办公室管理制度及处罚条例doc.docx

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办公室管理制度及处罚条例doc

办公室管理制度及处罚条例1

办公室管理制度及处罚条例

为了规范公司管理，提高工作效率，根据公司的情况制定本制度

1上班时着装整齐、坐姿端正。

树立良好的公司形象和个人形象。

2严禁在办公区内吸烟、就餐，严禁大声喧哗，吵闹、严禁闲聊。

营造良好的工作环境。

3未经特别批准，员工严禁在办公区内使用私人笔记本电脑。

4未经许可，员工不得随意离开办公区，有事情及时向有关部门领导请假，具体执行细则请参见北京数字博识科技有限公司《工作时间管理条例》。

5公司前台上班时间必须保证有人值班、接听电话，不得私自离开工作岗位。

做到中午就餐应实行轮流倒班制，每人半小时。

不得无故拖延时间，造成下一班无法正常就餐。

6禁止使用公司电话打私人电话或用公司电话聊天，包括打入的电话。

接拨电话言语尽量简洁，做到长话短说。

7员工在工作中或在接听电话中要使用文明用语：

您好\请\谢谢。

8应注意节约公司各项办公资源的使用：

8.1下班关闭电脑（包括主机及显示器），随时关闭不使用的电灯，最后离开办公区

的同事注意关空调、关灯、拉闸；

8.2打印文件应注意纸张的节约，内部流转的文件在可以用单面空白页进行打印的前

提下，尽量使用单页纸进行打印，注意纸张的回收和利用；

8.3办公用品因日常损耗致使无法继续使用的（如笔、文件夹、卡绳、卡套等），应

做到以旧换新。

9为了保持办公区的整洁统一，在下班时应注意关窗、拉窗帘并将椅子归位。

10员工应积极主动维护办公区内的安全：

10.1门禁系统是办公区安全的重要保障，进出办公区应做到随手关门；

10.2若有来宾拜访，需要进入办公区，应主动到前台登记借用来宾卡，并请来宾按规

定佩带后，方可引领其进入办公区，待来宾离开后及时将来宾卡归还前台。

11员工应爱护公司设施，如损坏公司财产需折价赔偿。

12公司员工应遵守《公司会议室管理使用规定》，按照本规定附件2中投影仪借用流程和使用方法正确使用投影仪。

13若违反以上规定，由总经理办公室开具《数字博识行政处罚单》，并在公司网站上公布处罚决定，相关责任人须持处罚单于收到罚单3个工作日内到财务部办公室缴付罚金。

14本规定自公布之日予以施行。

行政处罚单

投影仪使用规定

1A会议室投影及音响使用由市场部多媒体组的谢正管理，B、C、D三个会议室投影使用由前台管理，现由总经办岑佳负责。

需要使用投影仪须到前台进行申请登记。

2开启投影仪顺序：

2.1打开墙上投影仪电源按钮（投影仪POWER灯亮）

2.2降下电动屏幕

2.3用遥控器POWER键打开投影仪（灯泡预热）

2.4用视频连接线接笔记本

注：

投影仪会启动检测笔记本视频信号

3关闭投影仪顺序：

3.1用遥控器POWER键关闭投影仪（2次）。

这是投影仪POWER灯位黄色闪烁状态（灯

泡散热）。

注：

绝对禁止在使用遥控器关闭会议室投影仪前，或投影仪POWER灯位黄色

闪烁状态（灯泡散热）时关闭墙上投影仪电源按钮！

需等待投影仪POWER灯

为黄色闪烁停止后再关闭投影仪电源！

3.2升起电动屏幕

3.3等投影仪POWER灯闪烁停止后关闭墙上投影仪电源按钮

4升起电动屏幕按钮说明：

电动屏幕按钮上有“＝”、“０”、“－”三个标志，其中“＝”代表上升，“０”代

表暂停，“－”代表下降，注意：

升起电动屏幕时最后不要按“＝”任由屏幕升到

最上面，要在临近屏幕升到顶端时按“０”。

总经办

2007-4-23

办公室管理制度及工作流程4

一、会议管理制度及工作流程

1、会议分为：

行政会议、月度总结大会、全体员工大会

2、

第三章会前准备

第一条公司召开的公司级会议会务服务统一归口办公室负责。

各部门召开会议需用公司会议室，应由办公室统筹安排。

第二条会议召集人在会议召开2日前将会议的主题、地点、时间和对与会者的要求等下发或通知所有与会者。

第三条会议主持人和与会人员都应在会议召开2日前做好有关准备工作，包括拟好会议提案、汇报总结提纲、发言要点、

工作计划草案、决议决定草案等。

记录人根据会议通知和

与会者的会前准备资料在会议召开2日前拟定《会议议程》

交会议召集人审核。

第四条所有与会者都应该遵守公司的会议制度，不迟到，不早退，

不无故缺席。

因为特殊原因不能完整地参加会议的与会者，

应提前向会议召集人说明情况，并且将自己的观点尽量用

书面的形式转达给会议召集人，由会议召集人代为表达。

第五条会议的基本人员应该包括：

召集人，与会者，记录员。

会议原则上应由召集人主持，也可由召集人指定他人代为主

持。

第四章会议组织及要求

第六条会议组织遵照“谁主办，谁组织”的原则。

第七条会议主持人须遵守以下规定：

1主持人应提前10分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。

2主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要

的说明。

3会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与

