4002 万科物业质量记录控制程序精讲.docx
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4002万科物业质量记录控制程序精讲
深圳市万科物业发展有限公司
编号
VKPD4.0-02
名称
质量记录控制程序
页版本
A/0
第1页共3页
编制
王欢
更改
审核
李英姿
批准
余小原
生效期
2002年6月21日
1.目的
对质量记录的标识、收集、整理、编目、借阅、归档、存储、防护、处理、检查等操作提供指引。
2.范围
适用于各部门对质量记录的管理。
3.定义
3.1各部门质量记录包括：
3.1.1一类质量记录：
体系文件包含的各类表格。
3.1.2二类质量记录:
与服务有关的其他各类文稿、电脑打印稿、电子文档、录音带、录像带、照片、胶片、供方的有关合同协议书及资格证明、各类现场工作记录、顾客来信等。
4.职责
4.1品质管理部负责编制及修订《质量记录一览表》，监督、检查各部门质量记录控制情况。
4.2各部门资料管理员负责质量记录的管理。
4.3各部门经理负责质量记录借阅和处理的审批。
5.方法和过程控制
5.1现场质量记录的管理
5.1.1现场的质量记录应保存在文件夹中，并在文件夹上标明质量记录名称。
5.1.2现场质量记录应字迹清晰，无污迹或破损等现象。
各类业务主办或班长应负责现场质量记录的检查，并于每月初将上月质量记录收集整理后，送至部门资料管理员处存档。
深圳市万科物业发展有限公司
编号
VKPD4.0-02
名称
质量记录控制程序
页版本
A/0
第2页共3页
编制
王欢
更改
审核
李英姿
批准
余小原
生效期
2002年6月21日
5.2已收集的质量记录的管理
5.2.1各部门资料管理员应在每月初将现场填写完毕的质量记录收集齐全。
5.2.2各部门资料管理员应检查部门各岗位使用的工作表格的有效性，防止过期表格的误用，并对已失效的表格即时进行作废处理。
5.2.3对已收集的质量记录，部门资料管理员应按照岗位、专业的类别进行排序，确保同类质量记录序号的连续性（有断号的需注明），并对已收集的质量记录进行合理编目、标识，以便于质量记录的查找和检索。
5.2.4各部门结合部门实际情况，对已收集的质量记录进行归档。
一般可按月/季/年度定期将质量记录归档，但须于首日后进行。
对于数量较少或延续性不强的质量记录，每年归档一次，于每年一月份进行；对于数量较多的质量记录，每月或每季归档一次，于每月或每季第一个月15日前进行。
5.2.5如质量记录是传真件，应复印后保存复印件。
如质量记录破损，应即时修补。
5.2.6部门资料管理员负责收集本部门二类质量记录，重要文件须制作备份。
5.2.7电子文档须分类保存，保存路径应在《文件资料目录》的备注栏内注明。
5.3已归档质量记录的管理
5.3.1各部门资料管理员应对已归档的质量记录进行妥善保存，标识质量记录的名称、产生的时间段、保存期限和归档人，并在《质量记录存储清单》上进行登记。
《质量记录存储清单》须定期校正，一般每月进行一次，以确保准确性。
5.3.2质量记录的保管应注意防潮、防晒、防火、防虫蛀、鼠害。
深圳市万科物业发展有限公司
编号
VKPD4.0-02
名称
质量记录控制程序
页版本
A/0
第3页共3页
编制
王欢
更改
审核
李英姿
批准
余小原
生效期
2002年6月21日
5.4质量记录的借阅
各部门质量记录的借阅由部门资料管理员负责。
借阅质量记录须在《借阅登记表》上登记。
如借阅时间超过1天（隔夜外借）时，须经部门经理批准后方可借出。
借出的质量记录由资料管理员负责回收归档。
5.5质量记录的报废
各部门参照品质管理部制定的《质量记录一览表》确定质量记录的保存期限。
超过保存期限的质量记录可填写《质量记录报废申请表》并经部门经理批准后作报废处理。
闭路监控系统录像带的保存期限至少为一个月。
6.质量记录和表格
VKPD4.0-01-F6《借阅登记表》
VKPD4.0-02-F1《质量记录存储清单》
VKPD4.0-02-F2《质量记录报废申请表》
7.《质量记录一览表》（共7页）
序号
文件编号
文件名称
存档部门
保存时间
版本
1.
