财务部工作流程.docx

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财务部工作流程

财务部工作流程

制定人：

财务部批准人：

总经理

执行部门（人）：

采购部日期：

01/08/10

编号：

CW001页数：

第1页共1页

主题：

采购的程序

目的：

1.此守则用于酒店进行采购各类物料时作为依据，若违反此守则中的规定，公司有权不支付供应商的购物货款。

2.必须遵守此守则，在决定进行采购时先以公司利益为前提，绝不受个人利益及其他人为因素所影响。

程序：

一、运作原理：

1．所有的采购必须经采购部以集中采购方式购买，不论数量、用途或物料性质，需有正确计划或遵循，减少个别紧急采购。

当中央采购部人手不够或欠缺技术处理某项采购时，中央采购的主旨也不能放弃，在此情况下，使用部门负责人须协助进行采购事宜。

2．采购人员一律禁止索取、收受供应商的回扣、酬金或礼品等。

3．所有的部门都不能以任何的理由索取或接受供应商的礼物或金钱。

在以下的情况属例外，但必须经酒店总经理同意批准后，以书信或收据的形式给供应商，有采购部协助进行。

A、酒店的周年庆祝或新年员工聚餐等。

B、供应商在节日为酬谢酒店的全年业务而赞助。

4．没有审批完毕的采购单，一律禁止采购。

否则，由采购员或使用者共同承担风险。

5．在同等质量和数量的基础，挑选付款方式最好及价格最低的供应商，且该供应商有较强的、及时供货的能力。

6．任何时候，都要公正的选择供应商，公开采购过程。

一．采购要求：

1．购买部门需将要采购的物品的详解：

品名、规格、等级、包装以及到货日期、库存量、上次采购资料等详细在采购申请单（附后）上列明，若有可能应随附样品。

2．采购申请单必须由部门经理申请及签名确认，先交总经理许可购买后交采购部询价，再由财务总监和总经理审批，如是固定资产类则再上报董事会审批。

3．“采购申请单”一式五份，审批后分发：

采购部、财务部、收货部、采购员及申购部门存档。

4．餐饮之每日市场采购单，由厨师长签名于每日下午3点钟前送交成本部审核，成本部须在4点前将每日市场采购表送交采购部向供应商定购明日到货的鲜活食品。

5．“每日市场采购表”一式三联，分别分发：

采购部、收货部、厨房。

6．紧急采购需填写“紧急采购单”（附后）交总经理同意后，且金额应控制在单价人民币贰佰元内。

如超过贰佰元，事后要补填采购单。

7．蔬菜、水果及其它小类品种如冰鲜等食品的采购，据厨师长订做的计划，结合酒店的生意状况，每周计划两次至三次到市场现场采购，随同人员必须有厨师长、采购员、成本控制员。

