财务管理制度6.0文档格式.doc
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（二）现金收款规定
1、现金收款时，出纳人员应监督交款人登记《现金收款登记明细表》；
非我司人员直接交款的，出纳人员自行登记《现金收款登记明细表》。
2、出纳人员应根据现金收款信息开具现金收据，并及时将收据记账联转交会计记账。
（三）现金付款规定
A.费用付款审批规定：
1、出差借款：
出差人员应先到财务部领取“借支单”，详细填写出差地、出差事由、出差天数及金额（大小写一致），经本部门主管签字后交会计复核，报总经理签批。
日常费用借款：
各部门因办理业务需要借款，到财务部领取“借支单”，填写好部门、借款事由，所借金额（大小写一致），审批程序同第1条。
、支付预付账款必须有合同、协议书等书面文件，根据合同需预付账款时，须经办人签章，经总经理批准后方可付款，并同时向财务部门提拱有关合同协议书等有关材料。
付款完成后，办事人员如未及时取得发票的，应在一月内向收款单位索要费用发票。
2、采购费用借款：
需填写“物品采购申请单”，如为原材料、库存商品需附物品明细单和采购合同，特殊物品需附总经理签批的申请报告，审批程序同第1条。
4、个人借款：
原则上禁止，特殊情况需由公司总经理签批，审批程序同第1条。
5、报销审批：
业务经办人应到财务部领取“支付证明单”和“费用报销单”，“支付证明单”后附原始发票，“费用报销单”后附原始发票复印件，“支付证明单”和“费用报销单”由经办人填写，证明人签字，财务复核，总经理核准方能交由出纳办理。
注：
报销期限：
出差借款报销期限为出差人员回公司后五天；
日常费用、采购费用报销期限为取得原始发票后三天；
个人借款还款期限为一周（半月）；
备用金借款按年度清算。
所有费用到期后，经财务部清算，出具“催收通知单”后限期内仍不办理者，财务部有权从其工资中扣回。
借款和报销金额在5000元以上需提前一天通知财务部准备，所有借款费用审批均遵循前帐不清后帐不借的原则。
收回的账款要及时上交财务部，如发现货款已被私自挪用不交者，交司法部门处理。
二.备用金管理规定
1、备用金预算制。
备用金是各办事处工作人员用作支付水电费、通讯费、办公费、过路过桥停车费等小额、经常性、消耗性、事务性支付项目等以现金方式借用的款项。
某项费用不是经常发生或者不以现金结算或者费用的支付已经通过合同的约定明确了支付时间、支付方式的不在备用金定义的范畴，按现有制度的规定办理。
2、备用金的使用和保管。
实行备用金制度有利于各部门工作人中同积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须按照申请支付的项目专款专用，不得挪做它用。
备用金使用部门应指定专人保管备用金。
3、申请备用金流程图如下：
备用金预算及费用报销都应列明具体明细，所有支出都应在统一标准限额内。
说明：
（1）各区域的负责人必须于当月25日前将《备用金预算表》E-MAIL给区域经理及公司财务。
（2）各地市在收到本月备用金之日起2日内填写签收单传真并EMAIL至财务。
（3）上月备用金节余款必须在收到本月备用金之日起2日内汇入公司指定账户，并请务必妥善保留汇款回单以作备案。
如未及时将上月备用金余款汇入，将在发放上月工资时暂押区域负责人该月工资。
（4）备用金发放均通过网银转账支出。
（5）各区域在20日之前提交给财务部预算申请表，表中应详细列明可能发生的费用明细。
例如，差旅费：
从哪到哪，车费，住宿费，餐费，出差天数，出差理由。
4、关于费用报销。
具体按<
费用报销管理制度>
执行．对于员工因公发生的差旅费，办公费等，按照公司统一报销标准执行，超支部分自行承担。
（四）现金保管规定
1、为了保证现金安全，现金应存放在专用密码保险柜中，出纳人员应随身携带保险柜钥匙，不得随意放置；
保险柜密码不得随意泄露。
因主观原因导致的现金短缺，由出纳人员个人承担；
因不可抗力导致的现金短缺，视具体情况减轻或免除出纳责任。
2、因出纳人员请假或其他缘由不能到岗的，需提前按规定办理严格的现金交接手续，代理人在代理期间应履行出纳人员同等职责。
三、现金收入控制的集中方法
