人力资源和社会保障部公文处理办法.docx

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人力资源和社会保障部公文处理办法

此件仅供参考，未正式印发。

关于印发人力资源社会保障部

公文处理办法（试行）的通知

部属各单位，外专局、公务员局：

《人力资源社会保障部公文处理办法（试行）》已经2009年2月23日第20次部务会审议通过。

现印发给你们，请认真遵照执行。

二○○九年二月日

（可以在内网公开）

主题词：

人力资源社会保障公文办法通知

人力资源社会保障部公文处理办法（试行）

第一章总则

第一条为使我部公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和质量，确保公文安全，根据国务院《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）和《人力资源和社会保障部工作规则》等有关规定，结合我部的实际，制定本办法。

第二条人力资源社会保障部的公文（包括党组、部、厅发文、发电，下同），是部机关在工作中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理要坚持实事求是、科学、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第六条部属各单位应高度重视公文处理工作，严格遵守国务院《国家行政机关公文处理办法》和本办法，加强对本单位公文处理工作的领导和管理。

第七条办公厅是部机关公文处理的管理机构，负责部机关的公文处理工作并指导人力资源和社会保障系统的公文处理工作。

部属各司级单位的综合处（办公室）是本单位公文处理的管理机构，负责本单位的公文处理工作。

第二章公文种类

第八条按照公文内容和作用，人力资源社会保障部公文种类主要有：

（一）部令（令）

适用于经国务院批准并授权由部长签署发布的、或依照有关法律、行政法规制定的部门规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位或人员。

（二）决定

适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位或人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）公告

适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。

（四）通告

适用于公布社会各有关方面应遵守或周知的事项。

（五）通知

适用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，传达要求有关单位办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。

（六）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（七）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（八）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（九）批复

适用于答复下级机关的请示事项。

（十）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十一）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十二）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章公文格式

第九条公文一般由发文机关、发文字号、标题、主送单位、正文、成文日期、发文机关印章、主题词、印发机关和印发日期等要素组成。

有的公文还要根据情况添加以下要素：

秘密等级、保密期限、紧急程度、签发人、附件顺序和标题、附注、附件、抄送机关等。

（一）涉及国家秘密的公文，应在首页右上角标明密级（秘密、机密、绝密）和保密期限，标注方法为“密级★保密期限”。

凡未标明保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。

“绝密”、“机密”级公文还应在首页左上角标明份数序号。

可以公开发布的文件应在文尾附注处加以说明。

（二）紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”（需7个工作日内办结的公文）、“急件”（需14个工作日内办结的公文），特别紧急的公文应注明时限要求。

紧急程度由各承办单位提出，由办公厅确定。

其中电报应分别标明“特提”（1天内要办的特别紧急事项）、“特急”（3天内要办的紧急事项）、“加急”（5天内要办的事项）、“平急”（10天内要办的稍缓事项）。

（三）联合行文时，主办机关应排列在前。

与同级或相应党的机关、军队机关、人民团体联合行文，一般按照党、政、军、群的顺序排列。

在公文稿中应按顺序写明联合发文的单位名称。

（四）发文字号应包括机关代字、年份、序号。

联合行文，只标明主办机关发文号。

我部的主要发文字号如下：

党组发文为人社部党字，部令为人力资源社会保障部令第×号。

部发文为人社部报、人社部发、人社部函，厅发文为人社厅发、人社厅函，电报为人社部明电、人社部密电、人社厅明电、人社厅密电，建议、提案答复文分别为人社建字〔年份〕×号、（年份）人社提字第×号。

我部的发文字号除“部令”连续编号外，其他公文的发文字号每年编一次。

（五）上行文应注明签发人、会签人姓名。

其中，“请示”件应在附注处（在成文日期和印章之下，主题词之上）加括号注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题应准确简要地概括公文主要内容并标明公文种类。

标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

部属各单位办理的请示、报告件应有标题。

（七）主送机关指公文的主要受理机关，应使用全称或规范化简称、统称。

我部的规范简称、统称分别为“人力资源社会保障部”、“人力资源和社会保障部”。

主送范围可由承办单位商办公厅确定。

发人力资源社会保障系统的公文主送单位排列顺序一般为：

⒈发往地方人力资源社会保障部门的公文，按照有关规定，写作“各省、自治区、直辖市人力资源社会保障厅（局），新疆生产建设兵团人力资源社会保障局”，可视情况需要在主送单位中增加“各副省级市人力资源社会保障局”。

