合同管理制度-钟经理.doc

合同管理制度-钟经理.doc

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合同管理制度

第一章总则

第一条为了实现依法治理企业，促进公司对外经济活动的开展，规范对外经济行为，提高经济效益，防止不必要的经济损失，根据国家有关法律规定，特制定本制度。

第二条凡以公司名义对外发生经济活动的，应当签订经济合同。

第三条订立经济合同，必须遵守国家的法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。

第四条本制度适用于公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等，包括买卖合同、借款合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、服务合同等，不包括劳动合同。

第五条除即时清结者外，合同均应采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。

第六条总经理负责公司销售、采购合同及其他经济合同的审批。

第七条总经理办公室负责公司各类合同的管理工作，具体职责是：

（1）负责制定合同统一文本；

（2）负责对合同专用章、合同统一文本、法人授权委托书的发放和管理；

（3）负责各部门提交的各类合同的合法性、可行性、有利性审查；

（4）负责经济合同纠纷的处理；

（5）负责经济合同的档案管理；

（6）负责本制度的监督执行。

第二章合同的订立

第八条与外界达成经济往来意向，经协商一致，应订立经济合同。

第九条除公司法定代表人外，其他任何人必须在取得法定代表人的书面授权委托后方能对外订立书面经济合同。

第十条对外订立经济合同的授权委托分固定期限委托和业务委托两种授权方式，法定代表人特别指定的重要人员采用固定期限委托的授权方式，其他一般人员均采用业务委托的授权方式。

第十一条授权委托事宜由办公室专门管理，需授权人员在办理登记手续，领取、填写授权委托书，经公司法定代表人签字并加盖公章后授权生效。

第十二条合同的主体：

是指本公司，其他部门、个人等均不得在未授权的情况下对外签订合同。

订立合同前，应当对签约对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。

公司一般不与自然人签订经济合同，确有必要签订的，应经总经理同意。

第十三条合同的形式：

除即时交割（款货两讫）的简单小额经济事务外，应当采用书面形式。

“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文（包括电子邮件、传真等）。

除紧急情况或条件限制外，公司一般要求采用正式的合同书形式。

第十四条合同的内容应包括：

（1）当事人的名称、住所：

合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。

（2）合同标的：

合同标的应具有唯一性、准确性。

买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容；服务合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。

（3）数量：

合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如传真、送货单、发票等）。

（4）质量：

有国家标准、部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求（标准已涵盖的除外）；凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。

（5）价款或报酬：

价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇、信汇）、托收、信用证、现金等应予以明确；价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。

（6）履行期限、地点和方式：

a、履行期限应具体确定，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式；b、合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地，约定具体地名的应明确到市辖区或县一级。

c、买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如托运单、仓库保管员签单等。

（7）合同的担保：

合同中双方当事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续。

（8）合同的解释：

合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。

（9）保密条款：

对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。

（10）合同联系制度：

履行期限长的重大经济合同应当约定合同双方联系制度。

（11）违约责任：

根据《合同法》作适当约定，注意合同的公平性。

（12）解决争议的方式：

解决争议的方式可选择仲裁或起诉，选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称，双方对仲裁机构不能达成一致意见的，可选择第三地仲裁机构。

第十五条签订合同的工作程序：

（1）签订合同前，业务人员或公司指定的其他谈判人员应按照本制度要求对对方当事人的有关情况进行审查，并复印对方当事人的法人营业执照及专业资格证书留存。

（2）销售、采购合同，由主办业务人员与对方当事人商谈后拟好合同条款，报总经理审批；由办公室编写合同编号并加盖合同专用章，必要时，由总经理指定责任人员对合同进行合法性审查。

（3）除销售、采购合同以外的合同由总经理指定责任人员会同相关部门与对方当事人进行商谈，拟好合同条款，报总经理审批，由办公室加盖合同专用章。

（4）法律、行政法规规定应当办理批准手续的合同，合同成立后由依法及时办理。

（5）合同正式签订后，合同文本应交存办公室按公司确定的规范对合同进行编号并登记备案。

第十六条单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。

第十七条合同文本原件办公室留存，合同复印件由财务部、具体业务部门等各部门分存。

第三章合同的履行

第十八条合同依法订立后，即具有法律效力，应当实际、全面地履行。

第十九条合同的履行：

1、公司应当按照合同约定全面履行自己的义务，并随时督促对方当事人及时履行其义务；2、在合同履行过程中，对本公司的发行情况应及时做好记录并经对方确认；3、履行销售合同交付货物时应由对方当事人签署收货单交销售部门备查；4、向对方当事人交付增值税发票时应由对方当事人出具收条；5、履行采购合同付款时应由对方当事人出具收款收据或收条，公司原则上只开具限制性抬头的转帐支票，不允许以现金形式支付。

