集团公司行政管理规范.doc

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集团公司行政管理规范

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目录

第一章总则

第二章办公秩序管理

第三章环境内务管理

第四章办公用品管理

第五章文书管理

第六章档案管理

第七章保密管理

第八章会议管理

第九章附则

第一章总则

一、目的

为加强公司行政事务的管理，创造文明的办公环境，维护正常的办公秩序，树立良好的职业形象，提高办公效率，特制定本规范。

二、范围

适用于公司总部及各地分公司。

三、职责

（一）公司行政人事部负责本管理规范的制定、修改、监督、实施。

（二）公司总部及各地分子公司贯彻执行本管理规范。

（三）公司行政人事部负责监督本规范在各部门、各地分子公司的实施情况。

四、修订

本规范公司行政人事部定期（每半年）核查现行实施流程状况，不断更新，以确保符合现行规范的要求。

第二章办公秩序管理

一、员工行为规范

（一）服从领导，不得有阳奉阴违敷衍塞责的行为。

（二）大公无私，不得私自经营与本公司类似及职务上有关的业务，不得兼任本公司以外的职务。

（三）尽忠职守，不得泄露本公司业务或职务上的机密。

（四）信誉第一，不得有任何有损公司信誉的行为。

（五）严谨操作，不得收受与公司业务有关人士或单位的馈赠、贿赂或向其挪借款项。

（六）品德第一，不得假公济私，贪污舞弊，不得以本公司名义在外招摇撞骗。

（七）爱护本公司财物，不得浪费，不得化公为私。

（八）团结友爱，同舟共济，不得搬弄是非，结帮拉派。

（九）互相合作，忠实勤勉地执行其职务，不得吵闹推诿，怠慢拖延。

二、员工规范细则

（一）员工上班时须衣着整洁、得体；不准穿着拖鞋、穿着与工作环境不相符，不协调的服装以及配戴不协调的饰物。

（二）上班时间，不得在办公区域吃早点或其他餐点也不得外出吃早点或办私事；午餐应尽快结束，避免影响其他员工休息。

（三）办公时间不得因私会客，因私打电话须简短；接拨公务电话言语应简洁明确，尽量做到长话短说。

（四）进入他人办公室，必须先敲门，征得许可后方能进入；已开门的应先打招呼，得到回应后再进入。

（五）工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。

（六）爱护办公设备，发现损坏应及时报修，无法修复的应注明原因申请报废。

因故意或使用不当损坏公物者，应予以相应赔偿及处罚。

（七）办公电脑及网络由专人维护保养，任何个人不得自行更换系统，上班时间不得从事与工作无关之事，如睡觉、炒股、上网玩游戏、看视频、看电影等等；员工在使用优盘前需确保无病毒；专人使用的电脑，应设置密码，避免集团公司文件、相关信息外流。

（八）下班或办公室无人时（超过半小时的），须关闭灯及所有电器，公文、票据及贵重物品、现金等须锁入保险柜或抽屉内，关窗、锁门后方可离开；如发现未按规定执行的，责任人应予处罚，丢失财物的责任人应承担相应的赔付责任。

（九）严格按逐级管理原则执行，下级须认真听从上级主管的指导及工作布置，逐级上报工作。

三、工作接待

（一）对公司内外人员提出的询问和要求等，在任何场合均应注视对方，微笑应答。

与客户交谈应态度和蔼，使用礼貌用语，严禁工作时言语粗鲁。

解答应耐心，自己解答不了的问题，应及时向自己的上级领导请示汇报。

（二）与客人相遇，要主动让路；与客人同行，应礼让客人先行。

（三）在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。

（四）遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，并引领至会客区；上班时间各部门内应保证有留守员工可接待。

（五）接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的员工应主动接听；重要电话做好接听记录，并及时传达或汇报。

