采购管理规定(广州原稿)文档格式.doc
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第三章采购分类 317
第四章审批流程及审批权限 317
第五章采购程序 617
第六章采购人员的要求 718
第七章附则 18
仓储管理规定 1919
第一章总则 1919
第二章入库管理 1919
第三章出库管理 1919
第四章单据账务管理 1919
第五章库房管理 1920
第六章附则 1920
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工程项目管理规定
第一章总则
第一条为提高公司工程项目建设管理水平，规范工程项目建设管理行为，提高工程质量，控制工程成本，提高资金使用效益，保障公司股东合法权益，同时配合公司财务管理制度实施，结合我公司实际，特制定本规定。
第二条本规定所称工程项目是指公司根据经营管理的需要，自行或者委托进行建造工程项目的活动。
主要包括基建工程的新建（包括改建、增建）项目、室内外装修工程、市政系统工程、设备的安装与改造工程、专项工程等。
第三条本规定重点规范工程立项设计、概算编制、工程招标、合同签订、施工监理、竣工验收、工程结算、项目移交等全过程的工作要求，明确相关部门的职责，强化工程建设全过程的监控，确保公司工程项目的质量、进度、成本、安全等目标的实现。
第二章适用范围
第四条本规定适用于清远绿由环保科技股份有限公司的所有工程建设项目，各部门在开展工程项目活动时必须遵照。
第三章审批权限
第五条涉及工程项目费用审批权限为：
（一）单笔费用在五万元以内，每月累计三十万元以内的，由总指挥审批，报董事会备案；
（二）单笔费用在五万元以上，或每月累计在三十万元以上的，由总指挥提出申请，报董事会研究，董事长审批。
第四章工程项目的阶段划分
第六条为了明确工程项目实施过程中的各个阶段的职责范围以及工作要求，结合公司的实际情况，划分为八个阶段：
立项设计
预概算编制
工程招标
合同签订
施工监理
竣工验收
工程结算
项目移交
第五章立项设计
第七条根据公司的发展规划，需求部门提出项目立项申请，由总经理会议讨论其可行性，报董事会研究，董事长批准后正式立项。
第八条项目立项批准后，根据项目设计的技术要求难度、设计工作量等因素，决定设计工作由公司自行完成或委托专业设计单位负责设计。
委托设计的，应对设计单位提出具体的设计要求，在考虑保障安全的前提下，应重点考虑如何节约投资成本。
第九条设计单位根据立项要求编制《工程项目设计报告》，包括但不限于以下内容：
（一）项目设计说明；
（二）项目设计图纸；
（三）项目概算。
第六章概算编制
第十条工程项目的概算编制由设计单位完成，并提报公司指挥部，由指挥部安排专门人员进行审核，报总指挥确认。
第十一条《工程项目概算报告》应包括以下内容：
（一）工程项目的材料清单（或设备清单）；
（二）工程项目的投资概算。
第十二条《工程项目概算报告》必须由筹建办、项目部、工程部及采购部等部门负责人共同审核并签名确认（或由专业的预结算公司进行核算并出具报告），按公司相关程序进行审批。
第七章工程招标
第十三条工程项目的招标工作需成立招标小组，由筹建办牵头负责（或由总指挥亲自主持），联系和组织项目部、财务部、采购部、工程部协同展开工作。
第十四条招标小组负责起草标书、发布招标公告或发出招标邀请函、接受投标人标书、审查投标人资格、开标、评标等工作，对依据评标原则及程序提出初步中标单位，按公司相关程序进行审批。
第十五条工程招标应遵循公平、公正、公开的原则，每次招标应邀请3家或以上符合要求的单位进行竞标。
因特别原因邀请单位少于3家时，应向总指挥提出情况报告，报董事长批准。
第十六条工程招标的过程，由监事代表董事会进行全程跟踪监督，开标时监事要现场见证、监察，开标后监事向董事会报告招标情况。
第八章合同签订
第十七条筹建办负责与施工单位商定合同条款的相关具体事宜，双方达成一致后，由筹建办负责拟定合同，并报总指挥批准，由法人代表或董事长授权人员代表公司与施工方签订合同。
第十八条合同应使用格式合同，条款要完备，双方的权利与义务要明确、清晰，工程的总造价应约定以结算为准，相关资料要作为合同的附件一并执行，附件包括但不限于以下内容：
