时，可由建议人填报"奖惩建议申请单"，先由人事部门签注意见后，呈总经理核定。
人事部门根据核准奖惩建议申请单发布"奖惩通知单"公文，副本抄送本人部门及本人知照，另一份送会计部门加扣薪资。
人事部门应按月将人事奖惩通知单登录于个人资料卡内。
第四十九条奖惩工作应另参照"奖惩办法"规定办理。
□考绩
第五十条考绩分年度考绩与临时考绩两种，其处理程序如下：
（一）年度考绩每年度终了由人事部门提供考核表，分甲、乙两种，并予登记年度出勤资料、奖惩资料后依人事权限划分表，逐级考评核定等级，作为年终奖金发放及定期晋级的参考依据。
（二）临时考绩为申请升降职，应附办理临时考绩，以作上级批示决策参考依据。
第五十一条考绩表办理完毕，存于个人资料袋内，并予以登录。
第五十二条考绩工作应另参照"考绩办法"规定办理。
□薪资
第五十三条人事部门应于每月25日整理上月26日以后到职的新进人员甄选报名单，据此填制"薪资通知单"办理核薪，并由部门主管签署，转呈总经理核定，再登录于"薪资名册"后，再转会计部门工作。
第五十四条人事部门应于每月25日整理本月份涉及调薪的人事变动申请单及考核表，据此填制薪资通知单办理调薪抄录，由人事主管审核签章后与部门主管会签，登记于薪资名册，转会计部门工作。
第五十五条经批准离职情况，人事部门应据此填制薪资通知单办理停薪，由人事主管审核签章，登录于薪资名册后转会计部门工作。
第五十六条核薪与调薪情况于归档前，应登录于个人资料卡内。
第五十七条薪资工作应另参照职薪办法中职薪等级表及有关规定办理。
□培训
第五十八条职前培训
新进人员于报到后，人事部门应办理以下职前培训：
（一）介绍公司沿革、经营方针、工作环境、经营目标、发展前景；
（二）简介各机构组织、职责、工作状况；
（三）休致、出勤规定及注意事项；
（四）介绍各部门办公室及主管；
（五）薪资、福利、奖惩、工作调动制度。
第五十九条在职培训
（一）人事部门于年度开始，依所需培训目标、对象、课程、教材、预算，拟订培训计划。
（二）人事部门于培训期中，应严予考核。
（三）员工于接受培训后，视需要进行考核，成绩优劣列入绩效参考依据。
第六十条专业培训
（一）专业知识，视必要可办理专案培训。
（二）搜集专业报导或讲座教材，印发给每位员工。
（三）各一级主管可自行申请或由公司指派参加国内外各种培训机构举办的讲座、观摩、培训。
第六十一条培训工作应另参照"培训办法"规定办理。
□辞职
第六十二条正式任用的员工如感工作不适或其他原因想辞职，应于30天前提出辞职申请书，由部门主管及人事主管签具意见后，呈总经理核准，再转回人事部门，人事部门据此填制薪资通知单办理停薪，转会计部门办理薪资核算。
第六十三条人事部门依据上级批准的辞职申请书，通知本人于奉准离职日当天下班前依离职通知单上应办理事项，逐项办理移交，办理完毕后，由人事主管审核无误后，并签章转会计部门核计当月薪资（除特准外，均于下次发薪日发给）。
第六十四条人事部门根据离职通知单于当日即行办理下列事项：
（一）注销人事部门控制的人员状况表内登记。
（二）登记个人资料卡，注销个人资料档案。
第六十五条人事主管视情况应约谈离职人员，并将面谈结果填入离职人员面谈记录档案，以作为人事流动率检查参考。
□退休
第六十六条人员属退休年限，由人事部门填写"退休申请单"，详填理由及会签部门主管意见后，呈总经理核准，发给"退休通知单"，副本转会计部门核发退休金。
第六十七条经核准退休人员，于奉准退休日，应领取"离职通知单"逐项办妥离职手续后，始发给退休金。
第六十八条人事部门凭退休通知单及离职通知单，应办理事项参照第六十四条办理。
