采购控制管理规定.docx

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采购控制管理规定

采购控制管理规定

1目的

对采购过程及供方进行控制，确保所采购产品符合规定要求。

2适用范围

适用于生产运作所需要的外购产品（外购原材料、电器元器件、外协加工件）及供方提供服务的控制；对供方的选择、评价和控制。

3术语

本文件所用术语与《质量手册》保持一致。

4职责

4.1供应科

负责供方的调查、选择、建立和评价；编制采购计划，签订采购合同；

负责提供外购产品在使用中质量信息并参与供方的控制与评价。

4.2质检科

负责外购产品的验证，并参与供方的控制与评价，并保持供方质量记录。

4.3技术科

负责提供新产品的采购清单、验收标准并参与供方的控制与评价；

负责对供方的建立、评价以及采购过程进行监督检查。

5工作程序

5.1采购产品的分类

5.1.1根据采购产品对随后产品实现和最终产品性能影响程度，按其质量特性分为A、B、C三类：

a）质量特性为A类的外购产品?

?

它是构成最终产品重要或关键组成部分，直接影响最终产品使用或安全性能，一旦出现问题，可导致顾客严重投诉；

b）质量特性这B类的外购产品?

?

它是构成最终产品较为重要组成部分，含影响最终产品使用性能与寿命，一旦出现问题，也可能导致顾客投诉；

c）质量特性为C类的外购产品?

?

它是构成最终产品最为普通的组成部分，对产品使用性能与寿命影响不大。

5.1.2外购产品质量特性分级，由产品开发者或工程设计者，在设计有关文件中给出。

5.2供方的建立

5.2.1供应科在确定合格供方之前，应负责对预选的供方进行调查。

a）供应科向预选供方发出“供方质量保证能力调查表”，调查内容包括：

供方基本概况、质量保证能力（检测机构、检测设备、计量条件、质量体系建设等）、生产能力（加工设备、产品生产周期等）；

b）对提供A、B类质量特性产品的预选供方，必要时，应该派人到供方现场进行实地考察并由考察人员写出考察报告。

5.2.2对于预选供方，在对其能力调查基础上，由供方提供产品进行一次性协作，经质检科按检验标准进行检验。

并将检验结论和使用效果作为评价供方能力的依据。

5.2.3完成5.2.1和5.2.2条款后，由副总经理组织供应科、技术科、质检科等相关人员对选择供方进行评审、评审结果填写在“供方质量保证能力调查表”上，经总经理批准后，纳入“合格供方一览表”。

5.2.4供应科将“合格供方一览表”交技术科，由技术科按“受控”文件规定发给有关部门。

5.3供方的评价

5.3.1根据供方提供产品的重要程度，每年至少开展一次供方业绩评定。

由供应科填写“供方业绩评定表”。

评定方式可采用由供应科召集有关部门相关人员进行会议评定，也可以采用各部门传递评审，评定内容包括：

产品质量、交货期、价格等。

5.3.2当出现业绩评定不合格，或者提供产品屡检不合格，经沟通不能得到解决的合格供方，取消其“合格供方”资格。

5.3.3每进行一次业绩评定，不论是否更改供方，需重新发布一次“合格供方一览表”。

5.4技术部对公司在建立、评价供方过程进行监督检查，内容包括是否按规定建立供方与按时评价供方，建立与评价过程记录是否完整等。

5.5采购程序

5.5.1供应科在实施与供方签订采购合同前，应确保采购要求是充分与适宜的。

a）对于公司定型的产品，由计划员根据生产合同下发生产计划单，并按生产批量填制“产品零部件出库明细表”，转仓库管理员。

仓库管理员按出库单的零件数量清点库存，组织发料，对库存不足的零件报供应科，由供应科填写“采购申请计划单”，报供应科科长审核，副总经理批准后实施；

b）对于公司生产非定型的产品，供应科应按技术部针对定型产品删减或增加后提供的“产品零部件出库明细表”，根据生产量、零件库存量、资金占有量等，对无库存的或新增零件、外协件、外购件填写“采购申请计划单”，报副总经理批准后予以实施；