1、各办事处集中收款时，办事人员应确保资金的安全。
每日及时核对收入的资金数目，登记现金日记账。
2、各区域办事文员应做好每日现金收款登记表，下班前发送到公司出纳的邮箱中。
并且每周五下午五点前各区域办事人员务必将所收到的款项及时汇入公司账户。
如果当日收款金额达到8000元或以上，必须在当日及时将款项汇入总公司指定账户；
或者放入保险箱中。
3、各区域收款时，对收到的现金一定要仔细甄别，核对数目，以防收到假币。
对技术人员直接上门服务并收现时，要当着客户的面记好人民币的编号，并带好荧光笔做检测。
发生退款时：
4、各区域的年检服务费表、现金日记账邮件必须与汇款同步。
5、总公司财务部对各区域收款情况进行不定期抽查，对异常情况会直接汇报上级主管处理；
6、严格执行收支两条线，各销售区域均不得坐支销售现金，如区域内发生坐支现象，对相关人员给予扣分处罚，并在三天内应补交坐支款。
四、相关票据及印鉴使用规定
（一）支票使用规定
1、支票的领购、保管、使用由财务出纳人员负责。
2、出纳人员必须妥善保管支票，应存放在专用的保险柜中。
为了防范丢失风险，支票必须做到使用时再盖章，不得提前在空白支票上盖章备用。
3、出纳人员应根据支票使用情况登记支票使用登记簿，使用时需经总经理经理签字批准。
4、支票使用时，应按照支票使用规范填制；
公司内部提现使用现金支票，对外支付使用转账支票。
转账支票支付时须由收取方在支票头上签收或盖章。
对外支付转账支票时需填制《资金支付证明单》并书写支付用途、支付对象、支付金额、勾选转账支票支付方式。
5、支票签发错误或因故不需再使用的已签发支票，应与原票头粘贴在一起加盖“作废”章，并在支票领用登记簿上将该号码注明“作废”字样予以注销。
6、现金支票提现和转账支票对外支付业务，须严格根据已审批的单据进行。
7、收取的外单位转账支票应及时送存开户银行进行结算。
（二）财务印章管理规定
1、公司对外专用财务印章主要包括：
财务专用章、法人章、发票专用章；
对外专用财务印章应分人妥善保管，规范使用；
对外专用财务印章必须存放在专用保险柜中。
2、财务专用章、发票专用章由出纳进行保管，法人章由财务负责人进行保管。
3、对外专用财务印章对外具有法律效力，使用时须严格检查各项单据是否合法、齐全、符合要求、准确无误。
4、对内专用财务印章主要包括现金收、付讫章，银行收、付讫章，作废章等；
对内专用财务印章仅供公司内部管理需要，对外不具有法律效力；
对内专用财务印章由使用人自行妥善保管
五、资金审批流程
资金审批流程为：
经办人→部门负责人签字（办事处负责人、部门经理、大区总监）→分管副总审核→财务审核→总经理审批→领款人签字→出纳检查、支付。
第四部分：
发票管理制度
一、对外销售开具发票的规定
1、各区域网点根据税法等有关规定，由财务部专人办理发票的领购、开具和保管业务。
2、发票上的客户名称，要依据客户在税务部门注册登记单位全称为准，不得写单位简称；
客户为自然人的，要如实填写姓名。
3、发票由业务员亲自送达的，须向对方索取签收证明，并有收到人签字和单位盖章，该证明要及时送交公司财务部门，附发票记账联后入账。
业务员外出携带大量发票时，务必保管好发票，如有遗失或是毁损，公司将进行调查，视调查结果给以相应处罚。
4、所有对外出具的发票，均得经办人在发票登记簿上签字登记。
5、凡是已实现销售，客户未索取发票的，必须开具普通发票附于记账凭证后，并计提销项税，客户联单独由会计保管，并在发票登记簿登记。
6、对于赊销的，除经特殊审批外，欠款未收回前，不能将发票出具给客户。
二、发票的申请与发放流程
1、各区域在发票预算申请中需注明发票的需求时间，财务部根据各地市提交的预算并结合上月末发票库存情况按需发放。
如遇特殊情况需增补发票，必须提交发票增补申请。
（发票增补申请可参照发票申请流程）
低于200份发票申请，提前1天
200份以上发票申请，应提前2天
500份以上，提前3天
数量超过1000份的，财务部要安排1周时间来打印，故需要提前1周
请各地市同事知悉。
2、当月申请的发票额度不得超过当月预计收入的额度，否则不能下拨发票。
3、请各办事处在收到发票后两天内将发票签收表传真到公司并邮件至出纳邮箱。