第六十九条人员退休，应另参照"退休办法"规定办理。
□移交
第七十条各级主管人员及业务承办人员因故离职时，应将所负责的公物及经办事务逐件列具清册，在监交人监督下点交接任的人员，并会同接任人员提出移交报告书。
第七十一条移交时应造清册名称如下
（一）印章戳记清册。
（二）所属人员薪资单册。
（三）未办或未了重要案件目录。
（四）保管文卷目录。
（五）职责事务目录。
（六）上级指定专案移交事项清册。
（七）保管图书清册。
□申请福利金
第七十二条员工符合福利金申请条件者，至人事部门填写"福利金申请单"，由人事部门签注意见，呈总经理核准后，副本抄发会计部门发给福利金。
第七十三条福利金申请应另参照"福利办法"规定办理。
□申请宿舍
第七十四条新进员工或现有员工若需要住宿舍，可到人事部门填写住宿申请单申请配住，由人事部门签注意见后，转总务部门办理。
□休假
第七十五条员工享受国定休假日。
本公司以下列日期为例假日（若有变更时应预先公布），但因业务需要可指定照常上班需以加班计算。
（一）例假日1.元旦；2.春节；3.妇女节（限女性）；4.劳动节；5.国庆节。
（二）每星期日。
（三）其他经公司决定的休假日。
（四）例假日若适逢星期日，其隔日不予补假。
第七十六条前条休假日薪资及津贴照给，如工作需要加班时，应征得员工同意，并加倍发给薪资，国定假日如逢星期假日其补假与否依政府规定办理。
第七十七条员工连续工作满一定期限，每年给予特别休假；其日数规定如下
（一）服务满1年以上未满3年者全年给7天特别休假。
（二）服务满3年以上未满5年者全年给10天特别休假。
（三）服务满5年以上未满10年者全年给14天特别休假。
（四）服务满10年以上者其特别休假每增一年加给一天，但最多以30天为限。
第七十八条员工特别休假，应自届满规定时间后，由劳资双方以不妨害生产或业务原则下，事先共同排定休假日期实施，并按请假程序办理。
第七十九条特别休假因年度终结或契约终止而未休者，其应休未休的天数，雇主应发给薪资。
第八十条员工留职停薪不予特别休假。
□劳动保险
第八十一条人员于报到日时，由人事部门登记办理投加保，生效日以到职日为准。
第八十二条人员于退职日当天，人事部门应即办理退保。
第八十三条投保薪资因调整薪资或其他因素而变动时，应由人事部门填报"投保薪资调整单"。
第八十四条人事部门应保管劳保局每月寄来的劳保门诊单，当员工有需要时，可持身份证索取。
第八十五条员工劳保个人资料应立册登录备查。
第八十六条人事部门应每月统计列册个人负担保费，转会计部门从薪资内扣缴。
□资料管理
第八十七条各种人事命令、通知公布一周后，连同该案核准凭证（申请单或签呈）合并归档。
第八十八条每月初依据人员变动记录簿编制"人事变动月报表"，呈核阅后，列入人事流动率检查依据。
第八十九条员工若有需要"服务证明书"或"离职证明书"，可至人事部门说明申请理由，由经办人填写证明，转秘书室盖印。
第九十条人事部门应备档案包括下列：
（一）人事变动档案。
（二）人事奖惩档案。
（三）人事考绩档案。
（四）人事培训档案。
（五）人事规章档案。
（六）人事勤务档案。
（七）人事表报档案。
（八）福利档案。
（九）文康活动档案。
（十）涉外事件档案。
（十一）收发文登记簿。
□其他
第九十一条本工作程序，应另参照"人事管理规章"有关规定办理，如有疑义，可由人事部门主管解释运用，如有未尽事宜，应另补充修正。
第九十二条本工作程序承奉核准后实施，修正时亦同。
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