办事处管理手册.docx
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办事处管理手册
办
事
处
管
理
手
册
编制：
审核：
日期：
日期：
第一部分：
办事处设置及岗位责任体系
第一章办事处机构
一、办事处机构性质
销售办事处是华青科技销售部的二级操作平台。
严格遵守公司各项管理制度，接受公司销售部直接领导，完成公司下达的销售目标，承担相应的经营风险责任。
二、办事处机构职能
在公司销售政策和规定的指导下，根据本区域市场的具体特点，制定适用的市场策略和管理方式；对公司下达的销售目标进行分解，完成销售任务，并对其运作费用进行有效控制；规划、建立并优化完善销售网络和服务体系；建立客户档案，负责维护区域市场，并做好售后服务。
三、管理总则
办事处管理应纳入销售管理系统，员工的思想和行为必须符合公司要求和规范；明确分工、职责与权限，实行激励考核制度。
四、办事处组织结构设置
办事处经理（直属销售经理）
服务人员
业务员
业务员
业务员
（注：
未设办事处区域之业务员归属销售经理直接管理）
第二章办事处岗位责任制度
一、办事处经理岗位职责
任用原则：
由公司销售部派出
直接上级：
销售部经理
1、传达、分解、落实销售部下达的公司政策与任务。
2、对本办事处的各项工作的成果和经营业绩承担全部责任。
3、主持每月销售目标的制定，报批销售部后，分解落实，并督导实施；签发各类单据。
4、监督业务员填写各类报表、报告，以及销售工作计划的制定与总结，并对其进行评审、指导。
5、保持本辖区市场网络建设的合理性与秩序性。
合理开发经销商，关注区域市场情况，及时应对区域市场变化；亲自对重要客户定期巡访与维护。
6、协助经销商做好售前售后服务工作，解决质量问题。
7、组织建立健全客户档案，分析市场需求，提出产品改善和产品开发建议。
8、负责费用的控制与现金收付的签发及监督。
9、组织办事处人员的上岗培训及定期培训，召集办事处人员例会，及时解决员工在业务、思想动态等方面出现的问题。
10、负责办事处员工的月度绩效考评工作。
二、业务员岗位职责
任用原则：
由销售部派出，或由销售部授权当地招聘
直接上级：
办事处经理（或直属销售经理）
1.协助办事处经理制定销售目标计划和目标分解计划，完成办事处经理下达的销售综合目标，提出工作建议。
2.负责本辖区内市场开发，对客户分类管理；积极进行市场开拓，积极发展有潜质的客户。
3.建立客户档案，按计划巡访客户，进行市场调查，及时反馈市场信息，协助办事处经理进行客户评估。
4.填写各类报表、报告，每月巡访工作计划，上报办事处经理（或直属销售经理）。
三、服务人员岗位职责
派出原则：
由公司派出，或由销售部授权在当地招聘（需经由公司培训合格）。
上岗前必须具备有产品维护方面的知识。
直接上级：
具体工作服从办事处经理领导。
1.协助销售员做好产品售前、售后工作，解决质量问题。
2.建立客户产品档案。
3.填写《售后服务信息反馈表》。
第二部分：
办事处管理体系
第一章 办事处管理制度
一、办事处例会制度
为使办事处的各项例会有计划地纳入制度管理，特制定办事处例会制度。
月会
1、每月26或27日由办事处经理组织召开月会，全体员工参加。
时间为晚上，2个小时左右。
2、会议前，须完成各项上报公司的统计报表以及业务经理下月业务计划表，各位员工做好自己本月的工作总结。
3、会议主题为：
总结一个月来的业务情况；员工工作述职；工作纪律与业绩完成情况进行点评；下月工作计划与目标进行分解；责任落实。
4、会议结束后，办事处经理完成对各员工的业绩考评，填写《员工职能履行表》，上报公司销售部。
5、会议记录经整理，上报公司销售部。
