材料采购和成本控制程序文档格式.doc

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采购责任人在跟进各部门申购单或工程材料计划单时，必须对申购材料库存情况进行查核以合理利用库存资源，避免因材料库存而导致资金积压。

3.3.1对于尚有库存的申购材料，不能直接将申购单或计划单填写数量作为订货数量，需分析库存材料是否属于闲置库存，如属于闲置库存应与申购部门沟通适当作订货数量扣减处理，如不属于闲置库存则考虑进行数量优化处理。

3.3.2对于没有库存的申购材料，如属于常用产品且有固定供应商签订长期购销协议，应按申购部门要求的回货时间填写订货单进行订货，如申购材料没有固定供应商且没有长期供货协议，采购员应以产品采购分析表的形式进行报价工作。

3.4产品采购分析表报价操作程序

3.4.1采购责任人就申购材料的名称、规格、数量、交货周期等订购内容以电话、传真或电邮方式通知相关供应商进行报价，对于某些特定或复杂的申购材料还要求附上相应的规格说明书或图示或样品等，以便供应商按特定要求作清晰报价。

3.4.2采购责任人收集整理好供应商提供的有效报价后，应当遵循价廉物美和择优选购的原则编制产品采购分析表。

制作产品采购分析表必须具体清晰注明分析表相关内容，含申购部门、申购单号、制表日期、产品名称、规格、数量、供应商名称、联系人、联系电话、单价、金额、总额、历史参考价格、送货方式、结算方式、交货周期、报价有效期以及最终择选供应商分析说明等。

3.4.3产品采购分析表应后附已审批完善的物品申购单或工程材料计划表以及供应商提供的原始报价单，在经由采购部门负责人审批后作为呈批申购单的附件。

为进一步提高采购时效性，对于同一区域或项目已有审批完善产品采购分析表的同类多次申购物品，如申购数量不超过原审批产品采购分析表数量20%，可于30天内作为再申购订货依据，申购数量超过20%则须另作产品采购分析表执行采购工作。

3.5订货单制作操作程序

采购责任人制作订货单必须注意内容填写具体明确，包括客户名称、负责人、联系电话、订货时间、交货时间、传真号码、申购部门、申购单编号、交货地点、合同或对比表编号、收货联系人、联系电话、材料名称、型号规格、数量、单位、单价、金额和总额等。

3.6材料采购成本控制程序

采购人员执行采购任务应充分考虑材料成本因素，通过注重库存量变化、寻找合适订货方法和合理运用数量策略进行有效的材料采购成本控制。

3.6.1注重材料库存量变化

材料要拥有多少库存，基本上除涉及经营方针之外，也视材料或零配件的不同而异。

为了保管而须占用仓存位置的货品，有必要尽量减少库存，充分考虑库存产品的使用，避免由于材料过多积压而增加库存空间并导致资金积压。

3.6.2寻找合适的订货方法

订货以定期订货和定量订货来决定采购数量，通常订购数量越多则价格越低，而订货次数越多则费用越高。

3.6.3合理运用数量策略

订货选择品质和信誉良好的供应商以长期协议或短期合约的方式进行定点采购，可以有效提高采购批量订货效率，减少因零散采购而现用现购的成本费用。

3.6.4材料采购成本控制流程表

执行

控制

数量

采购

定期订货

寻找合适的订货方法

定量订货

长期协议或短期合约

合理运用数量策略

现用现购

3.7材料采购验收程序

3.7.1采购部门确定采购内容和交付时间后及时通知仓库提前做好收货准备，仓库于收到申购部门的申购单据和采购部门订货单据，依采购类别、数量和日期作好卸货安排（含卸货人员、卸货工具和卸货位置等）。

3.7.2供应商于双方确认交货时间内送货至指定收货地点，同时提交送货单据给仓库办理到货材料验收入库手续。

3.7.3材料送达指定卸货地点，采购业务员和仓库管理员应参与材料到货验收监管工作，对于技术性材料回货还要求使用部门或专业技术部门到现场进行品质确认。

待货物的包装、品种、规格、型号以及质量等检验合格后，仓库管理员接收齐全的送货资料并于送货当天内办理相应材料入库手续。

仓库可以直接凭申购部门已审批完善的物品申购单或工程材料计划单以及采购部门已审批完善的材料订货单办理入库手续，办理报销手续只附仓库入库单和供应商发票，不必后附其它单据。

