powerpoint制作流程图.docx

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powerpoint制作流程图

在制作PPT过程中，画流程图、结构图是免不了的，特别是在反映公司架构、工作流程及一些实验过程等，应用很广。

　　一幅直观的流程图好结构图能让PPT效果大增。

大部分人在画图的时候一般使用图形软件画好，再插入到PPT中。

在两个软件之间来回切换，这样费时费力不说，效果好PPT2007中的效果相比可差远了。

今天我们就来用PPT007变及个魔术，让你大开眼界。

　　要玩，咱就玩点有难度的，如图1所示的这个结构，我们用图形软件画可能需要10分钟时间才能完成，图2所示的是PPT2007绘制的，之需要1分钟就能完成。

两种效果大家可以比较，你还可以做得更炫一点。

　　图1　PhotoshopCS3制作

　　图2　PPT2007制作

　　打开魔盒看看有什么？

　　打开PPT2007新建一个页面，在空白页面中点击“插入SmartArt图形”按钮（或者在插入控制面板中找到“插入SmartArt图形”按钮），展开SmartArt图形库。

在这里我们可以看到分为“列表、流程、循环、层次结构、关系、矩阵、棱锥图”共七大类，每类都有不同的样式，把鼠标点到每一个图形上都会有详细的使用范围说明（图3）。

这里就是一个神奇的魔术盒。

　　现在我们要绘制一个展现人事层次关系的结构图表，在列表中选择“层次结构”类中第一样式表结构，然后点“确定”回到工作表页面中。

　　图3　插入SmartArt图形

　　图表样式变变变

　　当插入页面中的图表结构的确非常难看，而且和我们要做的结构有一定的差别，别急，下面就让它按我们的想法来变样式。

　　在插入的图表左边的文本框中输入表示关系结构的文字，当在最后一级还少及个关系图表框时怎么办？

很简单，只需要在左边的文本框中按几下“回车键”，现在你看，当你按一下回车键就自动增加一个关系图表框，按两下就增加两个（图4）。

现在你可以根据自己的需要增加图表框了。

　　图4　　增加图表框

　　缺少的关系图表框的问题是解决了，但是如果我们绘制的图表更复杂点怎么办？

　　就拿这个关系结构图来说，如果在第三级的“硬件产品部”下面我们要再设置两部门怎么办？

很简单，你先在“硬件产品部”下面按两次回车键，然后分别选中，点控制面板的“降级”按钮。

现在你看，在结构图中已经将两个新增的结构关系图表，自动调整到下一级的结构当中去了。

（图5）

　　图5　增加下级图表框

　　小窍门为你节约半个小时

　　现在你会发现，在结构图中文字和图形的按默认横排的方式排列的，占用空间不说也比较难看，可能你会习惯性地去一个一个手动调整，调整了大半天，发现非常不理想，怎么也弄不到一样大小，其实这里有个小窍门。

在文字框中将你要调整的文字一起选中，然后你可以一起改变字体和调整排列方式（图6）。

在图表框中将你要调整的多个图表一起选中，用鼠标调整选中任意的一个图形，被选中的图形都会跟着一起改变（图7）。

配色技巧

制作一个优秀的PPT2007演示文稿，要兼顾内容、配色、动画和音效等众多环节，每个环节都要进行精心设计。

今天我就来和大家一起讨论“演示文稿配色”这个最重要的一环。

冷、暖、明、暗、重量感和软硬感等，都是我们要考虑的因素。

　　主题配色设计

　　主题配色设计一种最节省时间和最不会犯错的方法，因为在PPT2007中自带了很多主题和主题色。

这些主题就相当于演示文稿的模板，一旦应用，会更改演示文稿的幻灯片母版，进行统一配色。

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2009-6-1708:

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　　一种主题中有二十多种不同的主题颜色可供选择。

这里选择了“夏至”主题中的“模块”配色方案，它是一种冷色调，幻灯片中的图表和对象增加了具有强对比的运动感。

　　小提示:

