促销物料管理办法(执行版).doc

促销物料管理办法(执行版).doc

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哈尔滨北大荒豆制品有限公司北京豆奶营销分公司

促销物料管理办法

为了更好地管控促销物料发放及有效的利用促销物料，特制作以下管理办法：

1．入库

1）存放在区域办事处的促销物料和赠品由办事处人员进行验收（如有销售助理的办事处，由销售助理负责），包括对质量和数量两方面，然后根据实收数量填写《入库单》；

2）存放在经销商处的广告促销物料由区域经理指定的当地销售人员验收。

该销售人员须及时将验收情况反馈给办事处，销售助理根据反馈填写《入库单》；

3）存放在销售人员处的促销物料和赠品由负责收货的当地销售人员验收，该销售人员须及时将验收情况反馈给办事处，销售助理根据反馈填写《入库单》；

4）验收中（及使用中）如发现促销物料存在质量问题，须立即将有问题的促销物料数量、残次原因并提供照片作为证明报给市场部，市场部会根据情况给出相应解决方案；

5）验收中发现数量与《促销品采购申请表》申领数量不符合，区域须立即和市场部联系并解决；

2．领用

1）各区域每月7日前填写《促销品采购申请表》提交市场部，由市场部支持人员下月初统一配发，各区域做好验收并填写《出库明细单》和区域《入库单》，个别区域使用量超出常规值或出现急备情况需做好预估量；

2）促销台、促销服、门店高端组合货架、活动用桌椅等，会根据材质制定合理使用时限，填写《出库明细单》，配发后各区域填写区域《入库单》外，每一样物料发放必须落实到人，在规定使用时限内由于使用不当出现的问题或丢失按公司规定进行处罚赔偿，如物料自身情况出现不当，填写《物料报废单》。

3）DM单、招商手册、海报、易拉宝、X展架等宣品属阶段性更替品，每阶段更换后由市场部支持人员统一按量配发，填好《出库明细单》，个别渠道使用量过大需做好预估量；

4）超市制作的堆头、吊牌等进场物料需每月7日前填写好《月度促销物料制作申请表》，提交市场部，物料属长期使用品，如出现损坏严重情况不能再继续使用，须填写《物料报废单》。

5）促销活动所需赠品如须订制的各区域填写《月度促销物料制作申请表》，经总经理批示同意后由市场部支持人员制作后配发，投放后填写《促销活动赠品派发登记表》，并进行日汇总交由销售主管审核，再报及市场部（赠品为辅助性销售物料，不属于必发物料，各区域做好费用使用管控，合理使用）。

注：

各类促销物料会根据材质不同有相应的规定使用期限。

3．盘点

1）每月第一个工作日区域销售助理需对存放于办事处的促销物料的库存进行盘点，填写《盘点表》；

2）如实际盘点数与台帐数有差异，进行原因查找和复核，有必要时需要通知区域经理；

3）如有需要报废的促销物料，由销售助理列出清单《物料报废单》，交区域经理、市场部审批后处理。

4．库存

1）每月底区域销售助理需要汇总本区域《区域库存表》，并结合月初的盘点数据，分别列出存放在区域各办事处、存放在经销商处的全部促销物料和赠品的使用情况；

2）区域每月7日前把《区域库存表》报送给：

区域销售经理、市场部。

市场部进行《台账》统计，及时记录促销物料的进、出、存情况。

附件

附件一：

《促销品采购申请表》

附件二：

《促销赠品派发登记表》

附件三：

《入库单》

附件四：

《出库明细单》

附件五：

《台账》

附件六；《区域库存表》

附件七：

《物料报废单》

附件八：

《月度促销物料制作申请表》

附件九：

《盘点表》

附件十：

《流程图》

市场物料申请流程图

销售部

市场部

财务部

公司总经理

涉及表格/报告

流程说明

1、《月度促销品预用申请表》、《促销品采购申请表》、《月度促销物料制作费用申请表》6、《入库单》、《区域库存表》7、《出库明细单》；8、《区域库存表》9、《台账》10、《月度固定物料盘点表》、《物料报废单》

1．根据销售计提由市场部审核通过后，请示及设计方案共同提交经理审批

2．审批通过后填写资金审批单，并提交请示

3．审核通过后由市场部进入筛选并联系制作方进入采购阶段，如各办事处不需单独定制数额较小的物料也可自行采购（流程同2）

4．采购完成后入库统一由市场部配发，自行采购的物料在各办事处入库

5．市场部记入台账

6．财务登帐结款

7．办事处定期盘点，报于市场部

8．定期盘点