编制红头文件格式.doc

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编制红头文件格式

1、作业目的

红头文件是以其文件首页主题为红色而得名，表明它的严肃性和重要性。

红头文件是公司为了管理的需要，制定的针对一时或一事或者执行有关政策的具体措施、方法、决定、意见等。

关于文件以红头文件还是普通通知下发，主要根据文件的重要性和发文主体而定。

2、红头文件分类

2.1、发布性红头文件：

用于发布公司生产经营、行政管理等方面的规章制度；重大经营、生产、技术、管理等工作的决定；发布有关奖惩决定和通报。

2.2、任免性红头文件：

用于公司内部人事任免和聘用等事项。

2.3、批复性红头文件：

用于对下属企业上报文件的批复。

2.4、请示性红头文件：

用于对政府部门请示上报或协调性文件。

3、红头文件格式

3.1、组成红头文件的各要素

组成红头文件的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。

红头文件首页红线以上部分为眉首，红线（不含）以下至主题词（不含）之间部分称为主体，主题词以下部分称为版记。

3.2、眉首部分格式

3.2.1发文单位：

公司公文的发文单位《*****有限公司》，由红色字体标示。

使用时由集团行政办或分公司综合办统一印制，宋体，定号不限。

需要注意的是请示性红头文件为上行文，发文单位比普通红头文件低55mm左右，一方面方便政府部门批示，另一方面也表示尊敬。

上行文应注明签发人、会签人姓名，其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

3.2.2发文字号：

与发文单位标识下空1行，发文字号由发文单位代字（如太原市阳光实业有限公司对内下发管理制度，代字“并阳办字”）、年份和序号组成，用仿宋三号字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用﹝﹞括入；序号不编虚位（即1不编为01），不加“第”字（如太原市阳光实业有限公司3号文件编为—“并阳办字﹝2014﹞3号”）。

3.2.3下划线：

由红色下划线划出。

3.3、主体部分格式

主体部分包括标题、主送单位、正文、附件、发文单位、成文时间、印章等组成。

3.3.1标题位于红色下划线下空1行，用宋体二号组成，可分为一行或多行居中排列；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

3.3.2主送单位：

用全称或规范化简称、统称，标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体。

但公告、通告等属周知性公文没有主送单位。

3.3.3正文

首页必须显示正文，正文从主送单位名称下一行开始排列，每自然段开头左空2字，回行顶格。

3.3.4附件

公文中如有附件，在正文下空1行左空2字，用3号仿宋体标识“附件”，后标全角冒号和名称，正文中附件如有序号使用阿拉伯数字（如“附件：

1、***”），数字上下要对齐。

附件是正文内容的组成部分，与正文一样具有同等效力。

附件应与公文一起装订，如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的附件号。

如转发或引用的附件为正文配套资料或内部资料，发文时不加日期，如转发附件为发文单位以外的文件，保持原有的格式及日期随正文下发。

3.3.5成文时间

用汉字将年、月、日标全，“0”写为“○”。

成文时间距上文空3行，右空4字。

成文时间确定的原则如下：

1）、会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准；

2）、领导签发的，以签发日期为准；

3）、规章制度以文件批准日期为准。

3.3.6印章（公文生效标识）

公文除会议纪要外，均需盖印章。

一般公文在落款处不署发文单位名称，只标识成文日期和盖章。

联合行文，请示或其它形式的上行文只盖主办单位章，下行文各主办单位均要盖章。

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字，主办单位印章在前，采用同种加盖印章方式，保证印章排列整齐，两印章互不相交或相切，间隔不超过3mm。

3.4、版记部分格式

3.4.1主题词格式

主题词用黑体三号字，居左顶格标识，后标全角冒号，词用宋体三号字，词目之间空1字。

类别词——类属词——文种，除类别词外最多可选5个。

另外须注意，如文件内容在一页内并且带有附件，主题词须另起一页，不能跟正文放在一页。

3.4.2抄报、发格式

公文如有抄报，在主题词下一行，居左顶格用仿宋三号标识，后标全角冒号，抄报单位之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄报单位对齐，在最后一个抄报单位后标句号。