第三章环境内务管理

一、每天下班后十分钟为各部门打扫卫生时间。

二、办公卫生区卫生标准：

（一）地面：

不得有纸屑、烟头、污水、明显脚印以及其它杂物；

（二）办公桌：

必须擦拭干净，桌面办公用品摆放整齐，办公用品之外的东西不能乱摆乱放，下班后桌面要收拾干净、整洁；

（三）墙面：

墙角不得有蜘蛛网，墙壁四周及天花板一律要打扫干净，不得有脏印；

（四）窗台：

不得有沙石、虫子以及其它杂物；

（五）玻璃：

不能附有灰尘和污渍；

（六）文件柜、书架：

保持清洁，文件、书刊排列整齐，不得乱堆乱放；

（七）其它：

办公室内电脑、电灯、空调、饮水机等，要保持清洁，不染灰尘、油渍、污印等；

（八）垃圾袋每天要及时清理和更换，室内物品各归各位，并保持室内清洁、空气清新。

三、办公电脑管理规定

（一）本公司电脑由专人使用及保管；

（二）使用人应按有关电脑保养、维护要求，做好电脑的保养和维护工作；

（三）除公司指定的电脑维护人员外，任何人不得随意拆卸所用的电脑及相关设备；

（四）发现电脑出现故障，应立即报告维护人员请求维修，不得强行让电脑带病工作；

（五）有关电脑配件应妥善保管，如果丢失，使用人如数赔偿；

（六）办公电脑为办公专用，严禁私用或玩游戏。

第四章办公用品管理

一、办公用品管理规定

（一）办公用品由办公室根据各部门的人员及办公情况制定使用指标，各部门按额领取，超额自负；

（二）办公用品由行政人事部统一采购；

（三）凡领取的办公用品，各部门要妥善保管，节约使用，避免不必要的浪费；

（四）办公用品严禁取回家私用。

二、办公用品管理细则

（一）本制度所称办公用品分为常用品、控制品、特批品、日常生活用品四种：

1、常用品：

圆珠笔（芯）、碳素笔（芯）、铅笔、橡皮、墨水、胶水、回形针、大头针、稿纸等；

2、控制品：

文件夹、压杆夹、计算器、钉书机、笔记本、笔筒、水彩笔、档案盒、档案袋、票夹、印台、量具、刀具、软盘、刻录机、复印纸等；

3、特批品：

电脑、打印机、复印机、相机、传真机、U盘、墨盒等；

4、日常生活用品：

卷筒纸、垃圾袋、洗衣粉、洗手液等。

（二）办公用品的使用实行定额管理，并按以下标准执行：

1、总裁、公司总经理：

按需配置和领用（大额特殊用品须经董事长签字同意）；

2、副总裁、总监、副总经理：

30元/月（不包括上岗一次性配置）；

3、部门正（副）经理、主任：

20元/月（不包括上岗一次性配置）；

4、一般员工：

10元/月（不包括上岗一次性配置）。

5、员工日常办公用品领用不包括特批品。

（三）办公用品配备标准：

1、一般员工：

（1）上岗基本配备：

稿纸、签字笔、笔记本、单页文件夹，其他办公用品可视其岗位需求配备；

（2）日常配置：

根据工作需要，按计划申领办公文具。

2、部门正（副）经理、主任：

（1）上岗基本配备：

计算器、钉书机、剪刀、稿纸、签字笔、直尺、软皮笔记本、单页文件夹、多页文件夹等，并可视其工作需要配备其它有关物品；

（2）日常配置：

根据工作需要领取办公用品。

3、副总裁、总监、副总经理：

（1）上岗基本配备：

计算器、钉书机、剪刀、稿纸、签字笔、直尺、软皮笔记本、单页文件夹、多页文件夹等，并可视其工作需要配备其它有关物品；

（2）日常配置：

根据工作需要领取办公用品。

（四）办公用品的采购：

1、行政人事部负责办公用品的采购工作。

行政人事部按季根据各部门办公用品的使用申请提报采购计划，在经过按程序评审批准后进行采购。

2、特批品由使用部门（人）提出申购，并填写《办公用品申购单》，按程序批准后方可采购。

3、公司按照《公司通用物品采购评审流程》审批后按要求进行相关物品的采购。

4、印制和订做稿纸、便笺、信封、档案袋、名片等办公用品，需事先请专业公司设计图样，做出预算经办公室主任审核，并报公司董事长（总经理）批准后，签订制作合同方可制作。

