总经办工作职能及岗位说明书.doc
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1.总经理办公室
1.1.概述
总经理办公室是新时代公司的综合性部门，实行总经理领导下的主任负责制。
其主要职责是全面负责公司有关行政、人力资源、后勤事务的管理和外部公共关系的协调。
其主要功能是为公司的经营和发展提供有效的“服务保障平台”：
对内保障政令通畅、运转科学、高效有序，对外保障与社会各界建立并保持良好的社会关系，塑造公司良好的社会形象。
1.1.工作职能。
A.协助总经理处理日常行政、人事、后勤、外部协调事务；
B.协助总经理建立公司的管理体系，包括组织体系的设置、规章制度的制订及工作流程的设计等，并负责各项制度执行情况的跟踪监查、修订补充，使之不断完善；
C.负责定期和不定期监察各部门月度、季度、年度计划执行情况，及时做好月度、季度、年度各部门工作进度的汇总、统计工作；并负责提出各部门工作情况分析报告，并呈报总经理；
D.负责公司各部门的综合协调，并负责对会议、文件决定、总经理决定的事项进行催办、查办和落实；
E.负责公司的公文、资料、来往文电的处理和文书档案的管理工作；
F.负责办理和保管公司相关证照，保管公司行政印鉴，开具公司对外证明及介绍信；
G.负责公司人力资源的规划，为公司做好各类人才的选拔、培养及储备工作；
H.负责公司员工的招聘、培训、调动、绩效考评、薪酬管理等，并负责人事档案、劳保福利的管理等；
I.负责调查和处理员工的各种投诉意见和检举信件，以及员工的劳资纠纷和工伤事故的处理；
J.负责企业文化的建设和宣传，并负责员工业余文体活动的筹划组织和员工的思想政治工作和员工的普法、教育工作；
K.负责为公司及各部门提供后勤保障服务，并具体负责公司会议室、安全消防、清洁卫生、车辆、办公设施及用品、库房、水电、基建维修、绿化等的管理；
L.负责对外联络，拓展公共关系渠道，促进公司与社会各界的广泛合作和友好往来，树立良好的企业形象；
M.负责处理总经理特命事务和公司突发事件。
1.2.岗位设置
总经理办公室设主任一名，下设办公室主任助理一名，总经理秘书两名，人力资源专员一名，后勤一名，行政文员一名，前台文秘一名。
（如图）
办公室主任
主任助理
总经理秘书人力资源专员后勤行政文员前台文秘
图1.1
1.1.1.主任
职位名称
主任
所属部门
总经办
名片头衔
成都市新时代经济文化发展有限公司总经理助理
成都市新时代经济文化发展有限公司总经办主任
“糖酒快讯”网站CEO助理
直接上级
总经理
直接下属人数
无
职位等级
中层管理人员
工作时间
正常工作时间，需加班、出差
职位所需具备之资格条件
年龄
28—45岁
性别
不限
最低学历
大学本科
资格证书
不限
工作经验
三年以上行政、人事、后勤管理工作经验
专业
不限
英语程度
良好
任职培训
1公司理念、文化、价值观；
2公司情况、管理制度、岗位职责；
3公司相关业务方面的知识；
4食品行业相关知识。
能力要求：
[优秀、良好、一般、不要求]
语言表达能力
良好
想象力与创造力
良好
书面表达能力
良好
感悟能力
优秀
分析判断能力
优秀
组织管理能力
良好
把握主题能力
优秀
执行能力
良好
学习能力
优秀
应变能力
优秀
领导能力
良好
沟通与协调能力
优秀
项目
职业素质要求
备注
1
高度认同公司文化、理念、价值观；
2
具备较广泛的人文、自然科学等知识；
3
具有企业行政管理、人力资源管理、后勤管理、档案管理、财务管理、信息管理、公关等较广泛的知识；熟悉国家《公司法》、《劳动法》、《经济合同法》、《档案法》及本行业相关法律、法规等；
4
具备较强的公文处理能力；
5
具有高度的责任感和严谨的工作态度，致力于提高公司的企业管理水平；具有进取心，全局观念，团队精神和组织纪律观念；敬业精神强，工作讲原则不徇私情；
6
了解公司营运状况及员工状况；
7
身体健康，具有承受日常事务、员工投诉、埋怨的心理素质和解决问题的能力；
8
有较强的知识讲解与传授能力和沟通能力；具有培训下属和督导下属工作的能力；
