东方置业代理办公管理制度.docx
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东方置业代理办公管理制度
东方置业办公管理制度
总则
健全而科学的管理制度在现代企业经营管理过程中起着协调、执行、指示的重要作用，已直接关系到整个企业的发展，因此我们对办公纪律、办公规范进行总体性的管理，使企业员工在行为上有了基本准则。
第一章办公综合管理制度
一、员工考勤制度
第一条本企业全体员工每日工作时间一律以八小时为标准。
第二条上班时间夏季为8：
30时，下班为下午17：
30时，午休1小时30分钟。
第三条每周六、周日休息，必要加班时另行通知。
二、考勤办法
第四条员工上下班时必须打卡。
第五条违反劳动纪律现象：
1.迟到上班时间超过十五分钟打卡者为迟到。
2.早退下班时间前五分钟提前打卡者为早退。
3.旷工①上班时间1小时后打卡到工者均以旷工半日论处；
②下班时间1小时前下班者均以旷工半日论处；
③当月内迟到早退6次作为旷工半日论处；
④未经请假或假满未续假不到工者，以旷工论处；
⑤代人打卡或伪造出勤记录者，经查明双方均按旷工论处。
三、休息与休假规定
第六条按国家规定，年休假为10天，公司每周休2天，此期间工资照付。
第七条员工因故请假规定如下：
1.病假
①连续请病假的，公休、节假日均计算在病休日内；
②病假必须以医生开具的证明为准。
2.事假
①员工因故请假须事先申请，经单位和主管部门批准，紧急事宜可以后补手续；
②公休、节假日均不包括在事假内。
3.公伤假
1员工因公受伤需要休息，必须有医生证明；
2公伤假期间工资及津贴照付。
4.婚假
1依照国家有关规定及本企业情况，规定员工婚假为三天，晚婚假为十天；
2婚假期间工资及津贴照付。
5.丧假
1依照国家有关规定及本企业情况，规定员工丧假为五天，需赴外地者给路程假；
2丧假期间工资及津贴照付。
6.生育假
1符合晚育规定的女员工，产假除国家规定天数以外，另给假五天，实行节育措施者给假七天；
2以上规定日期内工资及津贴照发；
3女员工如有1周岁以下婴儿，每天给予3小时的哺乳时间，不扣工资及津贴。
第八条特别休假
1.凡是符合享受年休假的员工每年可安排休假一次，由所在单位根据工作情况有计划地安排并报综合部门备案。
2.员工休假期间工资及津贴照发。
四、加班加点管理办法
第九条员工在节假日或法定工作时间以外加班，必须事先填报有关表格，并经部门负责人同意。
第一十条有关待遇按财务规定办理
五、对违纪现象的处理办法
第一十一条本公司本着批评教育结合经济处罚的原则。
第一十二条对迟到、早退者扣发三十元奖金一次，对旷工者按日发工资扣发，连续旷工十五天以上者予以除名。
第一十三条对上班干私活、怠工、不服从工作分配经批评教育仍不改者，令其停职检查，停职期间扣发工资。
第一十四条对违法乱纪受到公安机关制裁者，停发工资，只发生活费。
六、办公室员工岗位职责规定
第一十五条行政总监
1.全面领导办公室工作并具体主持行政事务工作。
2.召集公司办公室每周例会，制定每周工作计划。
3.审核批准公司1000元以下行政费用开支报告。
4.审核上报公司1000元以上行政费用开支计划。
5.负责公司防火、防盗及交通等安全管理工作。
6.管理公司员工及住房。
7.负责对外经济合同的审核签章及公司法律事务协调。
8.管理总经理办公室人员编制。
9.负责对外联系的工作计划的制定及实施。
第一十六条行政主管
1.按合同实施物资采购和小型用品采购。
2.具体安排员工午餐。
3.缴纳电话费。
4.管理环境卫生。
5.安排外来宾客的住宿。
6.具体办理车辆的年检、年审、维修，与管理部门联系。
7.办理经批准的员工的暂住证，负责与安委会的工作联系。
8.其他工作。
第一十七条前台文员
1.接转交换机电话。
2.负责传真收发与登记。
3.负责前台接待、登记。
4.引见、招待、接送来宾。
5.负责监督打卡和汇总考勤。
6.负责请假及加班申报单的保管、汇总、制表。
7.负责锁门、管理电梯、检查灯光、门窗。
8.收发报刊函件及整理保管报纸。
第一十八条文员