c）临时需要办理外购产品，由使用部门填写“采购申请计划单”，经审批后进行采购，经使用部门负责人审核，副总经理批准后予以实施；

d）新产品开发所需的外购产品，由供应科根据研发部门的“采购申请计划单”，经副总经理批准后予以实施。

5.5.2采购实施

采购人员根据采购文件（采购申请计划单），在合格供方或者签订年度采购协议的单位采购采购的，采购方式可以是：

a）签订采购合同（派人直接签订合同或者采用电传签订合同）；

b）电话采购；

c）实地采购；

原材料采购各生产单位按金额大小确定签订流程和审批权限，如果未按相应的审批权限执行造成公司损失的，采购人员按合同金额的0.5%进行赔偿，具体的审批权限见附表。

不论何种采购方式，必须保持采购实施记录。

签订的合同必须明确交货期、双方责任、质量保证、服务及验收标准。

若有特殊要求双方必须签订技术协议，责任人签字并加盖单位公章。

采购产品若为成套供应，必须明确内部主要元器件的构成，并形成文字作为验收依据。

5.5.3例外采购

a）所有外购产品必须从合格供方中采购，但是，由于合格供方发生重大质量问题，或者其它不可抗拒的原因，造成不能及时供货时，由采购员办理“供方单位一次性协作申请单”。

b）A、B类产品例外采购，由公司总经理批准。

并参照本程序5.2.2条款办理产品试用。

5.6采购验证

5.6.1为确保采购产品满足规定的采购要求，必须对采购产品进行验证。

验证方法根据该产品对公司产品实现的重要程度，一般采用检验、测量、试验、工艺验证或提供合格的质保文件等。

5.6.2采购产品一般情况下，在公司生产所在处进行验证：

a）外购产品进厂，由供应科开具“报检单”；同时提供双方签订的技术协议；

b）质检科按外购产品检验规程或者合同协议进行验证并记录验证结果，将检验记录转仓库，仓库按合格数入库。

5.6.3验证不合格的产品，一般由质检科开具“退货通知单”，交供应科办理退货或索赔手续；特殊情况下需让步接收的则按照《不合格品控制程序》办理。

5.6.4如果公司需要或者顾客要求，在供方处验证采购产品，供应科应在采购文件中规定验证的安排与验证后产品放行的办法，并及早通知质检科和供方做好准备。

5.7付款方式

除双方签订年度框架协议的供方，应控制预付款的比例在20%以内，同时争取采用承兑汇票方式支付。

对一次性采购的用户应争取留5%-10%的质量保证金。

6附则

6.1本规定的执行严格遵守采购控制程序；

6.2本规定经会签后,自颁布之日起执行，修改时亦同。

程序文件

文件号：

QP/HY-7.4-01

第1版

第1次修改

华仪电气股份有限公司

采购控制程序

共70页第30页

本章：

第6-1

1目的

对采购过程及供方进行控制，确保所采购产品符合规定要求。

2范围

适用于各子公司/事业部生产运作所需要的外购产品（外购原材料、电器元器件、外协加工件）及供方提供服务的控制；对供方的选择、评价和控制。

3职责

3.1各子公司/事业部生产供应科负责供方的调查、选择、建立和评价；编制采购计划，签订采购合同。

负责提供外购产品在使用中质量信息，并组织对供方的控制与评价；

3.2各子公司/事业部质检科负责外购产品的验证，并参与供方的控制与评价，保持供方质量记录。

3.3各子公司/事业部技术工艺科负责提供新产品的采购清单、验收标准并参与供方的控制与评价；

3.4质管部负责对供方的建立、评价以及采购过程进行监督检查。

4工作程序

4.1采购产品的分类

4.1.1根据采购产品对随后产品实现和最终产品性能影响程度，按其质量特性分为A、B、C三类：

a）质量特性为A类的外购产品?

?

它是构成最终产品重要或关键组成部分，直接影响最终产品使用或安全性能，一旦出现问题，可导致顾客严重投诉；

b）质量特性这B类的外购产品?

?

它是构成最终产品较为重要组成部分，含影响最终产品使用性能与寿命，一旦出现问题，也可能导致顾客投诉；

c）质量特性为C类的外购产品?

?

它是构成最终产品最为普通的组成部分，对产品使用性能与寿命影响不大。

4.1.2外购产品质量特性分级，由产品开发者或工程设计者，在设计有关文件中给出。

4.2供方的建立

4.2.1供应部门在确定合格供方之前，应负责对预选的供方进行调查和选择。

a）供应部门对预选供方可采用网上查询或发出“供方质量保证能力调查表”等方式进行，调查内容包括：

供方资质情况、行业情况、业绩情况、质量

程序文件

文件号：

QP/HY-7.4-01

第1版

第0次修改

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采购控制程序

共70页第31页

本章：

第6-2

控制情况（检测机构、检测设备、计量条件、质量体系建设等）以及生产能力（加工设备、产品生产周期等）；

b）对提供A、B类质量特性产品的预选供方，必要时，供应部门应组织华仪电气的技术、质管部门及子公司相关部门到供方进行实地考察或第二方审核，并由考察组写出考察或审查报告。