（一）工程项目最终设计图纸；
（二）项目概算表；
（三）材料清单（包括材料规格、型号、数量等）。
第十九条合同涉及采购大宗物资（如材料、设备）或大量机械作业台班（如钩机、车辆运输等）的，应有3家以上供应商的询价资料或是本地区的机械作业台班平均价格的询价资料，监事应对询价资料进行审核，确保采购单价及机械台班单价符合市场水平。
第二十条合同正本一式四份，公司与施工方各存两份。
施工合同签订同时，还必须与施工方签订安全生产协议书，明确双方在施工过程在安全生产上双方的权利、义务、责任等。
合同原件在筹建办和财务部存档，工程部、项目部、采购部等部门留存合同复印件。
第九章施工监理
第二十一条施工单位应编制施工实施方案报指挥部，由总指挥批准后施行。
施工方案要向监事报备，由监事代表董事会对施工方案的实施情况进行监督，定期向董事会报告工程质量及进度状况。
第二十二条筹建办、工程部、项目部应根据公司的进度要求及施工单位的施工实施方案，制定切实可行的施工监理计划，在制定监理计划的同时，应充分考虑并预测现场各种影响进度计划的因素。
第二十三条材料进入现场的时候，施工管理员必须对材料进行严格的质量监督检查，对符合质量要求的材料办理入库手续，并留样备案。
否则，应予退货。
第二十四条工程部或项目部现场施工管理员应密切注意施工的进度及施工质量情况，在监督过程中发现质量问题或安全隐患的，应要求施工方立即纠正或限期整改，同时以书面报告形式记录，会同监理单位监理员，由我方代表及监理员一同与施工单位代表共同核实无误后签名确认，然后归档备案。
第十章竣工验收
第二十五条由筹建办组织牵头成立验收小组，设计单位、监理单位、工程部和项目部负责人和相关专业人员共同参与。
第二十六条在收到验收通知后，验收小组应根据合同相关要求制定《项目验收标准表》，列明需验收的项目及内容，并在15天内对该工程项目完成验收工作。
项目验收标准包括但不限于以下项目：
（一）工程项目的质量（包括施工质量、材料质量等）；
（二）工程项目是否按合同要求时间竣工；
（三）竣工项目与设计图纸的差异；
（四）实际使用的材料规格、数量与概算的差异；
（五）实际的工程量。
第二十七条在验收试产的过程中出现质量问题的，由工程部或项目部负责联系施工单位根据合同条款的相关规定进行协调处理。
第二十八条验收完毕后，验收小组组长在《工程项目验收报告》中签署“验收合格”或“验收不达标”字样的意见，并与验收小组成员共同签字确认。
第二十九条《工程项目验收报告》应包括以下内容：
（一）工程项目明细；
（二）项目验收标准表；
（三）有关工程验收规范。
第十一章工程结算
第三十条筹建办牵头联系和组织工程部、项目部、财务部、采购部成立结算小组，根据《工程项目验收报告》以及项目合同的相关条款，在验收合格后15天内完成所有结算工作。
第十二章项目移交
第三十一条工程项目完成验收及结算后，工程部或项目部应将该项目进行移交：
该项目的使用权、管理权移交给使用部门；
该项目各类设备的合格证和使用说明书等设备原始资料移交给技术部；
该项目的各种档案资料（如：
图纸、合同、各种原始记录、批文等）移交给行政部备案。
第三十二条办理移交手续，由工程部或项目部填写移交清单一式三份，交接人、接收人、监交人三方共同签字确认，移交清单由三方各持一份。
各项移交工作由行政部负责监交。
第三十三条根据使用部门的实际需要，将设备使用说明书等资料复印，提供给使用部门。
第十三章附则
第三十四条本办法由财务部负责制定、解释，由总经理核准，报董事会批准后颁布实施。
修订、废止时亦同。
第三十五条本办法自颁布之日起实施。
合同管理规定
第一条为规范公司合同管理程序，明确管理职责，界定管理权限，防范经营风险，提高管理效能，特制定本规定。
第二条本规定所称合同是指公司与其它法人、其它组织、个人之间签订的经济合同及技术合同，劳动合同另行规定。
第三条本规定适用于公司非重大合同的管理，重大合同（涉及金额较大如何界定金额重大？
履行期限较长的合同是否也为重大合同？
或对公司经营影响较大的合同）及股东会另行规定的其他合同由公司组织进行专案处理。
第二章合同各级责任人及其职责
第四条公司各类合同依其涉及范围由相应部门（责任人）负责承办，如：
