巧用WORD邮件合并功能制作运动员参赛证.docx

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巧用WORD邮件合并功能制作运动员参赛证

巧用WORD“邮件合并”功能制作运动员参赛证

巧用WORD“邮件合并”功能制作运动员参赛证

摘要：

在各级各类体育比赛中，运动员参赛证是保证赛事顺利开展的重要证件，是杜绝弄虚作假，保证比赛公平、公开、公正进行的前提条件。

以往运动员参赛证大多采用手写后粘贴照片的方法制作，工作量较大，全部制作好需要不少时间。

近来很多的体育赛事报名工作，采用excel电子表报名的方式进行，可以利用excel报名表作为数据源，运用word“邮件合并”功能进行运动员参赛证的批量制作。

这可以大大减少工作量和工作强度，提高工作效率。

本文就如何利用Word“邮件合并”功能批量导入运动员信息，制作运动员参赛证的具体过程进行了阐述，并就批量导入照片部分需要注意的细节问题，进行了较为详细的说明。

关键词：

邮件合并；批量导入；运动员参赛证；应用

一、研究背景

近年来，随着信息技术的高速发展，各类体育比赛管理软件应运而生，部分较为成熟的赛事管理软件价格不菲。

基于目前体育学科在学校教育中的地位，领导不支持购买价格高昂的各类比赛管理软件的事情比比皆是，这就对我们体育教师组织各类比赛，增加了大量的工作，为了提高工作效率，减轻工作量，我们可以运用自己的一点电脑知识，尽可能的减少一些工作量，降低工作强度。

利用word“邮件合并”功能制作运动员参赛证就是一个很好的开始。

目前我们市、区和学校田径运动会的报名工作，大部分采用了excel的电子表报名方式，我们可以利用excel报名表作为数据源，运用word“邮件合并”功能进行运动员参赛证的制作。

下面，以我区运动会的电子报名表作为数据源，利用“邮件合并”功能制作运动员参赛证的具体操作过程呈现给大家，希望对大家有所帮助。

二、采集运动员电子照片

运动员电子照片的采集可以通过数码相机进行统一的拍照，也可以由各参赛单位提供运动员的电子照片。

要求以运动员的名字作为照片的文件名，保存为“.jpg”格式（图1）。

图4

3、“邮件合并向导”第一步：

选择文档类型，采用默认选择：

“信函”（图5）。

图5

4、单击下一步，进入“邮件合并向导”第二步：

选择开始文档。

采用默认选择：

“使用当前文档”。

5、单击下一步，进入“邮件合并向导”第三步：

选择收件人。

单击“使用现有列表”区的“浏览”链接（图6），打开“选取数据源”对话框。

图6

6、通过对话框定位到“运动员信息表”文件的存放位置，选中后单击“打开”。

弹出“选择表格”对话框，选中Sheet1单击“确定”按钮（图7）。

图7

7、弹出“邮件合并收件人”对话框，保持默认状态，单击“确定”按钮（图8），返回Word编辑窗口。

图8

8、单击下一步，进入“邮件合并向导”的第四步：

撰写信函。

此步骤是邮件合并的核心，在这里将完成把运动员信息表中的恰当字段插入到参赛证上的恰当位置。

9、光标定位在主文档“号码：

”后，单击任务窗格中“其它项目”链接，打开“插入合并域”对话框，“数据库域”单选框被默认选中，“域（F）：

”下方列表是运动员信息表中的字段。

选中“号码”，单击“插入”按钮，运动员信息表中“号码”字段就合并到参赛证模板中了（图9）。

图9

10、关闭“插入合并域”对话框，光标定位在“姓名：

”，用上述方法把运动员信息表中的“姓名”字段合并到参赛证模板，合并完成后效果如图10。

图10

11、依据上述方法，依次将“性别”、“代表队”、“注册号”、“出生日期”、“参赛组别”、“参赛项目1”、“参赛项目2”和“参赛项目3”字段合并到参赛证模板中的相应位置。

