建设工程项目管理档案与影像资料.docx

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建设工程项目管理档案与影像资料

１目的

　　为规范在项目管理过程中形成各类信息档案和影像资料，具有真实性,完整性和有效性，并符合公司管理体系运行的相关规定，满足工程竣工备案和城建档案的归档要求，特制定本作业指导书.

2适用范围

　　适用于本公司承接的项目管理项目，在实施服务过程中项目部的档案和影像管理工作。

本作业指导书以上海市档案相关规定为主要编制依据,外省市项目按当地档案规定要求可作相应调整。

3术语与定义

3．1项目管理信息资料

项目管理信息资料是指在项目管理工作之中所形成的反映项目管理工作情况的信息，具体包括文字、图表、影（声）像、计算机软件、光盘等。

3.2建设项目（工程）文件

指建设项目在建设过程中形成的各种形式的信息记录,包括前期文件、设计文件、施工文件、科研文件、竣工文件和竣工图。

3.3前期文件

在建设项目（工程）开工以前的立项、审批、征地、招投标等过程中形成的文件。

3.4　设计文件

在建设项目（工程）勘察设计过程中形成的文件，包括勘察报告、方案设计、初步设计、扩初设计、复杂过程的技术设计、施工图设计等文件.

3。

5施工文件

在建设项目（工程）施工过程中形成的文件，包括施工技术文件、设备文件、监理文件。

３.６　科研文件

在建设项目（工程）建设过程中与本项目配套的科研课题研究中形成的文件.

3.７　竣工文件

在建设项目（工程）竣工验收活动中形成的文件。

4引用文件

4.1《城市建设档案管理规定》　ﻩ建设部令第61号

４．2《建设工程文件归档整理规范》ﻩGＢ/T50328—2００1

4．3《建设项目（工程）竣工档案编制技术规程》ﻩDG／TＪ08-2０46—2008

4.4《建设工程项目管理规范》ﻩGB/T50３２６—2006

4。

5《管理手册》

4.6《文件控制程序》ﻩ

4。

７《记录控制程序》ﻩ

４。

８《工程项目管理服务质量控制程序》

5职责

５.1公司技术负责人

　　批准发布项目管理档案与影像资料管理作业指导书，负责重点项目档案资料交付审核。

5．2事业部/子公司技术负责人

　　对项目部影像档案资料管理工作监督，对一般项目档案资料交付审核。

5.3项目经理

　项目信息资料管理的第一责任人,负责对项目信息资料管理的组织策划,落实专管人员,明确各专业监理人员的相关职责和要求，配置管理设备，并对项目部的信息资料工作负责指导、检查和验证。

5.4专业工程师

各专业项目管理人员负责本专业范围相关项目管理信息资料的记录、收集、整理和编制等工作.

5．５信息管理员/资料员

负责项目管理信息资料的分类编目、存储传递、立卷归档、有序管理和档案移交等工作。

6工作内容及实施

6.１信息资料管理步骤：

收集→存储→传递→反馈.

6.1．1信息资料的收集

6.１.1。

1项目部对本项目服务过程中产生的各类信息资料,按照项目管理规范、文件归档整理规范和地方档案管理规定等有关规定要求进行收集。

6.1．1．2对于公司知识管理需要的信息,按公司相关管理规定进行收集;

6.1。

１．3对于公司业绩管理需要的信息按公司相关管理规定进行收集.

６。

1.２信息资料的存储

６.１。

2。

１信息资料可采用书面文件、影像、电子媒介等方式存储；

6.1.2.2信息资料应完善目录体系，合理分类编目，有序存放；

6。

1．2.3对反映顾客满意度、咨询服务质量需进行统计分析的结果性资料应形成书面文件.

6．１。

2.４信息资料存储按公司和国家管理规定,分为长期、短期、永久保存期限.

