公文管理办法文档格式.docx

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适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项；

b）通知：

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需有关单位周知或执行的事项，任免人员等；

c）通报：

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况；

d）报告：

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问；

e）请示：

适用于向上级机关请求指示、批准；

f）函：

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项；

g）会议纪要：

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

7.2行文规则

a）行文应确有必要，注重效用，符合相关法律及政策规定，符合保密要求；

b）公文的文种应依据行文目的、行文机关的职权和与主送机关的行文关系确定，正确选择行文级别，一般不得越级行文；

c）“请示”应一文一事；

一般只写一个主送机关，需同时送其他机关的，应用抄送形式，但不得抄送其下级单位；

d）“报告”不得夹带请示事项；

e）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以公司名义向领导个人行文。

向公司双重领导的上级机关行文，应写明主送机关和抄送机关；

向受公司双重领导的下级单位行文，必要时应抄送该单位的另一上级机关。

7.3部分文种的使用要求

a）“会议纪要”应纳入机关公文管理程序：

公司级的会议纪要、固定印制文

头并发送各单位、部门的专题会议纪要，依照公司会议纪要管理的相关规定执行，以公司发文方式管理，即：

填写“发文稿纸”并依照要求签发；

由党政办公室统一负责登记编号、送交打印及分发。

公司各单位、部门形成的一般性会议纪要由本单位、部门负责管理，确有重要事项需公司其它单位、部门遵照执行的，可行文转发；

b）“通知”类发文的行文要求

1）会议类通知：

公司召开的专业性会议，由牵头部门起草通知公告，一般应在发通知时确定相关通知事项，以减少补充通知次数。

若补充通知的内容只是有关会议地点、接站等一般事项，则不再以文件形式发；

召开公司级会议、党委会议的会议通知由公司党政办公室起草、通知。

2）下发会议纪要类通知：

由各单位、部门组织的会议，其会议纪要由

该单位、部门起草，提交党政办公室行文。

公司领导讲话稿，则以公司（或党委）文件下发；

3）转发外部文件类通知：

需在全公司内执行的、重要的外部来文，或

公司领导提出贯彻指示的，可以公司级文件转发。

7.4联合发文的行文要求

a）公司为主办单位的联合行文，依照公司级发文流程和相关要求办理。

并

由拟文部门负责送各联合行文单位签发。

使用公司文号，由联合行文单位依次用印；

发文底稿由公司归档保存，联合行文单位保留文稿复印件；

b）公司为非主办单位的联合行文，由公司领导在主办单位拟文稿上签发，

不使用公司发文号，依照规定用印，公司保留签发文稿的复印件，并留存必要的正文。

8行文格式及要求

8.1密级

a）涉密公文密级分为国家秘密、企业秘密。

国家秘密等级从低到高分为：

秘密、机密、绝密；

企业秘密等级从低到高分为：

A、AA、AAA；

b）绝密、机密级公文应标明份数序号；

c）标明保密期限的，依照标注的保密期限管理；

凡未标明保密期限的，依照有关保密规定认定的年限管理，即“绝密”级事项30年、“机密”级事项20年、“秘密”级事项10年。

有保密期限的标识方式为“密级★年限”；

d）涉及企业秘密的公文，密级标注方式为：

制文单位或部门+密级+保密期限；

不标明保密期限的按5年保密期限认定；

e）凡涉及国家秘密的公文一律不上网，其电子信息数据独立安全保管；

凡涉及企业秘密的电子公文信息，保密期限内不得公开发布。

8.2发文字号

a）发文字号包括公司代字、年份、序号；

b）公司发文字号由党政办公室统一确定，文件的编号由其统一管理；

c）公司行文的机构代字由公司党政办公室审核确定；

d）公司党委文件：

海油峪化党、海油峪化党函；

e）公司文件：

海油峪化+代字；

f）公司函：

海油峪化函。

8.3公司行文签发人

a）对外发文和公司内的重要文件由公司总经理签发；

b）公司内的一般性各类文件，由其业务的分管领导签发；

c）公司党委发文由公司党委书记签发。

8.4标题

a）公文标题一般由发文机关、内容、文种三要素构成；

b）公司行文应使用统一的红头纸，标题中一般可不再标明发文部门；

公司向上级机关报送的重要行文，应标注公司名称；

c）公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

8.5主、抄送机关

主送机关指公文的主要受理机关，抄送机关指除主送机关外需执行或知悉的其他单位、部门。

8.6附件

a）公文若有附件，应在正文下一行规定的位置注明附件顺序和名称。

附件名称后不加标点符号，单个附件不加顺序号；

b）公文中标注的附件名称和顺序应与附件相一致；

c）附件左上角应标识公文的发文字号并在其后标识附件顺序号。

8.7成文日期

a）成文日期为签发日期；

b）成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。

8.8用印

a）印章是公文生效的标志；

b）单一机关制发的公文在落款处不署发机关名称，只标识成文日期。

印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；

当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上；

c）两个单位联合行文时，成文日期依照规定要求居中，主办单位印章在前，两个印章均压成文日期，互不相交或相切，相距不超过3mm；

d）多个单位联合行文时，应在落款处标注发文单位名称，印章加盖在单位名称上。

联合向上行文可只加盖主办单位印章。

9公文用纸、笔、印制规格及装订要求

9.1草拟及印制公文一律采用A4型纸。

各种公文制发用纸由党政办公室统一印制。

草拟公文应填写发文稿纸。

拟稿可采用手写和计算机打印方式。

手写稿和打印稿的文字均不得超出公文用纸版心。

公文页边与版心尺寸如下：

a）公文用纸天头（上白边）为：

37mm±

1mm；

b）公文用纸订口（左白边）为：

28mm±

c）版心尺寸为：

156×

225mm（不含页码）。

9.2书写文字应使用黑色字迹的签字笔、钢笔和毛笔，一律不得使用铅笔、圆珠笔和红色字迹的笔。

9.3《党政机关公文格式》（中华人民共和国国家标准，GB/T9704-2012）。

9.4公文双面印刷，左侧平订装订。

10发文办理程序

10.1拟文

10.1.1行文应正确选择行文类别和文种，且应尽早拟文，留有制文时间，并留有充分的执行时限。

10.1.2行文观点明确，表述准确，条理清楚，字词规范，标点符号正确，篇辐力求简短。

10.1.3行文的文字书写格式清晰准确；

用笔、用纸规范。

10.1.4人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应先引标题，后引发文字号。

引用外文应注明中文含义。

日期应写明具体的年、月、日。

10.1.5结构层次序数，第一层为“一、”第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“

（1）”。

10.1.6文内使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。

10.1.7公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语名中作为词素的数字须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。