1、市场部承办：
市场业务类合同、经营合作类合同；
2、行政部承办：
买卖租赁类合同、信息服务类合同；
3、财务部承办：
财产借贷类合同；
4、筹建办承办：
安装施工类合同；
5、项目部承办：
技术服务与研发类合同。
以上承办分类包括但不限于，各类合同可视其主要涉及范围界定承办部门。
第五条合同承办人职责：
1、审查合同另一方（或多方）当事人的相关资格；
2、拟定合同；
3、组织合同的签订；
4、建立合同档案，对合同进行登记、录入、统计及保管；
5、负责实施合同的履行。
第六条财务部为公司合同的审核部门，其职责如下：
1、审核合同规定的合法性、严密性、安全性；
2、审核合同资金、资产、价款、结算的合法性、可行性。
第七条总经理室为公司合同的审批部门，总经理室结合承办人及审核部门意见，根据合同的经济性、可行性等给予最终审查批示。
第三章合同签订程序
第八条公司合同签订需依照下列程序：
承办人向审核部门提交拟签合同书
及《合同签订申请表》
不合格
审核部门审核
审核部门提出修改意见
合
格
审核部门填写《合同签订申请表》相关内容，连同拟签合同书呈交审批部门，并留存《合同签订申请表》复印件备案
承办人修改合同直至合格
不合格
审批部门审批
审批部门提出修改意见
合
审批部门填写《合同签订申请表》
相关内容，并留存备案
承办人领取合同书及《合同签订申请表》复印件，并组织合同签订
承办人妥善保管签订后的合同书
及《合同签订申请表》复印件，
并组织落实合同的履行
第四章合同的审查及拟订
第九条承办人应对合同另一方（或多方）当事人的主体资格和资信进行了解和审查：
1、主体资格合法：
具有经年检的营业执照，其核载的内容与实际相符；
2、欲签合同标的应符合当事人经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可、等级、资质证书；
3、具有相应的履约能力：
具有支付能力或生产能力或运输能力等合同履行能力，必要时应要求其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件；
4、具有履约信用：
过去三年重合同、守信用，现时未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。
第十条承办人拟订合同草案时应符合如下规定：
1、合同的经济性：
（1）市场需求情况属实；
（2）市场需求预测可靠、合理；
（3）投入产出核算经济、准确。
2、合同的技术性：
（1）工程技术依据真实、可靠；
（2）技术措施完备、可行；
（3）技术标准和参数科学、真实、可行。
3、合同的可行性：
（1）专案技术具有可靠性；
（2）经济效益或社会效益具有真实性；
（3）资产、资金使用效果的财务可行性；
（4）具有可操作性。
4、合同的安全性：
（1）涉及的知识产权已采取相应的保护或限制措施；
（2）无损本公司商誉、商业秘密及其它利益。
第十一条合同承办人应根据审查结果在《合同签订申请表》上注明自己的审查意见及符合上述规定的证明或说明材料，依审批程序交由审核部门审核
第五章合同的审核
第十二条审核部门对合同的审核内容包括如下项目：
1、资金、资产的合法性：
（1）资金来源合法，资产的所有权明确、合法；
（2）资金使用和资产动用的审批手续合法；
（3）资金、资产的用途及使用方式合法。
2、价款、酬金和结算的合理、合法性：
（1）价款、酬金的确定正确合理、合法；
（2）资金结算、酬金支付方式明确、具体、合法；
（3）与资金、资产等有关的其它事项。
3、主体合法：
签约各方具有签约的权利能力和行为能力；
4、内容合法：
合同各项条款无悖法律、法规，无显有失公平内容；
5、合同形式合法，签约程序合法；
6、严密性：
（1）条款齐备、完整；
（2）文字清楚准确；
（3）设定的权利和义务具体、确切；
（4）相应手续完备；
（5）相关附件完备；
（6）附加条件适当、合法。
第十三条审核部门应在《合同签订申请表》上对合同出具审核意见。
意见必须有审核部门负责人及具体审核人员的签章。
审核意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性文字，一旦使用，视为对合同的否定。