VKPD-QM5.6-F1
《管理评审计划》
品质部
至少5年
A/0
2.
VKPD-QM5.6-F2
《管理评审报告》
品质部
至少5年
A/0
3.
VKPD4.0-01-F1
《文件编制申请表》
品质部
至少3年
A/0
4.
VKPD4.0-01-F2
《文件更改申请表》
品质部
至少3年
A/0
5.
VKPD4.0-01-F3
《文件发放清单》
各部门
至少3年
A/0
6.
VKPD4.0-01-F4
《文件领用审批表》
品质部
至少3年
A/0
7.
VKPD4.0-01-F5
《文件资料目录》
各部门
至少3年
A/0
8.
VKPD4.0-01-F6
《借阅登记表》
各部门
至少3年
A/0
9.
VKPD4.0-01-F7
《文件处理表》
各部门
与该文件一起保存
A/0
10.
VKPD4.0-01-02-F1
《重要政策法规一览表》
各部门
长期
A/0
11.
VKPD4.0-01-04-F1
《公章、证照登记表》
各部门
长期
A/0
12.
VKPD4.0-01-04-F2
《公章、证照使用申请表》
各部门
至少1年
A/0
13.
VKPD4.0-02-F1
《质量记录存储清单》
各部门
至少3年
A/0
14.
VKPD4.0-02-F2
《质量记录报废申请表》
各部门
至少3年
A/0
15.
VKPD5.0-01-F1
《员工申述表》
各部门、总经理办公室
至少2年
A/0
16.
VKPD6.0-01-F1
《求职表》
总经理办公室
人员离开后1年
A/0
17.
VKPD6.0-01-F2
《转正审批表》
总经理办公室
人员离开后1年
A/0
18.
VKPD6.0-01-F3
《面谈表》
各部门
人员离开后1年
A/0
19.
VKPD6.0-01-F4
《人员补充申请表》
各部门
至少3年
A/0
20.
VKPD6.0-01-01-F1
《岗位证书登记表》
各部门、总经理办公室
失效后1年
A/0
21.
VKPD6.0-02-F1
《新员工试用情况反馈表》
总经理办公室
人员离开后1年
A/0
22.
VKPD6.0-02-F2
《培训（会议）记录表》
各部门
至少1年
A/0
23.
VKPD6.0-02-F3
《培训计划》
各部门、总经理办公室
至少1年
A/0
24.
VKPD6.0-02-F4
《新员工实习报告》
总经理办公室
人员离开后1年
A/0
25.
VKPD6.0-02-F5
《外培申请审批表》
总经理办公室
至少2年
A/0
26.
VKPD6.0-02-01-F1
《汽美中心汽美工培训考核记录表》
汽美中心
至少2年
A/0
27.
VKPD6.0-02-01-F2
《汽美中心营业员培训考核记录表》
汽美中心
至少2年
A/0
28.
VKPD6.0-03-F1
《工程部职工月考核评分表》
总经理办公室
至少2年
A/0
29.
VKPD6.0-03-F2
《普通员工考核评分汇总表（月）》
各部门
至少2年
A/0
30.
VKPD6.0-03-F3
《职员工季度考核评分表》
总经理办公室
至少2年
A/0
31.
VKPD6.0-03-F4
《工程部项目负责人月考核评分表》
工程部
至少2年
A/0
32.
VKPD6.0-03-F5
《工程部员工月考核评分表》
工程部
至少2年
A/0
33.
VKPD6.0-03-F6
《技术人员等级考核申报登记表》
各部门、总经理办公室
人员离开后1年
A/0
34.
VKPD6.0-03-F7
《技术人员等级考核部门评分表》
各部门、总经理办公室
人员离开后1年
A/0
35.
VKPD6.0-03-01-F1
《惩罚通知书》
各部门、总经理办公室
人员离开后1年
A/0
36.
VKPD6.0-03-01-F2
《警告通知书》
各部门、总经理办公室
人员离开后1年
A/0
37.
VKPD6.0-03-01-F3
《奖励通知书》
各部门、总经理办公室
人员离开后1年
A/0
38.
