办公室工作流程与管理工具大全Word下载.doc

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流程3.1：

印章使用管理流程

用印人

申请填写

《印章使用申请单》

盖章

流程3.2：

印章借用管理流程

《印章借用申请单》

印章管理员审核签字

借出

收回

流程4：

档案借阅、复印管理流程

档案使用人

档案管理员

《档案借阅、复印申请单》

档案管理员审核签字

借出、复印

流程5：

接待礼品管理流程

主管领导

总经理秘书

填写礼品使用申请计划

同意

同意

每月盘点

发放

采购礼品

验收入库

流程6.1：

小型接待流程（来电、来人）

分管领导

接听来电

记录内容/

接待来访

情况处理

重要情况

拟办

流程6.2：

大型接待流程

各职能部门

组织接待

了解具体情况形成接待方案

落实接待

准备情况

与各职能部室有关

流程7.1：

参加外部会议流程

通知参会

人员

接到会议

通知

重要会议

一般会议

落实参会人员

参加会议

流程7.2：

组织内部会议流程

办公室档案员

通知开会

参会人员通知

会议准备

材料准备

会议记录

布置会场

形成会议纪要

贯彻落实

归档

流程3：

办公用品、固定资产采购、入库、领用流程

处室

领用

根据需求提出计划划提出

审核

大宗物品

物资采购

验收入库、登记并建立台账

办公用品、固定资产采购是否划入总经理办公室的职能？

？

人力资源部

流程6：

招聘工作流程

用人部门

有无编制

人员空缺

增补申请

发布招聘信息

确定招聘方式

特殊岗位人员

确定试用

办理入职

待遇面谈

简历存档

笔试、面试资格审定

复试

核准

流程7：

入职工作流程

员工

总经办

回执

本人申请

开具派遣单到用人部门试用

填写履历表、招工登记表

通过

签订合同

录用EAS

正式办理录用

办理上岗证、工资、安排住宿等

正式开具派遣单

调剂或婉拒

上岗及培训

接收

评估

实习

流程8：

培训工作流程

部门

公司领导

参加考试、考核

总结

参加培训

培训要求

监督意见制定培训评估

培训效果评价

培训需求分析

制定培训计划

实施培训计划

培训测试

记录培训档案

培训效果评估

流程9：

调动工作流程

集团人力资源部

公司办

本人

报到

开具调令

通知执行

办结、开具介绍信、派遣单

审核、回执

办理交接

获知

流程10：

辞职工作流程

分管副

主管处室

财务处

退回上岗证、工作服

处长签字

关键技术岗位

书面申请

逐级签署意见

EAS系统办理辞职

交辞职申请表

查询移交情况

领辞职流程申请表

办理退房手续

查询欠款情况

流程11：

宿舍入住流程

文员

填写入住申请

办理入住登记、发放钥匙

办理入职手续

录用EAS系统

流程12：

接待工作流程

来访客人

相关部门接待人员

各部办领导

客人到访

具体落实

汇报、拟账

请示相关领导

明确客人身份、来访事由

制定接待方案

了解情况

一般客人

费用

了解落实情况

汇报、报账

落实

费用审批

费用报销

第三部分办公室管理制度

第一篇办公室工作计划

2010年是我公司经营压力空前，市场竞争激烈的一年，面对这一形势，办公室要明确工作的指导思想：

强化办公室的枢纽、服务作用，发挥参谋协助、综合协调、督促检查和服务后勤工作，进一步改良工作作风、改进工作方法、提高服务质量，为整体工作的顺利进行，提供良好的职能作用。

为了保证办公室工作的顺利进行，我们制定了如下的工作思路：

一、发挥参谋功能。

办公室作为公司上传下达、沟通各部门的桥梁和纽带，要善于站在全局的高度，把注意力集中在那些牵动全局、涉及长远的大事上，放在情况复杂、矛盾突出的热点、难点问题上，既要了解中长期的总体工作，又要了解近期的重点工作；

既要了解集团的工作意见和要求，还要了解本公司的实际情况和员工的意见、建议。

善于增强整体合力，树立团队协作精神和服务理念，善于对上加强联系，对内加强管理，对外搞好协调，对下做好服务。

要立足发展变化的新情况，多动脑筋、想办法、出主意，增强工作的主动性、预见性、创造性，以较高的理论素养和业务能力为领导出谋划策、查漏补缺，在充分调查摸底的基础上，提出可行性的建议和工作预案，发挥参谋协助作用，不断提高参与决策能力。