色相与色相环色相指颜色的相貌，是区别各种不同色彩的最准确标准。

色相环由原色、二次色和三次色组合而成。

　　自定义配色设计

　　演示文稿的主题配色，都是固定的方案，虽然可以自定义，但还是显得过于保守，时间一长就难免审美疲劳。

来点有个性的吧！

　　美术学中的“色相环”是我们的万能指导老师。

在配色时，对比着色相环，掌握了以下10种基本规律，就已经成功了一半。

　　无色设计　　　只有黑白灰三色组成，能制作出经典的幻灯片“黑白”过渡效果。

　　类比设计　　　在色相环上任选三个连续的色彩或其任一明色和暗色，色调基本一致，给人以舒适感。

　　冲突设计　　　颜色和它补色左边或右边的色彩配合起来，使幻灯片带有很强烈的视觉反差，给人一种通透感。

　　互补设计　　　使用色相环上相反的颜色，对比较强烈，通常用于背景和文字之间，如“蓝底黄字”等。

　　单色设计　　　把一个颜色和它所有的明、暗色配合起来，协调、安静，可用于背景和文字的颜色搭配。

　　中性设计　　　加入一个颜色的补色或黑色，使它色彩消失或中性化，柔和，常用于背景图片。

　　分裂补色　　　设计把一个颜色和它补色任一边的颜色组合起来，视觉反差强，明快，通常用于将幻灯片制作成左右结构或上下结构时。

　　原色设计　　　把红、黄、蓝色结合起来，颜色非常鲜艳，建议为蓝色背景，红色前景图和黄色文字。

　　二次色设计　　绿、紫、橙色结合起来使用，可增加颜色的层次。

　　三次色三色设计　　把三次组合色结合使用，画面色彩较丰富。

　　小提示:

奇妙的名画配色法借鉴现成的美术或摄影作品中的颜色和色彩搭配效果也很不错。

找来一个成功的美术作品或摄影照片，然后把它“像素化”成单一颜色，根据它的颜色和色彩比例制作出幻灯片母版或自定义的主题色。

　　名师点评

　　颜色的设计不是机械地运用颜色，要综合考虑反射光影、观察角度、应用场合、相互搭配等多方面的因素。

只有在日常生活中多观察、多积累，才能在PPT2007演示文稿制作时，将幻灯片的配色设计得更加专业和精彩，使观众眼前为之一亮！

流程图

SmartArt是Office2007新增的功能组件，它可以设计出精美的图形。

比如人力资源部门人员可以利用SmartArt，在Powerpoint2007中非常轻松地插入组织结构、业务流程等图示，加上增强的动画设计工具，还可以让死板的培训课程变得活泼起来！

　　下面我们就以在PPT幻灯片文稿中插入公司销售业务流程图为例，介绍具体的实现过程。

　　PowerPoint2003：

只能够插入简单的组织结构图等图形，图形样式单一；仅仅能够为单一对象或者组合后的多个对象添加简单的动画效果，不能够即时预览。

　　PowerPoint2007：

新增的SmartArt图形工具具有80余套图形模板，利用这些图形模板可以设计出各式各样的专业图形，并且能够快速为幻灯片的特定对象或者所有对象设置多种动画效果，而且能够即时预览。

　　一、妙用SmartArt设计流程图

　　启动PowerPoint2007，新建一个“新员工培训”的演示文稿，然后单击“插入”菜单，在弹出的工具面板中，单击“添加幻灯片”按钮，新建一个幻灯片，用来存放公司业务流程图，并在其中输入幻灯片标题：

公司销售业务流程图。

　　由于这次需要在幻灯片中编辑一张关于公司销售业务流程的图示，因此单击“插入”工具面板中的“SmartArt”按钮，在弹出的SmartArt图形列表框中，选择“流程”类别中的“水平流程4”图形，然后单击“确定”按钮（图1）。

0710230.jpg（32.51KB）

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图1

　　这样就在幻灯片中插入一个业务流程图模板，同时在流程图的右侧会显示一个名为“在此处键入文字”的文本窗格，在其中可以输入流程图中各个环节形状的标题以及相关说明文字。

当然也可以直接在环节形状中直接输入相应的文字，而且也能够显示在这个文本窗格中。

　　小提示：

在编辑流程图过程中，如果觉得文本窗格影响操作，可以单击其右上角的关闭按钮，从而取消这个窗格的显示。

需要显示这个窗格时，右击流程图，在弹出的快捷菜单中选择“显示文本窗格”命令即可，而且在播放幻灯片时，这个文本窗格不会显示。

　　在默认的情况下，业务流程图中只存在3个环节形状，但本公司的业务流程包括6个环节形状，即：

业务洽谈→签订合同→客户付款→发货→客户收货→信息反馈，因此还需要添加3个环节。

添加新形状时，单击“设计”工具面板中的“添加形状”按钮，选择“在后面添加形状”命令，即可在现有业务流程图的后面新增一个形状，重复此操作，添加其余的形状，然后在流程图中的各个环节形状或者文本窗格中输入业务流程的各个环节名称。