VKPD6.0-03-01-F4
《解除劳动合同审批表》
各部门、总经理办公室
人员离开后1年
A/0
39.
VKPD6.0-03-01-F5
《解除劳动合同通知书》
各部门、总经理办公室
人员离开后1年
A/0
40.
VKPD6.0-03-01-F6
《离职人员完善手续表》
各部门、总经理办公室
人员离开后1年
A/0
41.
VKPD6.0-03-02-F1
《汽美中心店长考核评分表》
汽美中心
至少2年
A/0
42.
VKPD6.0-03-02-F2
《汽美中心店长助理考核评分表》
汽美中心
至少2年
A/0
43.
VKPD6.0-03-02-F3
《汽美中心营业员考核评分表》
汽美中心
至少2年
A/0
44.
VKPD6.0-03-02-F4
《汽美中心汽美工考核评分表》
汽美中心
至少2年
A/0
45.
VKPD6.0-03-02-F5
《汽美中心员工自我申告表》
汽美中心
至少2年
A/0
46.
VKPD6.0-03-02-F6
《汽美中心店长绩效考核表（职务津贴）》
汽美中心
至少2年
A/0
47.
VKPD6.0-03-02-F7
《汽美中心店长助理绩效考核表（职务津贴）》
汽美中心
至少2年
A/0
48.
VKPD6.0-03-02-F8
《汽美中心营业员绩效考核表（职务津贴）》
汽美中心
至少2年
A/0
49.
VKPD6.0-03-03-F1
《汽美中心分店驾驶员考核评分表》
汽美中心
至少2年
A/0
50.
VKPD6.0-04-F1
《调动通知书》
各部门
员工离职后1年
A/0
51.
VKPD6.0-04-F2
《人员编制申请表》
各部门
至少3年
A/0
52.
VKPD6.0-04-F3
《交接清单》
各部门
至少2年
A/0
53.
VKPD6.0-05-F1
《工作计划安排表》
各部门
至少1年
A/0
54.
VKPD6.0-05-F2
《公共设备、设施保养维修记录表》
各管理处
至少3年
A/0
55.
VKPD6.0-05-F3
《分承包方设备保养维修记录表》
各业务部门
失效后保存1年
A/0
56.
VKPD6.0-05-F4
《分承包方保养效果评估表》
各业务部门、品质部
至少3年
A/0
57.
VKPD6.0-05-F5
《设备（工具）汇总表》
各业务部门
失效后保存3年
A/0
58.
VKPD6.0-05-F6
《公共设备、设施检查记录表》
各业务部门、品质部
至少5年
A/0
59.
VKPD6.0-05-F7
《公共设备年度检修计划》
各业务部门、品质部
至少5年
A/0
60.
VKPD6.0-05-F8
《设备抢修（大修）记录表》
各业务部门、品质部
永久保存
A/0
61.
VKPD6.0-05-F9
《电力运行记录表》
各管理处
至少3年
A/0
62.
VKPD6.0-05-F10
《停送电操作票》
各管理处
至少3年
A/0
63.
VKPD6.0-05-F11
《设备卡》
各管理处
至少3年
A/0
64.
VKPD6.0-05-02-F1
《柴油发电机运行记录表》
各管理处
至少3年
A/0
65.
VKPD6.0-05-03-F1
《停水、电、气、试消防设施申请表》
各管理处
至少3年
A/0
66.
VKPD6.0-05-04-F1
《电缆绝缘测试记录表》
各管理处
永久保存
A/0
67.
VKPD6.0-05-05-F1
《防雷接地系统测试、检查记录表》
各管理处
永久保存
A/0
68.
VKPD6.0-05-05-F2
《房屋本体年度检修计划》
各管理处
至少2年
A/0
69.
VKPD6.0-05-08-F1
《二次供水设施清洗消毒记录表》
各管理处
至少5年
A/0
70.
VKPD6.0-05-09-F1
《消防主机运行记录表》
各管理处
至少3年
A/0
71.
VKPD6.0-05-09-F2
《联动控制柜运行记录表》
各管理处
至少3年
A/0
72.
VKPD6.0-05-12-F1
《中央空调运行记录表》
各管理处
至少3年
A/0
73.
VKPD6.0-05-14-F1
《闭路监控系统保养维修记录表》
各管理处
至少3年
A/0
74.