第二十条在履行采购合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，并及时上报总经理：

1、经营状况严重恶化；

2、转移资产、抽逃资金，以逃避债务；

3、丧失商业信誉；

4、有丧失或者可能丧失发行债务能力的其他情形。

第二十一条在常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中，经办人员应定期对帐，确认双方债权债务；

在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。

第二十二条财务部门依据合同履行收付款工作，对具有下列情形的业务，应当拒绝付款：

1.应当订立书面合同而未订立书面合同，且未采用非书面合同代用单的；

2.收款单位与合同对方当事人名称不一致的。

第二十三条付款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务部门应当督促付款单位出具代付款证明。

第二十四条在合同履行过程中，合同对方所开具的发票必须先由具体经办人员审核签字认可，经总经理签字同意后，再转财务审核付款。

第二十五条合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料，对工程合同的有关技术资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度，以保证合同的完整性。

第二十六条合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则，平等协商解决；若双方在一定期限（一般为一个月）内无法就纠纷的处理达成一致或对方当事人无意协商解决的，经办人员应及时书面报告主管领导和总经理，并拟定处理意见，报总经理决定；对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报告办公室和总经理。

第二十七条公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对对方当事人起诉的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报公司办公室。

第四章合同的变更和解除

第二十八条存在下列情形之一的，本公司可以单方解除合同：

1、因不可抗力致使不能实现合同目的的；

2、在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务的；

3、对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；

4、对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同的；

5、法律规定的其他情形。

第二十九条在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议。

新协议未达成前，原合同仍然有效。

本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。

第三十条变更或解除合同的，应当采用书面形式（包括书信、传真、电子邮件等）。

变更或解除合同的应按照合同签订程序报原审批人员批准；法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理。

第五章合同的管理

第三十一条公司实行二级合同管理，办公室全面负责公司的合同管理；销售、采购部门的业务人员负责所在部门的合同管理。

第三十二条业务部门和财务部门应根据合同编号各立合同台帐，每一合同设一台帐，分别按业务进展情况和收付款情况一事一记。

第三十三条对外订立的经济合同，严禁在空白文本上盖章，并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章；如有例外需要，须总经理特批。

第三十四条公司的合同专用章、空白合同、授权委托书由专人管理，业务人员随带合同专用章或已盖章的空白授权委托书、空白合同出差的，应经总经理批准，并在管理人员处登记。

合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书、已签订的合同遗失的，应及时向当地公安机关报案，并登报声明。

第三十五条已签订的合同及送货回单、增值税发票、收据以及业务往来传真、信函、对帐单等资料，销售、采购部门的业务人员应交办公室保管，重要资料应将原件交公司办公室随合同保管。

第三十六条合同经办人员与本公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的，公司办公室应在情况发生后一周内书面告知各有关单位。

第五章其他

第三十七条合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。

第三十八条业务部门、财务部门应当根据所立合同台帐，按公司的要求，定期或不定期汇总各自的工作范围内的合同订立或履行情况，由办公室据此统计合同订立和履行的情况。

第三十九条对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的，予以奖励。

第四十条合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追偿损失：

1、未经授权批准或超越职权签订合同；

2、为他人提供合同专用章或盖章的空白合同、授权委托书；

3、应当签订书面合同而未签订书面合同。

4、合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司酌情向有关人员追偿损失：

（1）因工作过失致使公司被诈骗；

（2）公司发行合同未经对方当事人确认；

（3）遗失重要证据；

（4）发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；

（5）合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案和报告；

（6）其他违反公司相关制度的。

第四十一条公司员工在签订、履行合同过程中触犯刑法、构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。

第四十二条本公司员工需严格遵守本制度，有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益。

公司办公室负责本制度执行情况的监督考核及本制度的解释。