3.7.4采购部门应按产品购销合同或报价单上双方协议好的付款期限定期编制材料资金分配计划表安排货款支付。

采购部门根据仓库提供的入库报表及时编制“材料资金分配计划表”，并按权限呈级审批后办理相关材料款支付工作。

3.8不合格品管理程序

3.8.1仓库或使用部门在发现不合格产品时，应根据不合格品管理程序对不合格品本身及时进行标识、记录、评价、隔离和处置。

对于已做了标识和记录的不合格品，供应方在等候评审和最后处置期间，将其放置在特定的隔离区并实行严格控制，以防在此之前被动用。

3.8.2采购部门接到材料质量检验报告，发现商品不符合合同或样板要求，应及时通知供应商协商作出处理意见。

当商议决定作退货处理时，采购业务员应编制“退货单”办理相关退货手续并补回原订购产品。

如因此而造成工程延误或经济损失，应根据合同规定追究其经济赔偿或法律责任。

当双方谈判决定作折让处理时，购需双方应就购货质量确定折让的具体数量或单价，待折让方案确定后通知仓库调整入库数据并通知财务部门按调整金额调整应付帐款。

3.8.3不合格品退货流程图

处理

隔离

评价

记录

标识

发现不合格品

3.12材料采购整体工作流程图

①

选择供应商

接收已批申购计划

议价、定价

②

③

⑤

④

货品验收检查

订单签订

订单跟踪

⑧

⑦

⑥

支付货款

编制材料资金分配计划

跟进有效报销单据的审批

8

附件1：

材料部工作流程图

部门管理制度

材料部长

组织结构

以旧换新规定

材料退库规定

材料领用规定

请购手续及权限

请购方式部门设定

收料作业规定

采购作业管理

验收作业管理

领料、发料作业、管理

项目经理

生产副经理

供应厂商的选择与资料建立

工作总结

部门人员考核

厂商交货异常处理

采购方式设定

检验结果处理

检验规范设定

附件2：

采购管理制度

一、准采购作业程序

采购作业内容是从收到“请购案件”开始进行分发采购案件，由采购经办人员先核对请购内容,查阅“厂商资料”、“采购记录”及其他有前资料后，开始办理询价，于报价后，整理报价资料，拟订议价方式及各种有利条件，进行议价，办妥后，依核决公限，呈核订购。

详细作业务序及要点如：

程序

要点

接件分发

1、请购单各栏填写是否清楚

2、按分配原则请购案件

3、急件优先分派办理

4、无法于需用日用办妥者利用“交货期联络单”通知请购部门

5、撤销请购单应先办理

询价

1、交货期无法配合需用日期时联络请购部门

2、充分了解请购材料的品名、规格

3、急件或需用日期接近者应优先办理

4、向厂商详细说明品名、质量要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款办法

5、同规格产品有几家供应宜均询价

6、有否其他较有利的代用品或对抗品

7、应提供同规格，不同厂牌做比较

8、有否必要办理售后服务及保年限

9、新厂商产品，是否需经检验试用

比价、议价

1、厂商的供应能力是否能按期交货、质量确认

2、是否殷实可靠的生产厂

3、其他经销商价格是否较低

4、经成本分析后，设定议价目标

5、是否必要向厂索取型录比较

6、价格上涨下跌有何因素

7、是否必要开发其它厂商或转外购

呈核

1、请购单上应详细注明与厂商的买价条件

2、买卖惯例需超交者应注明

3、现场选用较贵材料时，联络请购部门述明原因

4、按核决权呈核

订购

1、需预付定金，内外销价需办退税、或规定多少金

额以上或有附带条件等应制定买卖合同

2、再向厂商确认价格交货期质量条件

3、分批交货者在请购单上盖分批交货单

4、订购单日采用联络函式传真机）寄交厂商，无法按需用日期交货案件联络请购部门

催交

1、约交日期前应再确认交货期

2、无法于约交日期前交货时联络请购部门并列入交货期异常表内催办

3、已逾约交货日期尚未到货者加紧催交

整理付款

1、发票抬头及内容是否相符

2、发票金额与请购单价格是否相符

3、有否预付款或暂借款，应处理

4、是否需要扣款

5、需要办退税的请购单转告退税部门

6、以内销价采购供外销用材料，应先收齐退税同意书始得办理付款

附件3：

进料验收管理办法

第一条对物料的验收以及入库均依本办法作业。

第二条待收料

收料人员于接到部门转来已核准的“采购单”时，按供应商、物科别及交货日期分别依序排列存档，并于交货前安排存放的库位以利收料作业，收料前需之间部门检验的，合格的确认。