4.2.2对于提供A类产品的预选供方，在对其资质评价（“3C”证书、计量器具生产许可证、体系证书、行业入网证书、产品型式试验报告等）的基础上，须对供方提供的产品进行小批量试用，由子公司/事业部生产供应科开具“产品试用单”，质检科按技术协议或检验标准进行检验，将检验结论记录在“产品试用单”上，生产车间负责产品试用，并将试用结果填入“产品试用单”，作为合格供方评审的依据之一。

4.2.3对于提供C类质量特性产品的预选供方，由子公司/事业部生产供应科组织按4.2.1a条规定对其能力进行调查即可。

4.3供方的评价

4.3.1供方的初次评价：

在完成4.2条的基础上，对提供A类产品的供方由子公司/事业部组织生产供应科、技术工艺科、质检科等相关人员，并邀请质管部、技术研发部相关人员对选择供方进行会议评审，形成会议纪要；对于提供B、C类产品的供方由子公司/事业部生产供应科、技术工艺科、质检科会签评审，评审结果填写在“供方评审表”上，经子公司经理批准后，由纳入并编制“合格供方一览表”。

4.3.2子公司/事业部应将审批后的“合格供方一览表”按“受控”文件规定发给有关部门，并作发放记录。

4.3.3供方的重新评价：

由子公司/事业部供应部门组织有关部门就供方一年来提供的产品质量、服务质量、交付及时性及价格等业绩进行综合评定，每年至少综合评定一次。

对提供A类产品的供方采用会议评定方式进行，对提供B、C类产品可采用各部门会签评审。

由供应部门填写“供方业绩评定表”。

4.3.4当出现业绩评定不合格，或者提供产品屡次检验不合格，经沟通不能得到解决的合格供方，取消其“合格供方”资格。

4.3.5业绩评定结果作为下年度评定合格供方的依据，不论是否增加或减少供方，每年子公司/事业部供应部门应根据评审依据重新发布一次“合格供方一览表”。

程序文件

文件号：

QP/HY-7.4-01

第1版

第1次修改

华仪电气股份有限公司

采购控制程序

共70页第32页

本章：

第6-3

4.4质量管理部对公司在建立、评价供方过程进行监督检查，内容包括是否按规定建立供方与按时评价供方，建立与评价过程记录是否完整等。

4.5采购程序

4.5.1子公司/事业部生产供应科在实施与供方签订采购合同前，应确保采购要求是充分与适宜的。

a）对于公司定型的产品，由计划调度员根据生产合同下发生产计划单，由子公司/事业部生产供应科编制采购申请单，它包括:

外购产品类别、型号、规格、数量、质量特性等级、验收标准，必要时还可以注明对供方其他方面的要求（质量体系、人员资格及产品生产过程等），报子公司/事业部经理批准后，由子公司/事业部生产供应科在合格供方内采购；

b）对于公司生产非定型的产品，子公司/事业部应按技术工艺科针对定型产品删减或增加后提供的“制造规范书”，根据生产量、零件库存量、资金占有量等，对无库存的或新增零件、外协件、外购件填写“采购申请计划单”，由生产供应科科长审核，由生产副经理批准后予以实施；

c）临时需要办理外购产品，由使用部门填写“采购申请单”，经使用部门负责人审核，子公司/事业部经理批准后予以实施；

d）新产品开发所需的外购产品，由技术研发部项目负责人根据技术要求办理“采购申请单”，经技术研发部经理审核，主管技术的副总经理批准后予以实施。

4.5.2采购实施

采购人员根据采购文件（采购申请计划单），在合格供方单位采购，采购方式可以是：

a）签订采购合同（派人直接签订合同或者采用电传签订合同）；

b）电话采购；

c）实地采购。

各生产单位在采购原材料、元器件及外协件时，必须按照公司规定的签订流程和审批权限执行（具体的审批权限见附表，风能公司根据实际情况另外制定审批权限），并按照华仪电气的采购合同模板签订采购合同，如果未按规定执行而实施采购，给公司造成损失的，采购人员按合同金额的0.5%进行赔偿。

