XX集团印章管理制度.docx
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《XX集团印章管理制度》
文件编号
最后修订日期
XX集团
印章管理制度
目录
第一章总则 2
第二章内容细则 2
第三章管理授权 7
第四章附则 8
附表：
9
第一章总则
第一条目的
为保证集团公司印章使用的合法性、严肃性和权威性，规范集团公司使用印章的的行为，维护集团公司利益，特制定本管理制度。
第二条适用范围
本管理制度适用于XX集团各下属公司。
第三条职责
集团行政管理中心负责本制度的制定修改及解释，并督导下属各公司执行。
各公司行政管理部门负责本制度的具体落实执行，同时具有对本制度修改的建议权。
第二章内容细则
第四条名词解释
印章：
本规定中所指印章是在集团公司发行或管理的文件、凭证文书等与集团公司权利义务相关的文件上，需以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。
第五条种类
1、公章：
公司按法定程序经工商行政管理部门注册登记后，在所在地公安部门登记备案，对外具有法人效用的公司正式印章。
2、公司业务专用章：
代表和行使某项专业内容和权力的印章，包括合同专用章、财务专用章、发票专用章等。
3、法人名章：
刻有公司法人名字具有法人效应的法人专用章。
4、内部专用章：
刻有公司名称、中心名称、部门名称等只对内使用的印章。
第六条印章刻制
1、各公司、部门印章刻制的申请由印章使用管理部门提出，并根据需求填写《印章刻制申请表》，将印章的用途、种类、名称、样式等进行详细说明。
申请上报到集团，经董事长审核批准后，方可进行印章的刻制。
2、审批通过后的《印章刻制申请表》在各公司行政部备案，由行政部代表公司执行印章的刻制。
3、印章样式应根据国家有关规定制作。
除专门规定外，各级公司公章、业务专用章均应采用圆形或椭圆样式，内部专用章采用方形式样，字体应使用宋体字和规范化的简化字，材料选用根据同行业标准和惯例确定。
4、刻制公章、合同章、财务章、发票专用章必须按国家规定在国家法定管理部门指定的地点办理，严禁在非法定机构刻制印章。
5、印章刻制完成后行政部门应指定专人（至少两人同行）领回并交行政部门领导。
填写《印章启用登记表》，登记印章图样、领回时间、领交人员等信息并以蓝色印泥加盖在行政部门印章存档册中存档。
6、私自刻印、伪造公司印章是触犯刑法的行为。
任何人不得私自刻印、伪造公司印章，否则公司将追究其法律责任，由此导致的所有法律、经济、民事等责任均由责任人承担。
第七条印章保管（分为三个公章行政管理，财务章和合同章财务管理）
1、各公司公章由公司行政部专人负责保管；财务章和合同专用章由财务部人员专人保管。
一些公司级重要印章如财务专用章、法人名章等，必须严格实行分开管理。
2、各部门用章由部门负责人指定专人进行保管。
3、各公司所有印章应入柜加锁，妥善保管，随用随取，用毕立即存于原处。
节假日应封存印章，严防不测。
一旦发现丢失及异常情况，应妥善保护现场，及时报告有关领导，查明情况，及时处理。
4、印章保管人如有岗位变动或调离公司时，须交清所保管的印章和《用印登记簿》，方准办理岗位变动或离职手续。
印章交接要在第三者监督下进行，并填写《印章移交申请表》，由双方当事人及监督人签字，原则上由本部门领导监督交接。
5、保管人由于各种原因不在工作岗位时，应将印章交由本部门领导或指定专人临时保管，以保证工作需要。
6、印章管理员对所保管的印章，应经常检查，及时清洗，细心保护。
第八条印章的使用
1、由使用人填写《用印审批表》，按照公司授权报相关领导审批后，方可用印。
2、所有需要加盖印章的文件超过一页的应加盖骑缝章，对内容有修改的地方应经相关领导确认后加盖印章。
3、严禁开具空白证明（含协议书、介绍信、合同等）。
4、对已盖印章的文件内容更改时，印章使用人应将原文件交回保管人销毁并记录之后，重新办理加盖印章手续。
5、印章保管人在加盖印章时要严格审查有关文件、合同、资料是否与审批内容相符，不得有涂改部分；要严格按照用印位置用印，不得乱盖。
6、印章保管人只有印章加盖权，没有审批权。
7、印章保管人不得在审核手续不完备的文本上加盖印章。
如遇特殊情况，相关授权领导无法签字，需在电话通知授权领导认可的情况下盖章，并督促使用人事后补齐签字。
8、审批手续不符合规定时，印章保管人用印的，印章保管人承担一切责任；手续齐全，出现问题由申请用印人及审批人承担相应责任。
9、各印章保管人员应建立《用印登记簿》，详细载明印章的使用时间、使用部门、使用人、加盖份数、审批人等内容，并定期归档。
10、印章保管人应将加盖印章文本的重要文件复印件备存一份（财务报表除外），并连同《用印审批表》一并归档，以月为单位按照时间顺序将用印记录存档。
11、一般不得将印章带出公司，因特殊情况确需带章外出（原则上不得超过一天），须填写《印章外出使用申请表》，经授权领导批准后，方可外带印章，使用完毕后应立即交回。
借印期间发生的与所借印章有关的一切后果由借印人承担。
12、允许外带公章使用范围：
XXX
13、因用章不慎造成损失，公司将追究有关人员的责任，直至追究法律责任。
第九条印章使用范围：
1、公章：
