办公室文员岗位说明书-范本.doc
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编号：
_____________拟制：
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核准：
_____________生效日期：
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办公室文员岗位说明书
一、基本资料
部门名称
办公室
岗位名称
文员
直接上级
主任/副主任
所辖人员
/
二、工作说明
1、主要职责
1、负责文印工作。
2、负责文印、传真设备的维护保养。
3、办理电函、邮件收发、传递等事项，办理报刊收发。
4、接待来访宾客。
2、主要工作内容
1、负责公司公文材料的打印、校对初稿；办理复印、登记等工作。
2、遵守公司有关文印管理的规章制度，遵守保密制度。
3、负责文印室的打印机、复印机、传真机等设备的使用、维护、保养。
4、保持文印室、接待区域办公环境整齐、清洁。
5、办理公司传真件、信件、邮件、电报的收发、登记、送达、邮寄、清退事宜。
6、办理报刊杂志分发工作。
7、做好来宾接待、登记；来电接听、登记。
8、完成主任布置的其他工作。
3、主要工作要求
1、文印
1.1收到打印文稿后要进行电脑目录登记；按照规范的文档格式打印，打印之前要认真读稿，发现文字错误及时进行纠正；对原稿错误有疑问，要询问拟稿人，尽量减少和避免打印错误；初稿打印后认真校对有无录入错误并及时返还拟稿人再次校对，校对完毕后进行修改打印；校对末稿无误后装订交秘书用印、分发。
1.2收到要复印的文件，要进行审阅、登记。
1.3遵守公司有关文印管理的规章制度，遵守保密制度；及时完成工作，记录要完善，节约与本职工作有关的费用。
2、设备与环境
2.1操作各种设备动作规范，定期进行维护保养，出现问题及时报修，避免出现因设备故障延误工作的情况。
2.2每天整理文印室、接待区域卫生，保持环境的整洁。
3、电函、邮件报刊处理
3.1收到传真件要阅读、登记，送达收件部门内勤人员。
3.2规范发传真的格式（收件人、发送人、日期、内容）、核对接收方号码无误后发送，发送完底稿进行登记，送还发送部门留存。
3.3收到邮件、信件后进行分类、登记，外寄件每日定时送邮局邮寄，月底结算费用。
公司内部邮件登记后送达各部门。
3.4发电报进行登记编号，打印电报校对无误发传真至118台，定期结算费用。
3.5整理公司内部邮件箱，及时转发、清退邮件，做好登记。
3.6及时查收、分发报刊和杂志。
4、接待
4.1做好预约来宾、来访登记，及时向来宾要访问的部门和人员通报情况，做好接待准备。
4.2礼貌接待未预约的来宾、来访人员，妥善安排客人落座、喝茶，迅速了解来访人员的基本情况和来访目的，联系有关人员接待；重要客人来访要迅速向领导汇报。
4.3热情转接电话，接听电话语言文明礼貌，语气温和，回答问题清楚；电话记录要整洁有序，便于查询；及时将信息向有关人员传达，接到重要电话立即汇报；对不清楚的事情、不该回答的问题不作随意性答复，如有疑问及时汇报，自觉维护公司声誉。
4.4完成本职工作月度、季度工作计划和工作小结，年度工作总结。
三、任职资格
因素
细分因素
等级
限定资料
知识
学历
D
具有文秘类专业中专以上学历或相当程度。
行业知识
C
了解航运行业知识，了解行业中先进的管理经验。
专业知识
C
对专业知识要求一般。
熟练掌握计算机办公软件的应用，打字熟练，速度在80字/分钟以上，精通1-2种汉字输入法；熟悉复印机、传真机性能，掌握使用技巧。
能力
事务处理能力
C
能够比较合理地安排工作计划，能够比较及时、正确地完成各项工作。
理解能力
C
对本身职务定位、工作内容把握基本准确，比较准确的理解上级的指示、意图和所布置的工作；对所学知识能够较为迅速的理解和掌握。
判断能力
C
能准确判断一般性问题，掌握其实质，找到合理、有效的解决方案。
表达能力
C
表达内容准备基本充分、主题基本明确、构思基本清楚。
其他条件
身体条件
身体健康，精力充沛，能够胜任本职工作。
职业素质
熟悉礼仪规范，举止文雅、有职业素养，性格温和，善于沟通；工作负责、细致认真。
年龄
年龄要适合文员岗位要求，最好在30岁以下。
计算机应用
能熟练应用计算机处理各种公文、材料、表格。
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