XXXX投资有限公司行政管理制度.docx

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成都XXXX投资股份有限公司

XXXX投资有限公司行政管理制度

二0一四年十二月

目录

第一部分公司简介3

第一章前言3

第二章公司概况3

第二部分行政管理制度6

第一章总则6

第二章计划管理制度8

第三章办公环境与秩序管理制度10

第四章卫生管理制度11

第五章员工食堂管理制度12

第六章工装管理制度13

第七章会议管理制度14

第八章公文管理制度19

第九章电话管理制度25

第十章电脑管理制度26

第十一章文印管理制度28

第十二章办公用品管理制度29

第十三章接待管理制度31

第十四章图书报刊管理制度33

第十五章档案管理制度34

第十六章印章管理制度36

第十七章证照管理制度38

第十八章保密管理制度39

第十九章安全管理制度42

第二十章公车管理制度46

第一部分公司简介

第一章前言

欢迎加入成都XXXX投资股份有限公司，成为XXXX大家庭中的一员。

本制度将会帮助陌生而又满怀期盼的您了解公司，熟悉公司的运作和各项制度，相信您会很快适应新的工作环境，融入XXXX文化，成为XXXX合格的员工。

第二章公司概况

一、公司简介

成都XXXX投资股份有限公司注册于四川省成都市，是由西南财经大学柳林同学会中135位企业家同学发起设立的以金融资本运营为主业的多元化企业集团。

公司起步于非银行类金融服务和股权投资，致力于进军资本市场，打造投融结合、提供上市辅导以及私募股权基金运营、项目投资等综合性金融服务企业。

公司组建了一支专业化管理团队，设置了完善的企业法人治理结构、决策和风险控制机制，公司的终极目标是建立一个独特、专业、有社会价值的现代投行。

二、企业理念

公正包容创新共赢

公司主张以客观公正的态度，包容万物的胸怀，不断开拓创新的精神，兼顾股东、员工和合作伙伴利益，实现社会、合作者与公司的共赢。

三、经营理念

规范运作、稳健进取、审慎高效

成都XXXX投资股份有限公司秉承“规范运作、稳健进取、审慎高效”的经营理念，坚持价值投资原则，整合各类资源，不断拓宽投融资渠道，回报股东，造福社会。

四、管理思想

搭平台、定规矩、验结果

XXXX是在同学情谊中诞生的，因此非常看重这个大家共同搭建的平台，如何能更好地“共建共享”，优秀的管理思想和体制的创新是关键。

将个人规划与企业发展有效结合，逐步吸纳优秀专家和专业人才，包容中以结果为导向。

“搭”不是“给”，强调主动参与和集体协作，“定规矩”更要求加强制度和流程管理，用“结果”说话，用结果证明自己，并和同事、合作伙伴、股东分享结果。

搭平台、定规矩、验结果的管理思想始终贯穿公司经营活动的各个方面。

XXXX，就是这样兴于制度创新所构建的平台和心手相牵所缔结的团队，盛于以信而立所升华的文化以及直面市场、砥柱中流所激发的壮志豪情！

五、企业文化

信念信义信用

“同信源于同学，同盛始于同行”成都XXXX投资股份有限公司特别看重这份源自同学的信任，并在不断的共同学习中增强同信，在一路同行、快乐同行中寻求共赢，达成同盛。

无论是对待员工，还是客户，信念、信义、信用，都是XXXX人践行的企业文化准则。

六、组织架构

第二部分行政管理制度

第一章总则

一、为适应公司发展和经营管理需要，确保公司各项工作规范化、科学化、制度化，提高工作质量和办事效率，特制定本制度。

二、公司领导由董事长（兼总裁）、常务副总裁组成。

三、公司实行董事会领导下的总裁负责制。

四、公司领导成员及中心负责人，应遵循公司发展战略，认真履行岗位职责，依法经营公司业务；在工作中贯彻科学管理、民主集中、合理分工、协调配合、高效规范、勇于创新的指导原则，坚持“相互团结、相互尊重、相互支持、相互体谅、相互通气”的工作方法。

