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hy预订管理说明书

目录

第一章系统介绍-------------------------------------------------------------3

第二章系统运行环境--------------------------------------------------------3

第三章系统管理------------------------------------------------------------3

一、长包房管理-------------------------------------------------------------3

二、销售部、订房部与前台接待处的工作衔接-----------------------------------3

三、预订工作程序-----------------------------------------------------------4

四、接待处岗位责任---------------------------------------------------------4

第四章预订单的建立--------------------------------------------------------6

一、普通散客预订单的建立---------------------------------------------------6

二、协议单位预订单的建立---------------------------------------------------7

三、团队预订的建立---------------------------------------------------------8

四、其它操作---------------------------------------------------------------8

第五章候补预订单的建立----------------------------------------------------9

第六章已建立订单的处理---------------------------------------------------10

一、订房查询-------------------------------------------------------------10

二、信息列表-------------------------------------------------------------10

1、取消/恢复订单-------------------------------------------------------11

2、复制----------------------------------------------------------------11

3、分帐户--------------------------------------------------------------12

4、客户档案------------------------------------------------------------13

1）客人简单档案-----------------------------------------------------13

2）客人详细档案-----------------------------------------------------13

3）团队档案---------------------------------------------------------19

4）接待单位档案-----------------------------------------------------19

5、分房----------------------------------------------------------------23

1）自动分房---------------------------------------------------------23

2）手工分房---------------------------------------------------------24

6、集中修改------------------------------------------------------------24

1）集中修改等级-----------------------------------------------------25

2）集中修改房价-----------------------------------------------------25

3）集中修改公共信息-主要信息----------------------------------------25

4）集中修改公共信息-次要信息----------------------------------------26

5）集中改签单-------------------------------------------------------26

6）集中修改Package-------------------------------------------------27

7、Package-------------------------------------------------------------27

8、签单----------------------------------------------------------------27

9、修改----------------------------------------------------------------27