1.负责文件、资料的打印、登记、发放、复印、装订。
2.管理饮水。
3.保管、登记和按规定发放公司办公文具与器材。
4.制定办公用品计划并报主任审批。
5.接待与通报总经理室客人。
6.其他工作。
七、行政办公纪律管理规定
第十九条凡本公司员工上班要佩带胸卡，坚守工作岗位不要串岗。
第二十条上班时间不要看报纸，玩电脑游戏，打瞌睡或做与工作无关的事情。
不要因私事占用电话，打长途电话。
第二十一条接待来访和业务洽谈在洽谈室进行，在外事活动中注意形象，举止大方，业务宴请勿饮酒过量。
第二十二条工作环境范围内不准吸烟，中餐不饮酒，注意防火防盗。
第二十三条爱护办公用品，办公桌摆放整齐，不得将公司物品带回家私用。
第二十四条无工作需要，不要进入总裁办公室、计算机房、档案室、财务室。
八、员工守则
第二十五条遵法制
学习理解并模范遵守国家的政策法律，本市的法规条例和本公司的规章制度，做一名好公民、好市民、好职员。
第二十六条爱集体
和企业荣辱与共，关心公司的经营管理和效益，学习经济及管理知识，提高工作效率，多提合理化建议，牢固树立“团队、竞创、协作、责任”的企业精神。
第二十七条听指挥
服从领导听指挥，优质完成本职工作和领导交办的一切任务。
要按照民主集中制原则，坚持支持，热情服务，帮助领导开展工作。
第二十八条严纪律
员工在工作期间严格遵守公司的各项规章制度。
第二十九条重仪表
保持整洁，打扮适度。
第三十条讲礼貌
使用礼貌用语，与客人相遇主动礼让。
第三十一条讲卫生
常剪指甲，注意卫生，无异味。
第三十二条将站姿
挺胸，收腹，沉肩，双臂自然下垂，面部表情自然略带微笑。
第三十三条敬客户
接待客人时面带微笑，讲话声音适度，听意见时不争辩，冷静对待，及时处理。
第三十四条守机密
不向公司以外的人谈论本公司的一切事务，内部文件、资料。
办公室应做到先锁再离人。
第三十五条保廉洁
不拉关系，图私利，馈赠物品如数交公，不得私留，不贪污，不受贿。
不以权谋私。
第三十六条勤节约
消灭长明灯，长流水，节约使用文具和器材，发扬勤俭兴业的好传统，为公司增收节支。
九、职工着装管理办法
第三十七条为树立和保持公司良好的社会形象，实现规范化管理，本公司员工应按本规定的要求着装。
第三十八条员工在上班时间内要注意仪容仪表，总体要求是：
得体、大方、整洁。
第三十九条男员工的着装要求：
夏天穿衬衣，系领带；着衬衣时，不得挽起袖子或不系袖口；着西装时，要佩带公司徽，穿皮鞋。
第四十条女员工上班不得穿运动服、超短裙、低胸衫，佩带公司徽时要戴在左胸前适当位置上。
第四十一条部门副经理以上的员工，办公室里一定要备有西服，以便有外出活动或重要业务洽谈时穿用。
第四十二条员工上班应注意将头发梳理整齐，男员工头发不过耳，不得留胡子，女员工上班提倡化淡妆，饰物佩带应得当。
第二章企业会议管理制度
一、会议管理制度
1.会议组织
第一条公司级会议：
公司员工大会、公司技术人员会议以及各代表大会，应报请总经理办公室批准后，由各部门分别负责组织召开。
第二条专业会议：
即全公司的技术、业务综合会，由分管副总经理、主管业务部门负责组织。
第三条系统和部门工作会：
各部门召开的工作会议，由各部门主管决定召开并负责组织。
第四条班组会：
由各班组长决定并主持召开。
第五条上级公司或外单位在我公司召开的会议或业务会，一律由总经理办公室受理安排，有关业务对口部门协助做好会务工作。
2.会议安排
第六条为避免会议过多或重复，公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定时间、地点、内容组织召开。
第七条凡涉及多个部门主管参加的各种会议，均须于会议召开一周前经分管副总经理批准后，分别报总办汇总，并由总经理办公室统一安排方可召开。
第八条总经理办公室每周五应将公司例会统一平衡编排分发到主要管理人员，如需改动，提前两天报总经理办公室调整。
第九条对于准备不充分，重复性或无多大作用的会议，总办有权拒绝安排，对于参会人员相同，内容相近，时间相近的几个会议，总办有权安排合并召开。