五、公司各职能中心要各司其职、各负其责，在职权范围内独立负责做好工作，要周密计划、避免失误、提高效率、保证工作质量。

全面、圆满地完成公司交给的各项任务。

六、为保证各项工作正常运转，提高工作效率，公司领导外出期间，其分管业务由总裁确定临时代管负责人。

代管负责人对连续性较强的事项，应督促主办中心请示总裁后确定实施工作。

总裁外出期间，由董事长代行职务或确定公司临时负责人主持工作。

七、公司领导在其分管工作职权范围内进行决策与管理，涉及公司其他领导分管的工作，应事先协商。

审批业务文件实行会签制，不能形成一致意见的，由总裁决定，并及时报告董事长。

八、常务副总裁应及时向总裁报告交办工作的进展情况以及因职权界定不清，时间紧迫，已自行决策或处理的事项等。

九、公司决定以签发文件、批示签报和口头批示形式做出。

接到口头批示的中心应立即按程序书面请示，决定以书面批复为准。

十、行政中心是公司综合办事中心，履行督促、检查、执行、服务和协调的职能。

行政中心对会议讨论事项和公司领导决定事项，应按制度督促、检查、催办并及时向公司有关领导报告。

会议议定事项和公司领导决定事项涉及多中心工作的，行政中心应协助有关中心办理。

十一、各中心均接受公司总裁的领导和管理，在职责范围内主管有关工作，并对主管工作承担直接责任。

对年度工作计划、阶段性工作任务，应有具体的实施方案和工作措施，各中心之间要做好协调配合工作。

十二、各中心在落实各项工作和完成各项任务后，应当及时向公司主管领导报告。

根据工作需要，应当积极完成公司适时调整的本中心外的工作任务。

十三、公司倡导学习型团队建设，公司为员工提供学习培训的条件和机会，努力提高员工综合素质。

第二章计划管理制度

计划是为完成公司工作任务而事前所做的安排，按时间长短分为长远发展计划、年度计划、阶段计划、月度计划。

依范围分为公司计划、项目计划、中心计划、个人计划。

一、按时间分：

（一）长远发展计划由公司董事会研究制定，董事长、总裁组织实施。

（二）年度计划由总裁组织各中心共同拟制，报董事会批准并组织实施。

（三）阶段计划是根据各业务中心发展情况制定的某一阶段的工作任务，由行政中心根据公司某一阶段的工作任务而拟制，经总裁批准执行。

（四）月度计划是各中心以月为时间单位制定的工作任务。

由行政中心负责会同各中心负责人共同拟制，报总裁批准执行。

二、按类别分：

（一）公司计划是全公司为完成某项或某一阶段的工作所做的综合性计划，全公司共同落实。

（二）项目计划是公司为做好某一项目所作的计划，涉及到公司的有关中心，由相关中心编制和组织贯彻执行。

（三）中心计划是公司某一中心为做好某项工作或某一时期的工作所拟定的工作计划，由本中心负责人组织执行。