4、各办事处应指定人员管理发票。
如指定人员因特殊情况转交给他人暂时管理，请办好交接手续。
5、企业直接领取发票或通过税局转交企业发票时，务必让企业或税局在发票领取本上确认。
6、每周六下午各办事处需自行盘点发票。
7.每月25日至30日各办事处负责人必须将发票盘点数据发送到公司出纳邮箱，与出纳核对各办事处发票库存数量，并将最终盘点数据抄送各区域经理。
三、企业遗失发票及退款原则：
1、企业遗失发票要求补发票的：
不予补给。
2、企业遗失发票却要求退款的：
不予退款。
3、企业发票已粘贴，至发票不能重新再利用，却要求退款的，不予退款。
4、企业已刮奖发票却要求退款的：
收回发票，并收取发票税金（发票面额*6%），且企业要求退款时间必须在发票开具日起一周内。
四、开具或取得发票的管理规定
1、发票使用要严格按照国家关于《违反发票管理的处罚》的条款进行。
（详见附件2）
2、开具发票要依实际交易的金额为准，票面要整洁，项目填写齐全，字迹清楚，盖章清晰，手续齐备，计算准确，并与所附的其他资料相符。
3、在业务活动中，发生大额费用交易时，应签订交易合同。
交易合同或协议的单位名称要与关于该单位的往来款项的单位名称，及提供发票的单位名称相一致；
如果名称等记载事项发生变更，对方一定要提供变更证明，并加盖单位公章，作附件入账或存档备查。
4、对于取得增值税专用发票除参照以上规定审核外，应先到税务机关及时办理认证手续，然后再办理业务结算手续；
5、在业务活动中发生费用时，要根据业务的性质和实际情况索取具有抵扣作用的发票，以降低成本、费用；
对无法提供具有抵扣作用的发票或无资格提供该类发票的单位，可以让其提供无抵扣作用的发票，但要以扣除税额后的金额结算。
五、发票的保管
1、已经开具的发票，存根联应按序订本保管，作废的发票应完整保存所有联次并注明“作废”字样。
发生发票丢失的情况时，应及时报告主管国家税务机关，并在报刊、电视等新闻媒介上公开声明作废，同时接受国家税务机关的相关处理。
2、尚未开具使用的发票，应存放于保险柜中，确保发票安全。
第五部分：
资产购置与管理制度
一、.固定资产的界定：
1、使用年限在一年以上的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产、经营有关的设备、器具、工具等。
2、不属于生产、经营的主要设备的物品，单位价值在2000元以上，并且使用年限在2年以上的，视同为固定资产。
二、大型资产、设备采购流程
1、各部门提交固定资产或办公设备采购申请邮件至部门经理；
2、部门经理根据实际情况审批提交副总经理审核，副总经理审批提交总经理邮件批准；
3、财务部收到固定资产或办公设备采购审批最终邮件，通知申请部门领款；
4、申请部门领款后委托采购部门进行采购，申请部门在收到固定资产或办公设备后，需报行政部备案。
三、其他设备的购置
办公用设备、车辆、低值易耗品采购费用，均按年度计划进行，临时增添设备的按程序报批。
公司原有和新增资产由行政部统一规范管理。
四、、资产的日常管理
1固定资产按国家财经制度及行业特点，统一分类编号，非通用固定资产由企业自行编号，报财务部备案后使用。
2、所有资产实行三级管理：
财务部、行政部、使用部门。
帐务管理主要由企业财务部负责，实物管理由行政部固定资产管理员或实际使用资产的部门负责（部门负责人有义务管理好部门使用的资产），应建立固定资产账卡及明细账，同时建立健全固定资产移交和增减变动（包括废弃更新）的处理和登记手续，企业内部转移由企业自行调整入账，成员企业之间转移及增减须报财务部办理转移和增减手续
3、公司财务部均须指定专人对固定资产进行专门的管理，登记固定资产卡片，对资产的转移、增减及时掌握，变更相应的登记资料。
4、各成员企业要按照谁使用谁管理的原则，落实使用管理部门，该使用部门经理即为该项固定资产的管理负责人，然后部门经理需落实实物管理责任人。
5、在固定资产交接、验收、清查盘点时，企业财务部和使用部门经理以及责任人均需签名确认，呈报总经理和控股财务部备案。
6、企业财务部每年定期组织盘点一次，财务部即时抽查。
如有盈亏问题，必须认真查明原因，报总经理及时处理。