第一十条各部门会议的会期，必须服从公司统一安排，各部门会不应与公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。
3.会议的准备
第一十一条会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案，落实会场，安排座位，备好茶具茶水、奖品、纪念品，通知与会者等）。
第一十二条参加公司办公例会的人员无特殊原因不能请假，如请假需经主持人批准。
第一十三条有以下原因，副总裁以上的高层管理人员可提议临时或提前召开公司办公例会：
①有重要事项需提交公司办公例会讨论决定。
②各部门重要业务管理人员的录用及辞退。
第一十四条《会议纪要》属公司内部重要文件，具有一定范围的保密性，未经批准不得外传。
第一十五条与会人员应知无不言，集思广义，一经会议决定之事应按期完成。
第一十六条与会人员必须严格遵守会议纪律，不得随意走动，不得使用手机、传呼机等。
二、会议管理规定
第一十七条公司中的最高级会议通常情况下每月至少召开一次，会议参加人为公司总裁、副总裁、各部门主任等领导成员，就一定时期工作事项做出研究和决策。
第一十八条公司办公例会由公司行政管理部组织，行政部门应于会前三天将会议的主要内容书面通知与会的全体人员，并在会后24小时之内整理发布《会议纪要》。
第一十九条《会议纪要》的形成与签发，要与会的领导班子成员签字确认后，形成文件签发，并存档。
三、每周例会制度
第二十条部门管理人员例会每周举行一次，由总经理主持，副总经理及各部门经理级人员参加。
第二十一条会议传达主管或上级公司文件，董事会、总办会议精神，各部门汇报一周工作情况，以及总经理对本周工作的总评。
第二十二条会议上允许持有不同观点和保留意见，但会上一旦形成决议，无论个人同意与否，都应认真执行。
第二十三条严守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前，不得私自泄露会议内容，影响决议实施。
四、会议规程
第二十四条会议程序
①一般性经营、产销、办公、营业、专案会议，会议主席要报告10分钟。
②上次议案回顾讨论20分钟。
③业务成果报告20分钟。
④部门协调及讨论事项30分钟。
⑤管理制度研讨事项20分钟。
⑥未决议事项复议10分钟。
⑦上级领导报告10分钟。
⑧主席结论10分钟。
第二十五条会议规范、本公司各项会议的通知应在3天以前发出，会议的时间、地点，应有固定的负责者，重大会议记录由主席指派。
第二十六条各部门的经营性会议、政务会议、营业会议等，每周一下午由总经理担任主席，各部门主管参加，会议确定管理策略，听取汇报，决定一周的工作重点，协调各部门一周内的业务活动。
五、会议事务处理规定
第二十七条会议计划检查要点：
会议名称、开会地点、开会日期、开会时间、会议宗旨及议题，与会单位、人员、人数、主持人，会议召集单位，会议主要工作人员，与会者应备材料，会场标示资料，召集者拟分发资料。
会议筹备审核要点：
会议目的，会议要领，会议通知，会议准备。
会议活动细节审核要点：
1）活动的主旨
2）活动的规范
3）预算
4）招待对象的层次
5）总人数
6）活动日期及时间
7）活动天数
8）筹备单位
9）活动负责人
10）活动作用明细分工表
11）会场的预订
12）制作来宾名册
13）邀请函
14）纪念品
15）交通工具
16）酬谢费
17）会场布置
18）宴会的形式
19）看板、指示板数
20）拍照摄影
21）选择桌子
22）座位顺序
23）胸章、名牌
24）新闻
25）资料的收发
26）住宿安排
27）特设专用柜台
28）制服的负担范围
29）安排用餐
30）活动行程方面
31）服务柜台的工作
32）宾馆费用
六、会议管理要点
第二十八条严格遵守会议的开始时间，把会议的事项的顺序与时间分配预先告知与会者。
第二十九条会议中应注意发言人是否偏离议题，注意引导不要过于冗长，如必须延长时间时，应取得大家同意。
第三十条会议不可长篇大论，也不可沉默到底，不要胡言乱语，不要中途退席。
七、会议室、接待室、会场的管理规定