用于以企业名义对内的发文、通知、生产工程计划等日常事务文书；对上级的请示、报告、各种统计报表（月报、季报、年报）等事务文书；对外的证明、函、介绍信以及经营方面需要的证件等；与他人（企业或单位）签订的与经济无关的合同。
2、合同专用章：
用于本单位与其它企业或单位签订的生产经营、商务等业务方面与经济有关的合同，如购销合同。
3、财务专用章：
是财务部门用于财务支出和收入证明的签章，主要用于收款收据、银行票据，也可以代替发票章在发票上盖章等有关与财务有关的文件均可用财务章。
4、发票专用章：
到税务机关购买发票时在发票上所使用的签章。
5、法人名章：
用于银行预留印鉴，在现金收讫和付讫，转帐结算时使用。
6、内部专用章：
在以各中心、各部门等名义印发的各类对内公文、函件上使用，禁止在对外文件上使用。
第十条印章销毁
1、各公司、各部门如因需要更换新印章，在新印章启用同时，由各公司行政部对原有印章进行销毁处理申请。
2、其他原因提请的印章废止和销毁，由印章使用部门填写《印章销毁申请表》，详细说明原因，报集团公司董事长审批。
3、经董事长批准后，各公司行政部下发旧印章销毁通知，并安排由两人同时进行销毁，并在行政部备案。
第三章管理授权
第十一条印章管理授权
事项
系统
总监
法务
总监
财务
总监
分管
总经理
行政
总经理
财务
总经理
董事长
印章管理
印章外带
建议权
审核权
审核权
审核权
审批权
---
知情权
印章刻制和销毁
建议权
审核权
审核权
审核权
审核权
审核权
审批权
印章使用
公章
建议权
审核权
审核权
审核权
审批权
---
知情权
合同专用章
建议权
审核权
审核权
审批权
---
---
知情权
财务专用章
建议权
---
审核权
审核权
---
审批权
知情权
发票专用章
审核权
---
审核权
审批权
---
---
---
法人名章
审核权
审核权
审核权
审核权
审核权
审核权
审批权
内部专用章
审批权
---
---
知情权
---
---
---
说明
1、释义：
建议权：
可向平级或上一级单位提出建议、提议的权利。
审核权：
对下级或平级提出的建议的核定权，有否决权，无决定权。
审批权：
经直接下级或平级单位审核后的意见或建议的最后批准权限，有否决权。
知情权：
审批人的直接上级具有先行知情权（知情而不否决），直接上级的上级有事后知情权（如统计表形式）。
2、本授权的修订权利在董事长，本授权仅适用于目前的管理架构和人员配置。
3、具有借款、请假审核/审批权限者本人借款或请假，自己不审核，直接由上级领导按照授权文件规定进行审核、审批。
第四章附则
第十二条本制度自批准之日起执行。
附表：
1、印章刻制申请表
2、印章启用登记表
3、印章移交申请表
4、用印审批表
5、用印登记簿
6、印章外出使用申请表
7、印章销毁申请表
1、印章刻制申请表
申请单位：
申请日期：
年月日
印章名称
印章用途
申请类别
新刻印章（）
更换旧印章（）
印章种类
公章（ ）
合同章（）
财务章（）
发票章（）
内部专用章（）
印章材质
印章尺寸
印章形状
印章参照格式
审批意见
系统总监
法务总监
财务总监
分管总经理
行政总经理
财务总经理
董事长
2、印章启用登记表
印章名称
启用日期
领回日期
领交人
领交人1：
领交人2：
印模留样
种类
用途
印章保管人：
行政部门负责人：
备注：
3、印章移交申请表
申请移交部门：
申请日期：
年月日
移交印章原因
原印章人员工作调动（ ）
原印章管理人员离职（ ）
原印章人员休假（ ）
新刻印章（ ）
其他（ ）
印章移交人
印章接收人
申请移交期限
自年月日--- 年 月 日
监督人审核
系统总监审核
分管总经理审核
备注
说明：
1、双方要认真办理印章移交手续，严禁事后补办或口头移交，违者将严肃处理。
2、此表批准后，印章移交表需于移交的次日报各公司行政部备案。
4、用印审批表
申请部门：
申请人：
申请日期：
年月日
用印
申请
登记
印章名称
文件名称
文件内容简要
应送单位或协议另一方
文件份数
每份页数
审批意见
系统总监
法务总监
财务总监
分管总经理
行政总经理
财务总经理
董事长
盖章人复核
盖章日期
5、用印登记簿
【_____年___月___日至_____年___月___日】
填表部门：
_________填表人：
_________
序号
盖章
时间
文件名称及发文号
份数
页数
申请
部门
申请人
审批人
盖章人
备注
6、印章外出使用申请表
申请部门：
申请人：
申请日期：
年月日
外带印章名称
用印原因
用印文件名称
用印文件内容简介
应送单位或协议另一方
文件份数
每份页数
预计使用日期
用印责任人
审批
系统总监
法务总监
财务总监
分管总经理
行政总经理
7、印章销毁申请表
申请单位：
申请日期：
年月日
印章名称
印章销毁原因
更换新印章（）
废止（）
其他（）
印章种类
公章（ ）
合同章（）
财务章（）
发票章（）
内部专用章（）
印章留样
审批意见
系统总监
法务总监
财务总监
分管总经理
行政总经理
财务总经理
董事长
执行复核
执行人1
执行人2
行政部门负责人
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