对于盘亏的固定资产必须追查清楚，如属失窃的，除追究当事人的经济或法律责任外，还要追究使用部门负责人和实物管理责任人的经济责任。
对于损毁的固定资产，使用部门负责人和实物管理责任人写出书面解释，同时查明原因，如因人为责任或失职行为造成损毁的，要追赔经济损失，如有意破坏的，则通过法律途径追究法律责任。
五、固定资产的增减
1、固定资产属于人为残损的报废，原值在5000元以下，由企业使用部门经理和财务经理（经理）提出当事人应该赔偿的金额，并填写余额部分的报损单交总经理审批，报财务部备案；
属于自然残损的按程序分别由部门经理申报，总经理审批，财务部按资产隶属关系调整账面记录。
2、凡资产的大修及添置、更换，必须履行相应的审批程序及手续，报总经理批准后办理，合同报财务备案。
六、固定资产折旧年限
类别代码折旧年限净残值率
1、电子设备ZC013年5%
2、车辆ZC026年5%
3、其他设备ZC035年5%
4、办公家具ZC045年5%
5、房屋、建筑物ZC0520年5%
七、固定资产折旧方法
公司固定资产折旧方法采用平均年限法进行折旧。
八、其他
固定资产处置收入归公司所有，经办人员应及时报账处理。
第六部分：
费用支付与费用报销制度
公司允许各办事处及部门申请支付或报销以下项目：
固定电话通信费、外出办公发生的住宿费及餐费、办事处办公费（包括：
水电费、快递费、房租以及物业费、办公用品采购费）、交通费等员工为公司经营活动支出的相关费用。
以上项目均应在一定费用标准内执行，如有特殊情况需向各区域经理申请，否则不予支付或报销。
所有支付与报销项目必须要有证明单据（收据，邮单等）或发票，没有有效单据的一律不给处理。
实在没有票据的，经证实确有此项因公支出的，若主管批准，可以能补上其他正规发票的，同时在票面背后及报销表中备注清楚所报销的实际费用名称和金额。
在报销标准内的费用可以报销，超支不报。
一、费用报销规定
（一）、报销时间
1、当月费用报销时间：
下个月5号之前。
出差人员应把当月的费用报销电子表发送到公司财务会计邮箱，并将纸质的费用报销表交至到财务部。
超过时间的一律不予报销。
（紧急事宜和特殊需要款项除外）
当月最后一周发生的差旅费用，应在出差回来后一周内报销。
2、当月差旅报销单及电子表格应在下个月5号之前交送至财务部，以便结算成本。
如故意拖延，影响费用结算的，将不予报销。
如有特殊情况，须经总经理特批。
（二）、出差申请
1、员工因公出差，应给领导发送“出差申请邮件”，详细注明出差事由、行程安排及费用预算、是否借支款项等；
2、填好“出差申请邮件”后，报上级领导核准后，由领导回复“批准”并将其抄送至财务部、行政部登记后，方得出差。
所有出差人员必须做好出差人员出行日志。
《出差申请单》审批流程为：
出差员工→部门负责人→分管副总审批→行政留存统计考勤。
3、如遇紧急情况，由主管临时派遣出差者，可先行出差，事后补填出差申请单，并呈报财务及行政部登记备案。
出差申请单（模板）
）
出差申请人
部门
预差期
年月日至年月日合计：
天
出差地点
交通工具
实际出差天数
所需费用
出差事由
领导意见
财务承办
江西方欣信息技术有限公司
（三）、出差借款
1、因出差需要预支差旅费的，可以办理借款；
2、出差人员借款，应填写“借款审批单”；
3、“借款审批单”与“出差申请邮件”一并报上级领导核准后，经财务部主管签字，方予借支；
4、前次借支未清者，不得再借。
（四）、报销原则
1.所有费用必须附上出差工作清单明细表，表格如附件：
2.前款未清，后款不支。
如：
大区经理备用金最高限额1万元，月底报销时应与财务对清账目后，必须在一周内将上月备用金余款退回。
下月备用金要再行申请。
3.所有费用报销必须有发票或证明单据，否则一律不以报销。
费用必须是因公发生的，如查出有私人出行的费用，公司将给以处罚。
（五）、注意事项
1、原始单据必须真实、清晰、完整。
发票与报销内容，金额要一致。
若发票金额与报销单上金额不一致的，以报销单上为准。
尽量少用收据报销。
2、有关报销单据均由报销经办人亲自填写，做到内容完整、数据真实，符合财务制度规定。
填写报销单和电子表各要素齐全，填报信息要一致，如：
日期、金额、附件张数、费用归属部门和用途等，附件分类粘贴。
