第二章函、会议纪要的写作.ppt

第二章函、会议纪要的写作.ppt

《第二章函、会议纪要的写作.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《第二章函、会议纪要的写作.ppt（20页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

函的写作,一、函的含义,函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准和答复审批事项的行政公文。

二、函的特点,

（一）使用简便轻捷,

（二）行文多向灵活,（三）内容单一性,（四）语言质朴自然,三、函的分类,

（一）按应用范围分,1.商洽函,这类函在平行机关或不相隶属机关之间相互协商或联系工作时使用。

2.答询函,答询函包括询问函和答复函。

用于机关或部门之间相互询问和答复问题。

3.请批函,用于向有关主管部门请求批准事项。

4.告知函,告知函亦称通报函，是将某一活动或事项告知对方。

（二）按行文方向分,1.发函：

也称去函、问函是本机关主动向对方去函的。

2.复函：

也叫回函是指回复询问或批准事项等的函。

（三）按内容的轻重分,1.公函：

公函的内容比较重要，行文郑重，具有完整的公文格式。

2.便函：

大多用于一般的事务性工作，不属于正式行政公文，不需要完整的公文格式，一般不归档。

但是便函仍用于公务，不是用于私事的私函。

四、函的写法,

（一）标题,

（二）主送机关,即接受函件的机关,1.发文机关+事由+函2.事由+函3.便函可以没有标题,（三）正文的写作1.开头简要说明发出本函的原因、目的。

若为复函应引述来函的标题和发文字号作为答复的依据。

2.主体根据需要写明商洽的内容或询问、答复的事项或请求批准的具体要求3.结尾因类别不同而略有区别,A.商洽函、告知函，结语用“此函”、“特此函达”、“特此函告”B.答询函、请批函结语用“请复”、“盼复”C.答复函结语用“此复”、“特此函复”,五、函写作的注意事项,1.注意请批函与请示的区别答复函与批复的区别,函属于平行文，主要用于平级机关，或不相隶属的机关之间的公务。

2.叙事简洁，要求明确,一般一函一事，内容单一集中，清晰明确，无任何骈枝和不分轻重主次的现象。

3.态度要诚恳，用语要得体,发函一般要求对方关照、支持，因此写作时态度要诚恳，语气要平和，讲究平等协商，文明礼貌，不露虚套和媚态。

复函要有问必答，语气肯定，不能模棱两可。

案例分析,人物：

王新，县财政局仓库记账员。

小柳，县财政局办公室秘书。

县财政局后勤部门领导。

案由：

办公室需要购买奖状和奖品，申请款项。

例文：

办公室关于购买奖状和奖品的函,办公室关于购买奖状和奖品的函,财务室：

为做好我局本年度的年终总结工作，经局领导会议决定，近期要表彰我局60位优秀工作者。

我室正在积极筹备此次表彰大会，目前急需60套奖状和奖品，为解决这一问题，特函请如下：

申请人民币6500元，用语购买奖状和奖品。

经我室与后勤部门协商，由该部门负责人去贵室领取支票，统一购买。

特此函达，请予支持为盼。

办公室二00七年十二月四日,王新认为：

既然是申请要钱，就应该写请示，为什么写成了函呢？

再者，是领导让写申请的，为什么主送机关却是财务室？

问题：

1.王新的看法错了吗？

错在哪方面？

为什么呢？

2.在什么情况下选用请示，什么情况下用函？

知识连接,“函”与“函的格式”是两个不同的概念，要注意区别。

“函的格式”，也称“信函格式”或“函的形式”，它是公文格式中区别于“文件格式”的一种特定格式，用来发平行文和处理日常事务的下行文。

因此，“函的格式”可发“函”，也可发“通知”、“意见”、“议案”、“批复”、“嘉奖令”等。

用“信函格式”发文，其发文字号的机关代字中常含一个“函”字，以显示其发文格式。

如“国办函20011号”，是国务院办公厅2001年用“函的格式”发出的第1号公文。

函与函的格式,信函格式说明,发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。

每行居中排28个字。

发文机关名称及双线（武文线和文武线）均印红色。

两线之间各要素的标识方法与国标格式相应要素相同。

如图所示：

会议纪要的写作,

（一）适用范围会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。

会议纪要反映的内容比较复杂，可以是会议情况，议定事项，有时议而未决的事项也可以反映，起一定的参考作用。

会议纪要,

（二）特点：

1纪实性。

2提要性。

3指导性。

会议纪要,（三）分类根据会议性质的不同，会议纪要可以分为两类：

办公会议纪要和专题会议纪要。

针对本系统、本部门工作处理日常工作,专业性会议专门针对某个问题,会议纪要,（四）会议纪要的结构和写法不用主送单位和落款，不盖公章。

1标题。

（1）会议纪要的标题通常由会议名称和文种构成，例如：

“全国农村爱国卫生运动现场经验交流会纪要”。

（2）之前也可以加召开会议的单位名称（3）正标题和副标题构成，正标题反映会议的主要精神和内容，副标题写会议名称和文种，例如：

“探讨新时期文学的发展中国当代文学研究会第二次学术讨论会纪要”。

会议纪要,2正文。

会议纪要的正文由导言、主体和结尾三部分组成。

（1）导言。

导言即会议纪要的开头部分，一般是概括会议的基本情况，包括会议的名称、目的、内容、时间、地点、规模、参加人员、主要议题和会议成果等。

导言不能写得过长，要简明扼要，让人们读后对会议有个总体的了解。

会议纪要,

（2）主体。

主体是会议纪要的核心部分。

它根据会议的中心议题，按主次、有重点地写出会议的情况和成果，包括对工作的评价、对问题的分析、会议议定的事项、提出的要求等等。

主体的写法一般有两种：

分项式（用于较单纯的办公会议纪要）总分式（用于议定事项较多的会议纪要）,会议纪要,（3）结尾。

结尾一般写对与会者的希望和要求，也有的会议纪要不写专门的结尾用语。

会议纪要与会议记录的区别,会议纪要与会议记录都属会议文书，有密切联系，但也有显著区别。

会议纪要的写作要以会议记录为基础和依据来表现会议的主要内容，它只表现会议概貌和重点。

会议记录则是会议全过程的如实记录，它反映会议的原始面貌。

另外，会议记录只作为机关单位内部存查使用的文书，不对外公布。

会议纪要则在一定范围内公布传达，作为法定行政公文使用。

会议纪要报送上级时，会议主办单位还需另拟一份报送报告与会议纪要一并报上。