不论何种采购方式，必须保持采购实施记录。

签订的合同必须明确交货期、双方责任、质量保证、服务及验收标准，若有特殊要求双方必须签订技术协议，责任人签字并加盖单位公章。

程序文件

文件号：

QP/HY-7.4-01

第1版

第1次修改

华仪电气股份有限公司

采购控制程序

共70页第33页

本章：

第6-4

采购产品若为整体供应，必须明确内部主要元器件的构成，并形成文字作为验收依据。

4.5.3例外采购（应急采购）

a）所有外购产品应从合格供方中采购，但是，由于合格供方发生重大质量问题，或者其它不可抗拒的原因，造成不能及时供货时，由采购员办理“例外采购申请单”；

b）A、B类产品例外采购，由子公司/事业部经理批准。

并参照本程序4.2.2条款办理产品试用；

4.6采购验证

4.6.1为确保采购产品满足规定的采购要求，必须对采购产品进行验证。

验证方法根据该产品对公司产品实现的重要程度，一般采用检验、测量、试验、工艺验证或提供合格的质保文件等；对例外采购产品的验收，应增加抽样比例，即在原检验规程的基础上其AQL值加严一级。

4.6.2采购产品一般情况下，在公司生产所在处进行验证：

a）外购产品进厂，由子公司/事业部生产供应科开具“报检单”；

b）子公司/事业部质检科按外购产品检验规程或者合同协议进行验证并记录验证结果，将检验记录转仓库，仓库按合格数入库。

4.6.3验证不合格的产品，一般由质检科开具“不合格品分析处理单”，交生产供应科办理退货手续；特殊情况下需让步接收的则按照《不合格品控制程序》办理。

4.6.4如果公司需要或者顾客要求，在供方处验证采购产品，生产供应科应在采购文件中规定验证的安排与验证后产品放行的办法，并及早通知质检科和供方做好准备。

4.7付款方式

除双方签订年度框架协议的供方，应控制预付款的比例在20%以内，同时争取采用承兑汇票方式支付。

对一次性采购的供方应争取留5%-10%的质量保证金。

4.8生产供应科和质检科应按照《记录控制程序》保持有关质量记录。

5相关文件

QL/HY-8.3-03《不合格品控制程序》

6相关记录

程序文件

文件号：

QP/HY-7.4-01

第1版

第1次修改

华仪电气股份有限公司

采购控制程序

共70页第34页

本章：

第6-5

HY-7.4-01《供方质量保证能力调查表》

HY-7.4-13《供方评审表》

HY-7.4-03《合格供方一览表》

HY-7.4-04《供方业绩评定表》

HY-7.4-05《采购清单》

HY-7.4-06《采购计划单》

HY-7.4-07《采购申请单》

HY-7.4-08《报检单》

HY-7.4-10《退货通知单》

HY-7.4-11《例外采购申请单》

HY-8.3-01《不合格品分析处理单》

《采购合同》

附表：

单笔合同采购审批权限

公司

经办人

供应科科长

分管副总

总经理

备注

成套

T＜20

20≤T＜50

50≤T＜100

100≤T

箱变

T＜10

10≤T＜30

-

30≤T

科技

T＜10

10≤T＜20

20≤T＜50

50≤T

开关元件

T＜10

10≤T＜20

20≤T＜50

50≤T

自动化

T＜5

5≤T＜10

10≤T＜25

25≤T

矿用电气

T＜5

-

5≤T＜10

10≤T

注：

1、T代表单笔采购金额（单位：

万元）；

2、以上采购审批权限是结合子各公司的采购金额的实际情况而定，既考虑了公司采购规范化管理的实际情况，又考虑了平时工作的便利性；

3、以上审批权限适合于在合格供方范围内的采购物资，应急采购的物资均要经过部门主管的审批；

华仪电气股份有限公司

采购合同

合同编号：

甲方：

华仪电气股份有限公司签订日期：

签订地点：

乙方：

一、产品名称、型号、数量、金额

产品名称

型号

单位

数量

单价

金额

备注

合计人民币（大写）：

¥：

二、质量要求与技术标准如果以国家标准为准,应注明标准号；如以技术协议为准,应有甲方相关人员的签字（盖章）并得到乙方书面认可。

三、甲方对质量验收期限产品质量保证期限

四、产品质量问题的承担（包括因产品质量导致设备及产品损坏）

五、随机的必备品、配件、工具数量供应方式

六、交（提）货地点、方式

七、运输方式和费用汽运□空运□海运□运费由方承担

八、包装要求木箱□纸箱□泡沫盒□（所有外包装不回收）

九、验收标准：

付款方式：

十、担保方式：

违约责任：

十一、标的物毁损、灭失的风险在货物到达甲方现场后转移。

十二、合同履行地：

甲方住所地

十三、解决合同纠纷的方式：

本合同在履行过程中发生的争议，由双方当事人协商解决，也可依法向人民法院提起诉讼。

十四、其它约定事项：

十五、本合同经双方协商签订，并共同信守以上条款，合同自签订之日起生效。

甲方：

华仪电气股份有限公司乙方：

住所：

住所：

经办人：

经办人：

联系电话：

联系电话：