二、办事处考勤制度
（一）、上班时间：
上午
7：
30
上班、工作安排会
8：
00
执行工作计划
下午
5：
00
当天工作总结，准备第二天的工作
（具体作息时间，各办事处经理按当地情况制定，并上报销售部）
（二）、签到
员工未有出差计划的，应在每天早晨上班时间前，在签到簿上签到，若发现代签一次，扣除代签者和被代签者当月工资各20元。
（三）、出差
因工作需要出差，需填写出差申请单，经办事处经理审批后方可出差。
如需预借款的，需办理借款手续，返回后及时核销，凭报销凭证确认出差之间的考勤。
（四）、事假
员工因私请假，以书面报告申请，一天内由办事处经理批准，两天（含两天）以上应上报销售部经理审批，由公司办公室备案。
（五）、病假
员工因病休息应有市级医院开据诊断证明，否则按事假处理。
（六）、旷工
员工不请假不上班者为旷工。
旷工三天（含三天）以上者，按自动离职处理；三天以内（含三天）者，处以三倍旷工时间工资的罚款，或视情节处罚。
（七）、迟到、早退
员工如有迟到早退现象发生，一次扣20元工资。
外出业务人员需须及时通知办事处经理，未及时通知者视同迟到早退。
（八）、考勤记录
考勤记录由办事处经理负责，根据实际情况严格登记，作为员工考核的依据。
三、办事处工作制度
（一）办事处全体员工须严格遵守公司的各项规章制度，不可肆意散漫，自行其事。
对违反各项制度者必给予相应的处分。
给公司造成重大经济损失或严损企业形象者，当即除名，并承担相应的经济损失。
（二）办事处全体员工须服从直接上级领导的安排，可就其指令提出合理建议，不可肆意顶撞违抗。
上级员工要主动做好沟通工作，营造良好的沟通氛围，不可粗鲁武断。
各级员工必须明确各自的权责范围，可对职责外的事务提出合理建议，不可肆意干涉。
（三）办事处全体员工须以严谨、谦虚、认真的态度对待工作，按时完成上级安排的各项工作，同时发挥团结协作的团队精神，一切从公司的整体利益出发，不可在工作中谋取私利，一经发现，严肃处理。
（四）全体员工须树立以客户为中心，以企业形象为生命的思想，做到仪容整洁端庄，待人接物文明礼貌，严守公司秘密。
对待客户耐心认真，尊重团结同事和领导。
上班时间禁止大声喧哗、谈论私事和打私人电话。
（五）办事处员工在工作和使用办公用品中，须本着节约的原则，不可肆意浪费。
员工对所需的办公用品，须向办事处经理提出申请。
（六）办事处的全体员工须在月初向办事处经理提交月计划，在例会中上交月总结。
计划与总结工作作为绩效考核的一项依据，与个人奖惩相联系。
（七）员工出差时，须提交出差费用申请，报请办事处经理批准后，方可从公司借取相应款项。
出差完毕，须在10天内进行核销，不可滞留公款。
（八）员工在出差中，须及时向办事处经理汇报出差进度及所遇到的各项问题。
对于超出个人职责权限以及疑难的问题，须报请办事处经理批示后方可行事,不可自作主张。
（九）办事处员工应及时向上级领导上报反映各种市场问题和情况，鼓励提出个人见解，参与讨论解决方案。
四、办事处办公设备使用制度
（一）办事处的办公设备应由办事处经理进行登记，办事处经理为各设备的保管责任人。
（二）办公室的计算机严禁进入计算机游戏程序，不得做与工作无关的行为，如发现一次罚款200元。
（三）员工要爱护所有公司的公共设备，离开办公室时，要检查关闭所有设备电源及容易发生危险的器具，保证安全。
五、办事处保密制度
1、所有员工须定期与公司签署保密协议，遵守协议内容。
2、必须遵守国家有关的保密法规和安全制度。
3、不得向他人泄露公司的技术秘密与商业数据。
4、不得向他人泄露公司的销售策略、市场策划方案及秘密。
5、不得向他人泄露公司的客户秘密及客户档案。
6、违反以上规定者，将处以重罚；情节严重的予以除名，并追究其给公司造成的经济损失。
