单位办公室内部控制操作规程汇编办公室.docx
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单位办公室内部控制操作规程汇编办公室
（XX单位）
办公室内部控制操作规程
一、办公室主要职责
办公室负责局机关日常政务和事务工作，主要职责如下：
（一）机关日常政务工作：
负责协调、处理机关日常政务、事务、会务工作；负责机关工作人员考勤工作；负责机关印鉴、介绍信管理工作；负责日常来电、来信、来访接待协调处理工作。
（二）全局性文字工作：
负责公文签收、拟办、催办等工作；负责全局重要综合性文件的起草工作；负责拟定全局工作计划，撰写工作总结；负责人大代表、政协委员建议和提案的承办工作；负责全系统教育信息的编辑和上报工作。
（三）全局性会务工作：
负责全局性会议的筹备协调、组织安排工作；负责领导批示及会议议定事项的交办、督办工作。
（四）后勤保障和服务工作：
负责机关车辆管理调配、办公用品购置等后勤供应工作；负责机关文稿复印及文印设备保养工作；负责机关各股室间的协调及其他有关外事接待和服务工作；负责机关安全保卫、环境卫生、机关食堂的管理服务工作。
（五）局领导服务工作：
负责起草领导讲话、文件报告及领导交办的其它各项工作，当好参谋助手。
（六）文书档案管理工作：
负责全局档案及保密工作。
二、办公室岗位职责
办公室共设6个岗位，分别是：
主任岗，政务岗、文秘岗、文印岗、档案岗、后勤岗。
各工作岗位具体职责如下：
（一）主任岗：
负责主持办公室全面工作。
（二）政务岗：
负责文件、电话接收、登记、送批、拟办、催办等日常政务管理工作；负责机关工作人员的考勤管理工作；负责机关印鉴、介绍信的使用、管理及来访接待、协调处理工作；负责机关各股室间的协调及其他有关外事接待和服务工作。
（三）文秘岗：
负责全局重要文件和办公室公文起草工作；负责全局工作计划及工作总结拟定和撰写工作；负责人大代表、政协委员建议和提案的承办工作；负责全系统教育信息的编辑和上报工作；负责局党组会、局长办公会等会议组织、准备、会议记录及领导批示、会议议定事项的交办、督办工作；负责起草领导讲话、文件报告及领导交办的其它各项工作。
（四）文印岗：
负责机关文稿复印及文印设备保养工作。
（五）档案岗：
负责机关文书档案的接收整理、归档借阅、移交保管等工作。
（六）后勤岗：
负责机关车辆管理调配、办公用品购置等后勤供应工作；负责机关公共财物的保管及公共设施的维修工作；负责机关安全保卫工作、环境卫生工作及机关食堂服务工作。
三、办公室各项工作业务流程
（一）公文办理
1、业务流程描述
公文办理是接收局外公文的办理过程，包括收文审核、签收登记、分办等程序。
步骤一：
收文审核
办公室在收到局外公文时，应首先对文件进行审核。
对不符合规定的公文，经办公室主任批准后，可拒收、退回来文单位并说明理由。
审核的重点是：
是否属于我局职责范围，应否由我局办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其它部门职权的事项是否已协商、会签。
步骤二：
签收登记
办公室负责统一对收文进行管理，各股室不得自行接收公文。
办公室文秘岗收到符合规定的局外公文后，即时逐件签收、并进行分类登记。
步骤三：
公文分办
签收登记的收文，按时提交办公室文秘岗分办，不得延误、遗忘、积压文件。
所有公文办公室文秘岗在第一时间提出拟办意见并呈送局主要领导批示；公文经主要领导批示后第一时间呈送局分管领导并进行分类登记；紧急公文，应当明确办理时限。
2、风险点
表1公文办理风险事件类型
风险点
风险等级
责任主体
1、公文审核不认真，分类错误、丢失公文
2、涉密文件按普通文件流转
重大
办公室文秘岗
公文登记不及时，收文登记要素不准确
一般
办公室文秘岗