发往部分省、自治区、直辖市或副省级市人力资源社会保障厅（局）的公文，按照行政区域顺序排列。

省、自治区、直辖市、副省级市的名称应用全称。

⒉发往国务院各部委、各直属机构的公文，写作“国务院各部委、各直属机构人事部门”。

发往国务院部分部委、直属机构的公文，按照国务院机构序列排列。

各部委、各直属机构的名称一般应用国务院规范的简称。

⒊发往部机关各单位、各事业单位的公文，写作“部属各单位”；只发部机关各单位的公文，写作“部机关各单位”；只发部属各事业单位（含社团）的公文，写作“部属各事业单位”。

同时需要发送国家外国专家局、国家公务员局的公文，写作“部属各单位，外专局、公务员局”。

（八）公文如有附件，应在正文之后（空一行）、成文日期之前，注明附件顺序和名称。

（九）公文要加盖印章。

联合上报的公文，由主办机关加盖印章。

联合下发的公文，发文机关都要加盖印章。

“部令”加盖部长签名章。

（十）成文日期以负责人签发的日期为准，如负责人批准后，因故不能及时发文，时间推迟10个工作日以上的，成文日期可由承办单位商办公厅确定。

联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

电报以发出日期为准。

（十一）印发日期以开印时的时间为准。

（十二）公文如有附注（需要说明的其他事项），应在印章、成文日期之下，主题词之上加括号标注。

（十三）公文应标注主题词。

主题词按类别词、类属词和文种的顺序排列，数量不超过6个。

上行文按照《国务院公文主题词表》的要求标注。

其他公文按照《国务院公文主题词表》和《人力资源社会保障部补充公文主题词表》的要求标注。

标注主题词表中没有的主题词应在该主题词后加“△”。

（十四）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应使用全称或规范化简称、统称。

排列顺序一般为“党中央国务院各部门、全国人大常委会办公厅、全国政协办公厅、高法院、高检院、解放军各总部、各民主党派中央、各人民团体人事部门”。

（十五）文字从左至右横写、横排。

第十条公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

第十一条公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。

张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章行文规则

第十二条部属各单位办理职责范围的事项，需要请示、报告部领导的，统一使用请示、报告式样，送办公厅机要收发室，按程序办理。

部属各单位以部厅名义对外行文，须以“请示”件的形式并填写请示件上表格。

请示件应写明办文的背景、主要内容、与部内外单位协调情况及其他需要说明的问题。

公文稿正文要按照相应的正式文件格式书写，即包括标题、文号、主送单位、正文、日期、附件、主题词、抄送单位等要素。

由我部主办的联合行文，应填写部（厅）会签发文稿纸。

第十三条根据职能范围，我部可以与国务院各部委、各直属机构相互行文；可以与各省、自治区、直辖市人力资源社会保障部门相互行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题外，一般不得向省、自治区、直辖市人民政府正式行文。

确需向省、自治区、直辖市人民政府行文的，应报国务院批准，并在文中注明“经国务院同意”字样。

我部可与国务院各部门、省（自治区、直辖市）人民政府、相关的党组织和军队机关、同级人民团体、群众组织、协会和具有行政职能的事业单位等联合行文。

第十四条原则上，政策性的文件使用部发文号，事务性的文件使用厅发文号。

第十五条除以办公厅名义外，部机关各单位不得以司（局）的名义对外正式行文。

因工作需要，经分管部领导批准，可以发函。

部机关各单位与相关单位进行工作商洽，可以便函的形式办理，使用“人力资源和社会保障部司局函件”版式，并按月送办公厅秘书处（以下简称秘书处）备案。

部机关各单位所编的司函文号要有“便函”二字。

部属各事业单位对外行文不得使用部或者厅文头纸，应使用署有本单位名称的文头纸。

部属各单位制定的年度工作要点，不再以部厅名义或者司局函件形式对外行文，可以采取刊登办公厅工作信息或以白头形式交流等方式处理。

第十六条属于我部职能范围内的事务，由我部自行行文或与有关部门联合行文。

联合行文应明确主办部门。

须国务院审批或授权的事项，经国务院同意也可以由我部行文，文中应注明经国务院同意。

第十七条对涉及其他部门职权范围内的事项未与有关部门协商或协商意见不一致时，不得向下行文。

第十八条“请示”应一文一事，一般只写一个主送机关。

如需同时送其他机关的，应用抄送形式，但不得抄送下级机关。

第十九条请求国务院批转或国务院办公厅转发的公文，应同时附代拟稿。

第二十条除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”、“报告”。

第二十一条联合行文一般由主办机关先签署意见，会办单位依次签发。

第五章发文办理

第二十二条发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第二十三条草拟公文应做到：

（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。

如制定新的政策、规定等，要充分论证，切实可行。

（二）观点鲜明、正确，表述简捷、准确；结构严谨，条理清楚，逻辑性强；内容丰满、充实，数据准确；语言平实，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应先引标题，后引发文字号。

