会议流程手册.docx

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会议流程手册

-CAL-FENGHAI.NetworkInformationTechnologyCompany.2020YEAR

会议流程手册

公司会议

流程与规

范手册

公司会议流程与规范手册

1.指定手册的目的..................................................................................

2.手册适用范围......................................................................................

3.会议的类别..........................................................................................

3.1总经理大会...................................................................................

3.2市场部主管大会...........................................................................

3.3周会.......................................................................................

3.4店长会...........................................................................................

3.5紧急会议.......................................................................................

4.会议操作程序......................................................................................

5.会议纪律..............................................................................................

6.会前准备..............................................................................................

7.会后整理..............................................................................................

一．目的

1.实现公司有效的管理，促进公司各部门之间的沟通与合作。

2.提高公司各部门的工作效率和执行力，以便于追踪各部门的工作进度。

3.收集各部门的提议，提出行之有效的意见和建议，做出更有利于公司的改进方案。

4.衔接各部门之间的工作进程、工作进度、人员以及相关物资的调配。

二．适用范围

1.凡是本公司组织的综合类会议和重要会议，如总经理大会、公司市场部主管大会、销售部会议、技术部会议、电商部会议、主管会议、公司晨会、店长会、紧急会议等，都适用本流程。

2.大型会议由行政办公室负责，部门会议由部门经理负责，其它部门全力配合。

原则上实行“谁主办谁负责的原则”，特殊情况由总部领导统一安排。

3.公司对各级管理者贯彻充分授权管理的指导思想，基于公司颁发的各项管理制度和规定，采用谁主管谁决策，谁主管谁对过程管理的结果和效果负责，谁主管谁有权决定和处理所属范围内事务的管理思路。

三．会议类别

1.总经理大会：

总经理办公会是公司的领导和决策机构，直接对公司董事会负责。

2.公司市场部主管大会：

为了及时合理的，做出本部门的工作计划，做好整体规划。

3.公司晨会：

提高员工素质，加强规范化科学管理，推行早会制度。

4.店长会：

这类会议主要是邀请公司的客户代表（也就是我们公司的加盟商），合作单位代表参加，听取各位投资人对企业经营管理方面的意见，建议，对客户提出的问题集中予以解答，这类会议的与会者来自方方面面。