第三十一条会议室、接待室是公司举行会议，接待客户的场所，一定要严加管理，规范使用，营造一个良好工作环境，非工作人员不得随意进入接待室和会议室。
第三十二条接待室有专人负责，引见、招待、接送来宾，任何人员不得移动会议室、接待室的家具及物品。
第三十三条会场布置前必须考虑周详，分工明确。
第三十四条绿化布置力求整齐、美观，植物干净、无尘、无虫，台前插花要卫生清洁，色彩鲜艳，造型端庄。
第三十五条布置完毕后，应清理好现场，再重新清理、确认，以取得最佳布置效果。
第三章企业出差管理制度
一、出差制度
第一条经理出差，必须经主管领导及有关经理同意；其他人员出差必须经主管经理批准。
第二条出差要填写《出差申请报告表》，出差报告包括：
工作任务、往返时间、到达地点。
该表按上述审批权限审查批准后，交办公室留存，凭出差报告表，填写借款单，并经办公室主任签批后列财务处办理借款手续。
第三条出差应遵守的事项
1.必须按计划前往目的地，无特殊原因必须在规定时间内返回，如有变动需事先请示并获批准。
2.乘坐火车必须按正常路线，不得无故绕道，出差途中因私事绕道者，需事先由领导批准，其绕道部分的车船费由本人承担。
3.乘坐飞机人员要从严控制，出差路途较远或出差任务紧急的经领导特许方可乘坐飞机。
第四条出差结束，应写出详细的出差汇报，送有关领导审阅。
第五条出差回来上班后四天内向财务部办理报销手续，报销前须由部长审核签字。
第六条出差期间，严禁用公费游山玩水、请客送礼，严禁收受礼品，不得请求代购商品，对违反者各级领导有责任给予批评教育，所需费用一律由本人承担。
第七条出差时间不超过7天，不补休，在国家法定假日出差的可补休同等时间。
二、出差管理办法
第八条为实现公司经营目标，培养员工廉洁、勤勉、守纪、高效的精神，制定员工出差管理办法。
第九条员工出差按如下程序办理：
1.出差前填写《出差申请单》，期限由派遣主管按需予以核定，并按程序审核。
2.凭《出差申请单》向财务部预支一定数额的差旅费，返回后一周内填具《出差旅费报告单》，并结清暂付款。
3.差旅费中，“实报”部分不得超出合理数额，对特殊情况应由出差人出具证明，否则财会人员有权拒绝处理。
第一十条出差审批程序和权限如下：
1.国内出差：
一日以内由经理核准，超过一日由总经理核准。
经理以上人员一律由总经理核准。
2.国外出差，一律由总经理核准。
第一十一条国内出差旅费分为交通费、住宿费、伙食补助、杂费等。
1.交通费需依票根或发票认定，使用公司交通工具者不支付交通费用。
2.住宿费需依凭证按上述标准核报，本公司备有住宿场所时不支付住宿费。
3.伙食补助、杂费、特别费等依凭证视情况报销。
第十二条因时间急迫或交通不便根据业务需要，必须乘坐出租车时，须经理同意。
第十三条国外出差旅费分交通费、生活费及特别费，其支付标准凭相关票据报销。
第十四条员工出国考察、食宿由其他公司安排者，每日补120元（人民币）生活费。
第十五条出国人员出国前应提出出国申请计划书，并于回国后十日内提出出国人员工作计划检查报告。
第十六条总经理、副总经理出差，可乘坐飞机、火车软卧、轮船二等舱以下舱位。
部门总监、副总监出差可乘坐火车软卧、硬卧、轮船三等以下舱位，行程在1800公里以上可乘坐飞机经济舱。
员工出差可以乘坐火车硬卧、硬座及轮船三等以下舱位。
第十七条奉令调遣人员，可依照以上条文报销。
三、特别旅费处理
第十八条出席招待会、客户接待出差、投宿于公司驻外机构时，不支付住宿费。
第十九条参加研讨会、招待客户、随客出差等产生的差旅费凭票据实报实销。
第二十条出差不允许私人旅行，不得已情况下，报主管批准。
第二十一条职员出国出差期间依照本公司国外差旅费规定，凭票据实报实销。
第四章公司安全保卫、保洁管理制度
一、安全保卫管理制度
第一条为了加强本公司的安全防范工作，保护企业财产和员工人身安全，保障各项工作顺利进行，特制定本制度。
第二条行政管理部门负责公司办公区域的安全保卫工作，办公时间（上午8：
30～下午17：
30）由前台秘书负责来宾的接待引见工作，非办公时间由行政管理部门指定专人负责办公区域的安全保卫工作。