3.4.3印发单位和印发日期

位于抄送单位之下（无抄送单位在主题词之下）占1行位置，用3号仿宋体。

印发单位左空1字，印发日期右空1字，印发日期以公文付印日期为准，用阿拉伯数码标识。

3.4.4校对和印数

校对一般为拟稿人，用3号仿宋体，校对后冒号与主题词后冒号对齐。

印数用3号仿宋体，右空4字。

红头文件格式（该页为下行及平行文首页格式）

发文单位宋体，字号不限

发文字号仿宋3号

中鲁办字〔2013〕11号

关于组织“2013年度述职报告会”的通知

标题宋体2号

主送单位，仿宋3号

集团各部门、各分公司领导：

2013年的工作历程即将结束，新的一年需要系统布局与安排，为了更好地总结过去，计划未来，发现问题，调整改进，集团公司决定组织2013年度述职工作，现将有关事宜通知如下：

一、组织部门：

集团人力资源部

正文，仿宋3号

二、述职人员：

集团：

投融资总监、人力资源总监、财务总监、行政总监；

地产事业部：

总经理、工程副总、经营副总、营销总监；

力鸿：

总经理；

居然物业：

总经理；

三、述职时间安排及地点：

（该页为上行文首页格式）

发文单位宋体，字号不限

发文字号仿宋3号

中鲁办字〔2014〕11号签发人：

关于×××××的请示报告

主送单位，仿宋3号

标题宋体2号

小店区公安局：

　太原市政府正式出台《关于进一步改革户籍管理制度的意见》，决定在全太原市范围内取消农业户口和非农业户口的划分方式，实行城乡统一户口登记、“居民户口”管理。

从6月1日起，符合条件者即可到各派出所办理落户手续。

正文仿宋3号

根据《太原市人民政府关于进一步改革户籍管理制度的意见》文件要求……

二〇一四年二月二十七日

（联系人：

，电话：

）

联系人、电话：

只在请示文中标注

词用宋体三号字，词目之间空1字

抄报仿宋三号

主题词黑体，三号

用3号仿宋体，印发单位左空1字，印发日期右空1字

主题词:

×××请示报告

抄报:

董事长

山西中鲁物流有限公司2014年2月27日印发

仿宋，三号，印数右空4字

校对：

共印2份

编制普通通知格式

1、作业目的

普通通知，是印发上级单位和本级单位有关公文，批转下级单位公文，传达上级单位指示，发布法规和规章，以及要求下级单位办理、执行或周知事项的公文。

2、通知的分类

根据适用范围的不同，可以分为以下几大类

2.1、批转性通知：

用于上级单位批转下级单位的公文，给所属人员，让其周知或执行。

2.2、转发性通知：

用于转发上级单位和不相隶属单位的公文给所属人员，让其周知或执行。

2.3、指示性通知：

用于上级单位指示下级单位如何开展工作。

2.4、事务性通知：

用于处理日常工作中带事务性的事情，常把有关信息或要求用通知的形式传达给有关单位或人员。

2.5、发布性通知：

用于发布规章制度或规程等。

3、通知格式

3.1通知的编号

为方便查找，通知在页眉部可加编号，用宋体五号字齐右排列，编号规则为公司简称+年份+月份+日期+份数序号-文件密级（A一级、B二级、C三级、D四级），太原市阳光实业有限公司2013年12月6日发的第二份普通通知，编号为YGSY2013120602-D。

3.2通知的标题和主送单位

3.2.1标题用宋体三号字体加粗，可只写“通知”二字，如事情重要或紧急也可写“重要通知”或“紧急通知”，以引起注意。

也有在“通知”前写上发通知单位名称，或写上通知的主要内容。

3.2.2写被通知者姓名或单位名称，距标题间隔一行顶格写，宋体四号字。

3.3通知的正文，空两格宋体四号字体。

3.3.1通知缘由：

发布指示、安排工作的通知，这部分的写法跟决定、指示很接近，主要用来表述有关背景、根据、目的、意义等。

3.3.2通知事项：

这是通知的主体部分，所发布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步骤等，都在这部分中有条理地组织表达。

内容复杂的需要分条列项。

3.3.3执行要求：

发布指示、安排工作的通知，可以在结尾处提出贯彻执行的有关要求。

如无必要，可以没有这一部分。

3.4落款：

行文日期写在正文右下方，距正文空3行，右空4字。

宋体五号在页眉处

通知格式

通知的标题，宋体三号字体加粗

编号：

YGSY2013120602-D

主送单位，和标题间隔一行，宋体四号

关于组织“2013年度述职报告会”的通知

集团各部门、各分公司领导：

2013年的工作历程即将结束，新的一年需要系统布局与安排，为了更好地总结过去，计划未来，发现问题，调整改进，集团公司决定组织2013年度述职工作，现将有关事宜通知如下：

