XXX股份有限公司-采购管理制度.doc

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采购管理制度

XXX股份有限公司

文件编号

XX007

版本

A0

页码

8/8

XXX股份有限公司

采购管理制度

文件编号

版本

生效日期

XX007

A0

2018年08月01日

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核准

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录

序号

修订摘要

修订人

核准人

第一章总则

第一条为规范XXX股份有限公司（以下简称“公司”）采购行为，加强对采购活动的管理与监督，有效控制采购成本，防范采购风险，保障库存的合理性，确保公司财产安全和流通，特制定本制度。

第二条本制度所称“采购”，是指购买物资（包括购买劳务）及支付款项等相关活动。

第三条本制度适用于本公司及各子公司、分公司（以下简称“下属公司”。

下属公司可根据本制度制定具体的实施细则，并报公司财务部门备案。

第四条公司采购遵循“公开、公正、公平”和“确保公司利益最大化”的原则，贯彻不相容职务分离的原则。

第五条公司重要货物、工程及服务均采用集中采购的模式。

第二章采购管理组织机构

第六条公司设立负责采购部，统一管理公司物资采购工作，履行以下主要职责：

（一）充分跟公司各部门和下属公司进行沟通，根据公司可能采购的所有货物进行详细的市场调研，明确不同供应商可能供应的材料的质量、价格及供应商的供货能力，制定采购战略并为公司提供决策依据。

（二）负责制定公司采购管理制度，定期检查下属公司相关制度执行情况，建立定期跟踪机制和定期报告机制。

（三）根据各部门和下属公司报批的采购需求实施采购，保证供货及时性。

（四）负责指导和协助下属公司的自行采购工作。

（五）负责建立供应商管理档案，定期对供应商的货物品质、交货期限、价格、服务、信誉等进行分析，为公司经常性采购的货物优选2～3家做相对固定的供应商。

（六）负责建立采购管理档案，定期分析和汇报各项采购工作。

（七）负责公司采购货物的状态管理，及时掌握货物的状态信息。

第七条公司各部门及下属公司负责配合和执行公司集中采购结果，组织实施本单位采购工作，其主要职责如下：

（一）参与编制公司集中采购物资年度计划；

（二）负责提交已审定后的物资需求计划、进度要求和技术规范书；

（三）负责合同履约过程中的技术问题，配合合同变更技术谈判等工作；

（四）负责组织物资验收、资产移交并配合项目决算；

（五）依据授权，组织本单位有关物资采购工作；

（六）配合物资采购、监造和检验；

（七）参与集中采购物资供应商推荐和考核工作；

（八）根据公司的管理制度，制定本单位采购管理的策略、制度和操作流程，组织实施本单位采购工作；

第三章诚信廉洁

第八条为了实现采购作业相互监督的制衡机制，采购组织应贯彻不相容职务分离的原则：

（一）请购与审批岗位分离；

（二）供应商选择、采购执行、审批岗位分离；

（三）采购业务的询价岗位与确定供应商岗位分离；

（四）采购合同或协议的拟定与审核、审批岗位分离；

（五）采购、验收与记录岗位分离；

（六）付款申请、审批与执行岗位分离。

第九条公司应当提倡相互监督，除了贯彻不相容职务分离的原则以外，应设立并公开廉洁监督的举报热线、信箱、邮箱等。

第十条公司及下属子公司应当严格执行公司确定的采购原则、采购工作标准和有关规定，保持良好的职业道德，在职期间和离职后都应当保守公司的商业秘密（包括但不限于采购方案、采购底价、采购渠道）。

第十一条不得以任何形式向供应商索取和收受回扣等好处费，不得接受供货方的礼金、红包、有价证券和贵重物品、奖励、赞助等，确实无法拒绝的必须在一周内上交公司登记处理。

第十二条不得以任何理由向供应商以“报销”、“借款”等名义收受其的“好处”，不得以任何理由无偿占用供应商的财物。

第十三条不得以任何理由向供应商提出与业务工作无关的要求，不得与供应商恶意串通牟取不正当利益等损害公司利益的采购行为。

第十四条不得参加供应商提供的公款旅游和高消费健身、娱乐等活动，不得参加供应商组织的有可能影响公正履行合同的宴请等活动。

第十五条为拓展公司供应渠道，公司允许内部人员（以下简称“引荐人”）向公司引荐优秀的供应商（以下简称“被引荐供应商”），但引荐人无论是何部门、何职务，被引荐供应商无论是何规模、何条件，都必须严格按照本制度第五章的有关条款执行。

