安徽农村合作银行会计档案管理实施办法Word格式文档下载.doc

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5、按会计档案管理要求填写封面，档案盒文字内容。

6、登记档案登记簿，入库柜保管。

第五条会计档案整理的规定

1.会计档案分类

支行会计档案是指会计凭证分类、会计帐簿、会计报表等会计核算专用资料和会计工作密切相关的文件资料，会计档案的整理首先是分类，分类是整理工作的中心，应按帐、簿、表、证文件分别整理。

2.会计档案的打号

所有会计档案按序时方法第一页至最后一页逐张逐页打号。

依左边装订的传票帐簿在右上角编号，依上边装订的对帐单等，在下边中央处打号。

3.会计档案的装订、排列

会计档案整理装订后称案卷。

案卷装订是为了固定与保护卷内文件，避免散失或损坏。

案卷装订必须结实、美观；

装订前应把金属物去掉，宽大的纸页要折叠整齐、压平；

装订线有文字的应加边，残破的文件要糊裱，并把文件的底边和靠装订线的一侧墩齐，装订时一般打三孔，用蜡线绳装订，线头结在传票的背后，装订力求不掉页，不压字，不访碍阅读。

案卷的排列，是先将一年形成的案卷按保管期限分开，然后再将不同保管期的案卷组织机构或时间序列排列。

案卷排列后，再统计一份顺序号。

4.案卷的加封及文字的填写

案卷的封面目录用较好的纸张、使用钢笔或毛笔，使用碳素墨水或兰黑墨水认真填写，字体要工整、清楚。

案卷封面的全宗名称或机关名称填写支行的全称。

类目名称或帐簿按会计档案的分类填写，如月报表、季报表、年报表、×

×

帐、×

簿等；

类目名称下的空格填写本卷装订的所有类别目录；

日期、保管期限、全宗号、目录号、案卷号，归档号按要求填写；

立卷人指所整理年度的会计员或记帐员，检查人指所整理年度的行长、副行长或会计主管，帐簿封面上的会计主管、记帐人按本年度的行长、副行长或会计主管。

会计凭证贴脊背重新整理排列卷号。

立卷时间统一定为所整理年度的次年元月。

5.档案目录号

（1）文书档案目录号：

永久1号、长期2号、短期3号；

本行制定的管理办法为永久，上级行社下发的管理制度为长期，其他文件和简报及本社一般资料为短期。

（2）会计档案目录号：

凭证4号、帐簿5号、报表类永久6号，季报（半年报）7号，月报和其它报表8号。

6.会计档案目录号，案卷号的排列

（1）报表：

月报、季报、年报应分别装订，填写目录号。

（2）帐簿编号：

以年度按科目顺序排列小流水号。

排列顺序为总帐、现金日记帐、各科目分户帐。

（3）帐簿案卷号：

每十年按保管期限分别排列大流水号（不含永久保管的帐簿）。

（4）凭证案卷号：

以每一整理年度分别按时间顺序排列小流水号。

（5）报表案卷号：

每十年保管期限按种类、类别排列大流水号（不含永久保管的报表）。

（6）属于永久保管的报表、帐簿卷号，分种类、类别排列大流水号。

（7）各科目分户帐装订一般不超过200页，超过200页的应分册装订，但剩余部分较少的可装订为一本，按实际页数打号。

第六条会计档案保管期限：

会计档案的保管期限：

根据其资料保管的价值分为永久和定期两类。

定期保管又分为十五年和五年保管两种。

保管期限的计算，自档案所属年度的次年算起，即从会计年度终了后的第一天算起。

（一）永久保管的会计档案有：

1.支行决算报表及汇总全辖的支行决算表，附表及决算分析资料（包括资产负债表、业务状况表、损益表、财务收支变动表、利润分配表等、决算说明书、固定资产表等）；

2.支行实收资本、股本金分户帐；

3.存贷款开销户登记簿（包括储蓄存款）；

4.客户挂失申请书、登记簿、补发存单、存折、收据及帐销案存的清单或资料；

5.会计档案保管登记簿和档案销毁清单；

6.机构撤销、合并交接清册；