9
熟练使用计算机、办公自动化软件及互联网。
工作职责
项目
职责要求
备注
1
全面负责公司的行政管理和日常事务，当好领导的参谋，协助领导搞好各部门之间的综合协调，保证上情下达和下情上报；
2
建立并健全公司组织体系、各项规章制度、工作流程、工作标准及考评体系等管理体系，使公司的各项管理工作逐步纳入标准化、规范化的管理轨道；
3
负责为领导起草有关文件、报告、各种文字材料和公司大事纪要等；并负责对会议、文件决定的事项及公司的各项工作进行催办、查办和落实；
4
加强对外联络，拓展公共关系渠道，促进公司与社会各界的广泛合作和友好往来，树立良好的企业形象；
5
负责做好公司的印章、相关证照管理工作，并负责公司重要印章、证照的保管；
6
全面负责公司人力资源开发和管理，并负责国家有关劳动人事部门及公司有关人事方针、政策、劳动法规定和指示的宣贯工作，审核和监查各项人力资源管理工作；
7
负责公司日常行政事务和后勤事务的监查管理工作；
8
负责公司的企业文化的建设及员工的思想政治工作和普法、教育工作。
工作内容
项目
工作内容
备注
2
全面管理总经办的日常工作；
3
督促本部门员工遵守公司各项规章制度；
4
制订并不断完善公司的各项管理制度；
5
协调与其它部门的工作关系；
6
定期和不定期召开部门工作会议；
7
制订总经办年度、季度、月度计划报上级审阅，并组织实施、调控；
8
按月度、季度、年度总结本部门的工作，并向上级提交总结报告；
9
制订培训计划，定期和不定期对下属进行培训；
10
定期和不定期对下属进行绩效考核；
11
制订部门年度经费预算，呈上级批准，并监控实施；
12
组织处理公司有关文件、公文函件、企划文案报告；
13
用好、管好部门办公设备及物资；
14
协助总经理处理日常事务；
15
保管公司相关证照；
16
组织、落实有关公司对外接待及公关工作；
17
负责为领导起草有关文件、报告、各种文字材料，负责公司大事纪要的收集整理；
18
保管公司行政印鉴，开具公司对外证明及介绍信；
19
对总经理批示的文件跟踪检查实施情况，及时向总经理作出汇报；
20
监察各项制度执行情况，及时反馈信息，提出整改意见，配合各部门进行整改，完善制度、措施；
21
对公司管理中存在的问题进行调查、分析，提出报告，上报总经理；
22
定期和不定期监察各部门月度、季度、年度计划执行情况，提出各部门工作情况分析报告，呈报总经理；
23
调查和处理员工的各种投诉意见和检举信件；
24
编制公司人力资源计划，报上级领导审批；
25
具体组织公司人力资源计划的实施、调控；
26
组织对公司所有中层管理人员以下（包括中层管理人员）各岗位人员的绩效考核工作；
27
监督、审核人事招聘程序是否符合公司相关制度；
28
做好公司各类人才的选拔、培训及后备工作；
29
拟订公司在职人员培训计划，做好员工各种培训工作；
30
根据公司用工计划及公司人员变动情况，安排组织招聘工作；
31
组织、协调、管理公司各项日常后勤保障工作；
32
积极完成上级主管交办的其它工作任务。
1.1.2.主任助理
职位名称
主任助理
所属部门
总经办
名片头衔
无
直接上级
总经办主任
直接下属人数
无
职位等级
基层管理人员
工作时间
正常工作时间，需加班、出差
职位所需具备之资格条件
年龄
28—45岁
性别
不限
最低学历
大学本科
资格证书
不限
工作经验
三年以上行政、人事、后勤管理工作经验
专业
不限
英语程度
良好
任职培训
1公司理念、文化、价值观；
2公司情况、管理制度、岗位职责；
3公司相关业务方面的知识；
4食品行业相关知识。
能力要求：
[优秀、良好、一般、不要求]
语言表达能力
良好
想象力与创造力
良好
书面表达能力
良好
感悟能力
优秀
分析判断能力
优秀
组织管理能力
良好
把握主题能力
优秀
执行能力
良好
学习能力
优秀
应变能力
优秀
领导能力
良好
沟通与协调能力
优秀
项目
职业素质要求
备注
1
高度认同公司文化、理念、价值观；
2
具有较广泛的人文、自然科学等知识；
3
具有企业管理、人事、财务管理知识；
4