引荐人在任何情况下都不得以任何理由或借口干涉、询问有关部门对被引荐供应商的评定。

第十六条公司应当组织廉洁警示活动，活动包括但不限于“年度供应商宣誓会”、“节日廉洁提醒函”等。

第十七条公司应当实行采购部内部岗位人员轮换制，轮换方式为定期或不定期，原则上每季度（每半年？

？

？

？

，每年？

？

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）轮换一次。

第十八条公司应当与所有供应商签订《供应商廉洁承诺书》。

第十九条公司应当与包括采购部负责人在内的所有采购人员签订《采购廉洁自律承诺书》。

第四章采购计划

第二十条物资采购实行计划管理。

（一）所有固定资产及工程采购物资必须依据下达的年度固定资产投资计划或项目采购预算安排编制采购计划，按照公司审批权限，提交分管领导审批，按计划实施采购。

（二）所有生产使用的常规物料，由计划科根据销售订单及其产品BOM需求编制采购计划。

第二十一条在制订和实施物资采购计划过程中，由于市场供求关系、采购周期、技术能力等原因，不能满足物资需求计划要求的：

（一）如果是生产使用的常规物料，采购部应及时向计划科进行反馈，计划科应当会同业务部门、研发中心等相关部门商讨并调整物料需求计划；

（二）如果工程物料或固定资产，采购部应及时向需求部门或技术部门反馈，并会同相关部门商讨并调整需求计划。

第二十二条物资采购计划执行遵循“先利库，后采购”的原则。

对于满足需求条件的物资，公司计划科和采购部应先平衡利库，后进行采购，加快库存物资周转，提高库存物资利用率。

第二十三条对于通用物料或采购周期较长的关键物料，为保证生产计划及销售订单的承诺交货期，计划科应当根据市场行情及公司的销售计划，合理的安排采购计划、安全库存量。

第五章供应商管理

第二十四条公司采购部应当建立和完善合格供应商名录，并于每年组织包括研发部中心门、品管部门、财务部门等公司相关部门人员对上年度各类供应商的供货情况进行评审，对价格高、服务差的供应商进行淘汰替换，实现合格供应商名录的动态管理。

采购部每年编《合格供应商一览表》，报经公司分管领导审批后，根据公司有关要求，提供给公司销售部门或下属分子公司作为当年方案设计和产品选型的参考。

第二十五条对供应商评审的方法有：

对供应商的生产或销售能力、交货能力、产品信誉、售后服务能力及质量体系状况进行现场评审。

第二十六条物资需求部门、生产技术管理部门须将设备、物资使用过程中出现的问题及时反馈给采购部，采购部应建立并保存外购产品的供方记录，记录供货质量，作为定期进行供应商评审的资料。

第二十七条一般情况对核心供应商的考核绩效评审定为每季度一次,在供应商发生重大品质异常时,须及时予以重新评审。

评审合格提交采购部负责人审批通过后，将合格的供应商记录于《合格供应商一览表》中。

第二十八条采购部应对供应商的选择加强监督指导，在下列情况下，采购人员应当向采购部负责人或公司分管领导提请取消其合格供应商资格：

（一）原有供应商在定期评审中被淘汰；

（二）原有供应商不能满足物资需求变化的需要；

（三）原有供应商拒绝供货；

（四）新供应商的物资更适合公司的需求。

第二十九条如合格供应商不能满足采购要求，须从新的供应商采购进。

（一）新供应商送样及确认，生产订单所需的主材、辅材、包装材料供应商须送样。

供应商送本公司所需的样品交采购部,由采购部填写《供方样品检测认定表》交品管部进行检验和确认,并将确认结果记录在此单上返回采购部。

若第一次样品不合格时由采购部通知供应商进行第二次送样,若再次确认不合格时,则取消其供应商合格评选资格。

（二）对样品确认合格的供应商,由采购部会同品管部、研发部中心，对供应商进行全面的考察评审并记录于《供应商现场评估表》。

评审合格提交采购部负责人审批通过后，将供应商记录于《合格供应商一览表》中。

第六章采购申请

第三十条公司各部门、下属公司需购置固定资产，应当根据采购计划和实际采购需求详细填写《固定资产采购申请表》，提出固定资产购置申请，并按照《固定资产管理制度》、《合同管理制度》和《印章使用制度》执行。

第三十一条公司生产使用物料和低值易耗品的请购，由计划科根据业务部门提供出货需求生成材料计划，物控科提出生产订单的原、辅材料申购并在ERP系统生成“申购单”。

如果对产品有环保要求的，需求部门应在申购单中予以明确。

第三十二条下属公司可根据本制度制定具体的实施细则，完成本单位生产使用物料和低值易耗品的请购作业。

第三十三条采购人员在执行采购任务时，首先检查采购申请单各项内容是否齐全，如所需各项资料、审批手续不齐全，应当要求申请人补充所必须的材料及手续。

第七章采购价格管理

第三十四条采购部执行采购计划应优先与公司合格供应商名录上的供应商联系购买，如公司合格供应商名录上的供应商不能满足供应，采购人员应进行充分的市场询价调查，并作好市场询价记录，择优择廉购买，同时保管好《市场询价记录表》，以供以后参考和审核。