第三条收料

1、材料进厂后，收料人员必须依“采购单”的内容，并核对供应商送来的物料名称、规格、数量和送货单及发票并清查数量无误后，将到货日期及实收数量填记于“请购单”，办理收料。

2、如发觉所送来的材料与“采购单”上所核准的内容不符时，应即时通知采购处理，并通知主管，原则上非“采购单”上所核准的材料不予接受，如采购部门要收下该等材料时，收料人员应告知主管，并于单据上注明实际收料状况，并会签采购部门。

第四条材料待验

迸厂待验的材料，必须于物品的外包装上贴材料标签并详细注明料号、品名规格、数量及入厂日期，且与已检验者分开储存，并规划“待验区”以为区分，收料后，收料人员应将每日所收料品汇总以为入帐清单的依据。

第五条超交处理

交货数量超过“订购量”部分应予退回，但属买卖惯例，以重量或长度计算的材料，其超交量的3%（含）以下，由物料管理部门于收料时，在备栏注明超交数量，经请购部门主管（含科长）同意后，始得收料，并通知采购人员。

第六条短交处理

交货数量末达订购数量时，以补足为原则，但经请购部门主管（科长含）同意者，可免补交，短交如需补足时，物料管理部门应通知采购部门联络供应商处理。

第七条急用品收料

紧急材料于厂商交货时，若物料管理部门尚未收到“请购单”时，收料人员应先洽询采购部门，确认无误后，始得依收料作业办理。

第八条材料验收规范

为利于材料检验收料的作业，质量管理部门就材料重要性及特性等，适时召集使用部门

及其他有关部门，依所需的材料质量研订“材料验收规范”，呈总经理核准后公布实施，以为采购及验收的依据。

第九条材料检验结果的处理

（一）检验合格的材料，检验人员于外包装上贴合格标签，以示区别，物料管理人员再将合格品入库定位。

（二）不合格验收标准的材料，检验人员于物品包装贴不合格的标签，并于“材料检验报告表”上注明不良原因，经主管核示处理对策并转采购部门处理及通知请购单位，再送回物料管理凭此以办理退货，如特采时则办理收料。

第十条退货作业

对于检验不合格的材料退货时，应开立“材料交运单”并检附有关的“材料检验报告表”呈主管签认后，凭此异常材料出厂。

附件4：

发料作业管理办法

第一条领料

（1）使用部门领用材料时，由领用经办人员开立“领料单”经主管核签后，向仓库办理领料。

（2）领用工具类材料（明细由公司自行制定）时，领用保管人应拿“工具保管记录卡”到仓库办理领用保管手续。

（3）进场材料检验中，因急用而需领料时，其“领料单”应经主管核签，并于单据注明，方可领用。

第二条发料

由生产管理开立的发料单经主管核签后，转送仓库依工令及发料日期备料，并送至现场点交签收。

第三条材料的转移

凡经常使用或体积较大须存于使用单位者，由使用单位填制“材料移转单”向资料库办理移转，并每日下班前依实际用量填制“领料单”，经主管核签后送材料库冲转出帐。

第四条退料

（1）使用单位对于领用的材料，在使用时遇有材料质量异常，用料变更或用余时，使用单位应注记于“退料单”，再连同料品缴回仓库。

（2）材料质量异常欲退料时，应先将退料品及“退料单”送质量管理单位检验，并将检验结果注记于“退料单”内，再连同料品缴回仓库。

（3）对于使用单位退回的料品，仓库人员应依检验退回的原因，研判处理对策，如原因系由于供应商所造成者，应立即与采购人员协调供应商处理。