引用外文应注明中文含义。

日期应写具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“⒈”，第四层为“

（1）”。

（七）应使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应在第一次出现时先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，还应注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。

（十）情况复杂的公文，应附有必要的背景材料或另纸说明，供领导审签时参考。

第二十四条我部主办的公文，凡涉及其他部门、地方的工作和问题，有关单位应主动协商提出意见，取得一致意见后方可行文；未取得一致意见的应请分管部领导、必要时请部长出面协商，仍不能取得一致时，应列明各方理由并提出建设性意见。

第二十五条部属各单位向部领导请示报告事项或以部厅名义对外行文，涉及部内其他单位的，主办单位应与相关单位主要负责人联合签报，主送有关部领导；涉及单位较多的（3个以上，含3个），可不联合签报，但应在请示报告或办文说明中写明征求相关单位意见的情况。

如意见有分歧，经充分协调（包括部属各单位主要负责人出面协调）仍不能取得一致时，报请相关部领导审定。

第二十六条法规类公文应先经法规司审核后，再送办公厅办理。

涉及法律、行政法规和规章草案起草的公文，按部立法工作规定办理。

第二十七条涉及外事方面的公文，统一由国际司按有关规定办理。

第二十八条涉及机构、编制、人员安排的公文，统一由人事司归口办理。

第二十九条部属各单位需以部厅名义行文，应按以下程序办理：

承办处室起草，综合处室初核，本单位分管领导审核，主要负责人签报，送机要收发室登记编号，秘书处核稿，办公厅领导核报部领导审签，机要收发室统一编文号，送文印室印制，机要收发室分发，档案室归档。

公文审核要把好政治关、政策关、文字关、格式关、行文关。

除特别紧急的公文外，各单位应为部领导留出审批时间，一般不少于2天。

特别紧急的公文，须及时通报办公厅以便提前做好准备。

第三十条以我部名义制发的公文，上行文应由部长或主持工作的副部长签发或审核。

上报重要事项的公文，应由部长签发，部长外出期间由主持工作的部领导签发。

一般事项的公文，可由分管副部长签发，但必须经部长审核，并在公文签发人处注明“XXX同志已阅”；下行文或平行文，由部长或分管副部长签发。

以办公厅名义制发的公文，一般由部领导签发，事务性公文也可由办公厅主要负责人签发。

与其他部门的会签文件，由我部主办的，一般由部长签发；由其他部门主办的，一般由分管部领导会签，重要事项要经过部务会讨论或向部长报告，如有必要应当送部长签发。

主批人审批公文，应签署明确意见，并写上姓名和审批时间，其他审批人圈阅视为同意。

第三十一条部领导批示件，由机要收发室负责登记、分办。

部领导秘书、部机关各单位每日到机要收发室领取文电一般不少于2次，部属各事业单位每日领取文电一般不少于1次。

急件由机要收发室通知随时领取。

第三十二条需要交换的公文或通过中央国家机关文件交换站交换公文时，承办单位应到机要收发室办理有关发文手续。

交换密级公文时，要在信封上标明相应密级。

非公文物品，包括私人信件、贺卡、报刊等，不得通过交换站进行交换。

不能通过交换站交换的非秘密公文，应通过邮局寄送；有密级的公文，应通过机要邮局寄送。

报呈上级机关的公文，由机要收发室负责登记编号封装。

报呈国务院的请示，应按照有关规定，通过国务院电子邮件系统，将公文的电子文本传输到国务院办公厅秘书局。

利用计算机、传真机传输密级公文，必须采用符合规定的装置进行传递。

第三十三条发送文件、简报时，收文机关有份数要求的，应按照要求办理。

一般情况下，报呈中共中央的文件为60份，报呈国务院的文件为25份，有要求的从其要求。

以部厅名义下发的公文，按照主送范围，可印送各省、自治区、直辖市人力资源社会保障厅（局）、新疆生产建设兵团、各副省级市人力资源社会保障局各2份；国务院各部委、各直属机构人事部门各1份；部属各单位、公务员局各司各1份，主办单位5份，存档5份。

需要主送其他单位的公文，可各印送1份，有份数要求的从其要求。

密级文件按照有关要求在限定范围内发放。

第三十四条部领导讲话稿，视工作需要印发《部内通报》或《情况通报》，由相关单位按公文办理程序办理。

《情况通报》可按照需要，印发部属单位各3份，外专局20份，公务员局15份，各省、自治区、直辖市人力资源社会保障厅（局）、新疆生产建设兵团、各副省级市人力资源社会保障局各2份，国务院各部委、各直属机构人事部门各1份。