６．１。

3信息资料的传递

６.1.3.1各类信息资料可以会议或传阅方式进行传递，并留下记录；

６．１.3.2项目管理服务的阶段性成果可以专题性报告和月报形式向上一级有关部门报告;

6．１．３.3通过管理网络发布和传递相关信息应履行公司规定批准手续,以密码授权形式实施,确保文件传递的保密性；

6。

1.3。

4信息资料的发出或借阅应建立发文或借阅登记手续。

6.1.４信息资料的反馈

6．1。

4。

1对发出需要反馈的信息资料均应有封闭处置和归档的要求；

6.1。

4。

2对涉及不合格服务纠正、预防措施和实施效果，应按公司控制程序进行处理和反馈。

6.2信息资料的管理要求

６。

２。

1各类资料应按分类存放在资料文件夹（盒、袋）中,对号入“座”；

6。

2。

2各文件夹（盒、袋）应按分类编号醒目标出资料类别及名称；

6。

２．3每个文件夹（盒、袋）内应对放置的资料建立有清单目录;

6.2.４信息资料应按相关规定内容填写，责任人签字手续完善；

6.2.5信息资料的书面文件应为打印或碳素墨水形成，利于长期保存;

6。

2.6信息资料中的各类用表应采用有统一规定的表式,特殊表式可根据要求自行编制。

6.2。

7信息储存在硬盘、光盘及其它存储媒体的，也应参照纸质材料分类管理的规定进行管理。

6．3信息资料管理工作的质量标准

6。

3.1及时性：

各类相关信息资料的收集、编制、存贮、传递均应在相应规定的时间段内完成。

６。

3。

2完整性：

各类信息资料应按相应规定和要求,保证其完整性，不得有缺漏情况发生。

6.3。

３真实性：

各类信息资料应真实反映客观实际情况，不得形成无效的信息资料。

6。

３。

４符合性：

各类信息资料应按相关规范、标准、规定进行加工整理，其格式、内容、审批签字手续等均应符合要求,形成有效的信息资料。

6．３.5有序性:

各类信息资料应做到合理分类编目,有序管理，方便检索.

6。

4项目部信息资料的分类编目

应根据本工程的特点和信息资料内容的具体情况合理分类编目，见项目部信息资料台帐一览表.

６.5项目管理收文、发文管理

６．5．1项目管理收文、发文应在收文、发文登记表上予以登记；

６．5。

2项目管理收文登记后,应及时呈交项目部相关责任人进行处理，并留下处理记录，并按信息资料分类存放.

6.５。

3项目管理发文内容应描述准确、文理通顺无误并经项目部相关责任人审定和签发;

6.5。

4项目管理发文按规定要求完善相应签字手续，并留存原件归档.

6.6项目部各类工作台帐的建立与要求

6。

6.1项目管理部信息资料台帐

　　　该台帐是反映本项目所有信息资料的分类编目及归档情况的检索目录索引，做到分类目录与实际归档情况相吻合,卷内建立目录清单，合理有序，方便查询。

6.６.２建设项目政府报批资料管理台帐

　　该台帐是反映本项目从项目建议书、可行性研究、立项、建设用地规划、建设工程许可、施工许可证的办理到竣工验收及竣工备案证得取得，所有资料的目录.该台帐只要求相关资料齐全,目录清晰，方便查询。

该台帐具体内容见项目管理部资料台帐中B类文件中的前期立项、行政许可及竣工验收文档.

6。

3建设项目专项审核管理台帐

该台帐反映项目管理对消防、环保、民防、绿化、职业卫生、卫生防疫、抗震及防雷等项目的审核资料的汇总。

该台帐具体内容项目管理部资料台帐中B类文件中的专项审核文档。

6。

6.4　建设项目配套手续管理台账

该台帐反映项目管理对供水、供电、燃气、电信、技防及临水临电的报批审核资料的汇总。

该台帐具体内容见项目管理部资料台帐中B类文件中的配套审核及备案手续文档。

6。

6．5项目管理影像资料目录台帐

该台帐反映本项目管理咨询服务全过程中,各个工程阶段拍摄的工程照片（录像）资料,应按项目部编制的影像资料拍摄工作计划,见影像拍摄计划.各单位工程开工前、施工阶段及竣工验收后的有效影像资料目录,每幅归档照片应按项目内容标注齐全，存在计算机中的影像资料编号应与目录相对应。

6。

6．6项目施工管理工作台帐

项目管理部在施工阶段应对安全与质量控制建立施工管理工作台帐。

台帐的具体要求见《施工管理与竣工交付作业指导书》.