VKPD6.0-05-14-F2
《智能门禁系统检查表》
各管理处
至少1年
A/0
75.
VKPD6.0-05-22-F1
《汽美中心分店年月设备保养维修情况巡查表》
汽美中心
至少2年
A/0
76.
6.0-05-22-F2
《汽美中心设备保养维修记录表》
汽美中心
至少2年
A/0
77.
VKPD7.0-01-F1
《质量策划会签单》
经营部
至少3年
A/0
78.
VKPD7.0-01-01-F1
《汽美中心新分店场地评估报告》
汽美中心
至少3年
A/0
79.
VKPD7.0-02-F1
《合同评审记录表》
经营管理部、各业务部门
合同期满后3年
A/0
80.
VKPD7.0-02-F2
《委托项目物业情况一览表》
经营管理部
合同期满后3年
A/0
81.
VKPD7.0-02-F3
《工程合同评审记录表》
经营管理部、工程部
合同期满后3年
A/0
82.
VKPD7.0-02-01-F1
《合同登记表》
各部门
合同失效后1年
A/0
83.
VKPD7.0-03-F1
《社区文化活动记录表》
各管理处
至少3年
A/0
84.
VKPD7.0-03-01-F1
《汽美中心客户回访记录表》
汽美中心
至少3年
A/0
85.
VKPD7.0-03-02-F1
《客户服务处理记录表》
工程部
至少3年
A/0
86.
VKPD7.0-03-03-F1
《顾客投诉/建议处理记录表》
各业务部门、品质部
永久保存
A/0
87.
VKPD7.0-04-F1
《物资申请报告》
各业务部门
至少3年
A/0
88.
VKPD7.0-04-F2
《物资申请单》
各业务部门、总经理办公室
至少1年
A/0
89.
VKPD7.0-04-F3
《CI工程视觉产品制作申请表》
各业务部门、总经理办公室
至少1年
A/0
90.
VKPD7.0-04-F4
《不合格物资处理单》
各业务部门、总经理办公室
至少1年
A/0
91.
VKPD7.0-04-F5
《A类物资供应商或品牌变更申请表》
品质部
至少3年
A/0
92.
VKPD7.0-04-F6
《进仓单》
各部门
至少3年
A/0
93.
VKPD7.0-04-F7
《A类物资供应商评估回访表》
财务管理部
失效后保存1年
A/0
94.
VKPD7.0-04-F8
《A类物资供应商及建议品牌名单》
品质部
永久保存
A/0
95.
VKPD7.0-04-01-F1
《汽美中心A类物资及指定供应商或品牌名单》
汽美中心
永久保存
A/0
96.
VKPD7.0-04-01-F2
《汽美中心商品销售价格审批表》
汽美中心
至少3年
A/0
97.
VKPD7.0-04-01-F3
《汽美中心商品数据修改记录表》
汽美中心
至少1年
A/0
98.
VKPD7.0-04-02-F1
《零星材料需求计划》
工程部
至少1年
A/0
99.
VKPD7.0-04-02-F2
《工具需求报告》
工程部
至少1年
A/0
100.
VKPD7.0-05-F1
《分承包方评估表》
各部门
至少3年
A/0
101.
VKPD7.0-05-F2
《合格分承包方名单》
品质部
永久保存
A/0
102.
VKPD7.0-05-01-F1
《清洁服务分承包方工作评估报告》
各管理处、品质部
至少2年
A/0
103.
VKPD7.0-05-03-F1
《汽美中心合作项目登记表》
汽美中心
至少3年
A/0
104.
VKPD7.0-05-03-F2
《汽美中心服务合作方评估表》
汽美中心
至少3年
A/0
105.
VKPD7.0-05-03-F3
《汽美中心服务合作协议书》
汽美中心
至少3年
A/0
106.
VKPD7.0-05-04-F1
《外包设备（施）保养维修工作评估报告》
各部门
至少3年
A/0
107.
VKPD7.0-05-04-F2
《新/改建（造）工程验收记录表》
各部门
至少3年
A/0
108.
VKPD7.0-06-F1
《前期介入情况周记录表》
各管理处
至少2年
A/0
109.
VKPD7.0-07-F1
《物业接管验收情况通报表》
各管理处
至少3年
A/0
110.
