日常接待管理制度.doc
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日常接待管理制度
第一节日常接待管理岗位职责
一、接待主管岗位职责
接待主管在行政部经理的领导下，全面监督前台接待、文件处理等各项工作，及时解决前台工作中出现的问题，保证公司上下信息畅通，提高公司的运行效率，确保实现公司的整体目标。
其具体岗位职责如表2-1所示。
工作大项
工作细化
表2-1接待主管岗位职责
1．制度文件的编写
协助行政部经理制定前台接待处的岗位职责、操作规程等制度和文件，并监督执行
2．商务接待
做好公司重要客人的接待工作，跟踪客户留言的落实情况
3．办公事务管理
（1）检查前台办公区域的安全、清洁和消防情况
（2）妥善处理前台接待中出现的各种突发事件
（3）协助行政部经理做好公司内部的联系与协调工作，以及公司外部公共关系的处理等工作
4．下属人员管理
（1）检查前台接待专员的仪容仪表、劳动纪律、接待礼仪及工作效率
（2）监督直接下属日常工作的开展情况
（3）培训、考核前台接待专员，不断提高前台接待专员的业务水平和服务质量
二、接待专员岗位职责
接待专员在接待主管的领导下，全面做好前台的日常接待、电话函件的接转、员工考勤的监督及汇总、报刊杂志的收发等具体工作。
其具体岗位职责如表2-2所示。
工作大项
工作细化
表2-2接待专员岗位职责
1．接待管理
负责来宾的登记及接待工作
2．文件管理
（1）负责接听、转接电话、收发信函，并做好记录、整理和建档等工作
（2）负责分发公司文件、通知，并做好分发记录
3．办公事务管理
（1）配合接待主管完成备忘录、通讯录、出差凭证等文件的填制、打印和复印工作
（2）负责前台办公用品及办公设备的清洁保养工作
（3）执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总和外出登记工作
（4）帮助出差员工预订机票、火车票和客房等，登记出差人员行程
（5）接受、反馈并协助接待主管处理客户及公众投诉，维护公司形象
4．环境管理
保持前台区域内的环境卫生
第三节日常接待管理表格
一、客人来访登记表
1．客人来访登记表（范本一）
填写日期：
年月日
序号
姓名
所在单位
来访人数
是否预约
被访人
事由
时间
备注
姓名
部门
到达
离开
1
2
3
…
编制人：
审核人：
2．客人来访登记表（范本二）
来访人
姓名
来访人
单位
来访
时间
接待人
接待内容
简况
处理意见
处理结果
编制人：
审核人：
二、接待工作日记表
日期
记录人
考
勤
记
录
姓名
签到时间
姓名
签到时间
收发记录
接待记录
电话记录
备注
编制人：
审核人：
三、前台来电备忘录
填写日期：
年月日
序号
来电单位/人
联系方式
来电事由
被访人
处理结果
备注
1
2
3
编制人：
审核人：
四、商务接待安排表
来宾单位
带队人姓名
带队人职务
随行人员名单
到达时间
停留时间
人数
考察内容
接待计划安排
车辆使用计划
相关事项
摄影
礼品
音响
欢迎标语
用餐
鲜花
宣传材料
礼仪
导游
题词
水果
其他
负责接待
部门意见
签字：
领导意见
签字：
填表人：
填写日期：
年月日
五、公司参观申请表
申请单位/团体
参观人数
负责人
职务
联系方式
通信地址
参观时间
参观路线/场所
公司审批
六、公关接待审批表
来宾单位
来宾人数
接待日期
带队人姓名
职务
停留时间
来宾事由
接待费用预算
餐饮费用预算额
住宿费用预算额
其他费用预算额
合计预算总额
陪同人员要求
公关事务主管
意见
签字：
日期：
年月日
行政部经理
意见
签字：
日期：
年月日
行政总监
意见
签字：
日期：
年月日
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