协会印章管理制度.doc

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印章管理制度

为加强重庆市信息服务业行业协会（以下简称协会）的印章管理，规范协会印章的刻制、发放、保管、使用，以及停用和作废，特制定本制度。

本制度中所指印章是在公司发布或管理的文件、凭证文书等与协会权利义务有关的文件上，需以协会或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。

第一条、为保证协会印章的合法性、严肃性和安全性，防范风险，有效地维护协会利益，制定本管理制度。

第二条、本制度所称印章包括协会公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法定代表人印章等具有法律效力的印章。

协会各部门公章、现金收（支）专用章、现金收（付）讫章、转帐收（付）讫章等参照本制度执行。

第三条、本管理制度适用于协会公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表、银行业务、投资、担保、债权债务划分、员工调动、任免、对外签署的合同、协议及其他使用印章的文本等。

第四条、印章授权管理和使用部门：

协会印章，由协会会长授权以下部门分别管理和使用：

1、协会行政章由协会行政部负责管理和使用。

2、发票专用章、财务专用章、合同专用章、法定代表人印章由财务部主管会计负责管理和使用。

3、现金收（支）专用章由出纳负责管理和使用。

4、现金收（付）讫章可按编号分别由出纳和货款结算员按各自职责权限管理和使用。

5、转帐收（付）讫章由银行会计负责管理和使用。

6、协会各部门印章由各部门负责人亲自或授权管理和使用。

第五条、印章的管理

一、协会的所有印章由行政部统一刻制，印章的形体和规格，按国家有关规定执行。

新章启用前由行政部负责登记、留样，并确定印章保管及使用责任人（以下简称为印章管理员）。

二、凡因工作需要配置印章或更换印章需向行政部写出书面申请，经会长批准后配置或更换印章。

三、印章启用时由行政部下发《关于协会启用有关____专用章的通知》（详见本管理制度附件一），注明启用日期、发放单位、使用范围和启用印模。

四、行政部向印章管理员移交印章时，在启用通知上签字确认。

五、协会部门撤销或重组，原部门有关印章交回行政部，由行政部负责销毁。

协会决定停用印章的，总经理签字同意后由行政部收回停用的印章切角封存或销毁。

六、严禁印章管理员将印章转借他人。

七、印章丢失时，印章管理员及时向行政部书面报告，行政部应及时采取相关补救措施，并对责任人进行处罚。

八、任何部门或个人不得擅自刻制印章，因私自刻制印章给协会造成的经济损失由当事人承担全额赔偿责任。

第六条、印章管理员的职责

一、印章管理员凭《用印审批单》（附件二）审批意见使用印章，用印申请人需填写“印章使用登记表”（附件四）。

二、印章管理员每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁进保险柜内，妥善保管，不得将印章存放在办公桌内。

三、印章管理员因事、病、调休等原因不在岗位时，应指定他人代管印章，并向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项。

四、印章管理员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。

未按批准权限用印或用印审批手续不全的，印章管理员有权拒绝。

五、印章管理员不得在空白文本上加盖印章，因不按规定办理导致协会遭受经济损失的，由其承担全部赔偿责任。

六、印章管理员离职时，其管理的印章记录和档案须作为员工离职移交工作的一部分，须填写《印章管理人员离职交接表》（附件三）办理分管印章的移交手续后方可办理离职手续。

七、原则上禁止携带公章外出。

如确需带出使用时，须经会长批准方可带出，使用后及时交回。

第七条、印章的使用规定

一、协会公章的使用

1、办理使用印章的事项，须由经办人填写《用印审批单》经具有相应权限的领导审批同意后，连同需用印的文件等一并交印章管理员，经审核审批手续齐备后用印。

2、凡有对应权限管理领导签署的文件或发文批准书、业务报表等，可直接加盖相应的协会印章。

3、禁止在内容填写不全的文件或空白的纸张、介绍信、便函、证件、授权委托书、发文批准书、业务报表、邀请函等加盖协会印章。

二、合同专用章的使用规定

1、对外签署的合同或协议，由经办人填写《用印审批单》，经部门领导审核，会长审批后，由合同授权签约代表人签字并注明年月日