7.房屋购建的契据（包括土地证、基建批准书、竣工报告、购建房屋契约、征税收据和公证书等）；

8.需要永久保管的其他会计档案和有关资料。

（二）十五年保管期限的会计档案有：

1.综合核算和明细核算的各种帐、簿、卡；

2.凭证及附件；

3.支行的月（季、半年）报表及汇总全辖支行的月（季、半年）报表。

4.结算专用印章的领用、交接、销毁和保管情况登记簿。

（三）属于五年保管期限的会计档案有：

1.计算机运行日志；

2.计息科目余额表；

3.辖属网点上报的月计表、资产负债表、损益表和决算报表（包括全部附表、决算分析资料）；

4.支行本身汇总分理处、储蓄所日报、月报表；

5.密押、代号使用和保管登记簿；

6.行内往来、本行往来及同业往来的对帐及查询，查复书；

7.支行分理处的交帐清单（册）；

8.会计主管人员移交清册（单）；

9.各种不定期报表。

会计档案虽保管期满，但帐务上尚未清，需要继续清查的应予延长保管期限，在没有具体规定或通知前，不得随意销毁。

第七条支行应设置专用会计档案保管库（柜），建立“会计档案保管登记簿”，（逐项编号、登记、入库保管应定期鉴定，按规定的年限分类整理，进行登记）严格执行安全和保密制度，做到妥善保管，存放有序，查找方便，切实防止火烧、虫蛀、鼠咬、霉烂等，保证其完整无缺。

支行分理处、储蓄所的会计档案原则上应在次年第一季度抄列清单（册）送管辖行集中保管，使用时向管辖行调阅。

切实加强计算机档案管理。

计算机是支行业务活动的组成部分，借助电算化进行了业务经营和会计核算，有关凭证、帐、表、文件等及备份软盘都是重要的会计资料，必须按会计档案管理，妥善保管。

磁介质档案每年翻录一次，实行双备份，做好防磁、防火、防潮和防尘工作，并在备份盘（盒）上注明时间和内容，以备查考。

重要磁介质档案打印出书面档案，是原始数据必须装订保管，保管年限按会计档案的管理规定执行，不准外借，严防丢失和泄密。

第八条建立“会计档案调阅（查）登记簿”，并按规定内容做好详细记录，由会计主管和经办人员共同签章，以备查考。

会计档案一律不准外借，防止丢失和泄密。

内部调阅会计档案，应由调阅人出具申请，并经会计主管人员批准方可调阅。

调阅档案不得涂改、圈划、拆散原卷册，用后必须及时归还；

公、检、法、司和有关单位处理案件或特殊需要查阅会计档案时，必须持有县以上主管部门正式公函，经支行行长批准方可查阅；

查阅时支行应有专人在场陪同，代办查阅，不准将档案交给查阅人放任不管，查阅人对处理的案件所需要的证据和有关资料可以抄录、复制、照相，但不得将原件抽出借走。

调阅（查）会计档案的申请及公函，应由经办人员和会计主管共同签章，并专夹保管，以备查考。

第九条档案的移交和销毁

（一）支行的会计档案移交按上级有关文件规定执行。

因工作需要对单位会计人员进行调整的，必须抄列清单经监交人员签字确认后交出所有会计档案。

（二）已满保管期需要销毁的会计档案，应由县本行负责销毁。

销毁前必须造具“销毁会计档案清册”，报经县本行批准后进行。

销毁时应由县本行行长或指定专人负责监销，并注意保密和安全，严防散失或发生疏弊。

销毁后，由销毁人员、监销人员在销毁清册上签章并报上级主管部门备案。

如有未了帐项待查，可对必须保留部分的会计档案延期销毁。

第十条对会计档案管理的奖罚：

（一）造成火烧、虫蛀、鼠咬、霉烂的，将对支行行长罚款100-200元，情节严重构成犯罪的，依法追究刑事责任。

（二）对未指定有专人管理，造成以上损失的，对责任人罚款200-400元，情节严重构成犯罪的，依法追究刑事责任。

（三）对未按以上条款规定造成其它意外损失的，对责任人触犯每条罚款50元。

情节严重构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第十一条本《实施办法》由财务科负责解释和修改。

第十二条本《实施办法》从印发之日起执行。