6.7项目部影像资料管理工作

6。

7。

1项目管理影像资料管理工作的必要性

为体现上海市城市建设档案馆编制的《建设项目（工程）竣工档案编制技术规范》（DＧ/TJ08-20４6－200８）的要求,为此，项目部必须按规定要求做好影像资料管理工作。

6.７.2工程声影像拍摄留置的内容

6.７。

2。

1开工前应拍摄以下内容:

●原址、原貌、原重要地物

●重要纪念物

6.７.2。

2地基及基础应拍摄以下内容

●建（构）筑物基础类型及施工技术工艺制作

●建（构）筑物的位移、沉降、变形及处理

6。

7。

2．３主体工程施工应拍摄以下内容

●主体工程设计模型

●施工现场整体施工情况

●隐蔽工程的工艺制作及处理

●钢筋制作工程的钢筋布局,型号及节点焊接

●反映主体工程的拉结筋布局，混凝土灌注质量

●管道及设备工程、安装工程的管沟类型

６。

7.2．4工程施工组织及工程质量应拍摄以下内容

●工程开、竣工仪式

●工程施工中主要的质量检查、验收

　6.7.2.5工程竣工验收应拍摄以下内容

●工程竣工后整体全貌

●重点单项工程外形及室内功能

６．7.3工程声像资料的质量要求

　　1）工程照片应图像清晰,同一拍摄对象应能提供不同角度（阶段）的照片；

2）以传统感光材料为载体的工程照片应报送7寸光面照片、底片和文字说明；

　3）使用数码相机拍摄,其影像不得进行后期加工，必须用专业照相纸打印出７寸光面照片，与刻录光盘一并移交。

数码照片图像分辨率必须达到１0２4＊７68像素以上，宜使用RAW格式拍摄。

4）工程照片文字说明内容应包括拍摄照片的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。

工程录像档案应图像清晰，解说正确。

工程录像档案规格应为PAL制式专业带。

录像带记录格式应为BｅtaｃaｍSP、Digｉｔal—Bｅｔacａｍ、ＳＸ、IMX、HDCAM等以上格式的机器拍摄。

工程录像档案盒上应标有简要说明，内容应包括工程名称、录制人、审核人及批准人。

6。

7.4项目部在启动时应按工程声影像拍摄留置的内容要求编制影像拍摄计划.

6．8公司归档的档案管理要求

６．８．1档案编制内容与分卷要求

　工程项目完成并通过竣工验收后，应将项目部的信息资料进行整理归档、分卷装订成册报项目管理公司核验。

归档范围及内容为：

●项目管理合同；

●项目管理大纲；

●项目管理规划;

●项目经理任命书；

●项目管理专项实施方案;

●项目管理部向业主、施工单位、监理、政府等有关部门发出的联系单；

●项目管理指令；

●项目管理各类工作会议纪要;

●项目管理月报、日记；

●项目管理工作总结；

●工程项目竣工验收报告及竣工备案资料。

6.8。

2档案的编制要求

6。

8.2.1规格尺寸：

卷内文件资料的幅面规格尺寸为16开或4号图纸（297×２１0mｍ），左边与上边平齐，左边留2。

5cm装订距离。

６．８.2.２立卷与装订：

每卷立卷厚度不得超过4cm;每卷页码编号从“1”开始，正面在右下较,背面在左上角（注：

封面、卷内目录页、备考表及空白页不编号）；一律用线装订（注：

三孔左侧装订法）.

