公司印信管理办法.docx

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公司印信管理办法（试行）

第一章总则

第一条为进一步规范我公司印章的管理以及委托书、授权书、介绍信等的办理，根据三十所相关规定，结合我公司实际情况，特制定本办法。

第二条本办法适用于全公司文件、便函、合同、协议书、证明、证件、证书、报表、奖状等各类文书的用印以及委托书、授权书、介绍信等的统一办理。

第三条综合管理部是印章刻制、使用监督和销毁的归口管理部门，是公司级委托书、授权书、介绍信等的归口办理部门。

第四条各子公司、中心、事业部的自有印章，需设专门管理部门及人员，适用公司管理方式，由综合管理部不定期进行监督检查。

第二章印章管理

第五条印章的刻制、保管、使用和销毁，必须严格审批，并登记备案，按规定办理。

第六条印章刻制

（一）自本文发布之日起，不允许下属子公司、中心、事业部未经批准私自刻印任何级别及形式的公章；

（二）公司一级印章由综合管理部统一管控，公司印章损坏时，由综合管理部填写《印章刻制审批表》（附件1），经公司领导审批后，由综合管理部安排刻制。

（三）公司二级印章由各子公司、中心、事业部自行保管，在印章损坏时，由印章管理部门填写《印章刻制审批表》（附件1），经综合管理部及相关领导审批后，由印章管理部门安排刻制。

第七条印章保管

印章保管实行“谁保管，谁负责”。

（一）我公司印章分为一级和二级印章。

一级印章指以“XXXXXXX公司”打头的印章；二级印章指公司下属子公司、中心、事业部使用的印章。

一级印章由综合管理部保管，二级印章由下属子公司、中心、事业部设置专门部门或人员保管。

（二）管理印章由所在部门责任领导指定专人（鉴印员）负责，并须确保只有自己能控制该印章，否则由此产生的责任由保管人承担。

（三）鉴印员不得私自自用、外借、丢失印章，未经批准不得将印章交接给他人，否则由此产生的责任由保管人承担。

（四）二级印章的管理责任由子公司、中心、事业部领导负责，设置或变更鉴印员需到综合管理部备案，填写《印章管理变更登记表》（附件2）。

第八条印章使用

（一）印章使用总原则

1、呈报给上级领导或相关部门的材料原则上统一采用公司一级印章；

2、呈报公司领导的材料原则上不用印，由子公司、中心、事业部领导签名落款即可；

3、非要求必须使用电子印章投标的特殊项目，在不能确保电子印章不被复制的情况下，对外不允许使用电子印章；

4、二级印章和一级印章在对外使用时都必须严格审批，慎重使用。

（二）直接用印情况

1、公司制发的红头文件，领导已签发的，可直接用印。

2、公司领导意见在用印材料上签名的，可直接加盖一级或二级印章；子公司/中心/事业部领导已审批或签字的，可直接加盖二级印章。

用印时需在《用印登记表》（附件4）做好登记。

3、已经完成合同审批流程或其他签批手续的材料，可直接用印。

（三）印章使用审批

印章使用审批，实行“谁审批，谁负责”。

1、除直接用印情况外的其他材料用印，由经办人填写《用印审批表》（附件5），一级印章由公司领导审批或授权审批，二级印章由子公司/中心/事业部领导审批。

2、除使用发票专用章和财务专用章的财务例行、常态化材料外，其他需使用印章的材料都必须填写《用印审批表》由业务所在子公司/中心/事业部领导审批。

3、原则上单位印章不用于职工个人私事，确因需要，经办人填写《用印审批表》，二级印章经主管领导审批后方可用印；一级印章必须由所在子公司/中心/事业部领导审批签字后方可用印。

4、公司一级印章，涉及一般性用印都须经公司领导审批后办理；重大事项、合同、协议等必须经公司总经理审批后办理。

涉及一般用印主要是指：

银行业务相关材料；税务业务相关材料；各类资质申报及年检材料；项目申报材料；招投标文件；购销合同材料（除委托授权事宜由法定代表人亲签）；专利申报材料；人事考核、劳动合同材料等。

（四）用印规定

1、外文函件用印必须附部门领导签名的译文；

2、经办人不允许鉴印员审核用印件内容时，鉴印员可拒绝用印；如印件内容确实不宜鉴印员知晓，可由印章管理部门领导亲自用印。

3、用印文本要求：

出现用印内容有误，或文理不通，打印字迹不清、书写潦草、有涂改、有错别字、可能产生歧义的表达等情况时不予用印；落款距正文末行的最大距离为40mm（空两行），留出空白超过规定距离过多的不予用印；用印的页面没有正文只有落款的不予用印；印章名称必须与用印件的落款一致（代章需注明）。