三．供应商

1．采购部需列出一份已审核的供应商名单，用以确定是酒店指定的供应商，以节省审核供应商的时间。

2．经总经理批准的供应商商户，使用部门不得随意更换或停止。

如发现品质或服务与酒店的要求不符，需给予机会补救及通知采购部调查。

每个季度需讨论现有供应商的货物质量、服务及价格等情况。

3．选择供应商条件：

A．稳固的财政：

对保持酒店货品的水准、数量及交货期有保障。

B．品质的统一：

供应符合酒店要求的物品，令酒店保持一贯稳定水准。

C．地区：

若品质或数量可以接受的话，最好选择本地供应商，可以节省运费、保险以及税项。

且联系方便，易于随时检查定单或合同的执行情况。

D．价格：

如货品、品质、数量、交货期都符合酒店的要求，应选择价格最低的供应商。

若品质条件不同，则与使用部门共同考虑、协商核定最符合酒店要求的供应商。

维修保养：

好的维修服务能间接影响货品的性能和成本。

采购员应向工程师或使用部门咨询有关的自行维修的可能性及日后的保养维修方法。

属于机电、器材等项目的购买，事先一定要向工程部了解所够物品能否与酒店现有配套系统兼容。

四．报价：

1、采购申请单

（1）酒店要求采购物品最少作三家比较，但要视乎货品质量、种类和货源供应而定，倘环境不许可而硬性要求，则将导致业务受阻。

有些情况可不须采用三家比较，如：

A、独家代理的产品；

B、指定品牌由厂家生产的产品；

C、设备专用的非标准件只能找原供应商；

D、法律规定的价格；

（2）报价种类：

A、口头报价：

只可接受于经常翻订的项目或小额采购、每日市场蔬果采购外，其它采购业务应尽量避免。

B、书面报价：

这是最完善之报价方法，所购货品必须采用此种方法，其它采购业务也应尽量以此方法进行，以免临时产品变化。

C、投标方法：

对于价值大的工程项目，最好发出投标之邀请信给有潜力之供应商，并要求于指定日期内报价逾期作废。

酒店方对每一份报价保守秘密，以取得公平竞争，择优选取。

2、每日市场采购单

日常厨房的食品采购可采用合约形式，固定价格，并可确保货源，采购部、餐饮部和成本控制部必须合作，进行价格及质量的比较选定供应商。

基本上采购部邀请供应商对酒店常使用的餐饮食品及饮品用料提供每月一次的报价，在综合市场的价格后与各供应商确定固定的本期的供应价。

在此确认期间内，供应商将按此固定价提供酒店所需的物料。

此报价和供应商的选定必须由财务总监及总经理确认方可有效。

五、采购单之跟催及取消：

1．当定单发出后，采购部须跟催整个过程直至满意收货，以下情况需跟催：

A、货品未能依期交货；

B、交货数量或品质与订单有出入；

C、新聘的供应商或改变供应商；

D、唯一来源但有问题的供应商；

E、供应商未能履行合同责任；

2．

A、酒店欲取消定单：

如因某种原因酒店欲取已发出之定单，供应商可能提出取消的赔偿，故采购部必须预先提供可能的问题及可行解决方法给财务总监决定解决办法。

B、供应商欲取消定单：

如供应商欲取消定单，采购部必须找到另一供应商并立即通知需求部门，为保障酒店利益，供应商必须赔偿酒店人力、时间及其它经济损失。

3．违反合同

合同上应已裁明详细细则，如有违反便应依合同上所列作处理。

六.市场调查：

关于厨房每日采购的食品：

蔬菜、水果、家禽、肉类、海鲜及冰鲜冻品类的价格及质量，采购部每月至少安排两次的市场调查，餐饮部、成本部、采购部及收货部必须参加。

七.样品：

任何涉及到将来采用的物品之样品，必须交收货部作记录，必要时要封板，以作日后采购收货之验货标准。

八.未完成采购统计表：

采购部每周要制作本周未完成的采购单统计表，注明进度，抄送财务总监及申购部门。

制定人：

财务总监批准人：

总经理

执行部门（人）：

各相关部门日期：

01/08/10

编号：

CW002页数：

第1页共1页

主题：

计算机病毒防治程序

目的：

建立防范计算机病毒的程序

程序：

1．撤掉所有网络工作站及PC机（个人计算机）的光驱及软驱。

2．除电脑部的专职人员外，任何人不允许使用磁盘等存储介质把无用的程序装到酒店计算机里，只有酒店已被授权的软件可装入到酒店所有工作站里。

3．在确认任何人的盘无病毒情况下才允许使用电脑，尤其是商务中心经常遇到客人用自己盘而使用酒店电脑的地方，这时可有礼貌地要求客人使用酒店PC时先查杀他们的磁盘。

4．不要把重要的数据/文件单独放在硬盘里，经常要磁盘备份并保留好，经常使用的文件应制定正确的备份时间表。

5．包括商务中心在内的所有PC电脑都应装有病毒自动扫描程序，这样能够确保所有磁盘使用之前就能进行病毒扫描。

6．为防范CIH病毒，各部门要在每月25日之前把日期调整到29日，等实际到29日再把日期调回来。

7.商务中心、行政办、销售部使用Modem（调制解调器）上国际互联网部门的工作人员，上网时不要随便下载软件，也不要下载或打开不知名或确切E-mail（电子邮件）地址的电子邮件，因其中可能含有大量的恶性病毒，可能会对单机、网络进行破坏、攻击，可能会造成无法弥补不可估量的巨大损失，故在发现不知名的电子邮件时，应用防火墙程序过滤或直接删除，以避免遭受攻击