5、采购员每次采购办公用品要建立采购台帐，详细记录每次采购商品、数量、价格、用途等情况。

财务管理部门应每月和年末审查账目一次。

（五）办公用品的领用：

1、各部门按季领用办公用品时，需提交领用申请单，经部门负责人签字，向集团办公室按规定手续领用办公用品。

2、员工个人日常领用按自己领用标准领用，并仅限于低值易耗品；特批用品和清洁用品需经行政人事部经理签字同意后方可领用。

3、办公室文员要做好办公用品领用登记，领用人履行签字手续。

4、如果个人或部门领用需求超出规定标准，又确系工作急需，可报请行政人事部经理批准后领用。

5、员工领用折旧范围内物品，超过折旧期可替换领用，领用时应将折旧物品退库；未超过折旧期不能替换的可重新领用同一物品。

6、领用办公用品发生质量问题影响使用，领用人可要求退还和更换；发生故障可要求修理，无法修理可办理退库，重新领用。

（六）各部门费用核定及有关规定：

1、核定的费用实行增人增费，减人减费的标准。

2、办公室文员每月负责统计各部门的领用情况，严禁超标领用。

3、对于各公司领用的物品，行政人事部按季将领用情况列出清单（品名、数量、价格）报财务部，由财务部按季向领用物品的公司划账收取相关费用。

（七）其他规定：

1、各部门要严格控制和合理使用办公用品，提倡节约，反对浪费。

2、各部门要留存使用过的信笺、信封、打印纸等，非重要文件应做二次使用。

3、未遵守采购程序进行采购或账目不清，采购视为无效，由个人承担采购费用。

4、如发现采购员行私舞弊，受贿索贿，收取回扣，一经发现，立即开除，并扣除当月绩效工资及补助，情节严重者按法律追究责任并要求赔偿损失。

5、凡调出或离职人员在办理离职或交换手续时，应将所领用的办公用品如数归还。

有缺失的应照价赔偿，否则不予以办理有关手续。

第五章文书管理

一、本规定所称文书是指公司来往的公文及信件、报刊、杂志等；

二、成立收、发文登记簿，由行政人事部指定专人负责管理；

三、负责人必须按规定的收、发文处理程序及时处理收、发文件，如有怠慢、延误事情发生，追究负责人责任；

四、文件处理完毕，应及时进行归档保存；

五、各部门的文件应妥善保存，不得随便堆放在办公桌上；

六、文件的撰拟、签发必须严格按规定程序办理，任何单位、个人不得盗用公司名义进行发文；

七、报刊、杂志的征订统一由办公室办理；

八、信件、报刊、杂志等由办公室负责接收、分发、如有丢失或分发错误，追究分发人员的责任。

第六章档案管理

一、归档的各种文件材料必须按年度立卷，本公司各部门在工作中形成的各种有保存价值的材料，都要按本规定分别立卷归档。

二、公文在承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整，公文处理完毕后，应及时交文书人员归档。

三、工作变动或因故离职就将经办的文件材料向接办人交接清楚，不得擅自带走或销毁。

四、坚持部门收集、管理文件材料制度，各部门均应指定专人负责管理本部门的文件材料。

五、凡公司文件或有关国家管理部门的文件，一律由行政人事部统一收集归档。

六、由几个部门参与的工作活动，其中所形成的材料，由牵头部门收集归档，会议文件由会议主办部门收集归档。

七、本公司召开的各种大型会议，一律由办公室办理文件归档手续。

八、需归档的文件范围：

（一）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、规定、计划等文件材料；

（二）本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书；

（三）本公司的请示与上级机关的批复；

（四）本公司反映主要职能活动的报告、总结；

（五）本公司的各种工作计划、总结、报告；

（六）本公司与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；

（七）本公司经理级以上人员的任免文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料；

（八）本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料；

（九）本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

九、案卷质量要求：

遵循文件的形成规律特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于提取和使用。

十、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数应齐全完整。

十一、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿等各种分类归档，保持文件的区别和联系。

十二、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，请示批复、转发文与原件，分别立在一起，不得分开，少数普通文电如果与文电有密切联系也可随同绝密文电立卷。