不按拟办意见承接，相互推诿，且未及时退回
重大
分管领导
承办股室
对拟办意见有异议，未及时退回
一般
承办股室
承接新业务或职责范围调整未及时告知办公室
一般
承办股室
3、防控措施
（1）收到公文后进行仔细核对登记，主要包括：
来文等级、收文时间、来文单位、来文字号、来文标题等。
（2）加强沟通协调，按照局领导分工和各股室职责分工，提出合理拟办意见；提高收文分办的准确性和时效性。
（3）严格按照拟办意见承接公文，严禁推诿扯皮。
对办公室拟办意见有异议的，原则上由分管领导在收到公文半日内提出转办理由和意见（紧急公文在1小时内提出转办理由和意见），经局主要领导同意后退办公室重新拟办。
承办股室对拟办意见有异议的，在不影响文件办理时限的情况下，由承办股室提出意见，经主管领导同意后退回办公室重新拟办，报局长裁定。
（二）文书档案管理工作业务
1、业务流程描述
步骤一：
文件材料的立卷和归档
（1）每年3月31日前，由办公室档案岗下发《容城县教育局关于做好XX年度文件资料整理归档工作的通知》。
（2）办公室档案岗在时限结束前，对有关股室进行催办。
（3）对不符合质量要求的案卷，由办公室档案岗退回原立卷股室重新整理。
步骤二：
档案的接收、整理、保管和统计
（1）办公室档案管理岗按照各股室移交的《归档文件目录》，进行详细的清点。
经清点无误后，档案岗与股室移交人在《容城县教育局XX年度档案接收登记表》上共同签字，以备查考。
（2）全局的党政档案，属于一个全宗，办公室档案岗应按年代——机构分类的原则，进行整理、保管。
（3）办公室档案岗要保证档案库房坚固，并注意防火、防盗、防虫、防鼠、防尘和通风。
具有永久和长期保存价值的档案，如有破损或字迹失真的，办公室档案岗应即时修补或复制。
（4）办公室档案岗调动工作时，在离职前应将本人保管的档案数量和状况进行清理、交接并写出书面材料，由交接双方签字存查。
步骤三：
档案的利用和调阅
（1）局内各股室人员调阅档案时，由调卷人填写《容城县教育局利用档案效果登记表》，经办公室主任签字后调阅。
外单位借阅本局档案时，应持写明借阅人姓名、借阅目的等内容的《介绍信》，经档案形成股室主要负责人、办公室主任、主管领导签字同意后，由档案形成股室派人带领借阅。
（2）各股室调阅的案卷，用毕后应立即送还，借阅时间一般不超过15天。
如果必须延长时间，应提出申请并由办公室档案岗办理续借手续。
（3）调阅档案人员应对所借案卷妥善保管，防止遗失、泄密和污损，不得抽换、涂改、拆散和转借。
办公室档案岗在收回案卷时应进行严格检查。
步骤四：
档案的鉴定和销毁
（1）办公室档案岗应根据全局情况和档案管理部门有关规定，制订档案材料保管期限。
报经办公室主任审核、局主要领导批准后，作为进行鉴定档案的依据，并报县档案局备案。
（2）办公室档案岗根据档案材料保管期限的规定，并结合实际工作情况，会同各股室及时对所保管的档案材料进行鉴定及调整保管期限。
（3）销毁档案时，办公室档案岗应征得办公室主任同意，报局主要领导审批后登记销毁。
销毁作业时应注意保密，并至少有两名同志进行监销，并签字备查。
（4）对已销毁的档案，办公室档案管理岗应在原案卷目录备考栏内注明“××年销毁”字样，并做总的移出说明。
步骤五：
档案的移交
办公室档案岗将应该移交档案进行拣选，并编造《移交目录》一式三份，报经办公室主任审核、局领导批准后向县档案馆移交。
2、风险点
表2文书档案管理风险事件类型
风险
类型
风险点
风险等级
责任
主体
档案
整理风险
未及时收集或保管不善，导致应归档文件材料未归档或归档不全，甚至造成重要文件材料遗失
按情节轻重、影响范围和程度确定
各股室
档案管理人员未及时整理、移交本单位档案，导致档案积压、损毁或遗失
同上
各股室
档案保存期限分类不准确，导致应永久或长期保存的重要档案未按规定保存