熟悉国家《劳动法》等相关法律、法规；
5
了解公司的运营状况及员工情况；
6
具有高度的责任感和严谨的工作态度；
7
具有较强的管理能力，知识讲解与传授能力；
8
善于沟通上下级关系；
9
具有培训下属和督导下属工作的能力；
10
敬业精神强，工作讲原则不徇私情；
11
身体健康，具有承受日常事务、员工投诉、埋怨的心理素质和解决问题的能力；
12
具有进取心，全局观念，团队精神和组织纪律观念；
13
熟练使用计算机、办公自动化软件及互联网。
工作职责
项目
职责要求
备注
1
负责协助主任完成本部门的工作；
2
协助主任完成公司管理体系文件的起草和修订工作；
3
负责完成上级领导交办的公司文件的起草工作；
4
负责全体员工大会、总经理办公会议、部门经理例会的会议通知等会务安排工作和会议记录；
5
负责公司的公文、资料、来往文电的处理和文书挡案的监查管理工作；
6
全面负责公司的人力资源管理，包括政策法规的宣贯、人力规划、员工的招聘、培训、调整、离职、绩效考评和薪资、劳保福利标准制定和日常核审等工作；
7
负责公司整个后勤事务的监督管理，包括非生产性物资造册、使用维护；库房的管理；办公用品的采购、保管、领发；图书资料及报刊杂志的管理；公司的清洁卫生、绿化、车辆管理以及消防安全管理等；
8
协助总经办主任做好公司的企业文化的建设及员工的思想政治工作和普法、教育工作。
工作内容
项目
工作内容
备注
1
协助总经办主任管理总经办的日常工作；
2
协助总经办主任组织完成公司管理体系文件的制定和修订工作；
3
协助总经办主任做好各部门的综合协调和外部事务的协调工作；
4
根据公司的会议安排做好会务安排工作和会议纪要；
5
协助总经办主任做好公司人力规划，并负责人员的招聘、调整、辞退工作；
6
根据公司的发展要求和员工的实际情况制定公司的培训计划，经批准后按计划组织实施；
7
贯彻、落实公司绩效考评制度；
8
根据公司的薪资管理规定和员工福利规定对员工的薪资和福利发放予以审核；
9
负责公司整个后勤事务的工作安排、督查和相关费用的审核；
10
协助总经办主任做好公司的企业文化的建设及员工的思想政治工作和普法、教育工作，做好员工的投诉、申诉工作；
11
完成上级领导交办的其他工作。
1.1.3.总经理秘书
职位名称
总经理秘书
所属部门
总经办
名片头衔
新时代经济文化发展有限公司总经理秘书
直接上级
总经办主任
直接下属人数
无
职等
一般职员
工作时间
正常工作时间，需加班、出差
职位所需具备之资格条件
年龄
25岁至40岁
性别要求
不限
最低学历
大学本科
资格证书
不限
工作经验
至少有两年以上文字、秘书或相关工作经验
专业
中文或相关专业
英语程度
良好
1公司理念、文化、价值观；
2公司基本情况、管理制度、岗位职责；
3食品行业相关知识。
能力要求：
[优秀、良好、一般、不需要]
语言表达能力
良好
想象力与创造力
良好
书面表达能力
良好
感悟能力
优秀
分析判断能力
良好
组织管理能力
一般
主题把握能力
良好
执行能力
优秀
学习能力
良好
应变能力
良好
领导能力
不要求
沟通与协调能力
良好
项目
职业素质要求
备注
1
高度认同公司文化、理念和价值观；
2
具备较广泛的人文、自然科学等知识；
3
判断、领会及表达能力较强，办事可靠；
4
有良好的素质，待人接物得体，处理事务机敏，有条理，善于与同事保持良好的工作关系；
5
熟悉和掌握秘书工作知识和专业技能，会速记、打字、处理公文档案，有较强的写作能力。
6
熟悉总经理室及各部门的业务特点及它们之间的联系，掌握总经理的工作规律及活动特点；
7
了解公司的一些重要设施和设备，熟悉公司的业务活动情况，能够准确反映情况；
8
有较强的服从意识和较好的团队精神；
9
热爱本职工作，有上进心，事业心，责任感；
10
具有独立完成本职工作的能力；
11
熟练使用计算机、办公自动化软件及互联网。
工作职责
项目
职责要求
备注
1
遵守公司各项规章制度；
2
认真做好岗位和岗位之间的联系协调工作；
3
加强学习，不断提高自身专业素质水平；
4
