北京市房山区人民政府办公室.docx
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北京市房山区人民政府办公室
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转发区档案局关于档案工作交接规定的通知
各乡镇，区直各委、办、局、公司,各人民团体和高等院校：
《北京市房山区档案局关于档案工作交接的规定》已经区政府同意，现转发给你们，请结合本单位实际，认真贯彻执行。
北京市房山区人民政府办公室
二〇〇七年十二月二十一日
北京市房山区档案局关于档案工作交接的规定
一、档案工作交接责任重大，为规范档案交接工作，保持档案工作的连续性，维护档案的完整与安全，使我区档案交接工作手续严谨，责任明确，根据《中华人民共和国档案法》、《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》，结合本区实际情况，制定本规定。
二、档案人员调动工作、离职、转岗、临时借调外单位工作或连续休假超过三个月的，应在离开本岗位之前与接管人员办清交接手续。
三、各单位应保证档案人员调换的计划性，档案工作不能出现“空岗”、“断档”现象。
要将做好交接工作列入档案人员的岗位责任制或工作职责，为交接双方安排充分时间。
没有办清交接手续的档案人员，不得离开档案工作岗位，不得办理人事调动和工资转移等手续。
四、移交人员应做好以下工作：
（一）核实档案柜签，清查柜内档案，使移交的档案分门别类，排列有序，催还借出档案，暂时不能归还的应注明情况；
（二）参照本规定的《档案工作交接登记表》（见附件，以下简称《登记表》）之二至之七的内容和格式，对档案工作制度、档案检索工具、现存和移出档案的数量逐项列表；
（三）核对全宗卷目录，整理好全宗卷内文件及需要移交的其他材料；
（四）档案数量与目录记载不相符的，档案工作中存在其他明显问题的，在《登记表》或另附纸注明情况和原因；
（五）有尚未完成的档案工作的，应请示本单位主管档案工作领导明确下一步工作完成人员和时间，填写《登记表》之八；
（六）向接管人员介绍本单位档案工作基本情况，回答有关问题，向监交人员报告交接的具体情况。
五、接管人员应做好以下工作：
（一）学习档案法律法规和有关文件，了解档案交接工作规定和基本的档案业务知识；
（二）了解本单位基本的历史沿革、主要职能、内部机构设置、档案管理网络和职责分工等情况；
（三）对移交人员列出的《登记表》逐项核对，依据目录和柜签逐柜逐卷（件）核查档案数量，对不明事项向移交人员或有关领导问明情况，必要时做书面记录；
（四）抽查电子档案和机读目录是否可读；
（五）学习档案管理软件或数据库、档案安全保管设施设备的使用方法；
（六）填写《登记表》之一，向监交人员报告交接的具体情况。
六、档案人员办理交接手续，由档案工作所在部门负责人监交。
档案人员同时为部门负责人的，办理交接手续由本单位主管档案工作的领导监交。
监交人员要坚持公平公正的原则，监督交接双方认真办理交接手续，审查《登记表》。
七、严禁在交接工作中弄虚作假。
交接完毕后，移交人员、接管人员和监交人员应在《登记表》上签字。
《登记表》一式三份，一份于交接工作完成后一周之内交区档案局，一份存本单位文书档案，一份存全宗卷。
八、移交人员因病或其他特殊原因不能办理交接手续的，接管人员应在到岗后立即按照本规定列明的移交内容逐项列表并核对，对存在的问题向移交人员或有关领导问明情况，并形成书面材料经主管档案工作的领导审查签字。
九、各单位调换档案人员要在双方交接之前通知区档案局，区档案局将及时前往监督指导和检查。
对于无正当理由拒不按照本规定办理档案工作交接手续或在交接工作中弄虚作假的单位或者个人，一经发现将向全区通报，造成档案损失的依法给予行政处罚。
十、各单位档案部门和档案工作人员应按照档案法律法规和业务规范要求做好各项基础工作，定期进行档案清查和统计。
十一、因机关机构改革、企业资产与产权变动等原因发生单位撤销、合并需要转交档案的，应按照本规定相关内容办理交接手续。
十二、本规定适用于直接接受区档案局监督指导的单位，不直接接受区档案局监督指导的单位可以参照执行。
十三、本规定自发布之日起实施，实施中的具体问题由区档案局负责解释。
附件：
档案工作交接登记表
房山区档案局
二00七年十二月十八日
附件：
单位档案工作交接登记表之一
（交接总体情况）
移交人员
姓名：
性别：
职务：
从事综合档案室工作起止时间（中间中断的从最后一次开始的时间算起）:
调离档案工作岗位主要原因：