二、发挥协调功能。

办公室工作综合全局，协调各方，内承外联，有自身的工作职能和工作流程。

既要全面了解各部门工作情况，为公司各项工作的顺利开展创造条件，又要协调各方，处理好上下的关系，确保上级领导的指令实施畅通。

对于职责内的工作一定要抓紧抓好，并且做到抓一件成一件，件件有交代，项项有落实。

对职责以外但没有部门抓的或职责不明的工作，办公室就是要义不容辞承担起来，做到不留空档，保证各项工作的全面推进。

三、发挥办事功能。

办公室工作无小事。

这就要求办公室工作一定要细心、细致。

要从细小的事抓起。

对任何一件经办的工作，都要严谨细致，一丝不苟，来不得半点敷衍和虚假。

要时时刻刻、事事处处，认真认真再认真，细致细致再细致，做到不让领导布置的工作在我手中延误，不让需要办理的文电在我手中积压，不让到办公室联系工作的同志在我这里受到冷落，不让分公司机关和办公室的形象在我这里受到影响。

四、发挥管理功能。

工作涉及到的方方面面，有的关系到员工的切身利益。

坚持原则性问题是检验作风是否过硬的重要标志。

办公室工作必须讲原则，严肃办事纪律。

一是按政策办事。

决不允许在政策问题上讲人情，“走后门”。

二是依法办事。

办公室同志必须学法、懂法、守法，严格按照法律法规来开展工作。

三是按组织原则办事。

坚持民主集中制原则，坚持一级对一级负责。

五、发挥服务功能。

办公室工作的程序性要求很强，特别是在大量复杂的事务性工作中，要求办公室的同志一定要保持清醒的头脑，分清主次、分清轻重缓急、不怕麻烦。

一定要坚持逐级汇报的原则,以明确责任。

要通过建立一套科学规范的工作制度、工作程序、工作规则，使每项工作都有章可循。

六、发挥督办功能。

要据实情、讲实话、干实事、创实效，扎扎实实，不慕虚荣，不图虚名。

实事求是干工作，实事求是反映情况，具备求真务实的精神，包括听取基层意见，向领导反映情况，力求全面、真实。

工作中，要一步一个脚印，不作表面文章。

第二篇办公室工作日常管理制度

一、收文、发文管理制度

1、收文

（1）登记。

收文后，根据来文单位（上级来文、平级来文、下级来文）及时录入来文登记簿；

（2）办理。

来文登记后，视缓、急情况，及时填写文件处理标签报送相关领导阅批；

（3）归档。

文件办理完毕，及时归档，定期或按集团规定将已归档文件再次分类整理，交由集团档案室集中管理。

2、发文

（1）提出申请。

各部门根据需要提出发文申请，由部门负责人草拟文件内容（草拟内容需用水笔书写，以便长期保存）；

（2）文件审核。

各部门草拟文件必须交总经办统一审核；

（3）领导审批。

所有公司发文必须由公司领导审批后，方可印制；

（4）文件发布。

公司文件领导审批后，由总经办校对，用印，然后正式发布；

（5）文稿归档。

所有公司发文文稿统一由总经办整理归档。

二、会议筹备制度

1、会议组织

（1）每年召开一次总结表彰大会；

（2）每半年至少召开一次支部大会和副科级以上干部会议；

（3）每季度召开一次办公会；

（4）每月召开一次产品沟通会议；

（5）每周各部门召开一次周例会。

2、会前准备：

（根据会议的规模大小、重要程度安排）

（1）安排会议议题；

（2）确定会议筹备方案；

（3）办理会议报批手续；

（4）印发会议通知；

（5）准备会议文件材料；

（6）会场的卫生、照明、通风、音响、安保、桌椅排列；

（7）安排座次编组和邀请嘉宾；

（8）重要会议的新闻发布。

3、会中、会后安排：

（1）会议签到；

（2）导入会场；

（3）安排发言；

（4）会议记录（录音）；

（5）会场秩序和后勤服务；

（6）参会人员离会；

（7）清理会场；

（8）会议文件的整理；

（9）会议新闻的报道；

（10）会议纪要的印发；

（11）会议精神的贯彻；

（12）会议决定事项的督办。

4、精简会议：

办公室应当从实际出发严格控制会议的规模、会期，力戒形式主义，开会不得攀规格、讲排场，要严格控制会议成本，努力提高会议质量。

三、小车管理制度

1、保证公司经理用车；

2、各部门用车需事先向总经办申请，由总经办填写《用车通知单》方可用车；

3、驾驶员应加强车辆的日常保养、维护，保持车辆良好的运行状态；

4、驾驶员应保持车内的清洁、卫生。

四、办公用品管理制度