第三条公司实行进门管理系统，非办公时间职员应使用进门卡进入办公区域，职员上下班佩带胸卡。
第四条公司实行节假日值班制度，由行政管理部门负责每月的值班安排和监督工作，值班人员要认真履行值班职责，检查各部门对各项安全制度的落实。
第五条行政管理部夜间值班人员负责每日的开门和锁门，每日晚上值班人员在锁门前必须认真检查办公区域内的门窗是否锁好，电源是否切断，保证无任何安全隐患。
第六条公司职员应妥善保管印章、钱款、贵重物品、重要文件等，下班前将抽屉及文件柜锁好，切断电源后方可离开。
第七条公司物品运出办公区域须填写《出门证》，经有关领导批准后方可搬离。
第八条保卫人员上岗，不得饮酒，上岗时间要求穿制服，佩带内部值勤证，举止端庄，处理问题认真、果断。
第九条保卫人员按时交接班，交接班时详细填写值班笔记，发现问题及时汇报。
第一十条在公司发生盗窃案件的部位，装置监控器等安全防范设备。
第一十一条加强消防宣传教育，使公司员工充分认识防火的重要性，增强防火意识。
第一十二条公司应建立防火安全组织机构，各中心部门确立消防责任人。
第一十三条计算机病毒的防护应由专业人员负责管理。
二、清洁卫生管理制度
第一十四条办公环境是公司职员进行日常工作的区域，办公区内办公桌及文件柜由使用人负责日常的卫生清理和管理工作，其它地区由物业保洁人员负责打扫，行政管理部负责检查监督办公区环境卫生。
第一十五条工作场所内，均须保持整洁，不得堆放垃圾污垢或碎屑，严禁随地吐痰。
第一十六条洗手间、更衣室及其他卫生设备，必须保持清洁。
第一十七条办公区域内应保持安静，不得喧哗，不准在办公区域内吸烟和就餐，办公区域内不得摆放杂物。
第一十八条行政管理部负责组织相关人员在每周五对办公区域的卫生和秩序进行检查，并于周一例会上公布结果。
第五章档案管理制度
一、立卷档案管理制度
第一条公司各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的《案卷类目》，《档案类目》的条款必须简明确切，并编上条款号。
第二条卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。
装订的案卷应统一在有文字的每页正面的右上角，背面的左上角打印页号。
第三条案卷封面应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
第四条公司档案工作的基本原则是，集中管理与分散管理相结合的原则，以集中管理为主。
第五条归档的文件材料，应按照自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。
第六条全部案卷组成后，要对案卷作统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。
第七条借阅档案要履行借阅手续，调阅档案只限在档案室查阅，不能带出，必须带出的，要经办公室主任批准。
第八条档案管理员每天对预存档的资料进行清理归档，了解归档制度，做好文件索引以便查找。
做好保密工作和安全防范措施。
二、声像档案管理制度
第九条公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录象、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。
第一十条声像档案资料形成后，随档案其他载体形态的档案同时归档，并建立归档控制措施。
第一十一条建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项的统计工作。
第一十二条具有专利的声像档案、外单位需要利用时，应按《中华人民共和国专利法》有关规定办理。
第一十三条声像档案的管理员应具有良好的职业道德和专业知识，在收集、整理、保管和统计方面认真负责。
第六章附则
第一条本办法自下发之日开始执行。
第二条本办法的最终解释权归总裁办公室。
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