同上
各股室
未编制归档文件目录或目录内容不准确
同上
各股室
档案
接收风险
档案形成单位申请移交后，办公室未认真审核或审核意见未及时反馈，导致入库档案不完整不规范
同上
办公室档案岗
档案形成单位未根据办公室审核意见进行纠正、完善，导致入库档案不完整不规范
同上
各股室
档案移交过程中，档案未严格清点，导致入库档案账实不符
同上
办公室档案岗
档案形成单位未按办公室移交时间进行移交，导致全局档案移交工作延误
同上
各股室
档案
保管风险
未严格建立档案接收、移出的登记统计制度或登记统计不完整，导致档案无法及时查找或下落不明
重大
办公室档案岗
未严格落实档案库房管理要求，造成档案损坏
重大
办公室档案岗
未严格执行库藏档案的定期检查、复制、转存备份，导致档案因存储介质失效而损毁
重大
办公室档案岗
未按档案保管期限、形成机构等分类存放，影响档案保管、查找
一般
办公室档案岗
档案
利用风险
未按规定程序和权限，履行档案借阅审批手续
一般
办公室档案岗
未经批准，擅自复制、拍照、扫描、抄录涉密档案
重大
办公室档案岗借阅股室
借阅利用档案未及时归还，或需延期借阅未办理续借手续，长期占用档案
一般
借阅股室
未妥善保管借阅的档案，导致档案破损、遗失、泄密
重大
借阅股室
档案
移交风险
未按规定及时移交档案，造成库房档案积压
一般
办公室档案岗
未按规定制作、保留移交档案电子版本，影响档案利用
重大
办公室档案岗
未按规定处理涉密文件移交
重大
办公室档案岗
3、防控措施
（1）各股室按照要求，将应存档的文件材料认真保存、整理，防止应保存档案遗漏、散失。
送交的文件材料应齐全、完整，任何人都不得将档案据为己有或拒绝归档。
（2）各股室对送交的归档文件材料进行甄别和鉴定，对归档资料不完整的，予以补充；对不属于归档范围或无保存价值的资料，不予归档。
年度终了后，各股室做好文件材料的装订、编页、编件号、装盒、编制目录等工作，做到归档文件材料收集齐全、分类准确、目录完整。
各股室应于当年3月底前完成上一年度档案整理工作。
（3）各股室撤销、增设或其他变动时，原建制股室负责人应将档案整理后移交办公室。
（4）各股室编制档案移交目录，向办公室移交档案。
办公室档案岗认真审核各股室移交的档案，对归档文件材料不完整或不规范的，提出修改建议，并及时退回档案形成股室补充或纠正。
档案形成股室根据审核建议，及时纠正、补充完善后，再向办公室移交档案。
各股室最迟应于当年6月底前向办公室移交。
（5）办公室档案岗应清点档案数量，检查核对档案实际件数、编号与档案移交目录是否相符，核对无误后予以签收。
移交、接收双方负责人和经办人员需在档案移交目录上签字，姓名签署完整，字迹工整、清渐，并注明接收档案的年、月、日。
（6）规范档案接收、移出登记，档案接收、移出必须按程序履行相关审批手续。
入库档案按保管期限、形成年度、形成机构分类有序排放，做到不错装盒、不错入柜、不错编目，编制橱柜号码和存放案卷对照表，方便检阅、调用。
外借的档案归还后及时入库入柜。
（7）加强档案库房安全防范，做好档案库房的防火、防盗、防虫、防鼠、防光、防潮、防尘等工作，及时排查安全隐患。
（8）根据需要对库藏档案定期进行检查，对破损、变质的档案，及时修补复制或做其他技术处理。
（9）局内工作人员借阅利用档案，须填写《容城县教育局利用档案效果登记表》（以下简称《借阅单》），并经办公室主任签字确认。
局外单位利用局档案，需提供单位介绍信和工作证，由档案形成股室派人按程序办理借阅手续。
（10）办公室档案岗收到档案借阅利用申请，应审核《借阅单》是否经相关领导批准等，一般于当日提供。
办公室档案岗借出档案时，应对档案完整性进行检查。
（11）借阅人借阅利用档案，不得遗失、涂改、勾画、污损、拆散、抽换和转借档案；利用涉密档案，未经密级审批单位批准，不得复制、拍照、扫描、抄录。