　　虽然在每个环节形状中输入了标题，但是这样介绍公司的销售业务流程图，有点太简单了，这时候就必须对每个业务环节作进一步的说明，比如对于“业务洽谈”环节需要添加“需作详细的文字记录、部门经理需同意”等说明文字，可以在流程图中文本窗格中“业务洽谈”环节下面的次级文本框输入上述文字（图2）。

0710231.jpg（35.12KB）

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　　图2

　　小提示：

通常每个流程图的环节形状都附带一个说明形状框，并可以在其中输入文字，但是新增的形状，并不能够在说明形状框中输入文字，这时候可以在右侧的文本编辑框单击需要添加说明文字的环节，比如：

客户收货，然后单击工具栏上的“添加形状”按钮，选择“在下方添加形状”命令即可（图3）。

0710232.jpg（39.16KB）

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图3

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2#大中小发表于2009-2-118:

45 只看该作者

销售业务流程图制作基本完成后，张洁还准备修饰一下，单击“SmartArt工具”菜单下面的“设计”子菜单，在弹出的工具面板中，单击“更改颜色”按钮，从弹出的颜色列表框中，为流程图选择一种颜色方案，如：

强调文字颜色6－3，然后从“快速样式”列表框中选择一种样式，如：

简单样式4。

为了进一步修饰业务流程图，还可以添加一种主题方案，单击“设计”菜单，在弹出的工具面板中，从“主题”列表框中选择一种幻灯片主题方案，如：

solstice，这样就会发现所作的销售业务流程图立刻亮丽起来了（图4）。

0710233.jpg（29.79KB）

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图4

需要注意的是，在幻灯片中选定某个SmartArt图示后，会在在菜单栏中显示一个“SmartArt工具”菜单，在其下面具有“设计”、“格式”两个子菜单，但是这个“设计”菜单与菜单栏中的“设计”菜单功能是有区别的。

让流程图动起来

作为一套专业的培训幻灯片，仅仅能够以静态的方式来表达培训内容是远远不够的，当然需要通过PowerPoint2007强大的动画功能，让培训幻灯片给新员工耳目一新的感觉，从而使培训课程达到事半功倍的效果。

当需要给销售流程图添加动画效果时，选定插入的流程图，单击“动画”菜单，在弹出的控制面板中，单击“动画”效果列表框，即可弹出一系列动画内置效果，更为重要的是，在每类动画效果的下面，PowerPoint2007还针对幻灯片中每个对象的显示方式，分为“作为一个对象”、“整批发送”、“逐个”、“一次按级别”、“逐个按级别”5种方式，以便于更加方便地设置个性动画效果（图5）。

0710234.jpg（36.58KB）

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图5

张洁从其中选择一种比较不错的动画方案，如“飞入”类别下面的“逐个”动画方案，这样在播放时，此幻灯片中的每个对象都会逐一飞入，而且可以立刻看到预览效果。

在预览过程中，张洁发现幻灯片中的对象飞入的速度太快，不利于新员工掌握，这时候张洁可以调整一下幻灯片中的每个对象的飞入速度，比如将“业务洽谈”图示的速度由“非常快”调整为“中速”。

调整时，单击“自定义动画效果”按钮，在右侧弹出的“自定义动画”任务窗格的列表框中，单击“1图示3业务咨询”选项，然后从上面的“速度”选项列表框中选择“中速”选项即可。

小提示：

PowerPoint2007不仅仅提供了多样的动画效果，还内置了大量的幻灯片切换效果方案，为幻灯片设置切换效果时，只须单击“动画”工具面板中的“切换效果”列表框中的某一方案即可。