十三、卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料可依其形成规律或特点，保持文件之间的密切联系，并进行系统排列。

十四、卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号，装订的案卷应统一在文件的每页材料正面的右上角打印页号。

十五、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，填写字迹要工整。

卷内文件目录放在卷首。

十六、案卷封面应用工整钢笔字注上立卷人、检查人的姓名和立卷日期以示负责。

十七、每日进行文件整理归档、每年进行综合立卷归档，以案卷号排列好，装订后，装入档案盒中，置档案柜中保存。

第七章保密管理

一、为保守公司的秘密，维护公司权益，特制定本制度。

二、公司秘密是关系公司权益和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。

三、公司附属组织和分支机构以及职员都有保守秘密的义务。

四、公司保密工作，实行既确保秘密又便于工作的方针。

五、公司的秘密包括下列事项：

（一）公司重大决策中的秘密事项；

（二）公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营决策；

（三）公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录；

（四）公司财务预决算报告有各类财务报表、统计报表；

（五）公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息；

（六）公司职员人事档案、工资性、劳务性收入及资料；

（七）其它经公司确定应当保密的事项。

六、公司秘密的密级确定：

（一）公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级；印料室

（二）公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级；

（三）公司人事档案、合同、协议、职工工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。

七、属于公司的秘密文件、资料，应当按规定标明密级及保密期限，保密期满自行解密。

八、对于密级文件、资料和其它物品，必须采取以下保密措施：

（一）非总经理或主管副总经理批准，不得复制和摘抄；

（二）收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施；

（三）在设备完善的保险装置中保存。

九、在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项，应当事先经总经理批准。

十、不准在私人交往或通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其它方式传递公司秘密。

十一、出现以下情况之一者，按有关规定给予处罚：

（一）泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失；

（二）已泄露公司的秘密但采取补救措施的；

（三）故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；

（四）为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密；

（五）利用职权强制他人违反保密规定的。

第八章会议管理

一、为妥善安排好公司的各类会议，提高会议质量，特制定本制度。

二、公司会议归纳为以下三类：

（一）公司会议：

包括公司年中、年终总结会议、全公司职工大会、总经理办公会议等；

（二）专业会议：

包括市场会议、技术会议、财务会议等；

（三）系统和部门会议：

包括各部门的临时会议、区域性系统会议等。

三、公司会议、外单位在本公司召开的会议，一律由公司办公室受理安排，专业会议由本公司对口专业部门受理安排，部门会议由各部门负责人组织安排，区域性会议由区域负责单位受理安排。

四、执行大型会议审批制度，专业会议、区域性系统会议均由部门或区域负责单位向总公司提出申请，经总公司审核批准后方可召开会议。

五、对于准备不充分、重复性、无大作用的会议，要严加控制，避免不必要的经费开支。

六、坚持小会服从大会，局部服从整体的原则，各部门、各分公司的会议，不得与总公司的会议安排同期。

七、各类会议结束后，各受理安排会议的单位应及时对会议材料进行整理并做好归档保存工作。

八、每次会议，与会人员须按时参加，如有要事不能参加，应提前请假，不得无故缺席或迟到、早退，否则将从严处罚。

第九章附则

一、本制度自公布之日起施行。

二、本制度最终解释权归公司行政人事部。

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