第三十五条需要进行询价采购的物资，先由采购人员至少向三家供应商询价、谈判，达成初步意见后由采购部按公司有关规定签订正式合同后进行物资采购。

第三十六条公司应当实行价格管控机制，采购人员每月制定本人所采购的物资台帐，制定各供应商标准核定价目表，报采购部负责人审核，分管领导批准，汇总后交财务部门存档。

第三十七条公司应当借助ERP系统来辅助价格的管控，在执行采购时，当实际价格超出“标准核定价”，系统予以提示和控制。

但因市场波动较大，个别品种规格物资的市场价格与计划价相比悬殊比较大时，由采购部提出调整申请，报总经理批准方可执行。

第三十八条采购部应当利用各种价格信息渠道和手段，了解掌握各类物资的市场行情，至少每季度对公司的物资采购与供应商价格进行一次检查。

第三十九条公司应当保证采购价格在ERP系统中可追溯，且保证供货结算价格与采购合同价格是一致的，不得有采购单和送货单结算价格不一致或采购价格没确认好便让供应商先送货进公司后再谈价的情形。

第四十条物资需求部门负责人应根据物资采购的数量、规格等对采购物资的价格进行审核确认。

第四十一条供应商给予公司现金折扣和销售折让的情况，必须在合同条款中反映，严禁采购人员私自收取或索要供应商回扣、佣金等。

第八章采购合同管理

第四十二条公司应当根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况拟订采购合同，准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照公司《合同管理制度》及《印章使用管理制度》执行。

第四十三条建立了年度供应合作关系并签订年度采购合作框架协议的采购业务，年中实施具体采购活动时，可以只签订具体的商务条款或采购订单，亦按照公司《合同管理制度》及《印章使用管理制度》执行。

第九章采购验收管理

第四十四条工程物资和固定资产的采购，根据采购合同相关规定条款，货物到达交货地点后，采购部组织需求部门、相关技术人员对货物进行的一般检验，包括货物的数量、外观、质量等，必要时对货物进行测试，设备类可进行开机试运转。

第四十五条检验合格后，采购部应填写《固定资产新联络函》或《进仓单》，并由需求部门负责人作入库签收，货物移交仓库或直接交给需求部门。

固定资产的采购，需将《固定资产新联络函》交财务部门建立固资产档案及入帐。

第四十六条生产使用物料和低值易耗品，供应商送货到达采购合同规定交货地点后，物控科仓管员必须核查《入库清单》与实物的品名规格、件数以及与《采购订单》是否一致，同时按照《产品检验控制程序》通知IQC进行质量检验，确认合格后录入ERP系统，并输出《入仓单》后加盖本公司的“收货专用章”，交予供应商作为收货凭证。

第四十七条当《入库清单》有差异时立即通知采购人员并拒收此批物料，让采购人员与供应商协商解决；当IQC检验不合格时,按《不合格品管理程序》处理。

第十章采购付款

第四十八条采购人员应将收集到的、审批齐全的《采购申请单》、《采购合同》、《固定资产验收单》、《进仓单》、《入库清单》、《入仓单》、合法的商业发票等相关资料送交财务部门办理付款手续，财务部门按照《公司资金审批权限一览表》付款审批手续，要求采购人员在办理好相关的审批后，再接受单证进行审核付款。

第四十九条财务部门应对采购人员提交的付款资料进行财务审核，主要审核相关的审批手续是否齐全、单证是否完整、发票是否合法、金额是否正确、数量是否一致等，核对发票计算的正确性；应将发票上所记载的品名、规格、数量、条件及运费与合同、采购订单、设备入库签收单、进仓单等资料核对一致。

在审核无误后再办理付款手续，发现虚假或重大瑕疵的，应查明原因，并及时报请有关领导处理。

第五十条公司应当合理选择付款方式，并严格遵循合同规定，防范付款方式不当带来的法律风险，保证资金安全；公司及下属公司财务部门应严格按照合同约定方式付款。

第五十一条财务部门应定期与供应商进行货款结算的核对。

取得供应商对账单，审核其余额与公司应付账款应付票据、预付账款余额是否一致，在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后，公司与供应商的月末余额应保持一致。

第五十二条公司应当加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制，详细记录供应商情况、请购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、商业票据、款项支付等情况，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。

第十一章附则

第五十三条本制度未尽事宜，按国家有关法律法规、《公司章程》、《财务管理制度》等有关规定执行。

第五十四条本制度由公司董事会负责解释和修订。

第五十五条本制度自公司董事会审议通过之日起生效并施行，修订时亦同。