10、连房/挂帐---------------------------------------------------------27

1）连房------------------------------------------------------------27

2）挂帐------------------------------------------------------------29

11、操作稽核--------------------------------------------------------29

第七章工具--------------------------------------------------------------30

一、空房表------------------------------------------------------------30

二、租房计划----------------------------------------------------------30

三、租房指南----------------------------------------------------------30

四、最新情况统计------------------------------------------------------30

五、客房统计----------------------------------------------------------31

六、按月出租分析------------------------------------------------------32

七、客户查询----------------------------------------------------------32

八、客人到离店查询----------------------------------------------------32

九、历史客人查询------------------------------------------------------33

一十、事件跟踪----------------------------------------------------------33

一十一、遗失物品-------------------------------------------------------34

一十二、出租物品-------------------------------------------------------35

一十三、制房卡---------------------------------------------------------35

一十四、读签单卡-------------------------------------------------------35

一十五、批处理留言-----------------------------------------------------36

一十六、批处理电话-----------------------------------------------------36

一十七、锁房管理-------------------------------------------------------36

一十八、查房-----------------------------------------------------------37

一十九、连房-----------------------------------------------------------37

二十、操作稽核-------------------------------------------------------37

二十一、报表---------------------------------------------------------37

二十二、记事本-------------------------------------------------------37

二十三、计算器-------------------------------------------------------37

二十四、版本信息-----------------------------------------------------37

第八章其它--------------------------------------------------------------38

一、客户档案------------------------------------------------------------38

1、散客档案-----------------------------------------------------------38

2、接待单位-----------------------------------------------------------39

二、租房指南------------------------------------------------------------42

三、打印登记单----------------------------------------------------------44

四、事件----------------------------------------------------------------44

第一章系统介绍

华仪预订管理系统主要完成三方面的功能：

一、预订单的建立；二、修补预订单的建立；三、已建立订单的处理

第二章系统运行环境

一、服务器环境：

操作系统：

WindowsNT/2000Server

数据库系统：