《部内通报》可按照需要，印发部属单位各3份，外专局20份，公务员局15份。

第六章收文办理

第三十五条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

凡送我部的文电、信函，统一由机要收发室签收、拆封、登记、分发。

标明单位或个人的文电、信函，登记后直接分送有关单位签收。

第三十六条部外来文需要办理（编办件号）或阅知（编阅件号）的公文，由办公厅秘书处负责分办。

国务院交办的公文和部门、地方来文，有时限要求的，应按规定时限办理；无时限要求的，应在2周内回复；其他部门征求我部意见或送我部会签的公文，一般应在7个工作日内回复，如因特殊情况不能按期回复或会签，部内的牵头承办单位应当主动与主办部门沟通并商定回复时限及方式；部属各单位之间征求意见的公文，一般应在3个工作日内回复。

紧急公文，应随到随办。

有时限或保密等特殊要求的公文，要特事特办，并按要求及时向办公厅报告办理结果。

第三十七条送我部会签的公文，承办单位如有不同意见，应与来文单位协商一致后，送办公厅审核报部领导审签。

如与来文单位协商未果，可以报请部领导审定后将我部意见及时反馈来文单位。

第三十八条国务院批转我部办理的地方政府或有关部门的公文，由我部函复地方政府或有关部门，应抄报国务院办公厅。

第三十九条承办全国人大代表建议和全国政协委员提案，按照部内有关规定执行。

第四十条外专局、公务员局需要向党中央、国务院请示报告的事项，应以部的名义上报。

外专局的来文，由国际合作司负责承办或牵头，原则上应在3个工作日内办理完毕。

特急件随到随办。

第七章公文印制

第四十一条各类公文必须严格依照统一的行文规则和公文格式印制。

第四十二条印制部或办公厅的公文（绝密级除外），承办人应通过部局内网或其他符合保密规定的方式，向文印部门提供电子文稿。

绝密级公文由指定的专人印制。

第四十三条公文正式印制前，由办公厅文印处室通知主办单位校对。

公文校对实行双人核校、双人签字。

重要公文发出前，主办单位有关领导应进行审读。

印制过程中，需要对文稿进行改动的，应按程序复审。

第四十四条公文印制数量由秘书处核定。

如需额外增加份数或加印，由承办单位商秘书处确定。

由于承办单位的原因造成公文需要重印的，由司领导签字并经办公厅同意后在文印部门办理重印手续。

第八章公文归档

第四十五条公文办理完毕后，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施条例》和我部档案管理的有关规定，档案室应及时整理立卷、归档。

部机关各司级单位制发的一般函件及年度工作计划、各类会议资料等，以及所有编办件号和阅件号的原件，应送档案室存档。

拟制、修改和签批公文，应使用钢笔、签字笔或其他符合存档要求的笔，不得使用铅笔或圆珠笔，并在左侧留出20mm装订位置。

第四十六条归档范围内的公文，应根据其相互联系、特征和保存价值等整理立卷，保证归档公文的齐全、完整，能正确反映公文形成的全过程。

部属各单位应将公文办理中的相关材料和上级领导机关的批示、批复件等及时送档案室归档。

个人不得保存应归档的公文。

第四十七条归档范围内的公文应确定保管期限。

第四十八条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第九章公文管理

第四十九条公文由办公厅统一收发、审核、用印、归档、销毁。

第五十条上级机关的公文，经批准后可以翻印，并应注明翻印的机关、份数和印发范围等。

第五十一条公文复印件作为正式公文使用时，应加盖复印机关证明章。

第五十二条公文被废止的，自废止之日起不产生效力；公文被撤销的，自始不产生效力。

第五十三条不具备归档和存查价值的公文，经过秘书处鉴别并经办公厅领导批准，可以销毁。

第五十四条销毁公文由办公厅保卫保密处统一监销，并到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。

其中，销毁绝密公文（含密码电报）应进行登记。

第五十五条机构调整时，需要归档的公文、资料应整理立卷后，并按有关规定全部移交档案室。

工作人员调离工作岗位时，应将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第五十六条密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。

第十章附则

第五十七条本办法由办公厅负责解释。

第五十八条本办法自印发之日起施行。

2004年发布的《人事部机关公文处理实施细则》、2002年发布的《劳动和社会保障部公文处理办法》同时废止。

其他有关公文处理规定与本办法不一致或冲突的，从本办法。