第六章合同的审批
第十四条合同审批部门对合同审批内容包括如下项目：
1、可行性：
（1）资信可靠，有履约能力；
（2）担保方式切实、可靠。
2、合同承办形式审核：
（1）承办人无误；
（2）符合规定程序；
（3）各审核部门审核意见齐备。
第七章合同的签订
第十五条合同各项组成附件必须加盖签约方法人章或合同专用章，其文本为复印本时，另须加注“与原件核对无误”字样。
第十六条合同除即时清结者外，一律采用书面形式。
凡国家、行业或公司有标准或示范文本的，应当适用。
第十七条合同当事人协商一致的修改、补充合同的文书、电报、电传、图表等是合同的组成部分。
第十八条计划单、调拨单、任务单、预算单等一类文件可以作为合同的组成部分，但不得以其替代合同。
第十九条合同的起草尽量由己方或以己方为主承担，语言应严谨、简练、准确。
合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释。
合同中涉及数字、日期时须注明是否包含本数。
第二十条公司常用的合同，由公司法务部门拟订示范合同文本，公司各职能部门据此起草合同。
第二十一条合同应当包括以下内容：
1、合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话，法定代表人姓名，代理人姓名、职务、联系方式；
2、签约的目的和依据；
3、标的；
4、数量和质量，包括检测、验收标准和方式
5、价款或酬金，包括支付方式；
6、履行的地点、期限和方式；
7、争议解决方式；
8、违约责任；
9、变更或解除条件；
10、根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款；
11、正副本份数、保管方；
12、生效的时间和条件；
13、约定的联系方式；
14、附件名称；
15、签约的地点、日期；
16、签约各方开户银行及账号；
17、签约各方公章或合同专用章；
18、法定代表人或代理人签章。
第二十二条涉外合同的内容按照有关法律规定确立。
第二十三条如无股东会另行指派，公司各类合同签署人一律由总经理担任。
第二十四条公司的各部门不得以部门名义对外签订合同。
第二十五条承办人应对其提供的材料的真实性负责。
第二十六条任何人不得以任何形式泄漏合同涉及的商业、技术秘密。
第八章合同的履行
第二十七条合同正式签订生效前，不得实际履行合同；
合同生效后则必须全面、及时、实际履行合同，除法律另有明文规定或合同约定外，不准不全面、不适当履行或转让、转卖合同。
第二十八条合同签订后，承办人应将合同书复印件递交财务办公室，以便财务办公室按时履行合同财务相关内容。
第二十九条任何人发现对方不履行或不全面、不适当履行合同时，应立即通告承办人，承办人应在法定或约定期限内以法定或约定方式向对方提出异议。
异议文件须经审核部门审核，并报总经理室备案。
收到对方履行异议时，承办人亦应在法定或约定期限内以法定或约定方式予以答复。
第九章合同的变更及解除
第三十条 变更或解除合同，须符合法定或约定的形式及程序。
第三十一条 变更或解除合同的通知或答复须在法定或约定期限内作出。
第三十二条 变更或解除合同未达成书面协议前，原合同有效。
第三十三条 合同变更或解除的程序与合同签订程序相同。
第十章合同纠纷的处理
第三十四条 合同发生纠纷时，应首先采用协商、调解方式解决。
协商或调解能够达成一致时，应依合同签订程序签订书面协议。
协商或调解不能达成协议时，可依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷。
第三十五条 合同发生纠纷时，承办人应及时通知有关部门和人员，并报总经理室备案，同时应迅速收集下列有关证据：
1、合同文本，包括附件、变更或解除的协议、有关电报、信函、图表、视听材料等；
2、有关的票据、票证；
3、质量标准的法定或约定文本、封样、样品、鉴定报告、检测结果等；
4、证人证言；
5、其它有关材料。
第三十六条合同发生纠纷后，承办人须及时将纠纷及处理情况报总经理室备案。
第三十七条仲裁或诉讼解决纠纷时，承办人应商总经理室确定代理人、诉讼方案等，并向总经理报告。