SQLServer7.0/2000

二、工作站环境：

Windows98/NT/2000

第三章系统管理

一、长包房管理

长包房一般由销售部、接待处或帐务处派专人统一管理。

每个长包房都必须有长包房登记单，上面必须注明合同有效起止日期、房价、房数、房间类型、附加设备、签单情况、付款周期、付款日期、付款方式等重要信息。

长包房间中的住客可能会经常变换。

为了方便管理和查询，所有离店客人必须办理离店手续，所有住店客人必须填写《住宿登记单》。

所有客人登记单必须同长包房登记单一起放入客户档案中妥善保存。

长包房无论占用多少房间，都应以团队形式建立，而且团队名称最好统一以“L-”开头。

这样既容易区分公付、自付帐目，有利于帐务处结算；又容易对长包房进行统一管理。

长包房一般以预结方式结算房费。

长包房有独立的用房及帐目报表。

在系统中，长包房客人的占房信息中必须设置“长包房”属性。

二、销售部、订房部与前台接待处的工作衔接

1、协议公司、旅行社档案资料由销售部负责提供并建立。

2、饭店配备订房部时：

1）、销售部负责接受预订并填写预订单；

2）、订房部负责预订单的输入，同时建立相应的公付签单信息；

3）、订房部负责对近期应到预订、特别是VIP预订进行分帐户、分房处理；

4）、订房部负责将明日应到预订单及报表提交前台接待处；

5）、前台接待处负责为预订客人办理入住手续。

3、饭店没有配备订房部时：

1）、销售部负责接受预订并填写预订单；

2）、销售部负责预订单的输入，同时建立相应的公付签单信息；

3）、销售部负责对近期应到预订、特别是VIP预订进行分帐户处理；

4）、销售部负责将明日应到预订单及报表提交前台接待处；

5）、前台接待处负责为明日或今日应到预订进行分房处理；

6）、前台接待处负责为预订客人办理入住手续。

4、其它注意事项：

1）、预订单信息一定要及时输入计算机，以便各部门对饭店出租情况进行整体预测和调整安排。

2）、销售部在订单到期前一周或前三天完成对预订单的核实工作。

3）、手工预订单的内容必须填写齐全，各项审批手续完备。

4）、VIP客人的预订必须设置VIP标志，并提前做好房间的预留工作。

5）、必须明确规定签单控制和Package由哪个部门设置、哪个部门检查。

6）、必须明确出现意外情况时（例如：

预订提前或延期到店、房价修改、加房减房等）各部门处理办法。

三、预订工作程序

1、建立预订单时，所有项目应完整填写：

⑴、订房客人姓名或单位名称、联系方式；

⑵、所属公司或旅行代理名称、销售员；

⑶、到、离店日期；

⑷、房数、房间等级；

⑸、房价（非人民币房价时必须注明兑换率）、Package附加费用；

⑹、人数、特殊注明陪同人数；

⑺、公付、自付项目、付款方式、特殊注明陪同的付款方式；

（8）到店时间、是否需要接机、特殊要求、备注；

（9）、订单信息中的客人类型、客源类型,以便销售分析。

2、对于订房等级和房价不确定的预订，也要按照对方预计的房间总数和房间等级将预订单输入计算机。

为了避免影响正常的预订、出租，也可以设置一个临时房间等级（该等级下无任何实际房号），让所有不确定等级的预订单统一使用该房间等级。

在客人确定等级和房数后再修改预订单。

3、预订客人交纳的押金应交帐务处按预付款形式记入客人帐户。

如果销售员或操作员权限比较高的话，也可以由销售员或操作员输入计算机。

但所收到的押金及押金单必须按规定上交。

4、如果旅行代理提出佣金问题的话，销售人员必须在预订单上加以注明，并及时通知财务部。

四、接待处工作规程

1、接待处各岗位的岗位责任

1）、早班主管领班负责安排操作员打印本日应到团队、散客名单，为本日接待工作做好充分准备。

2）、早班主管领班负责核对接收到的预订单和预订报表。

对于出现疑问的预订单必须及时与销售部或订房部联系进行确认。

3）、主管领班负责安排操作员打印空房表。

4）、如果订房处不负责预订分房的话，主管领班应负责安排专人根据空房表为本日应到预订单分房。

5）、主管领班负责经常与会议或团队联系人联系，了解房间使用情况和客人需求。

6）、操作员负责日常业务。

7）、主管领班负责填写房价折扣、或增补房费的调帐通知单，由本部门经理或大堂经理签字同意后移交帐务处。

8）、主管领班负责整理住宿登记单、预订单、团队房号表等各种资料，并统一移交帐务处保存。

9）、主管领班负责检查当班操作员工作情况，负责检查填写工作日志，并与下一班主管领班办理交接手续。

10）、晚班操作员负责与客房部配合核对房态和客人住店情况。

11）、晚班操作员负责核对现住房数、人数、房价、Package设置是否正确。

12）、晚班操作员负责整理当日所有遗留事务。

2、接待处工作注意事项

1）、操作员必须按规定为客人登记，并按规定内容及时输入计算机。

特别注意房价、PACKAGE的正确性

2）、操作员应利用空房表或房态图、并使用快速入住功能给客人分房入住。

3）、已分房预订客人入住时，应先集中入住，然后再逐一修改客人信息。

4）、操作员应熟练掌握复制、同住、集中修改等功能作用，提高工作效率。

第四章预订单的建立

此部分内容主要讲述下述内容：

一普通散客预订单的建立；二协议单位预订单的建立；三团队预订的建立。

现分别详细说明如下：

一、普通散客预订单的建立

当需要做普通散客的预订单时，可点击“预订”模块下的“普通预订”，则系统进入如图4-1所示的“详细订单”界面。

图4-1

此界面可分为如下部分：

1、订房人的简要信息；2、订单的详细信息；3、团主的简要信息；4、订单的其它信息。

现分别说明如下：

1、

订房人简要信息。

如图所示，接待单位、中文名、国籍、英文名、地区、性别及VIP等就是订房人信息。

此部分中文名和英文名二者必须输其一，当为普通散客时，只需输入“中文名”或“英文名”、“国籍”、“地区”、“性别”及“VIP”即可，其中“国籍”和“地区”请尽量填写准确，否则将影响相应报表及统计数据的准确性。