制定人：

财务部批准人：

总经理

执行部门（人）：

各相关部门日期：

01/08/10

编号：

CW003页数：

第1页共1页

主题：

在餐饮POS系统里的更改程序

目的：

建立在Infrasys（餐饮POS系统）里增加、更改和删除的程序

程序：

1．电脑部完全负责在Infrasys系统编辑及维护工作。

2．以下的更改必须交由电脑部执行。

A、餐饮部菜单/价格调整

B、迷你吧项目

C、小商场

D、洗衣房

3．如果部门内容在系统城发生改变时，申请部门应提交书面申请单，填写完成的申请单和有关项目同时应有餐饮总监、财务总监及总经理的签字认可。

4．如对餐饮菜牌及价格有改动，餐饮总监须提供一份更改的明细并请财务总监及总经理确认后，提供给电脑部以便输入系统。

5．电脑部打印出新的价格单交由有关部门再度审核。

6．每六个月电脑部会打印系统内所有项目上的明细表交由相关部门再度进行审核。

相关部门要把经部门经理和财务总监及时审核过的要确定删除/修改项目的服务申请表交于电脑部，由电脑部负责处理。

7．除非得到必要的、有效的批准，否则电脑部不可在系统里做任何价格上的变动。

制定人：

财务部批准人：

总经理

执行部门（人）：

各相关部门日期：

01/08/10

编号：

CW004页数：

第1页共1页

主题：

登录用户号申请单

目的：

建立信息系统管理和使用者数据安全管理程序

政策：

计算机网络中使用者有两级安全保护

第一级是要求有网络登录名和密码才允许使用者进入网络。

第二级是要求要有进入程序的用户号和密码才能进入酒店管理系统（例如HIS）

所有使用者根据所在部门和职位将被分成几组，按照不同组，用户在网络或系统中可以被授予不同的权限。

通常情况下，每六个月或只要密码被破译时，将会改变密码，下列情形必须改变：

1．员工离职

2．员工升职

3．员工调转

建立或更改用户号申请表包括下列三部分：

1．由使用者填写提供

2．由电脑部填写提供

3．密码由使用者保存

程序：

1．如果有需要，计算机使用者须在申请表详细填写所要求项目内容，再得到相应部门经理签字批准后（如有紧急情况，部门经理不在时，当班主管也可），送交电脑部。

2．收到申请表后，电脑部会根据用户所属组别以作标记，若有任何特殊要求要记录下来。

3．待收到申请表后，电脑部会根据申请表内容做必要的处理，有关客人的要求会优先处理。

4．要得到财务总监批准，获得认可后，电脑部会在计算机里更新员工的用户号或密码。

5．要求使用者记住用户号或密码并保留好。

*附用户号申请表/HIS用户申请表

（LoginIDRequestFrom/HISUserIDRequestFormattached）

制定人：

财务部批准人：

总经理

执行部门（人）：

各相关部门日期：

01/08/10

编号：

CW005页数：

第1页共1页

主题：

电脑部物理安全

目的：

建立一个指南用来做适当的信息系统管理以及确保计算机房及设备的物理安全

程序：

1．严格限制进入计算机房的人员，只有得到授权或允许的人员方可进入，为安全起见，机房门上应装有密码锁。

2．进入酒店管理系统也将受到严格控制，只有被授权的人员凭密码才能进入。

3．将重要数据用磁盘/磁带备份并放在一个固定的存储区域。

4．在计算机机房应配置一个独立式空调，以保持室内凉爽干燥，便于机器散热。

5．在计算机房应配置一个适用电脑机房条件的灭火系统。

6．在非常重要的网点（如电脑部、前台）应配有UPS（不间断电源）以防止临时断电。

7．所有电脑使用者在操作电脑期间必须严格遵守电脑部发布的使用要求，这样可减少错误的发生以保障系统的正常运行。

8．所有软件的更改必须由财务总监及总经理共同批准。

制定人：

财务总监批准人：

总经理

执行部门（人）：