1、采购、印制

（1）提前三天书面申请。

部门负责人审核，报公司总经理批准，交由办公室统一采购或印制。

（特殊情况可委托办理）

（2）各部门在申报时，需认真填写计划单，计算好月使用量，一般采购或印制数量以半年使用数为上限。

（3）申请印制，应设计好规格、件数，并提出初步印制价格。

（4）各部门验收时，要先查明物品规格、件数、价格是否相符，确认后在交货单上签字。

（5）办公室在审核发票时，认真查对交货单，确认无误后签字，报总经理批准后付款。

（6）低值易耗办公用品，各部门应本着不铺张不浪费的原则，从严从细控制使用。

（7）高值办公耗材（如电脑、传真机）在使用中，应注意日常的维护与保养；

确需维修时，报请总经理同意后，办公室通知具办。

2、文印、传真

（1）文印、传真用纸一律由办公室统一采购，各部门登记领用。

（2）除有特殊要求外，各种文字材料用纸统一使用A4纸，标题用华文中宋体，小二号字，正文用仿宋体，小三号字，纸张尽量双面使用。

（3）要求能够手工书写的材料尽量手工书写。

（4）工作之外，需要打、复印的，一律收费（总经办代收）；

不允许私自打、复印或发传真，一经查实，将给予当事人10元——50元/次罚款。

收费标准：

打印：

A4纸0.50元/张B5纸1.00/元张

复印：

A4纸0.50元/张B5纸1.00元/张A3纸1.00元/张

传真：

2.00元/次（发）1.00元/次（收）

五、印章管理制度

1、印章刊刻与启用

（1）公司行政章、合同专用章、财务专用章、钢印、法定代表人签名章、财务使用的法定代表章，在刊刻前应当由经办人到公司办公室开具专门介绍信。

（2）公司直属机构印章和出纳印章刊刻前应由经办人到公司办公室开具介绍信。

（3）机构注销、裁撤、法定代表人变更及出纳变更时，相关印章必须由办公室及时收回、集中保管。

（4）印章启用与变更按公安机关相关规定执行。

2.、印章保管

（1）各类印章应确定专人保管，保管人员应当同公司签订《责任状》。

（2）各类印章保管人变动，必须先办理印章交接手续。

3、印章使用

（1）用印审批：

经济合同、正式文件用印前必须经领导文字批准，日常事务由办公室主任或分管副职批准。

（2）盖章登记：

印章保管人盖章时，应逐笔在《用印登记表》上登记，口头批准用印的领导必须在登记表上签字。

（3）空白介绍信：

未经主管领导部门文字批准，严禁发出空白介绍信，空白介绍信必须留存根，领导人必须在村跟上签字，空白介绍信上必须注明有效期，未使用的空白介绍信应及时退回。

（4）空白信笺：

未经领导批准，严禁发出空白信笺。

经批准发出的空白信笺印章上必须注明用途。

（5）携章外出：

办公室主任及经理层人员确因工作需要须携章外出的，应当登记，携章人应当签字并保证妥善保管、及时退还。

六、合同管理制度

1、订立合同必须使用安徽省工商局制定的统一文本或经省工商局批准、监制，企业设计的格式合同文本和数据电文合同，如：

电子邮件、电报、传真等，要求先签订合同。

若特殊情况用电话、口头、便条订货，必须严格执行事后补订合同。

2、对外订立合同时，必须掌握供方的一些基本情况，必要时对供方进行现场考察。

3、订立合同必须遵循平等、自愿、公平诚实信用和守法原则，不得徇私舞弊，违反国家法律法规，损害国家和企业利益。

4、所定合同必须主体合格，标的合法，手续完备，条款齐全，意思表达真实，约定明确，文字清晰，语言规范，无矛盾条款，无空白条款。

5、严肃合同报批制度，订立合同时，必须使用统一的合同审批标签，经部门负责人审核、签字，报请公司或集团主管领导批准后，加盖合同专用章方为生效。

6、合同管理人员建立合同档案分类台账，合同执行完毕叫集团合同管理员存档。

7、委托代理人在签订合同时，不得超越委托书的权限范围，不得签订无效合同，违反合同。

8、合同文本由专人保管登记使用。

9、凡与合同相关人员，必须严格遵守公司制度，严守合同秘密。

七、档案管理制度

1、归档范围公司文件材料的归档范围，包括上级机关印发的有关文件，批件及各部门产生的各种文件材料，主要在以下几个方面：

①基础管理；

②党群工作；

③经营管理；

④产品研发；

⑤科学技术；

⑥基本建设；

⑦会计核算。

2、归档要求：

（1）办公室为公司临时档案室，集中统一管理公司形成的全部档案；

