IATF16949程序文件33合同评审程序.docx

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XXXXX有限公司

合同评审程序

文件编号：

SJ/QP-033

文件版本：

B

生效日期：

2004.11.01

发文编号：

编制

销售部

审核

XXX

批准

XXX

合同评审工作流程图

责任单位

流程描述

备注

3

3

N

Y

1

2

N

签订合同并通知顾客确认

销售部

保存合同及评审记录并追踪

Y

N

批准

2

Y

顾客需求信息

1

销售部

销售部

销售部

生产部

技术部

质量部

财务部

采购部

主管副总

销售部

销售部

取消,结束

组织相关部门评审

顾客需求变动

给相关部门发合同要求或合同变更通知

特殊合同

常规合同

确认合同评审形式

各类形式合同

《合同评审记录》

《合同登记表》

《设计任务书》《销售要货单》

《订单进度追踪一览表》

1.目的

以顾客为关注焦点，了解客户需求，明确产品和服务要求，确保供需双方对产

品和服务的要求规定适当，以保证本公司有足够能力履行合同，实现顾客满意。

2.适用范围

适用于本公司所有销售产品和服务要求（合同、标书、订单、协议——通称合同）的确定和评审管理。

3.术语和定义

无

4.职责

4.1销售部负责全面了解顾客的需求、合同评审的组织，根据评审意见总结评审结果并与顾客沟通、签订正式合同，把执行合同的情况及时告知顾客，了解顾客还有什么其他的需求，发货时及时通知顾客。

4.2生产部根据交货期对所有顾客需求产品生产能力的评审。

4.3采购部负责对生产材料供应能力的评审。

4.4技术部负责对技术要求和技术标准的评审。

4.5质量部负责对产品质量执行监督能力的评审。

4.6财务部负责开票结算及货款回收的评审。

4.7总经理或其授权人批准销售合同的签订。

5.工作程序和要求

管理流程：

了解产品要求→要求评审→要求传递→要求执行→执行监控

↓

顾客满意←变更执行←变更传递←变更评审←要求变更

5.1了解产品要求

5.1.1营销

公司销售员贯彻公司确定的营销策略，主动营销，通过各种展销会、网络媒体、信件、电话、传真、拜访客户等可行的方式介绍本公司的产品和服务，同时倾听顾客的呼声，了解顾客对产品和服务的需求（包括已供货客户和潜在客户），及时回答顾客的征询，按《满意度管理程序》的要求填写《信息反馈单》。

5.1.2业务洽谈

销售和研发人员在业务洽谈和处理过程中要从以下四个方面来确定产品的质量、进度、成本、文件记录资料、交付和服务要求：

1）顾客规定的要求；

2）顾客未明确，但根据用途可推定的要求；

3）与产品有关的法律法规要求（如认证产品的具体要求）；

4）公司确定的附加要求（如标准化、通用性、成本要求等）。

所有的产品和服务要求要形成书面记录（此类记录以下通称合同），有关样品、图纸等按《文件控制程序》进行管理。

5.2要求评审

5.2.1要求分类

1）特殊合同：

指符合以下一条或多条的合同，新产品开发合同均属特殊合同。

□新产品开发□超生产能力□超技术要求□有收汇风险□利润低于常规

2）常规合同：

除特殊合同以外的合同，老产品订单均属常规合同，包括电话/传真订单。

5.2.2评审内容

评审产品要求规定是否恰当和充分：

1）要求是否完整明确；

2）各项要求之间有无矛盾冲突的地方；

3）与以前或常规不一样的地方是否均经过确认；

4）我公司各部门或供方有无能力满足此产品质量、进度、成本和文件记录资料的要求。

5.2.3评审方式

1）会议评审：

由销售部根据合同的特殊性，组织生产、技术、质量、财务等相关涉及部门以会议形式进行评审，经讨论达成共识，并填写《合同评审表》。

2）传递评审：

销售部将合同传递到相关部门，对相关条款进行评审，在合同上签署评审意见。

3）授权评审：

由总经理授权相关人员对合同所有内容进行独立评审，在合同上签署评审意见。

5.2.4评审实施

5.2.4.1常规合同采用授权评审或传递评审。

5.2.4.2特殊合同采用会议评审。

5.2.5评审后的处置

评审后的处置方式有：

1）正常可行

2）通过采取额外管理措施可行：

如通过加班、外协外购、添置设备、加强控制等，销售员要具体记录，职能部门负责人要落实相关的措施、责任人和完成时间。

评审中出现内部意见分歧时，由总经理协调解决。

3）修订要求可行：

如改变交货时间、方式、质量要求、付款方式等，由销售员与客户协商，取得一致意见。

4）不可行：

由销售员向客户婉拒，说明原因。

5.3要求传递

5.3.1新产品开发合同签订后，由总经理下达《设计任务书》，传递给相关部门，由技术部安排新产品开发过程，经评审如需采取相关措施才能确保合同完成的，销售部需同时将相关措施（在《合同评审表》上显示），传递到此措施的涉及单位（包括供方）。

5.3.2接收老产品订单后，由销售部门填写《销售要货单》传递给生产部门，由生产部安排生产或仓库安排出货，如有特殊要求的在《销售要货单》上注明。

5.4顾客要求执行和监控

销售部负责对合同或订单执行情况进行追踪检查，填写《订单进度追踪一览表》。

5.5顾客要求变更及评审

5.5.1当客户提出更改合同要求时，根据更改性质和原合同评审方式确定更改评审方式。

评审意见直接填写在《合同更改记录单》上。

5.5.2因本企业内部因素引起合同修改时，由销售部人员与客户协商达成共识。

5.6变更传递

合同更改一经达成共识后，由销售部视更改情况将《合同更改记录单》传递到受此更改影响的所有单位。

5.7变更执行

同5.5条。

5.8顾客满意

按《满意度管理程序》要求执行。

5.9合同及评审资料的管理

销售部负责对合同及评审活动的相关记录的保管和归档工作，具体按《记录控制程序》执行。

6引用/支持性文件

6.1《设计和开发控制程序》

6.2《文件控制程序》

6.3《满意度管理程序》

6.4《记录控制程序》

7相关记录

7.1《信息反馈单》保存期二年

7.2《合同评审表》保存期二年

7.3《设计任务书》长期保存

7.4《订单进度追踪一览表》保存期二年

7.5《合同更改记录单》保存期二年

7.6《销售要货单》保存期二年

7.7《合同登记表》保存期二年