各相关部门日期：

01/08/10

编号：

CW006页数：

第1页共1页

主题：

电脑设备的使用与维护

目的：

规范电脑的使用与保养，延长使用寿命，减少损耗。

程序：

1．使用人员要爱护电脑设备，严格按规定执行开关机操作。

2．在不使用电脑时应尽可能关闭，以延长使用寿命。

3．每周对电脑设备进行清洁和保养。

4．避免金属物（如大头针、钉书钉等）掉进电脑、打印机等设备里而导致其烧毁。

5．如部门机器出现问题，且无法解决时，应立即通知电脑部，不得擅自拆装修理，以免损坏机器。

6．节约使用打印耗材及纸张，避免浪费。

7．如部门需要购进、调拨或升级电脑设备时，应先通知电脑部，由电脑部进行可行性研究或调试后，再上报财务总监及总经理，经批准后方可实施。

8．使用部门不经电脑部允许不得擅自装配光驱、软驱及安装升级软件或游戏软件。

9．各部门须严格管理各自的电脑设备，不允许外来人员使用酒店电脑设备。

10．不经允许不得擅自使用外来磁盘或存储介质，以免将病毒带入酒店。

备注：

开机：

UPS（不间断电源）→电源插座→打印机→显示器→主机（外设→主机）

关机：

主机→显示器→打印机→电源插座→UPS不间断电源（主机→外设）

制定人：

财务部批准人：

总经理

执行部门（人）：

各相关部门日期：

01/08/10

编号：

CW007页数：

第1页共1页

主题：

备用金的管理

目的：

1、严格现金的管理制度；

2、备用金的领用将视酒店各部门的营业需要而定；

3、备用金的使用必须责任到人，只能用于酒店的正常营业，不可挪做他用。

4、财务部负责监督检查备用金的使用情况。

程序：

1、需使用备用金的部门应填写“备用金申请表”，注明申请部门、领用人、用途及金额，经财务总监签字认可后即可领取。

2、财务部将定期核查部门备用金的使用情况，检查时须有使用人在场并在记录上签名确认；

3、不可有白条抵冲现金现象出现，如出现长短款，先查明原因，如无原因者长款必须上交，短款必须立即补上；

4、在营业结束时，收银员必须将现金收入投入保险箱，并将备用金封存到专用保险箱，不可带离酒店。

5、财务部将备用金核查表统一存档。

制定人：

财务总监批准人：

总经理

执行部门（人）：

各相关部门日期：

01/08/10

编号：

CW008页数：

第1页共1页

主题：

零用现金及支票的请领

目的：

1、严格现金及银行存款的管理；

2、所有报销必须有有效单据方可进行

程序：

1、报销时，先填写“零用现金凭证”，注明申请现金、支票或汇款，附上发票、收货记录、采购申请单经部门经理签字后转至财务部审核，最后由财务总监及总经理批准方可请款。

2、如请领现金，有效的“零用现金凭证”将转至总出纳处，由总出纳通知领款；若请领支票或汇款，请领人去应付款处取支票。

3、如请领预付款，也须填写“零用现金凭证”，程序同上1、2条。

用款后须及时核销，根据取得的有效凭证（发票或其他票据），新填一份“零用现金凭证”并在凭证上注明有预支款金额，由财务部经审批后冲帐。

制定人：

财务部批准人：

总经理

执行部门（人）：

各相关部门日期：

01/08/10

编号：

CW009页数：

第1页共1页

主题：

信贷政策

目的：

1、给客人的信贷有章可循；

2、有有效“信用申请表”且有一定押金的单位可以挂帐

程序：

1、挂帐的单位必须先填“信用申请表”，经销售总监，财务总监、总经理批准后，收取一定的押金，可挂应收账款。

2、如申请挂帐的单位实力较雄厚且信誉较好，只须填写信用申请表，经以上人员批准后，可挂应收账款。

3、如已批准挂帐的旅行社及公司，逾期未付款或超出挂帐限额，经财务部再三催付后无果，由财务总监及总经理决定是否终止其挂帐，并及时通知销售部及前厅部。

制定人：

财务部批准人：