4、严禁在空白的证明信、便函、请柬、协议书、合同、报表、证书、奖状、证明等公务文书上用印。

5、原则上印章不借出使用。

确因工作需要，使用部门需填写《用印审批单》，在使用栏内说明借出理由，经相关公司领导审批后到印章管理部门办理《印章借出使用登记表》（附件6）手续，用后及时归还。

借出期间保管人须做好印章的管理，确保印章安全，否则由此产生的责任由保管人承担。

第九条印章销毁

（一）综合管理部负责公司一级印章的更换及销毁，二级印章的销毁及更换由印章管理部门负责，销毁前须提前向综合管理部办理手续，不得私自销毁印章。

（二）销毁前由综合管理部对将销毁印章进行登记、拓印，并经部门领导审核，公司领导审批。

（三）二级印章销毁后，印章管理部门需将销毁回执复印件交综合管理部归档。

第三章委托书、授权书办理

第十条原则上全公司使用统一格式的委托书、授权书（附件7、8）。

由业务部门经办人填写好正文打印纸件后，交综合管理部在正本上编号、加盖公章。

正本交还经办人，存根联留综合管理部存档。

二级授权参照执行。

第十一条需要公司总经理签名落款的委托书、授权书，需交总经理亲自审签。

若总经理在外不能亲签，可由业务部门请示总经理同意后可先行办理，待总经理返回后再存根联补签名。

业务部门未得到总经理同意要求办理，产生的一切后果由业务部门承担。

第十二条确因工作需要，部分业务管理部门可使用特殊格式要求的委托书、授权书。

由该部门自行制作正本和存根联，办理程序同第十条、第十一条。

第十三条严禁在空白的委托书或授权书上用印。

第四章介绍信办理

第十四条因公需要开具介绍信，由当事人填写《开具介绍信审批表》（附件9），经部门领导和综合管理部审批后，在综合管理部开具《介绍信》（附件10）。

二级部门参照本条执行。

第十五条职工因私需要开具介绍信，须经其所在部门领导在介绍信存根联签名同意后方可办理。

第十六条严禁开具空白介绍信。

第五章监督检查

第十七条综合管理部对各子公司/中心/事业部印章使用管理情况采取季度抽查的方式，在印章保管、使用审批、登记等方面进行规范性检查，对发现的问题给予相应处罚。

第十八条检查中如发现未经审批擅自用印、因使用或保管不当导致印章损坏甚至丢失等情况，将对具体经办人、部门鉴印员、部门责任领导给予全公司通报批评和200元-1000元的罚款。

如上述情况给本单位造成损失的，除应当赔偿损失外，构成犯罪的，移交司法机关处理。

第十九条对伪造印章、使用伪造印章或未经批准私自刻制印章者，一经发现严肃处理并处以5000元罚款，情节严重，构成犯罪的，移交司法机关处理。

第二十条鉴印员私下自用、外借、未经批准将印章交给他人的，处罚款500元-2000元；情节严重，构成犯罪的，移交司法机关处理。

第六章附则

第二十一条本办法由综合管理部负责解释。

第二十二条各子公司可参照本办法制定本公司的印信管理办法。

第二十三条本办法自发文之日起试行。

原公司相关印信管理制度及相关签批用表单同时作废。

附件1

印章刻制审批表

（）年第号

申请部门

经办人

联系电话

申请理由

刻制新印章名称

尺寸

数量

重刻旧印章名称

尺寸

数量

申请部门领导意见

公司领导意见

综合管理部意见

印章刻制办理人

确认签字

说明：

刻制新印章必须经公司领导审批，旧印章损坏重新刻制由所在子公司/中心/事业部领导签批后交综合管理部备案。

附件2

印章管理变更登记表

印章名称（拓印）：

印章管理部门

部门

责任领导

印章

管理人

变更事项及情况说明

变更

日期

附件3

公司现有公章信息统计

序号

公章名称

管理部门

管理人

1

XXXXXXX公司

综合管理部

2

XXXXXXX公司发票专用章

财务部

3

XXXXXXX公司财务专用章

财务部

4

总经办

5

财务部

6

财务部

7

总经办

8

财务部

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

附件4

用印登记表

第页

用印日期

用印人

用印内容

印章名称

用印

份数

审批领导

备注

附件5

用印审批表

（）年第号

申请部门

经办人

联系电话

使用理由

用印材料名称

印章名称

用印份数

申请部门领导意见

印章管理部门领导审批

公司领导审批

总经理审批

印章管理人

用印日期

说明：

1.使用本部门二级印章，由子公司/中心/事业部领导审批后用印。

2.使用其他部门二级印章，由印章管理部门领导审批后用印。

3.使用公司一级印章，由公司领导审批或总经理审批后用印。

4.同一材料若需使用多个印章，须分别提交申请并分别审批。

附件6

印章借出使用登记表

（）年第页

借用部门

借用保管人

借出日期

印章名称

审批单号

归还日期

归还接收人

备注

附件7

委托书（存根联）

XXX（）委字第号

经办部门：

经办人：

经办日期：

委托人：

被委托人：

委托范围：

有效期限：

年月日至年月日

委托书

XXX（）委字第号

：

兹委托（职务）代表我单位处理以下事项。

委托处理范围：

有效期限：

年月日至年月日

XXXXXXX公司

年月日

附件8

授权书（存根联）

XXX（）授字第号

经办部门：

经办人：

经办日期：

授权人：

被授权人：

授权范围：

有效期限：

年月日至年月日

委托书

XXX（）授字第号

：

兹授权（职务）代表我单位处理以下事项。

授权处理范围：

有效期限：

年月日至年月日

XXXXXXX公司

年月日

附件9

开具介绍信审批表

（）年第号

申请部门

经办人

联系电话

派出人员

前往单位

前往单位处理事项

申请部门领导意见

公司领导意见

综合管理部审批

附件10

介绍信（存根）

XXX（）介字第号

：

兹介绍（人），到贵处办理事宜，请予以接洽。

有效期限：

年月日至年月日

XXXXXXX公司

年月日

介绍信

XXX（）介字第号

：

兹介绍（人），到贵处办理事宜，请予以接洽。

有效期限：

年月日至年月日

XXXXXXX公司

年月日