1、退休；2、在本部门调整工作岗位；3、调往本单位其他部门；4、调往外单位；
5、其他：
接管人员
姓名：
性别：
年龄：
职称：
到本单位工作时间：
现任职务：
原工作单位及部门：
最高学历及专业：
是否兼做其他工作及主要工作内容：
监交人员
姓名：
职务：
交接情况
档案库、柜钥匙交接：
全宗卷交接：
其他交接：
档案工作制度、检索工具、档案数量、未完成工作交接见《登记表》之二至之七
需要说明的事项
交接签字
移交人员：
接管人员：
监交人员：
填表时间:
年月日此表连同其他文字说明共页
注：
各单位参照此套《登记表》列表，各表项目可以细化，不得简化。
《登记表》之一至之五为必设表格，之六至之八根据实际情况设置。
如保管、移交进馆或销毁了多个全宗的档案，《登记表》之三至之七应每一全宗单独列表。
需要交接或说明的事项过多时应另附其他表格或文字说明。
此套《登记表》于交接工作完成之后一周之内交区档案局指导（法制）科一份，并在本单位文书档案和全宗卷中各存一份。
单位档案工作交接登记表之二
（档案工作制度一览表）
序号
制度名称
制定时间
修订时间
备注
移交人员签字：
接管人员签字：
监交人员签字：
单位档案工作交接登记表之三
（案卷目录一览表）
目录号
档案门类
档案起止年度
档案保管期限
起止卷（件、盘）号
备注
注:
本表填写本单位全部档案的案卷目录，包括实行分室保管、已移交进馆或销毁的档案。
实行文书档案立卷改革的单位填写归档文件目录情况，“起止件号”填写一本目录内的条目总数。
移交人员签字:
接管人员签字:
监交人员签字:
单位档案工作交接登记表之四
（检索工具一览表）
检索工具种类
档案门类
档案起止时间
检索工具数量
备注
全引目录
册
册
册
专题目录
册
“档案门类”填写专题名称
册
册
机读目录
条
“档案门类”填写专题数据库名称，文件级、案卷级目录分别登记
条
条
全宗指南
——
册
填写其他检索工具
案卷目录
见《登记表》之三“案卷目录一览表”
移交人员签字：
接管人员签字：
监交人员签字：
单位档案工作交接登记表之五
（现存档案数量统计）
全宗名称：
档案门类
档案数量
档案起止年度
存放地点及档案柜号
特殊情况说明
备注
文书档案
永久
卷
实行立卷改革的单位填写件数
长期
卷
短期
卷
科技档案
基建档案
卷
科研档案
卷
填写其他科技档案,如产品档案、设备档案等
专门档案
会计档案
报表
卷
账簿
卷
凭证
卷
填写在专业工作中形成的其它门类档案，如审计档案等
声像档案
照片档案
照片
张
指用照片档案册整理的纸质照片
底片
张
录音档案
盘
录像档案
盘
实物档案
证书、奖状等
件
公务活动纪念品
件
废旧印模
件
电子档案
件盘
件盘
件盘
移交人员签字：
接管人员签字：
监交人员签字：
单位档案工作交接登记表之六
（移交进馆档案数量统计）
全宗名称：
档案门类
档案数量
档案起止
年度
目录号
起止卷
（件、盘）号
进馆时间
备注
文书档案
永久
卷
长期
卷
短期
卷
科技档案
基建档案
卷
科研档案
卷
填写其他科技档案,如产品档案、设备档案等
专门档案
会计档案
报表
卷
账簿
卷
凭证
卷
填写在专业工作中形成的其它门类档案，如审计档案等
声像档案
照片档案
照片
张
指用照片档案册整理的纸质照片
底片
张
录音档案
盘
录像档案
盘
实物档案
证书、奖状等
件
公务活动纪念品
件
废旧印模
件
电子档案
件盘
件盘
件盘
注：
移交进馆档案应有移交凭证和进馆档案目录。
移交人员签字：
接管人员签字：
监交人员签字：
单位档案工作交接登记表之七
（销毁档案数量统计）
全宗名称：
档案门类
档案数量
档案起止年度
目录号
起止卷
（件、盘）号
销毁时间
备注
文书档案
卷
科技档案
基建档案
卷
科研档案
卷
填写其他科技档案,如产品档案、设备档案等
专门档案
会计档案
报表
卷
账簿
卷
凭证
卷
填写在专业工作中形成的其它门类档案，如审计档案等
声像档案
照片档案
照片
张
指用照片档案册整理的纸质照片
底片
张
录音档案
盘
录像档案
盘
实物档案
证书、奖状等
件
公务活动纪念品
件
废旧印模
件
电子档案
件盘
件盘
件盘
注：
销毁档案应有鉴定销毁报告和档案销毁清册。
移交人员签字：
接管人员签字：
监交人员签字：
单位档案工作交接登记表之八
（未完成档案工作）
序号
工作内容
有关依据或要求
目前工作进度
完成时限
未尽工作
完成人员
移交人员签字：
主管档案工作领导签字：
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