一、组织部门：

集团人力资源部

二、述职人员：

集团：

投融资总监、人力资源总监、财务总监、行政总监；

通知的内容，需要思路清楚、表达意识清楚，宋体四号字体

地产事业部：

总经理、工程副总、经营副总、营销总监；

力鸿：

总经理；

发文的时间，宋体四号，右空四字，距正文空3行

二〇一三年十二月六日

编制会议纪要格式

1.作业目的

组织召开会议必须编制会议纪要，这是为了避免泛泛而谈，议而不决，决而不行；是为了提高会议效率，切实解决实际问题。

同时也是为了减少所谓“事出有因，查无实据”等扯皮现象。

编制人通过一定的编制和归纳技巧，把分散的意见以适当的文字引导成统一的决议，便于参会各方理清思路，加强遵照执行的自觉性。

2.主办单位

会议纪要由召集和主持的会议的单位指派人员负责编制。

3.作业描述

3.1会议纪要格式示范

单位：

太原市阳光实业有限公司（宋体三号加粗）

标题：

×××××会议纪要（宋体三号加粗）

文号：

[2014]第9次（宋体三号加粗）

文号写在标题的正下方，由年份、序号组成，用阿拉伯数字全称标出，并用“[]”括入，如：

[2014]第5次。

办公会议纪要对文号一般不做必须的要求，但是在办公例会中一般要有文号，如“第X次”，写在标题的正下方。

会议日期：

（年月日午时）

会议地点：

主持人：

出席对象：

出席单位、姓名

缺席人：

记录人：

上周工作：

（一部门一段）

本周工作任务：

（一部门一段）

领导布置工作任务：

（一事一段）

标题性文字用宋体四号加粗，正文统一用宋体四号字。

3.2作业要求

3.2.1正文部门是纪要的主体部分，是对会议的主要内容、主要精神、主要原则以及基本结论和今后任务等进行具体的综合和阐述。

具体要求如下：

3.2.1.1要从会议的客观实际出发，从会议的具体内容出发，抓中心，抓要点。

抓中心就是抓住会议中心思想、中心问题、中心工作。

所谓要点，就是会议主要内容，要对此进行条理化的纪要。

3.2.1.2会议纪要是以整个会议的名义表述的，因此，必须概括会议的共同决定，反映会议全貌。

凡没有形成一致意见的问题，则需要分别论述并写明分歧之所在。

3.2.1.3为了叙述方便，眉目清楚，常用“上周主要工作”、“本周工作任务”、“领导布置工作任务”等词语，作为段落的开头语。

也有用在段中的，仍起强调的作用。

3.2.1.4属于介绍性文字，记要者可以灵活自由叙述，但属于引用性文字，必须忠实于发言原意，不能篡改，也不可强加于人。

3.2.2由本单位主持的会议，会议纪要由本单位指定专人编制，本单位为主要出席对象的会议，本单位应主动要求承担编制会议纪要。

3.2.3对于个人发言先做好记录，意见统一的编入会议纪要。

如有持不同意见者坚持要求将其意见记入会议纪要的，决议表述力求清晰明确，不可含糊其词而引发歧义。

3.2.4会议纪要由专人编制完成后由主持人负责审核，确认无误后由编制人以电子形式转发所有参会人员。

会议纪要格式

公司名称、会议标题、年度号和次序号，宋体三号加粗

山西中鲁物流有限公司

月度工作会议纪要

[2014]第4次

时间：

2014年2月20日8点30分

地点：

705会议室

主持人：

会议的时间、地点、主持人、会议内容等标题，宋体四号加粗

参会人员：

缺席人:

※所有正文内容为宋体四号

记录人：

会议内容：

一、上月主要工作内容

（一）集团XXX部：

1、1月份的工作基本已经按计划完成；

2、销售工作，……；

3、年底，……；

4、管理调整：

……。

会议内容标题，宋体四号加粗

（二）XXX公司

二、本月重点工作

（一）集团XXX部：

……。

1、本月计划工作情况，……。

2、重点工作：

……

（二）XXX公司……

三、领导布置的工作

（一）要切实汇报工作的完……。

（二）2014年……。

距边间隔2格，注明纪要完毕

（纪要完毕）

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