从运动员信息表中插入的字段都用“《》”符号括起来，和参赛证上的普通内容有所区别（图11）。

图11

12、最后进行运动员照片的导入。

首先将光标定位在粘贴照片的位置，然后单击“插入”菜单下的“域”命令（图12），打开“域”的对话框，在“域名”下拉列表中选择“IncludePicture”，在“域属性”下面的“文件名或URL:

”中随便输入些文字，如“照片”、“photo”等（记住输入的内容），先占住位置，方便随后修改域代码（图13）。

参赛证模板的最终效果如图14所示（只看到控件，看不到照片内容）。

图12图13图14

目前照片控件与“运动员信息表”中的照片列并没有建立关联，接下来修改域代码。

按“alt+F9”切换域代码，选中代码中“照片”两字，用“插入合并域”中的“照片”域替换（图15），替换后的效果如图16所示。

按“alt+F9”再次切换域代码，在参赛证模板中按F9刷新显示图片，调整图片的大小，使其符合自己的要求（按F9刷新后如看不到照片，拖动照片控件调整大小即可）。

图15图16

13、为实现一张A4纸打印4张参赛证，要在“参赛项目3”后面，加一个“分段符”，利用“工具栏”中的“插入word域”插入“下一记录”实现（图17），然后“复制”的参赛证主文档，“粘贴”到其他三个空白表格内（图18）。

图17图18

14、检查确认后，单击下一步，进入“邮件合并向导”第五步：

预览信函。

可以看到刚才参赛证模板中带有“《》”符号的字段，变成运动员信息表中的具体内容，单击任务窗格中的“<<”或“>>”按钮，可以浏览生成的运动员参赛证（图19）。

图19

15、确认无误后，单击下一步进入“邮件合并向导”的最后一步“完成合并”。

单击“完成合并”区的“编辑个人信函”链接，在“合并到新文档”对话框中采用默认选择“全部”（图20），生成一个包含“运动员信息表”中所有运动员参赛证的新文档。

此时照片位置可能没有照片或照片显示同一人，按“Ctrl+A”全选，然后按F9刷新，效果如图21，最后进行打印工作。

图20图21

在导入运动员照片过程中需要注意以下几点：

（1）要将运动员照片、运动员信息表、运动员参赛证放在同一文件夹下。

（2）“.jpg”是图片的格式，此后缀可根据图片格式做相应的修改。

（3）如果新生成运动员参赛证文档中，没有显示照片或所有照片显示同一人，按“Ctrl+A”全选，然后按F9键刷新文档。

如还不能解决，先保存文档，随后关闭，再打开，按“Ctrl+A”全选，再按F9键刷新文档。

（4）在导入运动员照片的操作过程中，按“Alt+F9”键时会出现“{INCLUDEPICTURE"{MERGEFIELD"照片"}"\*MERGEFORMAT}”，这中间的任何地方不能添加或删除，包括中间默认存在的半个字符的空格。

（5）图片只有在应用“嵌入型”版式的时候才可以用于邮件合并。

如选成其它格式，邮件合并的时候会不认它。

如果想照片位置灵活移动，可插入一个文本框，去掉边框属性，在文本框中插入INCLUDEPICTURE域代码，调整文本框的位置就可以了。

六、结束语

通过上述方法，利用word“邮件合并”功能实现了运动员参赛证的批量制作，大大减轻了工作强度，提高了工作效率。

并且制作的参赛证美观整洁。

同样的方法可以用到学生的健康卡、体质报告单等的批量制作中。

参考文献：

[1]刘元庆,蒋红萍.基于VFP报表功能批量制作运动会参赛证[J].科技创新导报,2009（36）:

207.

[2]人力资源和社会保障部人事考试中心组织编写.全国专业技术人员计算机应用能力考试用书—Word2003中文字处理[M].中国人事出版社中国劳动社会保障出版社联合出版,2010,9.