6.8。

２．3案卷编号:

档案盒封面档案号由档案接受单位编制.

６。

8。

2。

６.8。

3档案的报送

6．8.3.1一级工程项目或项目管理费取费在100万元以上的项目,竣工后三个月之内，由公司向归口档案管理部门归档;１00万元以下的项目向公司报送。

6．8。

3。

2档案移交手续:

按项目档案移交要求,见项目档案移交清单，办理移交手续。

6.9项目部建设项目（工程）竣工档案管理工作

６。

9.1项目部进驻现场后应向所在地档案部门征询建设项目档案编制及归档要求。

6．9.2同业主协商确定竣工档案编制单位,如果委托第三方（一般为所在地档案馆）编制,应尽早签订委托合同，便于尽快开展档案管理工作。

6。

9．3如果竣工档案的编制由业主、项目管理方、设计、施工、监理共同完成,应当在开工前请所在地城建档案部门向参加单位进行档案编制要求交底,并形成会议纪要。

６。

9.4根据档案部门对档案编制及报送要求，项目管理部应组织参加单位项目经理、项目工程师及项目部资料员召开会议，明确各参建单位的档案工作的职责、编制范围、编制要求、编制时间、编制套数等要求，并形成书面文件，发至各参建单位。

6．9。

5建设项目竣工验收合格后，在规定的时间内参建单位按所在地档案部门要求完成竣工档案的编制工作后，项目管理部根据项目管理单位与建设单位签订的合同中有关竣工档案管理工作要求，责成竣工档案主办单位完成竣工档案的报送与验收，取得档案合格证。

6.9．6项目竣工档案移交手续：

项目部按项目档案移交要求,将竣工档案向所在地档案部门及建设单位移交竣工档案。

7记录

7。

1项目管理资料台帐　　　　　　　　　　作业指导书-02４-0０1

7．２影像资料拍摄计划　　　　　　　作业指导书-024—002

７.3卷内目录　　　　　　　　　　　　　　作业指导书—０24-003

7．４项目档案移交清单　　　　　　　　　　作业指导书-024—０04

记录号：

　作业指导书－024－001

项目管理资料台帐

类别

类名

编号

文件名称

卷内文件目录

类

综合管理文件

内部资源管理文件

Ａ10１

项目管理单位资质文件

企业法人营业执照、企业资质等级证书、工程项目登记证

A102

项目管理人员资质文件

项目管理各类人员的岗位及资质证书（含学历、职称证书）；项目经理任命书、专业工程师及管理人员授权书、责任书。

A１０3

项目管理人员考勤表

监理人员考勤表

Ａ104

项目部员工培训记录

员工培训档案

A105

项目部设备管理文件

设备清单目录

关键过程管理文件

A２

A20１

项目管理实施规划

项目管理实施规划申报表

A2０２

项目启动

项目启动报审表

（附件：

项目启动交底记录）

A203

项目开工

项目开工备案表

（附件：

行政审批、招标活动、综合配套等系列文件）

A２0３

项目重大招标采购

项目重大事件报审表

（承包单位采购额超过300万,咨询单位采购额超过1０0万，可结合项目实际情况调整）

A２０５

项目重大控制目标调整

项目重大事件报审表

（项目投资额、项目进度里程碑等控制性目标发生实质性的变更）

A206

竣工验收备案

竣工验收备案表

A207

项目移交备案

项目移交备案表

（附件:

竣工验收备案表、档案验收合格证明、移交清单、移交手续等）

依据性文件

A301

项目部规范标准文件

规范、标准清单目录

A３0２

公司文件

发送到项目部的公司质量体系文件，各类技术、法规性、管理性文件清单

A303

项目管理合同、业主授权项目管理工作范围之前政府相关批准文件

政府批文

A304

安全与质量监督方案

项目工作文件

A４

A401

项目管理实施规划

规划报审表及项目管理实施规划

A40２

专项项目管理实施细则

各类实施细则

A404

工作总结

项目管理工作总结

纪要函件

A50１

会议纪要

各期项目管理例会纪要，专题会议纪要，其它会议纪要

Ａ5０2

来往函件

参建各方来往函件

上级部门检查记录

Ａ6

A６01

公司内部检查记录

公司,子公司检查记录

A602

外部检查记录

政府主管部门检查记录

工作报告文件

Ａ７0１

项目管理周报

各期项目管理周报

A702

项目管理月报

各期项目管理月报

A703

项目管理工作专题报告

有关项目管理工作专题报告

Ｂ类

前期立项

专项审核

配套审核

、

竣工验收文件

立项文件

B101

项目建议书审批

可行性研究报告审批

投资项目备案或核准

项目建议书审批

可行性研究报告审批

投资项目备案或核准文件

B10２

建设项目报建（IC卡取得）

建设项目列入年度计划的申报文件及批复文件、列项有关的会议纪要、领导讲话、专家建议文件、建设项目信息卡（IC卡）

建设用地、征地、拆迁文件

B２０1

项目选址意见书审核

项目选址申请、选址规划意见通知书

B20２

建设用地规划许可证审核

建设用地规划许可证

B2０3

建设用地的取得

用地申请报告、建设用地批准书、拆迁安置意见协议方案、土地出让或转让合同及附件、土地招拍文件及拍卖文件、土地中标通知书、土地勘察定界报告、国有土地使用证

建设工程规划许可

、

施工许可文件

Ｂ3

Ｂ301

建设工程规划许可（市政管线工程规划许可、道路桥梁工程规划许可）

建设工程规划许可证（市政管线工程规划许可证、道路桥梁工程规划许可证）

B3０2

灰线复验

开工放样复验测绘成果报告

Ｂ303

合同登记备案

勘察、设计、监理、施工总包、专业分包、劳务分包

B304

安全、质量监督报监

建设工程安全质量监督申请表、建设人员从业资格审查表

Ｂ305

施工许可证申办

施工许可证

建设

项目

专项

审核

文件

B401

环境保护送审

环境保护行政许可受理通知书、建设项目环境影响报告或登记表（项目建议书阶段）、环境影响评价报告及审批意见、初步设计环保篇章审查意见（初步设计阶段）、环境保护审核意见（施工图）、建设项目环境保护“三同时”审核通知单