（2）归档的文件材料应完整、准备、系统；

（3）文件书写和载体材料应耐久保存，文件不能以铅笔，圆珠笔书写，传真件、复印件不得长期存档；

（4）文件材料整理符合规范；

（5）归档的电子文件、应有相应的纸质文件材料一并归档保存；

（6）各类文件一般归档一份，比较中和利用频繁的文件归档2-3份；

（7）各部门负责归档文件的收集和整理并定期或按公司规定交公司办公室集中管理，办公室定期或按集团规定将各部门已归档文件再次分类整理，交由集团档案室集中管理。

3、归档时间

（1）党群工作、行政管理、生产技术管理类的文件一般按年度一年归档一次，在次年的第二季度前归档；

（2）会计类的文件由财会部门整理立类，保管一年后向集团综合档案室移交；

（3）企业合同工的个人档案要随时归档，如有特殊情况，也可以分阶段归档。

4、档案的管理与利用

（1）档案分类：

档案形成数量多的，可设二级类目；

档案行程数量少，可将有关类目适当合并，归档文件的整理质量要符合国家标准的要求，并要编制各类档案目录；

（2）保管条件：

有专室或专柜存放档案，要防潮、防火、防尘、防有害生物等安全设施、并定期检查档案的保管状况，对破损或蜕变的档案要进行修复，以确保档案的完整与安全，并切实加强对知识产权档案盒商业秘密档案的管理。

（3）保管期限：

①对企业有长远利用价值的档案应永久保存；

②对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存；

③凡是结余两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

（4）鉴定与销毁：

定期进行档案鉴定工作，鉴定具体时间根据实际需要确定；

销毁前要造销毁清册，提出销毁报告，经总经理批准（重要档案应报集团或县档案机关备案），并由档案人员监销。

（5）其他规定：

部门或个人借阅档案，应到办公室登记，及时归还：

对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、仿造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，给予相应的处分，后果严重的，将依法进行处理。

八、办公室管理制度

1、保持办公室地面、墙面、窗帘、窗户干净、清洁，各种公用设施完好无损，禁止乱涂乱贴乱画，禁止在档案柜顶层堆放物品。

2、保持文件资料摆放整齐有序，办公室若配置盆景，要保持盆景鲜艳；

水瓶、盆景、报纸夹、办公桌椅、工艺品、办公用品等放在办公室固定位置，禁止随意挪动。

3、上班时间严禁窜岗、嬉戏、溜号、大声喧闹；

禁止在办公室吃早餐、零食、抽香烟等。

4、讲文明礼貌，注意言行，不假公济私，热情大方，严守公司机密。

5、下班后，整理干净桌面，关闭电脑、空调、电灯等公用设施，关好门窗。

上班期间人员玩出办事或下班后，未关闭空调等设施的，给予部门负责人20元/次罚款。

6、建立“迎驾报”专夹，报纸、杂志等分类挂放在报纸夹上。

7、样品室摆放美观整洁，窗明几净，废弃物要及时清理。

8、下午下班以后，用塑料袋将垃圾装好，放在走道边，供清洁工打扫清理，其他时间不准讲垃圾摆放在走道边。

九、招工管理制度

1、招聘条件

（1）高中以上文化程度，困难家庭或急需岗位放宽至初中文化程度；

（2）一般男45周岁以下，女35周岁以下，特殊工种和岗位可放宽；

（3）身体健康，无传染病，无精神病史；

（4）未被集团其他公司开除，未列入集团永不录取黑名单。

2、招聘流程

（1）编制计划。

操作类员工根据需要编制月度和年度人员需求计划，其他类员工向集团申报人员需求计划。

（2）发布公告。

扩大选择面，面向社会发布招聘消息，明确所照岗位的名称、条件和待遇。

（3）办理入职。

3、岗前培训。

新员工报到后，由总经办组织岗前培训，由所分配岗位的上级开展一次入职指导谈话（内容包括工作任务分配、开展工作的标准、制度、流程、注意事项、薪酬标准等）。

十、考勤管理制度

1、考勤范围：

公司工线后勤人员。

2、考勤方式：

用指纹考勤机进行考勤。

3、考勤实施：

考勤工作由公司办公室实施。

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