议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。

4属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。

对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人

表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后

续安排统一意见。

5主持人应将会议议决事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确。

第八条参会人员须遵守以下规定：

1应提前5分钟到达会场，并在《会议签到表》上签到或由主持人点名签到；

2准确、充分地表达自己的立场，会议发言应言简意赅，紧扣议题；

3会议讨论过程中，与会者应注意文明用语。

4遵循会议主持人对议程控制的要求；

5属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言；

6遵守会议纪律，与会期间应将手机调到至静音或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听电话，

如须接听，请离开会场；

7做好本人的会议纪录。

第五章会议记录

第九条公司各类会议均应设专用记录本进行会议记录并由会议召集人确定专人负责记录。

会议记录应遵守以下规定：

1以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要；

2会议记录应坚持实事求是的原则，尽量采用实录风格，确保记录的原始性，记录员应署名；

3对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样；

4会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于会议后2个工作日呈报会议主持人审核签名；如需下发文件，主持人

审核后由行政副总、总经理逐级审核批准后再下发，如非下

发文件，逐级审核后归档。

5负责会议考勤记录，并报会议主持人核准；

6做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的《会议签到表》的考勤记录报考勤人员。

第十条会议纪要和会议记录的发放、传阅、归档：

1公司级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人、行政副总

审核、总经理确定，并由办公室存档备查，按年度移交公司

档案室。

2各部门的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管；

3会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄，其调阅应严格按照公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。

第六章会议精神的督办及执行

第十一条会议跟进

1会议决议、决策事项需要会后跟进落实的，按照部门职责分

工由主办部门跟进落实，会议主持人另有指定的，从主持人

指定；

2会议跟进的依据以会议决议、纪要及会议原始记录为准；

3办公室负责会议议定事项的督办和催办，定期检查会议决议、

纪要及会议记录及落实情况，并将督办和催办情况报告会议

主持人，并将作为考核当事人工作的依据；

4部门会议的跟进落实、督促检查工作由各部门自行安排。

第七章会议纪律和要求

第十二条公司级会议的保密

1与会人员要严格遵守保密纪律，不得将会议内容、讨论的有

关情况向外泄露。

2会议议决事项，应严格保密，除按规定履行职责需要外，与

会人员不得外传会议讨论和议决情况。

3故意泄漏、传播会议有关情况的，视负面影响的大小作出相

应处罚。

第十三条管理权责和处罚

1办公室负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。

2会议主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。

3迟到、早退、缺席

（1）迟到：

参会人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到；

（2）早退：

凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议结束前5分钟提前离开会场的，计为早退;

（3）缺席：

凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。

第十四条处罚

1无正当理由迟到、早退每次处10元的罚款；

2无正当理由缺席每次处以20元的罚款；

3凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。

4以上处罚由会议记录人将召集人签字确认的会议记录出勤记录交人力资源部从工资扣除。

第十五条流程图