（四）个人计划是公司员工为做好某项工作或某一阶段的工作所拟制的工作计划，由员工个人负责落实。

三、拟制计划必须目的明确，预见性强，内容客观真实。

四、计划一经制定就必须认真执行，杜绝随意变更。

五、中心以上的工作计划都必须一式二份，交公司行政中心存档备查。

六、加强对计划执行情况的检查督促和跟踪，及时进行总结，努力提高工作效率。

第三章办公环境与秩序管理制度

为进一步规范公司办公环境与秩序管理，树立公司良好形象，维护公司整洁、有序的工作环境与秩序，强化员工节约用电意识，增强全体员工的主人翁意识和责任感，特制订本制度。

一、办公环境管理

（一）办公室是公司员工日常办公场所，不得在办公场所从事与工作无关的事。

（二）办公桌应保持清洁，不得摆放与工作无关的物品。

（三）办公区域的墙面、走道须保持整洁，不得悬挂与工作无关的图片、广告等。

二、办公秩序管理

（一）工作期间应保持安静，严禁高声喧哗、嬉戏；员工讨论问题或打电话，不应影响他人正常工作。

（二）不得在工作期间串岗、闲聊、玩游戏、长时间接打私人电话。

（三）公共办公区域不得吸烟，吸烟必须到指定地点（接待应酬时除外）。

（四）注意文明礼貌和言行举止，不得与同事、客户寻衅滋事打架斗殴。

（五）不得擅离职守，临时离开办公区域或外出，因将原因及返回时间告知上级主管，获得同意后方可离开。

（六）凡在办公室工作期间闲聊、玩游戏、长时间接打私人电话、高声喧哗、在公共办公区域不按规定吸烟的，普通员工、主管级（含）处罚金50元/次，部长级（含）以上处罚金100元/次。

寻衅滋事打架斗殴的处罚金500元/次，并严重处理。

（七）员工下班时须关闭自身办公环境区域用电设备设施（包括台灯、电脑、净化器、空调等），最后一位离开公共办公区域的员工须关闭该区域内所有公共用电设备设施（包括灯、空调、饮水机、复印机、碎纸机和传真机等）后方可离开。

（八）行政中心将对办公室区域进行检查并登记，对下班离开后未关闭个人办公环境周边用电设备设施电源或最后一位离开办公室未关闭公共用电设备设施的人员给予50元/人、次的处罚。

每月底行政中心将在公告栏张贴例行检查登记表，公示检查情况作为处罚依据。

第四章卫生管理制度

为维护公司的办公环境，塑造良好的公司形象，特制定本制度。

一、公司行政中心负责公司的日常卫生管理工作。

二、员工应自觉爱护环境卫生，保持桌面与周边地面整洁，不得随地吐痰、乱扔垃圾。

三、办公场地应保持整洁，不得堆放垃圾、污物或纸屑。

三、员工办公桌面物品应摆放整齐。

四、办公区域应保持空气流通。

五、办公室、走廊、阶梯，每日至少清扫一次，以保持办公区域清洁卫生。

第五章员工食堂管理制度

为保障员工饮食卫生，营造文明的用餐环境，特制定本制度。

一、食堂开放时间：

周一至周五12:

00—12:

