集团信件管理流程.doc

集团信件管理流程.doc

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文件编号：

XX集团信件管理制度

一、寄件管理：

1、寄件方式：

挂号信、快件、大批次平信，快件重量在10公斤以内，10公斤以上有各相关部门自行办理托运。

2、寄件到达时间：

快件1-3天，挂号信5-7天，平信7-15天不等。

3、办理流程：

1〉准备好须发文件、资料或物品，详细填写《信件寄送申请单》经本部门负责人签字确认后提交至前台人员处。

所有信件必须在当天下午4点前提交，逾期的将作为第二天信件处理。

2〉前台人员根据《信件寄送申请单》上的内容和部门负责人的意见逐一核对，未填写完整或填写不清楚的，退回重新办理直至清楚完整。

3〉核对完毕前台人员当场将所寄资料或物品装入信件袋内并封口，同时给予回执以便各部门查询。

4〉前台人员根据申请单内容填写信件标准寄送单，联系合适的信件公司取件。

5〉前台人员必须对快件寄达情况给予登记并告知寄件人。

6〉每月5日前提交上月信件寄送一览表（电子版）并在规定的费用报销时间内与信件公司进行准确结算。

当月相关凭证存入档案室，凭证保管期限为一年。

二、收件管理：

收件范围：

凡寄送到我公司的所有信件、资料、物品

操作标准：

1、前台人员对寄送到我公司的所有信件、资料、物品必须在《XX集团来件登记表》上进行详细登记。

2、信件寄达2小时内通知收件人收件并在登记表上签收。

3、如有快件需要到付必须有收件人自行签收和支付。

4、每一季度提交一次信件登记统计表和清单。

三、如责任人未能按照以上操作标准进行，导致工作失误的，责任人写出书面检讨并处罚半天工资，交纳一天工资作为保证金。

附：

1、信件寄送申请单

2、圣奥集团来件登记表

XX集团信件寄送申请单

文件编号：

SA/ZW/-01文件版本：

2.0

寄件时间

寄件部门/姓名

寄件物品名称：

份数

寄件物品总重量（估计值）：

1公斤以下1-3公斤3-5公斤5公斤以上10公斤以内

寄件方式：

快件平信挂号信挂号信和平信必须给准确的邮编

寄件缘由（必须填）：

收件人：

联系方式（固定电话和手机）

收件人单位名称

收件人地址

本部门负责人意见

同意寄送，付费方式：

到付本公司付自理

不同意寄送。

签名：

前台人员填写

实际收件时间：

信件发送公司：

签名：

快件实际送达时间及签收人

回执单

您寄送的编号为：

信件已在

有公司寄出，预计在个工作日内送达。

签名：

XX集团来件登记表

文件编号：

SA/ZW/-01文件版本：

1.0

来件时间

来件类型

来件地址/单位

收件部门

收件人

签收人/时间

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