（12）借阅档案用后需立即归还，如确需延期借阅，须经由办公室档案岗办理续借手续。
逾期未还的，办公室档案岗及时提醒、督促有关单位或个人归还。
办公室档案岗办理归还档案手续时，认真检查归还的档案是否完整齐全，如发现有污损、遗失档案或泄密等情况，及时报告有关领导，并依据有关规定妥善处理。
（三）用印管理工作业务
1、业务流程描述
步骤一：
印章刻制、封存或销毁
（1）容城县教育局印章由办公室保管；容城县教育局党组印章由局长保管；局内各股室印章由办公室统一制发。
各股室刻制或更换印章，应提出书面申请报分管领导批准，由办公室到公安部门办理刻制手续。
任何单位和个人不准私自刻制单位印章。
（2）各股室印章正式启用前，必须到办公室留存印模备案。
（3）局内各股室的印章，如因机构变动或换用新印章而停止使用时，应自新印章启用2个工作日内将原印章送交办公室封存或销毁。
销毁旧印章，须经办公室主任批准，至少两名同志负责监销，并签字留存。
步骤二：
印章保管
（1））容城县教育局、容城县教育局党组、容城县教育局工会委员会印章由专人保管。
（2）涉密岗应恪尽职守，认真负责，照章办事，保证印章绝对安全。
（3）严格用印登记制度。
涉密岗要认真履行登记手续，使用《容城县教育局印章使用登记表》逐一登记用印的时间、股室、内容、审批领导、份数、经办人等。
步骤三：
印章使用
（1）印章使用实行领导审批制，应严格用印程序和审批手续，未经领导批准不得擅自使用印章。
用印前，涉密岗要仔细核对签批意见和内容等，不得开具空白介绍信、证明等，不得在文件空白处加盖印章（模）。
（2）使用“容城县教育局”印章时，须经局主要领导签字批准后，由涉密岗即时在《容城县教育局印章使用登记表》上登记并用印。
2、风险点
表3用印管理风险事件类型
风险点
风险等级
责任主体
未按规定、程序刻制或销毁印章
重大
涉密岗
承办股室
印章丢失或损毁，印章被他人私自使用
重大
涉密岗
未经批准用印
重大
涉密岗
印章使用未登记或登记内容不全
一般
涉密岗
3、防控措施
（1）需刻制、封存或销毁印章的股室，要在局领导批准后的1个工作日内，向办公室提出办理申请。
（2）严格按照有关审批权限、要求按程序办理印章使用，并由办公室主任负责做好相关登记备查。
（3）为印章管理配备专用保管柜，并定点存放。
（四）局机关重要文稿起草工作业务
1、业务流程描述
步骤一：
文稿起草
（1）办公室文秘岗确定局机关重要综合文稿写作框架，组织相关各股室或校（园）以书面形式提供有关工作素材，并经本股室或校（园）主要负责人签字确认。
（2）办公室文秘岗按照写作框架及相关文件或通知要求，综合相关各股室或校（园）提供的有关工作素材，起草局机关重要综合文稿初稿。
步骤二：
文稿审定
（1）办公室主任、相关工作主管局领导对局机关重要综合性文稿初稿进行初审，提出修改意见，组织主笔起草人员、相关股室进行修改完善。
（2）经初审后的局机关重要综合性文稿，打印后报送局主要领导审批。
步骤三：
整理归档
办公室文秘岗在综合文稿起草结束后30个工作日内进行整理，重要文稿要留存电子稿件存档，并按照档案管理规定，整理装订有关资料，归档留存备查。
2、风险点
表4局机关重要文稿起草风险事件类型
风险类型
风险点
风险
等级
责任主体
制
度
流
程
风
险
1.公文内容与有关法律、法规、政策相违背或脱节。
重大
办公室文秘岗
2.反映问题与实际情况有出入，所提政策措施缺乏可行性。
一般
办公室文秘岗
3.文种选择不正确、公文格式不规范、文字表达欠恰当规范。
一般
办公室文秘岗
4.出现错别字、数字错误、单位错误以及引用错误等。
一般
办公室文秘岗、相关负责人
5.未对文稿征求意见，或对意见未予吸纳、修改。
一般
办公室文秘岗
廉
政
风
险