按上级领导要求，起草公司综合性业务报告、总结、计划、决议等公文函件和日常的公司文件；
5
协助总经办主任组织安排总经理办公会议和行政会议，做好会议记录并检查各项决议、决定的执行情况，及时了解和反馈信息；
6
汇总各类报表，做好公司大事记和外事活动日记；
7
协助总经理做好日常接待、来信、来访等有关事宜；
8
做好文书管理工作，及时传递公文函件；
9
为总经理管理好日常用的各种文件和资料；
10
每天早上应将当天有关活动内容及主要工作等通知总经理；
11
节约使用办公耗材；
12
认真检查、维护、保养好使用的办公设备；
13
有义务向上级反映情况，提出建议和意见；
14
认真完成上级领导安排的其它工作任务；
工作内容
项目
工作内容
备注
1
按岗位工作规范开展日常工作；
2
协调与其它岗位的工作联系；
3
向上级提交月度、季度、年度工作总结报告；
4
不断学习专业知识，提高职业素质水平和工作能力；
5
安排总经理日程计划；
6
处理总经理室的日常事务；
7
协助总经理协调各部门有关业务、工作关系；
8
按总经理指示对有关事宜展开各种调查工作，并及时反馈信息；
9
处理和保管总经理的各种文书；
10
陪同总经理参加各种工作会议，并做好纪录；
11
处理总经理总务事项；
12
接待来访客人，并将对方意图准确转达总经理；
13
收发和分送总经理办公室的各种文件、资料；
14
处理总经理特命事项；
15
协助总经理处理突发事件；
16
认真完成上级领导下达的工作任务。
1.2.1.人力资源专员
职位名称
人力资源专员
所属部门
总经办
名片头衔
无
直接上级
总经办主任
直接下属人数
无
职位等级
一般职员
工作时间
正常工作时间
职位所需具备之资格条件
年龄
24——45岁
性别
不限
最低学历
大学专科
资格证书
不限
工作经验
三年以上人事行政相关工作经验
专业
管理类相关专业
英语程度
一般
任职培训
1公司理念、文化、价值观；
2公司基本情况、公司管理制度、岗位职责；
3办公设备的操作
能力要求：
[优秀、良好、一般、不要求]
语言表达能力
一般
想象力与创造力
一般
书面表达能力
良好
感悟能力
良好
分析判断能力
良好
组织管理能力
一般
把握主题能力
一般
执行能力
一般
学习能力
一般
应变能力
一般
领导能力
不要求
沟通与协调能力
良好
项目
职业素质要求
备注
1
认同公司文化、理念和价值观；
2
熟悉人力资源开发和管理的相关知识；
3
熟悉国家《劳动法》等相关法律、法规；
4
熟悉行政管理相关知识；
5
敬业精神强，工作讲原则不徇私情；
6
具备较强的公文处理能力；
7
有较强的服从意识和较好的团队精神；
8
热爱本职工作，有上进心，事业心，责任感；
9
具有独立完成本职工作的能力；
10
熟练使用计算机、办公自动化软件及互联网。
工作职责
项目
职责要求
备注
1
遵守公司各项规章制度；
2
认真做好岗位和岗位之间的联系协调工作；
3
加强学习，不断提高自身专业素质水平；
4
根据用工计划具体组织招聘工作；
5
负责人员考勤管理；
6
负责公司的人事档案管理工作，负责办理员工调入、调出档案的接收和传递工作。
7
负责劳保福利管理；
8
建立人才储备库，协助经理做好公司各类人才的选拔、培训及后备工作；
9
建立公司人事行政资料库；
10
在部门经理的指导安排下，按人事制度处理各种具体人事工作；
11
节约使用办公耗材；
12
认真检查、维护、保养好使用的办公设备；
13
有义务向上级反映情况，提出建议和意见；
14
认真完成上级领导安排的其它工作任务。
工作内容
项目
工作内容
备注
1
按岗位工作规范开展日常工作；
2
协调与其它岗位的工作联系；
3
向上级提交月度、季度、年度工作总结报告；
4
不断学习专业知识，提高职业素质水平和工作能力；
5
联系和组织公司招聘活动，按照公司招聘流程进行人员面试、复试；
6
组织新进人员的岗前培训；
7
办理员工的入职、转正、升职、异动、离职手续及劳动合同的签订与续订；
8
联系、办理员工劳保福利事项；
9
分析每月人事动态，向上级提出书面报告；
10
检察和落实员工的奖惩决定，并督促执行；