VKPD7.0-07-F2
《钥匙移交一览表》
各管理处
至少3年
A/0
111.
VKPD7.0-07-F3
《物业移交清单》
各管理处
至少2年
A/0
112.
VKPD7.0-07-01-F1
《接管验收资料遗留问题登记表》
各管理处
至少3年
A/0
113.
VKPD7.0-07-01-F2
《接管验收设备（施）问题登记表》
各管理处
至少3年
A/0
114.
VKPD7.0-07-01-F3
《工程遗留问题处理记录表》
各管理处
至少5年
A/0
115.
VKPD7.0-08-F1
《业主（住户）资料卡》
各管理处
永久保存
A/0
116.
VKPD7.0-08-F2
《委托银行代收款协议书》
各管理处
永久保存
A/0
117.
VKPD7.0-08-F3
《房屋交付验收表》
各管理处
永久保存
A/0
118.
VKPD7.0-08-F4
《物品领用登记表》
各管理处
永久保存
A/0
119.
VKPD7.0-08-F5
《租户管理协议书》
各管理处
永久保存
A/0
120.
VKPD7.0-08-F6
《停车场车位租用协议书》
各管理处
失效后保存1年
A/0
121.
VKPD7.0-08-F7
《停车场车位管理协议书》
各管理处
失效后保存1年
A/0
122.
VKPD7.0-09-F1
《装修申请表》
各管理处
永久保存
A/0
123.
VKPD7.0-09-F2
《装修管理责任书》
各管理处
永久保存
A/0
124.
VKPD7.0-09-F3
《装修责任担保书》
各管理处
永久保存
A/0
125.
VKPD7.0-09-F4
《装修施工人员登记表》
各管理处
永久保存
A/0
126.
VKPD7.0-09-F5
《装修许可证》
各管理处
永久保存
A/0
127.
VKPD7.0-09-F6
《装修违章通知书》
各管理处
至少1年
A/0
128.
VKPD7.0-09-01-F1
《装修现场监控记录表》
各管理处
至少1年
A/0
129.
VKPD7.0-10-F1
《商铺管理协议书》
各管理处
至少5年
A/0
130.
VKPD7.0-10-F2
《商铺消防管理责任书》
各管理处
至少5年
A/0
131.
VKPD7.0-10-F3
《商铺从业人员情况登记表》
各管理处
至少5年
A/0
132.
VKPD7.0-10-F4
《商铺设施检查记录表》
各管理处
至少5年
A/0
133.
VKPD7.0-10-01-F1
《临时展销登记表》
各管理处
至少1年
A/0
134.
VKPD7.0-10-01-F2
《小区广告发布申请表》
各管理处
至少1年
A/0
135.
VKPD7.0-10-01-F3
《促销/宣传申请表》
各管理处
至少1年
A/0
136.
VKPD7.0-11-F1
《紧急事件登记表》
各业务部门、品质部
永久保存
A/0
137.
VKPD7.0-11-F2
《紧急事件处理记录表》
各业务部门、品质部
永久保存
A/0
138.
VKPD7.0-11-F3
《质量事故报告》
各业务部门、品质部
永久保存
A/0
139.
VKPD7.0-12-F1
《安全员交接班记录表》
各管理处
至少1年
A/0
140.
VKPD7.0-12-F2
《安全员巡查记录表》
各管理处
至少1年
A/0
141.
VKPD7.0-12-F3
《治安、消防安全巡查记录表》
各管理处
至少1年
A/0
142.
VKPD7.0-12-F4
《紧急集合情况记录表》
各管理处
至少1年
A/0
143.
VKPD7.0-12-F5
《出入卡》
各管理处
不存
A/0
144.
VKPD7.0-12-F6
《物资搬运放行条》
各管理处
至少3年
A/0
145.
VKPD7.0-12-F7
《来访人员情况登记表》
各管理处
至少1年
A/0
146.
VKPD7.0-12-F8
《公司进出人员登记表》
万科大厦、总经理办公室
至少1年
A/0
147.
VKPD7.0-12-F9
《暂住人员情况登记表》
各管理处
至少1年
A/0
148.
VKPD7.0-12-F10
《消防演习情况记录表》
各管理处
至少3年
A/0
149.
VKPD7.0-12-F11
《消防设施清单》
各管理处
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