未按规定向局领导汇报有关事宜，对不符合规定的情况有隐瞒。
重大
办公室文秘岗
外
部
风
险
1.未及时提供文稿起草相关资料。
一般
承办股室
2.提供的文件起草资料数据错误或与实际情况不符。
重大
承办股室
3、防控措施
（1）公文起草做到：
符合党的路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现局领导意图，所提政策措施和办法切实可行。
文种正确，格式规范，结构严谨，表述准确，文字精练。
（2）局主要负责人指导重要文稿起草工作。
（五）会议工作业务
1、业务流程描述
步骤一：
会议计划审批
会议召开之前，主办股室应先明确召开会议的时间、地点、参加人员等，报办公室审定后报请局领导审批。
步骤二：
会议安排
承办股室负责做好会场布置工作，通知参会单位等事宜，办公室负责会场音频、视频等信息设备调试工作。
2、风险点
表5会议工作风险事件类型
风险
类型
风险点
风险
等级
责任
主体
外
部
风
险
1、未及时通知业务部门参加会议。
重大
承办股室
2、会议材料印制不及时。
重大
承办股室
3、未按要求完成会场布置。
重大
承办股室
4、会场设备故障。
重大
办公室
3、防控措施
（1）承办股室通知有关单位参加会议，会前做好会场布置，办公室对会场音频等信息设备调试运行，确保会议顺利召开。
（2）加强会议新闻宣传力度，会后及时将会议召开情况通过教育信息网和其他新闻媒体进行宣传。
（六）局内交办事项办理
1、业务流程描述
步骤一：
交办
局长办公会、局党组会或局主要领导交办后2个工作日内，办公室文秘岗与主办股室充分沟通、及时交办。
步骤二：
承办
（1）主办股室负责人是交办事项办理的第一责任人，负责主持办理工作，应明确承办人员，严格按时限和要求完成工作。
（2）会办股室应积极配合，按会办要求和办理时限向主办股室报送办理情况和办理结果。
步骤三：
催办
（1）主办股室应按照交办要求，及时反馈办理进度。
（2）办公室文秘岗应根据局领导或局内有关会议要求，对交办事项进行不定时催办。
步骤四：
办结
（1）在规定时限内办结后，办理结果按程序依次上报主管领导和局主要领导。
（2）主办股室不能按时办结的，应及时向主管领导说明情况，主管领导根据实际情况报局主要领导确定是否延时。
（3）会办股室不能按时办结的，应及时向主办股室说明情况，主办股室根据实际确定是否提出延时申请。
2、风险点
表6局内交办事项风险事件类型
风险
类型
风险点
风险
等级
责任
主体
流程
风险
交办不及时、不准确。
一般
文秘岗
廉政
风险
1、未按规定向局领导汇报有关事宜，对不符合规定的情况有隐瞒。
重大
文秘岗
主任
2、民主决策机制、岗位监督制约机制不完善或执行力不强，可能出现自由裁量空间，诱发权力滥用
重大
主任
外部
风险
1、不按交办意见承接，相互推诿。
重大
承办股室
2、对交办意见有异议，未及时反馈。
一般
承办股室
3、交办事项未在规定时限内办结
一般
承办股室
3、防控措施
（1）完善交办规程，准确把握会议精神和领导意图，加强与承办股室的沟通协调，提高工作交办的准确性和时效性。
（2）严格按照交办意见承接任务，严禁推诿扯皮。
（3）交办事项应按时限要求办结，规定时限难以办结的，及时请示局领导，并与办公室沟通。
（七）人大代表建议和政协提案办理工作业务
1、业务流程描述
步骤一：
交办
（1）由办公室文秘岗自收到建议提案5个工作日内提出分办意见，明确时限和要求，经局主要领导审定后，一并交付承办股室；同时建立人大代表建议和政协提案工作台账。
（2）承办股室收到建议提案后，应在2个工作日内清点、核实和登记，提出分办意见，确定承办人员。
（3）对交办有异议或者需增减会办股室的人大代表建议和政协提案，承办股室应自接到之日起5个工作日内，向办公室提出意见；办公室在2个工作日内审核处理并回复承办股室。