50。

二、进入小区请携带工作证。

三、用餐时请依次排队，按需取用，杜绝浪费。

四、就餐时请放低音量。

五、若发生食物或液体溅落，请立即处理，以免旁人滑倒。

六、用餐完毕，请将餐盘放置在指定地点，将食物残渣请倒入指定地点，关闭房间的照明及空调设备。

七、值班人员就餐时间可提前10分钟。

第六章工装管理制度

为进一步提升公司整体形象，展现员工精神风貌，加强员工着装规范管理，特制定本制度。

一、公司员工的工装统一由行政中心负责预算、选购、验收、登记和发放。

二、员工周一至周四须统一着工装，周五可着便装（男员工不得穿着无领T恤、短裤、拖鞋，女员工不得穿着过于暴露的服装），总监及以上领导每周至少三天着工装。

三、出席公司重大会议或重大活动时，根据具体要求着工装。

四、尚未制作工装的员工，工作期间必须着职业装。

五、行政中心负责监督、检查员工着装情况。

凡未按制度要求着装的，主管及一般员工处罚金20元/次，部级干部处罚金50元/次，总监及以上干部处罚金100元/次，罚金从当月工资中扣除。

六、员工工装制作费统一由公司承担。

凡工龄未满一年的员工办理辞职手续时，将承担50﹪的服装折旧费。

第七章会议管理制度

公司会议分行政办公会、总裁办公会、专题会、中心工作例会、年度工作总结会及其它临时性会议。

一、行政办公会是仅次于董事会的高层议事会议，主要是分析研究公司中长期发展战略和重大业务决策，传达通报董事会的重要决定和公司的经营管理、经营效益情况。

行政办公会原则上每月召开一次，由总裁召集并主持，行政中心负责会议记录，公司其他领导及公司各中心主要负责人出席，经会议召集人同意，可安排其他有关人员列席会议。

总裁因故不能主持办公会时，可委托常务副总裁召集并主持。

总裁认为必要时，可临时召开或推迟召开行政办公会。

行政办公会议题，由行政中心会前根据总裁意见和工作任务整理汇总提出。

行政办公会议题和决定，应及时报知董事长，并征询董事长是否出席或建议意见。

二、总裁办公会是日常管理工作最高决策会议，主要研究决定公司重要经营管理工作，其主要任务是：

（一）研究确定公司各项业务发展计划、经营和工作计划。

（二）审议公司基本规章和重要制度。

（三）审议公司重要会议报告。

（四）审议公司年度财务预算、决算报告。

（五）研究公司经营、管理和发展中的重大业务事项。

（六）审定、补充和修改有关授权权限。

（七）决定以公司名义表彰和授予集体，个人荣誉称号。

（八）审定以公司名义签订的重要涉外文件。

（九）研究决定其他重要事项和相关工作。

（十）研究决定公司的机构配制、人员编制方案。

总裁办公会可以不定期召开，由总裁召集并主持，其他常务副总裁出席会议，行政中心负责会议记录。

总裁因故不能主持会议时，可委托常务副总裁召集并主持，但会议决定需经总裁同意后生效。

行政中心总监列席会议，根据会议涉及的内容，会议主持人也可指定有关中心负责人列席会议。

总裁办公会召开前应充分研究审定议题和材料，以签报形式报分管常务副总裁签署意见后报总裁审定。

行政中心根据议题的轻重缓急和公司领导工作情况安排会议。

需经总裁办公会决定的事项，在不具备召开会议条件时，可采用签报传批方式决定。

在紧急情况下，可由分管常务副总裁向总裁或代理总裁主持工作的公司常务副总裁汇报决定，但事后须向会议报告情况或申请复议。

总裁办公会议题和决定应及时报董事长知晓。

三、专题会依据董事会、总裁办公会议定的原则性意见及总裁的指示，就某一具体工作进行研究并提出决策、措施。

凡提交专题会解决的问题，不再提交总裁办公会讨论。

总裁可以召开专题会，其他常务副总裁可以召开分管工作范围内的专题会，参加会议人员由会议主持人确定。

四、中心工作例会，一般安排在每周一的上午或下午，由中心总监主持召集，行政中心可以列席。

会议主要内容是各中心对上周工作完成情况及需解决的问题在中心内部通报或协调并提出本周工作计划。

五、年度工作总结会主要是总结公司上年度工作，部署本年度工作计划、任务、目标，表彰先进中心和优秀员工。

年度工作会由总裁召集并主持，公司全体员工出席。

公司年度工作会于每年年初召开，其程序、议题和工作报告经董事会或总裁办公会研究决定。

六、其它临时会议

根据工作需要临时召开的会议。

七、会议准备及要求

（一）确定主持人与参会人员。

（二）确定会议议题，参会者应根据会议议题做好会前准备。

（三）对于重大或存在分歧的议题，有关人员应在会前单独联络、沟通，在会议中争执不下时，主持人应及时制止且搁置该问题，会后再议。

（四）会议发言应围绕议题，言简意赅，并控制发言时间。

（五）会议议定事项，由行政中心或会议主办单位及时整理出会议纪要，会议纪要必须经主管领导签发。

对会议议定事项和决议，行政中心须及时进行催办，保证决议落到实处。

（六）参会人员就准时到会，不得缺席和迟到。

对参会人进行考勤并按公司考勤制度进行管理。

确因特殊原因不能到会，必须提前向分管领导请假。