第二章 办事处销售目标计划管理
一、月度销售计划的编制依据
1、公司下达的年度计划销售指标及办事处年度经营计划。
2、上个月度的销售实际完成状况和各区域汇报的下月份计划汇总情况。
3、综合区域市场需求，竞争对手情况，历史销售资料而做出的销售预测。
二、销售计划编制、修改和确认
1、办事处月度销售计划由办事处经理负责制订，业务员协助完成。
2、在办事处月度工作会议上，办事处经理召集业务员讨论销售计划，同时制定市场开发计划。
3、根据销售部批准后的月度销售目标计划，办事处经理需严格监督执行。
三、销售计划执行情况的考核
1、办事处销售计划分为年度计划、季度计划和月份计划。
按照区域以“销售目标计划表”的方式分别展开、下达。
2、对各区域细分的计划，按周进行跟踪和检查，每月中对各区域计划完成情况和工作计划执行情况进行一次通报和总结，办事处经理应及时检查和督促业务员的工作。
3、月末由办事处经理将办事处以及各区域销售计划完成情况上报销售部。
4、月末办事处经理组织全体职员进行月度总结，对整体和各区域市场销售计划和工作计划完成情况进行考评和总结，填写《办事处工作人员月度考核表》；并写出书面分析说明后，一同上报销售部。
第三章 人事管理制度
一、基本原则
按需设岗，按岗定员，按岗定薪。
二、招聘程序
1、申请
办事处如因业务需要增加人员时，提前一周提交申请，报销售部审批后，由办公室安排人员招聘工作。
2、招聘
（1）如办公室通知办事处在当地进行招聘，进行招聘工作时应优先考虑从事过此类工作的人员。
（2）人员招聘条件：
✧诚实、责任心强；
✧有良好的敬业精神及锲尔不舍的精神；
✧身体健康；
✧有良好的沟通、洞察及应变能力；
（3）人员面试合格后填写应聘人员登记表和新员工试用期评估表，经办事处经理签字后，报销售部核定后上岗。
3、试用期情况：
（1）面试合格者，按规定的岗位试用。
（2）试用期为1-3个月，试用合格后提交《新进员工试用评估表》，经销售部核定合格后转为正式员工。
人员工资执行公司《销售人员的薪资及规章制度》的规定。
4、培训
新进员工上岗前，如公司有培训安排的，由公司组织培训，否则办事处经理应组织培训，内容包括：
（1）公司发展史、企业文化简述。
（2）办事处各项管理制度及工作程序。
（3）销售政策
（4）产品知识
（5）销售技巧、人员沟通及礼仪培训
5、专题培训
定期或不定期对员工就某个专题进行集中培训，提高办事处人员的整体素质、工作水平。
6、离职
（1）辞职
✧员工辞职需提前三个月提出书面申请，在离职前必须追回公司有关货款、归还借款和超支的销售费用，辞职核准后，辞职员工应同办事处经理确定交接时间、交接人，进行工作交接，填写《离职交接书》。
✧工作交接结束后，凭《离职交接书》结算工资。
（1）辞退/开除
✧员工辞退，办事处经理需得到销售部经理批准后生效。
辞职核准后，辞职员工应同办事处经理确定交接时间、交接人，进行工作交接，填写《离职交接书》。
✧工作交接结束后，凭《离职交接书》结算工资，被开除人员无工资。
（2）自动离职
✧自动离职是指本人申请辞职而未获批准，自动离开的行为；自动离职的员工，扣发全部未发薪资，作为对因其离职而造成损失的赔偿金。
第三部分人员工资
一、办事处经理
办事处经理工资收入=综合补贴+个人年终业绩提成+管理补贴：
业务员回款额*2%+代理商管理补贴：
代理商回款额*1%
二、业务员
业务员工资收入=综合补贴+年终业绩提成
三、服务人员
服务人员工资收入=13个月岗位工资
备注：
有关补贴、年终业绩提成的规定详见《销售人员的薪资及规章制度》
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