第三十八条合同纠纷处理的有关调解书、协议书、裁决书、判决书应由总经理室归档，副本或复印本可交承办人、有关部门或人员使用。
第三十九条承办人负责对合同建立档案并对文本妥善保管。
合同档案内容包括：
1、合同文本及份数、各文本存置记录：
2、承办人登记；
3、合同附件、审查意见及其它有关文件；
4、履行情况记载；
5、纠纷或争议的处理情况记载及有关材料。
第四十条 对方当事人逾期不履行生效协议、裁决、判决时，承办人应及时商总经理室并经总经理同意，向人民法院申请强制执行。
第十一章检查与奖罚
第四十一条财务部对公司所属各部门的合同管理工作实施监督与指导。
各部门应自觉检查合同的订立、履行、管理工作，发现问题及时纠正。
第四十二条公司对在合同管理工作中作出成绩者及避免或挽回经济损失者予以表彰和奖励。
第四十三条有下列情形之一，情节严重造成重大经济损失或扩大经济损失的，对责任人予以通报批评或经济处罚；
构成犯罪的由司法机关追究刑事责任。
1、签订有重大缺陷或无效合同的；
2、审核人员无正当理由延误审核的；
3、因审核人员疏忽未审出合同缺陷的；
4、未依法律和本办法规定变更或解除合同的；
5、丢失合同文本及相关文件的；
6、提供虚假资料的；
7、超越授权或滥用授权签约的；
8、未按规定进行授权或转委托的；
9、发生纠纷后，隐瞒或不及时向有关部门汇报或不及时采取措施的；
10、有关法律性文件未经审核的；
11、应当或可以追究对方违约责任而擅自放弃的；
12、在合同签订或履行当中，与对方或第三人恶意串通或收受贿赂的。
13、泄漏合同意向、商业秘密或有关机密的；
14、使用非法手段签订合同的。
第十二章附则
第四十四条本办法由财务部负责制定、解释，由总经理核准，报董事会批准后颁布实施。
第四十五条本办法自颁布之日起实施。
采购管理规定
1.为了规范公司的采购行为，降低采购成本，保障工程建设及生产运营的物资得到有效的供给，特制定本规定。
2.日常采购工作由采购部门具体负责实施，由财务部门归口管理；
工程建设期间，项目配套的设备、机械等由项目部负责实施采购。
3.本规定适用于公司生产经营所需物资（办公及后勤用品除外）以及工程建设物资的采购。
第三章采购分类
4.采购物资用于工程项目建设的，属于工程物资；
采购物资用于工程项目建设以外的，属于非工程物资。
5.采购的物资使用量大、长期需求的，或者采购物资单价金额超过5000元的，属于大宗采购；
大宗采购以外的采购属于零星采购。
第四章审批流程及审批权限
物资的申购、定价、合同签订、报销等的审批流程为：
6.申请人（经办人）提出申请→部门审核→总经理（总指挥）审批
一般物资（低值易耗品/原材料）申购审批工作流程
主管部门负责人审批签名
申购部门经办人填写申购单
经办部门负责人审核签名
采购部门审核，如有库存，退回申购单
采购部门根据已审批的申购单进行采购
相关工作流程备注说明：
采购部门从年度合格供应商库进行询价采购，并在报销时附上相关询价结果资料。
设备类固定资产（包括大额设备维修）申购审批工作流程
主管部门负责人审核签名
财务负责人审核
总经理（总指挥）审批签名
相关工作流程备注说明：
1、设备类固定资产采购预算金额达到规定标准时还要经过董事长最终审批。
2、设备类固定资产在规定金额标准以下时进行货比三家采购，达到规定金额标准以上时进行招标或邀请招标，特殊设备合资格供应商不足时才能进行议标或议价，达到规定金额时需签订合同（合同签订权限根据合同金额由总经理或董事长行使）后方能进行设备采购。
3、属工程物资采购的，由总指挥进行审批；
非工程物资采购的，由总经理进行审批。
工程类项目申购审批工作流程
财务负责人审核签名
总经理（总指挥）审核签名
董事长审核签名或授权总经理审核签名（规定金额以下时）
工程类项目在规定金额标准以下时进行货比三家比价决定，达到规定金额标准以上时进行招标或邀请招标，合资格承包商不足时才能进行议标或议价，达到规定金额时需签订合同（合同签订权限根据合同金额由总经理或董事长行使）后方能进行工程发包。
7.属工程物资采购的，由总指挥进行审批；
8.采购物资单笔总金额在五万元及以下，以及每月采购金额累计在三十万元以内的，由总经理（总指挥）为
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