（七）参会人员须将手机置于静音或振动状态，如需接听电话，应到会场外接听。

（八）参会人员须做好会前准备，包括会议研究问题的资料，部门工作汇报等。

（九）开会时应认真做好记录，对会议的决定事项须认真执行，并在时限内办理完毕。

（十）公司召开的会议原则上须着正装。

（十一）会议组织者根据会议的性质和内容确定是否保密，如需要保密，需要采取必要的保密措施。

七、会议场所布置

（一）主持人须坐在主席位置，记录人须坐在主持人右侧。

（二）会议设备准备与调试。

（三）出席者主宾座次桌牌、资料袋（内装铅笔和记录纸）、签到簿、备用桌椅、笔记本电脑、光电笔、白板笔、电源插头和延长线、麦克风和播放系统录音（像）工具、投影仪、白板或黑板（必要时的翻译或辅助视听设备）、茶水、饮料、水果或点心会议礼品。

会议通知、会务服务及后勤保障工作由行政中心负责落实。

八、会议室管理

（一）会议室由行政中心统一管理，统筹协调安排使用，并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理。

（二）部门或个人需要使用会议室前，需提前向行政中心申请，由行政中心做统一安排。

（三）会议室使用原则：

先申请，后使用。

没有经过申请的部门或个人，在无使用冲突的情况下，可以使用，但如遇会议冲突，必须礼让已申请使用会议室的部门或个人。

如遇特殊情况，使用人自行协商会议室使用顺序；若遇公司高层会议或紧急会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，部门或个人应先礼让公司层级的重要会议。

（四）会议室使用期间，使用人须保持会议室的整洁；使用完毕后，应将移动过的桌、椅、设施设备还原，离开时关闭电源、空调。

九、会议流程

确定会议议题

安排会议议程

确定主持人及参会人员

拟定会议通知及下发

会务准备

会间准备（记录、摄影）

整理会议纪要

审批后印发、归档、督办

第八章公文管理制度

一、为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高行政公文处理的效率、质量，做好传达、落实及督促检查工作，提升执行力，结合公司情况，特制定本制度。

二、本制度适用于公司各中心的行政公文处理及督查。

三、行政中心是公司公文处理的管理中心，负责公司的公文处理、督查工作。

四、公文处理包括公文的办理、管理、立卷、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

报告、决定、通报、通知等文件，均以公司名义发文（各中心不能单独对外行文）。

五、公司适用的公文种类

（一）决定——适用于对重要事项或重大行动的决策、部署、安排和对有关中心及人员的奖惩等。

（二）通知——适用于公布规章制度、转发外来文件、发布声明及要求公司全体员工执行或周知的事项、任务和聘用干部等。

（三）通报——适用于表彰先进、批评错误、传达重要情况。

（四）报告——适用于下级向上级汇报工作、反映情况、提出申请或建议、答复上级的询问等。

出现以下情况根据权限应向董事长、总裁或分管常务副总裁报告：

1、办公会、总裁办公会等研究的工作计划因故不能完成，拟进行调整的措施和计划。

2、对公司规章进行调整或做出变更的解释。

3、完成某一阶段性工作情况、经验总结、存在的问题和改正措施。

（五）请示——适用于下级向上级或政府中心请求批示、批准、批复的事项。

出现以下情况根据权限应向董事长、总裁或分管常务副总裁请示：

1、超越本人职权的决策事宜及有关决策建议。

2、影响较大，涉及全局或政策性较强的决策与管理事宜。

（六）函——适用于对外沟通，商洽工作或协作处理有关事项（工作函、联系函）。

（七）规定（或办法）——适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范、规章制度。

（八）会议纪要——适用于记载、督办、传达会议情况和议定事项。

六、公文格式及规则

（一）公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文日期、主题词、抄送单位、拟文中心、份数和印发日期等部分组成。

1、涉及公司秘密的公文应当标明密级。

2、紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

3、发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称，统一使用标宋字体。

4、发文字号应当包括代字、年份、序号。

5、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类，一般应当标明发文单位，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