10.1.8填写发文稿纸时，应填全相关栏目，并在“主题词”栏上方的书写空白行内填写与文稿内容衔接的文字。

10.1.9行文稿相关的文件材料和发文附件应完整。

10.2部门审核

草拟文稿完成后，由拟稿单位、部门负责人审核，并在发文稿纸的“单位、部门审核”栏内签字，文字版本的需标注签字日期。

10.3会签

拟文稿内容若有涉及其他部门职权范围内的事项，送分管领导会签，分管领导有不同意见应附文字说明，公司党政办公室应出面协调，仍不能取得一致时交总经理裁定。

10.4核稿

10.4.1公司各级行文在送签发之前，应对文件的观点、文字、内容、体式作全面的审核。

10.4.2公司级的行文由党政办公室核稿，拟文单位、部门将文稿送交党政办公室，由党政办公室负责依据文稿内容分送核稿人。

10.4.3核稿主要从以下七个方面审核

a）是否需要制发文件；

b）是否符合各种法规要求；

c）是否体现党和国家及公司的各项方针、政策和上级的要求，有无矛盾之

处；

d）措施是否妥当，办法是否行之有效；

e）结论是否正确，论理是否符合逻辑；

f）结构是否合理，文字是否符合语法和公文的特点；

g）文件的体式是否合体。

10.5签发

10.5.1拟文文稿经过核准签发即成定稿。

10.5.2公司行文需经签发后，方可正式编号制发。

10.5.3凡已经签发的文稿，未经签发人同意，其内容一律不得修改。

10.5.4公司各种行文应由确定的签发人签发。

若签发人外出时，可由其授权人签发。

10.5.5签发人在“签发”栏内签字，并注明签发日期。

10.6编号及文字处理

10.6.1公司机关各种行文由党政办公室统一编号、统一归档管理。

10.6.2签发后的定稿方可编号。

编号时应审核文稿，对不符合行文程序、公文格式要求以及所附文件材料不齐全的文稿，应要求拟文单位、部门修正后方可编号。

10.7校对、复核

10.7.1拟稿人在接到校对通知后应及时校对；

拟稿人外出，应委托本单位、部门其他人员代为校对。

若因不及时校对影响文件制发，其后果由拟稿单位负责。

10.7.2校对须依照已签发完成的定稿校对，不得随意修改定稿。

10.7.3校对完成后在发文文稿的“校对”栏内签写校对人姓名，并对校对的文件负责。

10.7.4党政办公室负责对校对完成的文件清样进行复核。

党政办公室只对公文的正文部分复核把关，公文附件的质量由拟文单位、部门负责审核把关。

10.8用印、封发及发文信息发布

10.8.1公司发文用印范围：

发纸质版本的公文一律加盖印章；

内联网上对内发布的公文可不用印；

存档正文应用印。

10.8.2公司内的各种发文，采用网络传输与纸质发送两种方式；

网络发布范围依照已确定的发布范围发布；

除需在内联网公开的文件信息外，其他文件信息均采用点对点传输，只发送接收单位、部门确定的接收网点。

10.8.3公司各种发文的发布范围由拟文部门确定，并在发文稿纸上标注。

凡未标注发布范围的，依照主、抄送单位发布。

10.8.4所有文件网络发布均发送签发领导、党政办公室、拟稿部门。

10.8.5密级文件不得在网上发布；

纸质密级文件的发送应依照机密文件管理方式编号登记，实行领取签收、机要邮寄。

10.8.6封发文件需登记，以便对文件的管理、统计和查询。

10.8.7发公司级的文件，一律发往收文单位的党政办公室，不得直接寄发收文单位的业务部门。

10.9发文注意事项

送签发的拟文稿应为最终定稿，一经领导签发不得对其修改。

确需对文稿内容更改的，须经签发人重新确认签字；

只属行文格式或字词、标点有误，则须在文稿上修正，并由修正人签字为证。

11收文办理程序及要求

11.1分类登记

收到外部来文应依据文件来源分门别类，及时登记，并提交收文处理单。

11.2审核

收到公司内的来文，公司党政办公室审核；

确定对口单位、部门办理、是否符合行文规则、文种使用、公文格式是否规范。

对不符合要求的来文，及时通知来文单位修正。

11.3拟办、办理

对登记完成的来文，送党政办公室主任提出拟办意见，送有关领导批示后交相关单位、部门办理；

对需两个以上单位、部门办理的应明确主办部门。

11.4文件分送/清收

党政办公室收文文书根据拟办意见及时将来文送达有关领导或承办单位、部门签收，并记录签收时间。