步骤二：
承办
（1）承办股室应逐条梳理建议或提案中提出的问题，对符合法律、法规、规章和政策规定的问题，依法办理；对合理化建议意见，积极研究采纳；对涉及经济社会发展全局的重大事项，应深入调查研究，广泛征求意见，必要时请相关领域专家论证；对符合法律和政策，但受客观条件限制暂时难以解决的问题，列入工作计划或规划；对不符合法律、法规、规章和政策的问题，实事求是、有理有据说明情况。
（2）承办人员按照规定时限内起草答复或会办意见，报送办公室文秘岗。
（3）承办建议提案过程中遇到问题需要向上级主管部门请示时，应先请示后答复，但不得以请示代替答复，不得借请示向受理请示的部门转移解决问题的责任。
步骤三：
审核报签
办公室文秘岗负责答复和会办意见格式审核，应在2个工作日内完成，并报请局主要领导审批、签字。
步骤四：
寄送
办公室负责在答复和会办意见印制完成后2个工作日内送县政府办公室审核。
步骤五：
重办
人大代表、政协参加单位和委员对答复意见不满意的，承办股室应按照程序和县政府办公室要求重新办理。
步骤六：
走访
寄送答复意见后，办公室文秘岗负责提醒承办股室应在规定时限内对提出建议和提案的人大代表、政协委员进行及时回访。
走访的重点是走访形式一般采用电话回访、登门拜访或者召开座谈会的方式进行。
步骤七：
复查和总结
年度承办人大代表建议和政协提案工作完成后，办公室文秘岗负责起草书面总结，报局主要领导审定后交办公室，办公室按照相关通知要求及时报送县人大常委会、县政府、县政协。
2、风险点
表7人大代表建议和政协提案办理风险事件类型
风险
类型
风险点
风险
等级
责任主体
制度
流程
风险
1、建议提案流转中出现丢件、漏件。
重大
办公室
文秘岗
2、交办不准确、不及时。
一般
办公室
文秘岗
外部
风险
1、不按交办意见承办，相互推诿。
重大
承办股室
2、对交办意见有异议，未及时反馈。
一般
承办股室
3、承办事项未在规定时限内办结或办理结果代表委员不满意。
重大
承办股室
3、防控措施
（1）建立健全台账制度，严格清点承办件数，保障不出现丢件、漏件。
（2）充分掌握提案案由，准确分办、积极协调，避免局内推诿，遇有难分的人大代表建议和政协提案提交局领导裁定。
（3）建立绩效考核指标，对未在规定时限内办结和办理结果代表委员不满意的，在绩效考核中予以减分。
（4）针对代表、委员和群众普遍关注的教育文化等方面的问题要建立长效机制。
（八）资产购置业务
1、业务流程描述
步骤一：
购置申请。
股室根据实际需要提出资产购置申请，报经办公室主任审核后，报局主管领导审批、签字。
步骤二：
采购。
根据局主要领导批示，依法组织采购。
2、风险点
表8资产购置业务风险事件类型
风险
类型
风险点
风险
等级
责任主体
资产购置业务风险
1、资产购置数量、标准不准确。
重大
经办人
2、资产购置程序不合规。
重大
经办人
廉政
风险
1、未按规定向局领导汇报有关事宜，对不符合规定的情况有隐瞒。
重大
经办人
2、民主决策机制、岗位监督制约机制不完善或执行力不强，可能出现自由裁量空间，诱发权力滥用。
重大
经办人
3、防范措施
（1）资产配置与预算管理相结合，加强资产配置预算编制。
资产配置数量、标准必须以有关规定为依据，与本股室工作需要相吻合，严格按照国家有关标准掌握。
（2）资产购置必须编制政府采购预算，并按照政府采购的有关政策和程序执行。
（九）资产处置业务
1、业务流程描述
步骤一：
处置申请。
股室提出资产处置申请。
步骤二：
资产鉴定。
办公室组织专业鉴定并根据鉴定情况，报局领导审批。
步骤三：
实施处置。
局领导批准后，办公室根据批示，组织资产处置。
处置收入缴入国库，并按规定进行报备。
2、风险点
表9资产处置业务风险事件类型
风
升级会员 