5.专题例会：

公司为满足工作需要，而临时就某项或者几项突发事件而召开的专门会议。

四．会议操作程序

（一）总经理大会

1.会议组织：

行政办公室

2.会议主持人：

公司总经理

3.会议参加人员：

公司各部门主管以上管理人员，以及会议制定需要参加的人员。

4.会议内容：

各部门汇报自己部门的工作进度以及遇到的问题，总经理做工作总结和工作安排。

5.会议纪要以及会议整理：

公司制定相关人员做会议记录和会后内容整理。

6.会议时间：

公司每周指定时间，比如周一早8点到10点

7.会议地点：

公司三楼会议室

（二）公司市场部主管大会

1.会议组织：

市场部主管

2.会议主持人：

总经理助理（市场部主管）

3.会议参加人：

销售部、培训部、电商部、营建部、招商部、企划部主管、总经理助理，行政办公室主管列席参加会议。

4.会议内容：

检查公司各业务部门工作指标的完成情况，进行督促，并为各部门安排新的工作计划和工作重点。

听取各部门主管的工作进度汇报，对工作中遇到的困难和问题进行集体讨论和研究，并积极的寻找解决的方法。

对工作中遇到的问题进行及时的跟踪和解决，在工作中出现的失误及时查找原因，并进行客观的总结。

5.会议记录的记录和整理以及保存，并在会后对会议室进行打扫，保持会议室的干净和整洁，要保证走时比来时好。

6.会议时间：

每周一上午9点以后

7.会议地点：

公司三楼会议室

（三）周会

1.会议主持人：

王总

2.会议参加人员：

公司全体员工

3.会议内容：

（1）首先由财务部经理通报前日经营情况。

（2）由行政值班经理通报值班巡查中发现的问题。

（3）其他经理围绕日常运转逐一简要提出需要领导及有关部门协调解决的问题。

（4）总经理就当日或当前急办的事情做出指示和安排。

（5）会议时间：

每周一到周五早8点到9点。

4.会议地点：

公司三楼会议室

5.会议时间：

例如上午半小时

（四）店长会

1.会议组织：

培训部

2.会议主持人：

培训部部长王平

3.会议参加人员：

全体加盟商和公司员工

4.会议内容：

公司为了更好的对加盟店进行指导，每两周召开一次店长会，为加盟商解决日常管理和系统运行中的问题，以及为加盟商解答疑问。

5.记录员：

公司指定人员

5.会议时间：

每个月的第一周和第三周的周四下午1点半到5点

6：

会议地点：

公司贸易部

（五）公司专题例会

1.时间：

公司或部门根据工作实际需要随时确定。

2.地点：

公司一楼会议室（或临时指定）。

3.参会人员：

公司指定的参会人员（临时通知）

4.主持人：

提出专题会议的公司主管或者部门负责人。

5.会务组织：

行政办公室

6.会议内容：

（1）参会人员讨论研究专题内容，并提出具体的意见和建议。

（2）总经理做总结点评，并提出工作计划和要求。

（3）对提出的问题做出会议决议。

工作程序

工作步骤

1.明确

会议性质和目的

2.确定

会议日期、出席者和主持人及会议地点

3.通知

（1）方式：

电话、文件、信函、请柬、传真等

（2）内容：

会议性质、目的、议题、需准备材料、日期、地点、出席者和主持人

4.准备

（1）落实会场，会前一小时布置会场；

（2）准备所需材料及物品（会议签到本、扩音、录音和影像器材）；

（3）准备好会议文件和资料。

5.会中

（1）填写会议记录扉页，注明会议时间、名称、地点、议题、主持人、记录人及出席和缺席人员名单等；

（2）做好会议记录，要格式准确，内容完整，不遗漏、不发挥；

（3）指导会议服务人员做好会议服务工作。

6.会后

（1）会后半日内形成会议纪要，按程序上报下发。

（2）向缺席人员传达会议精神和跟踪督办会议落实情况

五．会议纪律

1.会议召开前应该认真做好各项准备工作，例如自备笔记本、中性笔和其他与会议相关的资料。

2.要保证按时参加会议，不得迟到、早退，更不得无故中途离会；如的确有特殊情况不能参加会议的必须提前向本部门负责人请假，由部门负责人告知行政办公室（原则上公司重要会议，如公司总经理大会、店长会不得请假）

3.公司员工必须认真开会，做好工作记录，在开会时玩手机是严重不允许的。

4.会议期间要统一着装，仪容整洁，严肃有序，会风严谨，友好沟通。

5.会议期间必须将收集调至“静音”状态，任何人不得接听电话（特殊情况除外）

6.会议期间不得有抽烟、吃东西、聊天等违纪行为。

7.在会议期间要保持一个好的精神状态。

8.会议期间的纪律情况由行政办公室负责记录，公司根据有关管理规定对违纪人员作出处理，并将其纳入个人的绩效考核。

六．会前准备

1.公司重要会议的通知应该在2天前发出，如公司的店长会由客服部对加盟商进行提前告知。

固定时期的例会，如果遇到节假日，应该顺延一天，会议的时间和地点如果没有没有固定负责人，则由公司事先决定再通知，会议记录人员由公司专门人员记录，例会除非有重大事项，均需按照正确时间进行。

会议记录应该在一天内交由上级主管，主管限定时间完成，再交由会议主持人进行追踪办理。

2.重大会议召开前，需要对进行会场布置，准备会议进行需要使用的设备，如多媒体、投影仪、话筒等物品。

其他的会议接待等也需要进行准备。

3.在会议期间要准备

七．会后整理

1.各类会议由行政办公室现场做会议记录，会后形成统一的会议记录，经总经理批示后下发至各部门。

2.行政办公室要对在会议中形成的会议决议进行监督，具体监督各部门对会议决议的落实情况，并根据具体办理结果提出考评意见。

3.会议决议事项全部办理完毕后，由行政办公室将所有的会议资料进行汇总，形成会议记录进行统一管理，方便日后调阅使用。

重大会议标准化操作流程

目的

为使公司会议能够有效的召开，特制订如下标准流程

流程

流程

内容

时间节点

分工

负责人

会议通知

基本信息：

与会名单、时间、地点、议程、汇报模版

主管确认：

会议通知、汇报模版经主管领导确认

发放方式：

OA正式发放、电话、短信、书面等

会议召开前5天

会议召开前4天

会议召开前3天

通知撰写

通知确认

通知发放

会议筹备

场地安排：

会议场地确认（总经办提前预定会议室）

硬件设施：

音响、话筒、笔记本、投影仪、座椅、名牌等

必须品：

纸杯、矿泉水、写字板、白板、白板笔以及白板擦和计时器

资料收集：

汇报内容收集、会议资料链接检查

会议召开前一天

1.会议场地确认

2.软硬件设施检查

3.汇报材料收集

会场进行

服务：

两名工作人员每隔一段时间添一次水以及其他需要

会议记录：

会议内容记录以及整理。

会议进程中

1.服务人员安排

2.记录人员安排

突发事件

人员：

回报参会人员以及人员变动和会议有关内容的改变

设备：

当笔记本、投影仪。

话筒等设备出现问题时及时通知相关人员

会议全程

1.汇报参会人员变更信息通报

2.设备故障处理

会后清理

会议材料收集、标牌和写字板等整理、电脑等设备整理、座椅归位、设备、空调电源关闭等。

会后

会议资料收集

设备归位及整理

纪要发放

会议纪要整理、审核、公布

会后半天

1.会议纪要撰写

2.会议纪要审核

3.会议纪要OA发放

重大会议：

季度/年度经营汇报会、总经理晨会、有关董事长参加的会议

提案：

审核：

批准：