总经理

执行部门（人）：

各相关部门日期：

01/08/10

编号：

CW010页数：

第1页共1页

主题：

减免及折扣程序

目的：

1、严格控制减免及折扣，防止酒店收入的流失；

2、只有酒店管理层指定的相关人员可行使减免及折扣的权利（相关人员权限及折扣率另行发文通知）；

3、所有减免都必须填制减免单（REBATEVOUCHER）。

程序：

1、前厅部员工做减免时，应先填写减免单，并注明减免原因及金额，经相关人员批准后才可做减免；

2、前厅人员将减免单抛入电脑后，将其（财务部联）连同帐单在下班前一同转至财务部；

3、如客人持有VIP卡，可根据酒店VIP卡的有关规定执行；

餐厅给客人折扣时，帐单上必须有B级以上餐厅经理签字。

制定人：

财务部批准人：

总经理

执行部门（人）：

各相关部门日期：

01/08/10

编号：

CW011页数：

第1页共1页

主题：

关于福怡会收款程序

目的：

规范福怡会收款程序，健全财务制度

程序：

1、福怡会会员入会缴纳会费时，如缴纳支票可由销售部直接收取，并将支票根返还会员，支票送交财务部总出纳。

如缴纳会费为现金时必须由销售部人员引领至财务总出纳处，由总出纳收取。

2、总出纳在收到支票或现金后，需出具正式收据，正式收据一式三联，一联财务部留存，一联给客人留存（或由销售部转交给客人）。

收据第三联需交给财务应收组，由应收组设立挂帐帐户，并通知前台及各收银点。

3、总出纳在收到会员缴纳会费后，应及时在会籍申请表上填写4.2项内容

制定人：

财务总监批准人：

总经理

执行部门（人）：

各相关部门日期：

01/08/10

编号：

CW012页数：

第1页共1页

主题：

宴请制度

目的：

1、宴请必须是酒店经营的需要；

2、所有宴请必须有宴请申请单（见后附表）

程序：

1、宴请对象必须是直接或间接与酒店经营有关的人；

2、部门必须先填写宴请申请单，注明申请部门、宴请对象人数、宴请原因、地点及预计消费金额等，经部门经理签字后交由总经理或其授权人批准；

3、宴请时将已批准的申请单交于收银员，收银员将其连同帐单一同转至财务部日审处进行。

4、日审将检查宴请申请单与消费帐单是否有出入，是否超出预计金额，如超出很多也须列明原因，请总经理补批；

5、E级以上经理宴请无须出具宴请申请单。

制定人：

财务部批准人：

总经理

执行部门（人）：

各相关部门日期：

01/08/10

编号：

CW013页数：

第1页共1页

主题：

固定资产的管理制度

目的：

1、使酒店各部门明确如何管理固定资产；

2、固定资产将按管理层制定之标准来划分（详见财务部分发给部门的资产明细表），各部门应按此登记造册；

3、固定资产实行各负其责的管理办法，即：

使用部配合工程部对其进行保管及日常维护；各部门应有专人管理其固定资产。

4、固定资产的维修保养由工程部监督检查，其更新改造建议由工程部以书面形式提出；

程序：

1、固定资产验收按照酒店“收货的管理制度”执行；需要安装调试的资产，必须有总工程师及部门负责人员出具验收报告后，收货部方可做收货记录；

2、部门应按照资产明细表（财务部发放的）对固定资产进行造册登记；

3、财务部资产管理员会定期对酒店的固定资产进行盘点，各部门须派相关人员进行协助并予以签字确认；

4、对于损坏丢失的固定资产按照“破损物品的管理”执行。

制定人：

财务总监批准人：

总经理

执行部门（人）：

各相关部门日期：

01/08/10

编号：

CW014页数：

第1页共1页

主题：

钥匙的存放及领用制度

目的：

1、控制和加强酒店对部门钥匙的管理；

2、各部门办公室、各餐厅吧台、库房等的运作钥匙均应存放于前台；

3、所有备用钥匙存放在财务总监办公室。

程序：

1、运作钥匙的使用：

