会议室预约管理系统方案书.docx

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会议室预约管理系统方案书

会议预约管理系统

系

统

方

案

一、系统概述

为符合现代信息化的考虑，在办公楼的底楼进出大厅设置一套多媒体信息显示公告系统，用于显示每个会议室的使用情况和正在召开会议的主题。

每个会议室外面的走廊区域设置一套多媒体信息显示公告系统，用于显示该会议的会议内容，参与人员等信息。

会议休息区设置一套多媒体信息显示公告系统，用于显示各会议室的使用情况和各种及时资讯等。

该系统可以显示各种集团内和公共的通知/通告，各种社会公共信息（如天气预报、新闻等公共信息）、会议通知、会议排列情况、会议室使用情况及会议主题等信息。

同时还可以以图片、视频、Flash等形式显示各种其它信息。

1.1什么是会议预约管理

●会议预约管理

线下型管理：

这种会议管理方式比较集中在一些还没有进行信息化改造的企业，会议安排全部依赖人工的上传下达，还需要协调其他部门，对会议资源的使用进行安排没有一套有效的对人、时间、资源、过程的可以记录管理。

线上型管理：

这种会议管理方式比较集中在一些大型企事业或500强企业，已经有比较完善的办公流程和办公软件的支撑，常用的软件有LOUTS,OUTLOOK等，也有一些OA或ERP中集成这类应用。

这种会议管理方式对会议成员、资源、时间等做了充分的协调，是比较先进的会议管理方式。

●会议室管理

粗放型管理

这类管理方式对会议室和参与人员的使用不做严格的限制，可以随意在某个会议室召开会议，会议的召集和会议资源（投影设备、网络设备、茶水服务、清洁服务）有召集人用传统的电话通知或人工通知方式传达。

这种方式在会议的协调性比较差，如果需要辅助工作配合，在安排这些工作的上传下达所浪费的时间很多，不利于办公效率的提高。

人工型管理

这类管理方式采用由专门的部门或人对会议室的进行安排，所有会议的召集和访客的管理，相关的会议资源也有此人进行协调。

这种方式虽然只有一个人或一个部门统一管理，但对整个工作流程来说，有依可寻，从而提高了会议室的管理效率，缺点是对于工作的“痕迹”管理来说，还停留在人工记录或简单的电子表格记录。

1.2会议管理趋势

二、系统功能

为降低使用会议室所需的人力成本、提高召开会议的效率、提供系统化的会议过程管理，特研发了这套“会议预约管理系统”。

该系统简化了会议室管理，灵活调度手段可以及时进行会议室预定，并且可以邮件或短信通知与会者确认。

所有用户无需安装和配置，因为系统就是基于B/S架构，直接通过浏览器使用。

2.1功能特点

●可对操作员进行增加、删除、修改操作，可以灵活设定操作员的管理权限。

●可自定义会议室名称，并进行增加、删除和修改操作。

可以设定会议室的使用时段。

可以设定会议室的使用权限，让只有拥有权限的用户才可以预定这个会议室的会议。

●可对企业的工作部门进行增加、删除和修改操作,企业内部各部门按树状列表显示。

●可对企业员工进行增加、删除、修改操作。

可以直接创建企业员工的系统账户。

可以查询企业内所有员工的联系信息。

●操作员可以创建、撤销、恢复会议预定。

系统管理员可以操作所有会议记录。

●可以在日历上拖放创建会议，可以创建周循环会议和月循环会议。

●可以查询会议室的预定信息、并以日历的方式直观展示出来。

●可以汇总本周或本月内，关于个人用户参加的会议和预定记录。

●系统支持通过E-mail、手机短信等方式，对参会人员进行会议信息通知及提醒的功能。

●可以统计会议室的无效会议占用，会议的召开效率、会议室的使用率等。

●可对系统操作日志进行管理，查询所选时间段内的操作日志；记录系统服务的操作日志，会议状态、预约状态的操作和变化信息等；

●可实现数据库的备份，可修改用户登陆密码。

●会议室显示屏可以显示当前会议室的会议内容，也可以显示所有会议室的会议信息。

当没有会议召开时可以显示其他内容，如：

天气预报、多媒体视频、新闻资讯等。

●会议显示屏版面可以自定义，实现中英文显示；可以发送通知到会议屏上；可以远程开关会议显示屏，可以远程监控会议显示屏。

2.2系统优势

●会议进程免打扰

●会议安排无纸化

●会议信息电子化

●会议记录数据化

●使用状况对比化

●会议进程可视化

●操作使用图形化

●会议预约异地化

2.3系统界面

三、系统部署

会议室门口、咖啡厅、大堂等地安装一台显示器和播放器，播放器和显示器之间用VGA线连接，播放器网口插入网线设置好IP地址连入服务器。

会议系统采用B/S架构，安装在服务器里，网内的用户通过自己的账号进入系统进行会议预约。

所有的会议预约信息由播放器准时在屏幕上显示。

显示的内容样式可以自定义。

因为采用了B/S架构，服务器可通过企业内的核心交换机接入互联网，用户可以随时随地的进行会议预约操作。

3.1安装示意图

3.2安装实景图

四、会议显示

五、应用行业

5.1教育行业

利用会议预约管理系统安排会议和活动，简化调度和协调非教育活动策划，每个事件管理所需的所有设备和资源，以及用户之间共享调度信息化解决方案。

5.2法律行业

明了的资源调度室是律师事务所必不可少的。

使用会议预约管理系统安排客户会议，证言，视频会议等，并确保A/V设备，餐饮服务等始终同步协调。

5.3医疗保健

医院、多医师设施，诊所和研究实验室都需要一个明确的，有效的协调制度，让他们有更多的时间来工作。

看看会议预约管理系统授权简化调度的医疗服务。

5.4企业

具有可扩展，易于安装的功能，不强调现有的IT资源，会议预约管理系统可以通过定制与现有系统无缝集成，处理任何调度需求。