6、主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

7、成文日期以签发人签发的日期为准，联合行文以最后签发人签发日期为准。

8、对外公文除“会议纪要”外，以红头文件的对外公文均应当在公司董事长书面批准后加盖印章。

联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章（中心文件除外）。

9、公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

10、抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位（个人），应当使用全称或者规范化简称、统称。

（二）公文用纸采用国际标准A4型，双面打印，左侧装订。

七、发文办理及督查

（一）发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。

（二）公文拟稿、发文

以公司名义拟发的文件，经总裁签发后，由行政中心按发文规则编号、印制、用印、分发，同时做好文件签收登记。

文件起草中心在拟文稿纸中明确主送单位、所要发到的层面及文件中未说明的其它要求。

（三）签发时限

根据拟发公文的缓急程度将发文分为平件、急件、特急件限时办理。

1、平件应于拟稿之日起（不包括拟稿日，下同）2个工作日内签发。

2、急件应于拟稿当日签发。

3、特急件应在拟稿完成后随报随签。

（四）以公司名义发送的电子文件，由行政中心发送至文件主送单位并应跟踪和反馈办结情况；

（五）发文流程

经办人拟稿

提交中心负责人审阅

报公司总裁

签发

行政中心按发文规则发文

文件签收登记

归档

催办落实

八、收文办理及督查

收文办理指对公司收到内部、外部来文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

凡外来文件，均由行政中心统一运转；对于公司内部来文，按审批管理权限自行运转；对于收到的密级文件应减少运转环节、缩小涉密范围。

（一）签收。

行政中心对收到的文件进行签收清点，如发现问题应及时向发文单位查询，各中心收到行政中心转发的文件后要签收，电子版文件应回复接收情况。

（二）登记。

登记项目包括收文编号、收文日期、发文单位、文号、标题、份数，并将办理结果予以登记。

（三）拟办。

对于外部来文，由行政中心按文件内容和缓急程度填好收文处理单，行政中心负责人提出拟办意见，上报公司领导阅批。

具体程序如下：

1、对于一般性文件，由行政中心负责人提出拟办意见，报分管领导阅批。

2、对于外部来文及重要性文件，由行政中心负责人提出拟办意见，经分管领导审阅后，报总裁阅批。

3、对于涉及有关专业内容的文件，由行政中心负责人提出转办意见，专业中心负责人提出办理意见，报该中心的分管领导审阅后，报总裁阅批。

（四）批办时限。

行政中心根据文件要求的时限在收文处理单上标明缓急程度。

1、平件应于文件送达之日起2个工作日内阅批完毕。

2、急件应于文件送达当日内阅批完毕。

3、特急件应随送随阅批。

4、对于综合性较强，需调查或需集体研究的事关重大的文件，最晚在文件要求时限前2日阅批完。

（五）传阅。

行政中心根据公司领导的阅批意见，按一定的程序将文件送达有关领导阅知或阅示。

有关领导应根据文件要求及文件办理时限阅览并签署意见。

行政中心要随时掌握文件去向，避免漏传、误传、横传。

（六）承办。

行政中心按公司领导的批示，将文件送达有关中心办理。

承办中心应认真负责，及时办理不得延误。

承办人办结后，在收文处理单上填写办结反馈情况。

（七）催办。

行政中心按规定的时间提前向承办中心询问办理结果，以保证公文及时办理完毕。

（八）收文流程

签收文件

进行编号、登记

拟办，报分管领导审批

将审批意见送达有关部门传阅

承办及反馈

催办及归档

九、公文归档

（一）公文办理完毕后，应当及时整理（立卷）、归档，发文的拟稿、修改稿原件、正式文件原件全部存档，个人不得保存应当归档的公文。

（二）联合办理的公文，原件由主办中心整理、立卷、归档。

十、公文管理

（一）公文由行政中心统一收发、审核、用印、归档和销毁。

（二）不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经相关中心、公司总裁批准，可以销毁。

（三）销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。

（四）相关中心合并时，全部公文应当随