1各部门把需用的钥匙编号，注明地点交于前台；

2前台应将各部门交来的运作钥匙锁入钥匙箱，钥匙箱的钥匙必须由专人保管。

前台应准备钥匙登记簿以备钥匙的领取、发放。

登记簿上应列以下明细：

部门、日期、领取时间、领取人签字、归还时间、归还人签字、接收人（为前台人员）签字；

3各部门指定专人在每日上班前去前台领取需用的钥匙并在“钥匙登记簿”上登记；下班时将钥匙还至前台并登记；

4对于各个库房的钥匙，应由库管人员领取。

如遇特殊情况，库管人员不在，可由值班经理、宾客服务经理及当值保安主管三人共同签字领取；

2、备用钥匙的领用、登记：

1各部门将已编号的钥匙连同“备用钥匙明细表”（注明编号、地点）一同交至财务总监处；

2备用钥匙一般不给予领用，如遇有特殊情况（如：

运作钥匙丢失或损坏等）才能领用。

制定人：

财务部批准人：

总经理

执行部门（人）：

各相关部门日期：

01/08/10

编号：

CW015页数：

第1页共1页

主题：

营运物品的管理制度

目的：

1.更好的管理酒店营运物资，防止资产流失或人为损坏；

2.营运物品指酒店营业所需用的物品（如：

瓷器、布草等，详见财务部分发给部门的资产明细表）；

3.营运物品的管理实行各负其责的办法，即：

由部门派专人负责管理，将各类资产记录在案，随时登记收、发、存及破损数量。

程序：

1、营运物品的验收按照酒店“收货的管理制度”执行；

2、部门应按照资产明细表（以财务部发放为准）对营运物品登记造册；

3、财务部资产管理员会定期对酒店的营运物品进行盘点、登记，各部门须派相关人员协助并予以签字确认；

4、对于损坏或丢失的营运物品按照“物品的破损或丢失”执行。

制定人：

财务部批准人：

总经理

执行部门（人）：

各相关部门日期：

01/08/10

编号：

CW016页数：

第1页共1页

主题：

仓库物品的领用

目的：

1、规范仓库物品的领用；

2、酒店三个库房：

食品库、酒水库及总库；库存物品的领用必须由申领部门视营业需要而定，不可随意领用

程序：

1、出库时间将视开业后的营业需要另行通知；

2、需用部门应填写“仓库物品领用申请单”（以下简称申请单），由部门经理签字后交由财务总监签字方可去库房领用。

3、领用后库管人员及领用人必须在申请单上签字确认；

4、在仓库管理员下班后，因紧急情况需要开仓领货时，申领部门应事先填写申请单，并经其部门经理签字后，由值班经理、宾客服务经理及当值保安主管随领用人一起到前厅取钥匙去领货，之后由领用人在申请单上签字并将单据放在仓库内；宾客服务经理必须在值班记录上登记；

5.对于酒水发放的特殊要求：

当酒吧领洋酒时，应将空酒瓶收回，才能发放；库管员发酒水前，应在酒瓶上盖上酒店印章；

制定人：

财务部批准人：

总经理

执行部门（人）：

各相关部门日期：

01/08/10

编号：

CW017页数：

第1页共1页

主题：

收货的管理

目的：

1、为了严格控制酒店财产及物品的购进，防止财产流失；

2、酒店各部门无论以何种方式采购的物品均须到收货部进行验收，并做收货记录。

程序：

1、收货部工作时间初定为：

周一至周五8：

30AM-5：

00PM，如有变动将视开业后的情况而定。

收货部在验收货物时，申购部门相关人员必须同时在场验收并在收货记录上签字，申购食品必须有各厨师长签字；所有收货记录必须有收货人员的签字并加盖收货部专用印章，否则无效；

2、遇特殊情况，厨房需临时采购食品而非收货部的工作时间，必须有厨师长或餐饮总监的签字认可，收货部将根据其有效凭据补做收货记录；

3、如果申购部门不满意到货物品的质量，可即时通知采购部、收货部退货或换货；若到货物品存在过期、数量不足及质量问题，收货员有权拒收并及时通知采购部；

制定人：

财务部批准人：

总经理