11.5承办

11.5.1承办部门收到交办的公文后应及时办理。

承办确有困难的，应及时予以说明。

对不属本单位、部门职权范围或不宜由本单位、部门办理的，应及时退回党政办公室并说明理由。

11.5.2审批下级单位来文时，对有具体请示事项的，主批人应明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；

没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

11.6承办结果反馈

承办单位、部门应及时将承办结果反馈党政办公室。

承办单位、部门以发文方式办理的，以拟文稿送党政办公室的时间为准；

以其他方式办理，以承办单位、部门将办理完成的来文及相关材料收集齐全交回党政办公室的时间为准。

11.7催办

党政办公室负责重要办文的跟踪催办，并综合反映办文情况。

11.8清退

各单位、部门承办完成的外部来文，应及时交回党政办公室收文文书，文书记录承办来文的办毕时间。

12公文归档及要求

12.1归档原则

公文办理完毕后，应及时整理（立卷）、归档。

个人不得保存应归档的公文。

归档的公文须齐全、完整。

12.2归档时间

12.2.1公司各种发文和外部来文，由党政办公室文书负责收集齐全后，定期向档案室移交。

12.2.2档案室负责对公文鉴定，对有保存价值的公文依照归档要求随时归档，并实施计算机数据信息管理，及时、有效地提供档案利用。

12.2.3各单位、部门发布的有保存价值需归档保存的会议、检查等事项的“通知”，在事项完成后，应主动将与“通知”相关的文件材料及时交档案室，以便与发布的通知文件一并归档；

对不齐全的文件材料或公文办理过程中又形成的文件材料，在办理完成后须及时向档案室移交。

12.3归档要求

12.3.1公司与其他单位、部门联合办理的公文，原件由主办单位、部门整理（立卷）、归档，公司保存复制件或其他形式的公文副本。

12.3.2公司负责人兼任其他单位职务，在履行兼任职务职责过程中形成的公文，由其兼职单位整理（立卷）、归档。

12.3.3工作人员调离工作岗位时，其所在的部门应负责监督调离人员将其本人暂存、借用的公文依照有关规定移交、清退。

13附则

13.1本办公由公司党政办公室负责解释。

13.2本办法自发布之日起执行。

【正文结束】

业务流程控制点描述

业务流程编号

业务流程名称

控制点编号

控制点描述

责任岗位

相关制度或程序（编码及名称）

是否关键控制点

AM-01-03-00-CO1收文处理流程

收文处理流程

AM-01-03-00-CO1-01

公司办文书将外来收文依据文件来源分门别类，及时登记并填写“收文处理笺”。

公司办文书

《公文管理办法》

否

AM-01-03-00-CO1-02

公司办主任提出拟办意见。

公司党政办公室主任

是

AM-01-03-00-CO1-03

文书根据拟办意见送达公司分管领导指示或相关部门处理。

AM-01-03-00-CO1-04

公司领导对来文进行批示。

公司领导

AM-01-03-00-CO1-05

承办部门收到交办的公文后及时办理，承办确有困难的，应及时予以说明。

对不属本部门职权范围或不宜由本部门办理的，应及时退回党政办公室并说明理由。

并将承办结果反馈党政办公室。

各单位、部门

AM-01-03-00-CO2

发文处理流程

AM-01-03-00-CO2-01

拟稿人草拟文件，保证行文稿相关的文件材料和发文附件完整，并填写发文稿纸。

拟文单位、部门拟搞人

AM-01-03-00-CO2-02

拟文单位、部门负责人审核文稿的内容、数据及政策并在发文稿纸的“部门审核”栏内签字。

拟稿单位、部门负责人

AM-01-03-00-CO2-03

公司办秘书审核文件的观点、文字、内容、体式，文书排版。

公司党政办公室秘书、文书

AM-01-03-00-CO2-04

审核文件的观点、文字、内容、体式。

AM-01-03-00-CO2-05

公司领导审核、签发。

AM-01-03-00-CO2-06

公司党政办公室区别对内、对外发文，对内发文在内网发布，对外发文打印、装订、用印、分发。