11
积极同员工交流思想，及时反馈员工对公司的看法；
12
建立并管理人事档案，对员工奖惩情况及时登记，妥善保管；
13
按上级领导要求，起草有关人事管理制度及各种公文；
14
及时修订人事花名册，整理公司通讯录及员工生日表；
15
认真完成上级领导下达的工作任务。
1.2.2.后勤人员
职位名称
后勤人员
所属部门
总经办
名片头衔
无
直接上级
总经办主任
直接下属人数
无
职等
一般职员
工作时间
正常工作时间，需加班
职位所需具备之资格条件
年龄
24——45岁
性别
不限
最低学历
中专
资格证书
驾驶执照B照以上
工作经验
三年以上行政后勤相关工作经验
专业
不限
英语程度
一般
任职培训
1公司理念、文化、价值观；
2公司基本情况、公司管理制度、岗位职责；
3公司基本业务情况。
能力要求：
[优秀、良好、一般、不要求]
语言表达能力
一般
想象力与创造力
一般
书面表达能力
一般
感悟能力
良好
分析判断能力
良好
组织管理能力
良好
把握主题能力
良好
执行能力
良好
学习能力
一般
应变能力
良好
领导能力
不要求
沟通与协调能力
一般
项目
职业素质要求
备注
1
认同公司文化、理念和价值观；
2
掌握各类办公设备的使用；
3
具有基本的办公设备维修技能；
4
驾龄5年以上，驾驶技术熟练；
5
熟悉车辆各类证照的办理、车辆维护及事故处理程序；
6
身体健康，能吃苦耐劳；
7
有较强的服从意识和较好的团队精神；
8
热爱本职工作，有上进心，事业心，责任感；
9
具有独立完成本职工作的能力；
10
熟练使用计算机、办公自动化软件及互联网。
工作职责
项目
职责要求
备注
1
遵守公司各项规章制度；
2
认真做好岗位和岗位之间的联系协调工作；
3
加强学习，不断提高自身专业素质水平；
4
负责办公用具、设施、用品的购买；
5
负责公司整个办公区域环境卫生的监督检查，营造公司办公区良好的工作环境；
6
负责公司水、电的管理；
7
负责公司日常基础设施的维修工作；
8
负责公司的车辆管理工作；
9
负责公司消防、安全等方面工作；
10
负责公司的外勤服务工作；
11
有义务向上级反映情况，提出建议和意见；
12
认真完成上级领导安排的其它工作任务。
工作内容
项目
工作内容
备注
1
按岗位工作规范开展日常工作；
2
协调与其它岗位的工作联系；
3
向上级提交月度、季度、年度工作总结报告；
4
不断学习专业知识，提高职业素质水平和工作能力；
5
负责对公司基础设施进行日常维护、修理；
6
负责采购经总经办主任审定的办公用具、设施、用品；
7
负责公司内部的清洁卫生的管理；
8
负责公司办公区的绿化管理和环境管理；
9
负责缴纳公司各种费用，如水电费等；
10
检查公司各部门的防火、防盗工作，发现问题协助其进行整改；
11
对公司车辆进行日常管理，完成部分出车任务；
12
认真完成上级领导下达的工作任务。
1.2.3.行政文员
职位名称
内勤
所属部门
总经办
名片头衔
无
直接上级
总经办主任
直接下属人数
无
职等
一般职员
工作时间
正常工作时间
职位所需具备之资格条件
年龄
18——26岁
性别
女
最低学历
大学专科
资格证书
不限
工作经验
一年以上相关工作经验
专业
不限
英语程度
一般
任职培训
1公司理念、文化、价值观；
2公司基本情况、公司管理制度、岗位职责；
3办公设备的操作
能力要求：
[优秀、良好、一般、不要求]
语言表达能力
良好
想象力与创造力
不要求
书面表达能力
良好
感悟能力
良好
分析判断能力
一般
组织管理能力
不要求
把握主题能力
一般
执行能力
一般
学习能力
一般
应变能力
良好
领导能力
不要求
沟通与协调能力
一般
项目
职业素质要求
备注
1
认同公司文化、理念和价值观；
2
有良好的服务意识、一定的协调沟通能力及礼仪修养；
3
懂得一般的财务知识；
4
具备库房管理知识；
5
具备电话接转和接听技能；
6
具备如打字、制作表格等文员基本技能；
7
具备内勤事物的管理经验，熟悉内勤事务的工作流程；
8
有较好的文字功底；
9
工作
升级会员 