对出差日期，具体行程信息不详的或在CRM系统中无记录的，不予报销。
3、出差人员将出差费用明细表、报销凭证连同各项单据先由本人签字，再由部门经理初审，报财务部审核，审核通过后报总经理审批。
4、出差人员出差返回后应写出差行程费用清单、填写报销凭证；
一周内到财务部报销差旅费，逾期不报．
5、审批流程：
部门经理或办事处负责人主要负责费用报销的初审，财务部负责费用报销的审核，并对费用使用状况进行分析管理。
总经理对公司费用进行最后审批。
（五）、差旅费报销标准
1、短途（能当天返回公司的）出差的差旅费报销标准：
（1）凡乘坐公司车辆出差的不报销交通费，乘坐公共汽车、中巴车的费用实报实销。
特殊情况要乘出租车的须经部门主管在出租车票签字同意，由公司总经理批准方能报销。
（2）短途出差单人伙食费，不以报销。
（3）短途出差不报销住宿费，如有特殊情况，可另行说明报销。
（4）短途出差驾车费用报销标准：
300元/月,具体报销额按财务部拟定标准计算。
比如，某位老总出差5天，本月实际工作日天数为26天，短途驾车最高可报（300/26）*5=57.6元
2、长途出差的交通费报销标准：
（1）长途驾车出差，采用实际出差里程数计算，计算标准为1公里1.2元。
每次出差前后，行政部派人到出差人员车上拍好汽车里程数和时间，如因事发突然，行政部无法安排时，出差人员可以自已拍好里程数发给行政人员，出差人员应结合实际出行距离，计算出可报销燃油费范围。
（2）只针对经理以上级别的汽车保养费，达5000公里保养一次。
按实际情况报销。
3、出差人员住宿餐费贴补报销标准：
住宿／餐费贴补标准采用包干制，标准如下：
（1）大区经理总监级别：
190元/天包干：
住宿费130元+餐补60元，
（2）主任、经理、办事处负责人：
150元/天包干：
住宿110元+餐补40元。
（3）技术人员130元/天包干：
住宿费110元+餐补20元，
4、随同总经理或部门负责人一同出差的，原则上由总经理或部门负责人负责费用支付（包含就餐费用），由总经理或部门负责人进行报销，出差人员不得再另行报销此部分差旅费，因总经理或部门负责人负责安排就餐的，不再计算发放就餐补助。
5、出差人员由客户单位接待的，一律不准再报销住宿费用。
6、出差人员应厉行节约，出差同行人员为两名以上同性员工的，应安排同住一室，由其中一人回司后报销，其余人员不得再报销住宿费用；
两位异性员工出差同行的，按照各自住宿标准进行报销。
7、出差人员报销住宿费的，应提供真实合法有效的住宿类发票，财务人员应严格按照规定审查票据。
二、业务招待费管理规定如下
总经理及副总经理以外员工预发生客户招待费用的，需事先填写《业务招待申请单》，经部门负责人审批，并经总经理批准。
申请人在批准限额内进行招待，不得超过批准额度，未经事先批准的或超过审批额度的招待费用财务部门有权拒绝报销。
报销业务招待费时，报销人需填写《费用报销单》，注明招待对象、招待事由、归属部门、费用金额等信息（如有不方便写明的事项，可到财务部填写特别事项专用报销单。
）先经部门负责人审批，分管副总审核，再经财务主管审核，审核通过后再报总经理批准，经总经理批准后到出纳处报销。
三、通讯费管理规定如下:
通讯费执行包干制度，除总经理执行实报实销方式，其余人员按照岗位类别执行不同的标准额度，一并计入当月工资发放，不再另行报销。
四、办公费用管理规定如下:
1、办公用品应提倡节约精神，各部门用于办公所需的文具、纸张、笔墨、计算器具、账册、凭证以及其他办公用品采购，应先提交申请。
每月采购计划和领用计划报领导审批后，统一交由行政部门购进并保管，再行通知各部门领用。
凡办公用品除个别零星急需购买外，各部门不得自行采购。
2、公司总经理级可以配备手提式电脑，特殊部门，确有工作需要的，经申请批准后，可以购领。
3、各办事处除用于办公所需的文具、纸张以及其他办公用品采购，金额大于200元的物品采购应先提交申请到公司行政部。
由行政审核完报领导审批后，统一交由行政部门购进。
除个别零星急需购买外，各办事处不得自行采购．
4、办公用品的采购
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