注意：

当该客人为历史客人时，系统会弹出如图4-2所示的“选择客人”界面，在此选择正确的客人后，回车，则系统会自动将该历史客人的信息调出。

否则系统自动进到下一步。

图4-2

2、订单详细信息。

如图，从“到店日期”到“卡号”的内容均是订单详细信息，其中：

1）红字部分表示必须输入的内容

2）人数只能大于等于房数，不可小于房数

3）当房数大于1时，不可指定房号，只有当房数为1时，才可以为客人确定房号

4）离店日期不可小于到店日期

5）当实际房价不等于协议房价，可由参数控制是否必须输入房价调整原因和授权人

6）当付款方式为信用卡时，可在卡号处输入信用卡的号码，此号码只做参考，不做任何控制。

7）原等级。

是指当做好订单后，又对房间等级做了修改后，就会在此处将修改前的房间等级显示出来。

3、团主信息。

当为团队预订时，对需要输入该部分信息。

4、订单的其它信息。

当上述1、2、3部分信息输入完成后，就可在此部分输入该订单的其它信息了。

其中：

1）普通房、免费房及钟点房。

表示用房类型。

此处选择一定要正确，否则将影响相应的报表及统计数据

2）

备注。

当需要输入备注信息时，系统进入如图4-3所示的界面。

在此界面下共有可以建立五个备注内容：

接待服务、选房要求、客房服务、结帐备注及通用备注。

其中接待服务、选房要求及客房服务的内容在“散客档案”的“主要信息”中体现，结帐备注供前台收银在“帐务处理”中使用。

图4-3

3）留房日期、留房时间。

此用于确定客人的留房时间，当到达该时间时客人还没有入住，则系统会将此订单处理为失约。

当做订单时，如果不做修改，则系统自动将此日期默认为到店日期，时间为12点，

4）占房信息。

系统将该订单号的预订信息在此列出。

5、当上述信息输入完毕后，点击“F2保存”，则将此订单保存。

在保存订单时，系统会自动分配一个11位的订单号。

二、协议单位预订单的建立

1、当为协议单位的散客预订时，必须在图4-1中的“接待单位”处选择正确的单位名称即可（此单位一般应由销售部先在“客户档案”中建立好），输入单位名称时，系统会自动进行模糊查询。

2、当为协议单位团队预订时，必须在图4-1中的“接待单位”处选择正确的单位名称，同时，在“团队名称”处选择正确的团队名称即可。

3、只有为协议单位的客人时，系统才会按照该协议单位的佣提取方法提取佣金。

即佣金只是针对协议单位的。

4、除了上述几点外，其余与“普通散客预订”的建立是完全一样的。

三、团队预订的建立

1、当为团队预订时，除了输入客人姓名外，必须在图4-1中的“团队名称”中输入团主名称。

别的操作与“普通散客预订”的建立是完全一样的。

四、其它操作

1、订单保存后，必须要进行签单设置，且要做正确，否则将对帐的正确性产生影响。

点击“F9签单”则进入图4-4所示界面，进行签单处理。

其中：

“1.帐项”部分列出了可签单的帐项，“2选择签单模板”用于直接选用已设好的签单模板，“3客人签单信息”用于设置个人签单，“4团主签单信息”用于设置团主签单。

设置签单的具体过程如下：

1）散客签单：

表示该客人在酒店消费时，有哪些消费是可以挂帐的。

2）团主签单信息：

表示当为团队客人时，团主支付的帐。

签单的具体操作如下：

>将帐项设置为可签单。

首先在“帐项”框中将可签单的帐项挑“√”，如果是全部可签，则可使用“S全选”将全部帐项选中，如果是全部不可签（即所有消费只能现付），则可使用“U不选”将所有帐项前的“√”去掉，再在“客人签单信息”中选择要挂到的帐本，然后点击“A--》”。

>将该帐设置为不可签单。

操作为：

如果是取消单个帐项，则先在客人或团主签单信息的相应帐本中选择要取消签单的帐项，然后点击“D《--”；如果将该帐本中的所有帐都设置为不可签单，则先在客人或团主签单信息中选择相应的帐本，然后点击“C清空”即可。

>签单限额。

表示该帐户的挂帐限额。

当帐户余额超过此限额时，则系统会提示超限额。

>套用现有签单模板。

指该种签单方式已经设置好，此时此帐户的签单刚好与设置的一样，则此时在“选择签单模板”中选择相应的模板，则系统会自动套用该模板的签单。

图4-4

3）

F帐本设置。

用于增加、修改或删除帐本。

每个帐户最多可以设置10个帐本（A~~J帐本），帐本名称由系统自动给出。

当点击“F帐本设置”时，进入如图4-5所示界面。

其中：

“转帐帐户”表示将该帐本与相应的帐户关联起来，这样设置后，当前台收银转帐时，就可以加快结帐速度。

图4-5

4）当做团队客人的签单时，一般是个人与团主帐户的签单不要重复。

但如果重复之后，可通过参数GstGrpCtrl来加以控制：

当GstGrpCtrl=1时，将所签帐项签到团主，当GstGrpCtrl=0时，将所签帐项签到个人。

第五章候补预订单的建立

所谓候补预订，即是当酒店房间已被全部预订出去，但客人又坚持预订房间时，这时可以将此预订作为候补建立，到时如果当有空房时，则即可将候补预订的客人入住。

在建立时，候补预订与普通预订的操作是完全一样的，只不过在做候补预订