B4０２

卫生防疫审查

建设项目预防性卫生审核申请登记表（方案、扩初、施工图）、方案设计卫生审核意见书、扩初设计卫生审核意见书、施工图设计卫生审核意见

B４０3

消防审核

消防方案设计阶段审核意见、消防扩初审核意见书、消防施工图阶段审核意见、消防内装修审核意见

B4０4

民防设施审查

民防工程建设意见征询单、民防工程（方案阶段）审核意见、民防工程初步设计审核意见书、人防工程建设费核定单、人防施工图审核意见

B4０5

绿化设置审查

园林方案设计审查意见书、园林初步设计审核意见书、园林施工图审核意见

B406

劳动安全卫生监察

职业卫生预评价报告、职业卫生审核意见单

B407

道路交通审查、门牌申请

方案设计交通项目审批意见、初步设计交通项目审批意见、施工图交通项目审批意见

Ｂ40８

市容环境卫生

建设项目环卫专业意见征询表、建设项目环卫专业审核送审表、建设项目环卫专业审核意见书

B４0９

抗震设防审查

地震安全性评价报告、初步设计抗震审核意见书

Ｂ41０

防雷审核

防雷装置初步设计审核意见、防雷装置施工图设计审核意见、防雷工程检测登记表

B4１1

河道管理管理范围内建设项目审核

河道管理范围内建设项目申请书、河道管理范围内建设项目审核同意书、河道管理范围内建设项目施工同意书

配套

审核

文件

B5０1

供电申请

用电征询申请（立项依据之一）、客户用电申请单、初步设计供电征询意见的回复

B502

上水申请

初步设计内部征询上水系统意见回复

B503

排水申请

初步设计内部征询雨污水系统意见回复

B504

燃气申请

初步设计内部征询燃气意见回复

B505

道路管线掘路申请

道路管线工程掘路施工计划申报书、计划外工程项目申请表、城市道路掘路执照、道路施工许可证

B5０6

技防审核

技防审核资料

B５07

住宅专业配套

住宅专业配套资料

Ｂ50９

智能建筑等级评估

智能建筑等级评估资料

Ｂ510

施工临时用水、施工临时用电申请、施工临时排水申请

备案

手续

B6０１

上海墙体材料登记

上海建设工程墙体材料使用情况核定表、上海建设工程使用墙体材料登记表、墙体部分设计说明、项目投标预算书

B６０2

上海散装水泥预交

上海散装水泥专项资金缴款书、上海散装水泥专项资金预缴款表、上海散装水泥专项资金结算申请表、建设工程土建部分结算书

B６03

节能备案登记

民用建筑节能工程情况一览表、民用建筑节能审查备案登记表

竣工

验收

Ｂ7

B701

竣工预验收报告（施工、勘察、设计、监理竣工检查评估报告）

施工单位验收报告、勘察、设计竣工检查报告、监理评估报告

B70２

消防验收报告

建筑工程消防验收申请表（内装修）、消防设备与材料检测报告、钢结构防火处理施工记录报告、消防系统第三方检测报告

Ｂ703

特种设备验收报告（电梯、行车、锅炉、压力容器、）

B704

防雷验收报告

防雷验收合格证、防雷工程检测登记表、防雷工程检测报告、防雷产品测试报告

B705

环保认可文件（环境监测报告或调查报告、试生产批文、污水接管证明）

环保认可文件（环境监测报告或调查报告、试生产批文、污水接管证明）、“三同时”竣工验收登记表

B70６

散装水泥专项资金结算报告

上海散装水泥专项资金结算申请表、散装水泥专项资金结算报告

B707

墙体专项资金核定

施工单位及监理对墙体材料使用情况说明、购买粘土制品、非粘土制品交易凭证及现场验证单

B７08

技防安保验收报告

B709

绿化竣工验收报告

绿化竣工验收报告、绿化竣工备案证

B７10

竣工规划验收合格证（竣工测量成果报告）

竣工规划验收合格证、竣工测量成果报告

B７11

档案验收证明

档案验收合格证

B7１2

质监站验收证明

Ｂ713

测绘、竣工测绘

规划道路红线定界测量,水准，平面控制点成果报告、开工放样复验测绘成果报告±0.0测绘成果报告、竣工测量成果报告

B７14

竣工验收报告、合同备案核销

竣工验收报告

B7１5

竣工验收备案证明

竣工验收备案证

C类

设计

管理文件

规划

设计

Ｃ1

Ｃ10１

规划设计文件

Ｃ102

控制性详细规划设计

C103

修建性详细规划设计

方案

设计

Ｃ2

C201

设计方案任务书

C２02

方案设计文件

C2０3

方案设计专家评审意见

C20４

方案设计的专项评审、配套审查意见书

扩初

设计

C３01

扩初设计任务书

C3０2

扩初设计文件

C３03

扩初设计专家评审意见

C３04

扩初设计专项评审、配套审查意见书、扩初设计批准文件

施工图设计

C401

施工图设计文件

C４02

Ｃ4０３

施工图审核意见、审图合格证

用于招标设计文件

C501

总包招标设计文件

C5０2

各专业分包设计文件

设计变更、技术核定

C6０1

设计变更文件

Ｃ602

技术核定单

深化设计文件

C７

C701

各专业深化设计文件

设计协调文件

C８

Ｃ801

设计协调会议纪要

C802

设计联系单

C８03

设计专题报告

设计文件收发放记录

C９01

设计文件目录总台账

C902

设计文件接收记录

C９0２

设计文件发放记录

C903

设计文件回收、

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