集团公司秘书处组织管理办法文档格式.doc

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2.2.3 考核要素 6

2.3 清洁工 6

2.3.1 主要职责 6

2.3.2 岗位要求 7

2.3.3 考核要素 7

3. 薪酬考核 7

3.1 基本工资 7

3.2 职务津贴 7

3.3 绩效奖金 7

3.4 补充说明 8

1.组织概述

1.1业务范围

秘书处主要是围绕辅助董事长更好地创业和守业开展工作，在董事长领导下完成秘书处的日常事务，随时接受并认真执行董事长交办的工作。

主要业务内容划分5项：

1.1.1档案管理

对董事长所涉及到的档案，包括文件的上传下达、撰写、跟进、记录、存档管理等工作，确保董事长对学院及公司的高效管理，具体文书管理包括如下内容：

1）接收内外各界送呈董事长的文件，提交给董事长，跟进董事长批示的结果，做好文件运转、记录、归类、存档工作。

2）下达董事长的各类指示文件，运转、跟进、记录执行结果。

3）做好董事长主持或要求的一些会议记录，做好会议记录的分发，并跟进会议决议的执行结果。

4）起草董事长指定的一些文件，如年度总结、工作报告、演讲稿、制度体系、流程报表类等。

5）定期更新通讯录和董事长属下的组织架构图。

6）撰写秘书处各类工作总结和计划。

7）负责秘书处的档案保密工作。

8）负责接收各类外来传真，做好记录，并及时转交相关人员。

9）负责完成董事长安排的其他文印工作。

1.1.2办公环境管理

完成董事长办公室或董事长指定办公场所的卫生清洁、花草养护、设备报修、安全把关工作，确保董事长办公环境的顺畅，具体内容如下：

1）董事长办公区域：

包括董事长办公室、储物室、休息室、卫生间、浴室、茶水、阳台。

2）综合楼7楼公用场合：

包括过道、楼梯间、卫生间4个、会议室4个。

3）综合楼8楼公用场合：

包括过道、楼梯间、卫生间2个、会议室1个、会客室、接待室、对外联络处、秘书处、秘书处卫生间。

4）综合楼1楼：

包括院长办公室、副院长办公室4个、常务副院长办公室、主席办公室、书记办公室、副董办公室共9个办公室。

5）综合楼电梯。

6）负责管理秘书处和董事长办公室内的电脑、打印机、复印机、传真机等文印设备和电话机，及时做好相关设施的维护和联系维修的工作。

7）负责董事长和秘书处办公物品（复印纸、传真纸、墨盒、清洁用品及其他董事长要求购买的物品）的申购，并做好相关的保管工作。

1.1.3接待服务

1）协助董事长接待学校、公司人员及客人。

2）协调各个部门做好有关接待的各项工作。

3）热情接待秘书处来电、来询，重要内容要做好记录，并及时转告相关人员。

4）确保董办、秘书处、接待室、会客室、7-8楼会议室饮水的供应。

5）根据董事长需要,帮助董事长或客人订餐。

6）完成董事长指定的其他接待工作。

1.1.4保健服务

根据董事长要求，为董事长煮一些每天要喝的中药、中药茶、粗粮糊及其他。

1.1.5决策参谋

1）收集董事长指定的一些参考资料或情报信息，整理报告供董事长决策参考。

2）收集相关行业发展趋势，宏观政策变化、经济形势等情报信息，供董事长作决策参考。

3）向董事长提出相关工作建议，供董事长参考。

1.1.6其他工作

1）根据董事长要求，策划、组织或协助其他部门完成一些会务活动。

2）在能力范围内帮助其他部门或来人到秘书处复印、打字、打印、传真等相关工作。

3）保管好存放秘书处存放的公章，做好盖章审核和登记工作。

4）负责组织安排、协调落实董事长指定的专项工作；

1.2组织目标

1.2.1业务目标

培育一支高效、热情、专业、负责的秘书队伍，做好董事长办公生活和工作的辅助服务，全力支持董事长事业的拓展和持续发展，并为董事长事业需要储备和输送人才。

1.2.2文化目标

1）团队目标：

追求卓越。

2）工作理念：

感恩、用心、职业。

l感恩：

懂得感恩，本着真诚和开放的心态，加强内部客服意识，把困难当机会，把机会当作宝贝；

l用心：

热情、主动、积极，不断学习各种知识和技能，专注工作，把秘书的本职工作做到极致；

l职业：

遵守秘书职业道德，慎言，做好公司的保密工作。

3）常规活动

l晚会：

每天5:

50-5:

60，进行10分钟会议（必要时通过电话沟通），汇总当日的工作问题，明确次日的工作重点。

l管理周报：

各职员将每天接收到或执行完毕的工作事项按模板填写，清洁工的报表可由秘书处长代填写，每周六交处长汇总、整理，由处长提交董事长汇报一周的工作情况。

（报表格式见“秘书处工作一览表”）

1.2.3组织机构

董事长

Xxx

秘书处长

秘书干事

清洁工

2.岗位职责

秘书处组织岗位设有：

处长、干事、清洁工3个职位，其中干事可2-3人。

具体岗位工作指引另附表。

2.1处长

2.1.1主要职责

1）承担秘书处计划、组织、协调、指挥、激励、控制等全面的管理工作。

2）编制秘书处的管理体系和各项必要的流程规范，并监督保证体系的正常运作。

3）编制秘书处工作总结和计划。

4）负责董事长文件的上传下达、事务跟进、归类存档、文书撰写等工作。

6）策划、组织董事长指定的一些会务活动，做好会议纪要。

7）发现问题、提出建设性方案，为董事长的管理决策出谋划策。

8）积极配合董事长属下各公司的工作，做好协调或统筹工作。

9）做好秘书处的盖章审核和登记管理。

10）负责秘书处管理的办公场所的设备和安全巡逻工作。

11）完成董事长安排的其他工作。

2.1.2岗位要求

1）具有良好的规划力、沟通力、协调力、监督力。

2）熟悉公司运营的组织业务和流程，认同公司的发展。

3）具有良好的文书管理能力。

4）熟悉电脑，文笔好、学习力强、执行力强、抗压力强。

5）敬业负责，公平公正。

6）保密意识强。

2.1.3考核要素

1）能够准时、保质保量地完成本岗各项工作。

2）部门工作价值和效率提升，管理成本下降。

3）团队稳定，能够为董事长培养人才。

4）保守职业道德，不泄露公司机密信息。

5）遵守公司相关的规章制度。

2.1.4考核要素

6）能够准时、保质保量地完成本岗各项工作。

7）部门工作价值和效率提升，管理成本下降。

8）团队稳定，能够为董事长培养人才。

9）保守职业道德，不泄露公司机密信息。

10）遵守公司相关的规章制度。

2.2秘书干事

2.2.1主要职责

1）负责董事长会客来宾或董事长指定的接待服务工作，包括门禁管理、来客引见、端茶倒水、会客完毕后的收拾等相关工作。

2）负责董事长的生活保健服务工作，包括为每天董事长煮中药、中药茶、粗粮糊。

3）负责董事长办公区域内（含办公室、储物室、休息室、卫生间、浴室、茶水间、阳台）的卫生清洁、花草养护、设备报修、物品归类存放、安全把关工作。

4）负责秘书处办公室、楼梯间、卫生间的卫生清洁、花草养护、设备报修、安全把关工作。

5）确保董事长办公室、秘书处饮水的供应。

6）在能力范围内帮助其他部门或来人到秘书处复印、打字、打印、传真等相关工作。

7）负责秘书处设备维护报修、物品申购。

8）负责秘书处监控系统的管理，及时发现问题。

9）完成秘书处处长安排的其他工作。

10）完成董事长直接安排的其他工作。

2.2.2岗位要求

1）具有良好的理解力、执行力。

2）谦虚、主动、勤奋、善良，工作态度端正，可塑性强。

3）学习力强，熟悉常用电脑办公器材和软件。

4）保密意识强。

2.2.3考核要素

1）能够准时、保质保量地完成本岗工作。

2）保守职业道德，不泄露公司机密信息。

3）遵守公司相关的规章制度。

2.3清洁工

2.3.1主要职责

1）负责综合楼7楼公用场合卫生清洁和花草养护，包括过道、卫生间4个、会议室4个。

2）负责综合楼8楼公用场合的卫生清洁和花草养护，包括过道、卫生间2个、会议室1个、会客室、接待室、对外联络处、公用阳台、7-8楼梯间。

3）负责综合楼1楼8个办公室的卫生清洁，包括院长办公室、副院长办公室4个、常务副院长办公室、主席办公室、书记办公室。

4）负责综合楼1楼副董办公室的卫生清洁和花草养护。

5）负责综合楼电梯地毯和四壁的清洁。

6）负责7-8楼会议室的饮水供应。

7）完成秘书处处长安排的其他工作。

2.3.2岗位要求

1）善良、人品好。

2）勤奋、做事仔细。

3）身体健康。

2.3.3考核要素

2）保守职业道德，不随意盗卖公司财物和机密文件。

3.薪酬考核

工资＝基本工资＋绩效奖金+职务津贴。

3.1基本工资

基本工资设定：

清洁工1500元，应届生秘书干事1800，1-3年秘书干事2000，4年以上秘书干事2200。

应发基本工资＝定岗基本工资/标准出勤工作日×

实际出勤工作日。

3.2职务津贴

如秘书处无处长时，可以提拔一负责的秘书干事，暂代秘书处处长工作，暂代期间给予此秘书干事暂代处长的职务津贴500元。

3.3绩效奖金

秘书干事和清洁工的绩效奖金都设定为0-500元，由秘书处处长考核，具体指标如下表：

秘书干事和清洁工绩效考核表：

NO.

考核项目

绩效奖金

考核标准

适用范围

1

本岗工作完成情况

0-300元

1）当月能保质、保量、准时完成工作，不存在被投诉、警告的员工，也未犯同样错误的，奖励300元。

2）当月累计同样错误≥3次、投诉或警告≥3次、延误工作≥3次。

如并列发生上述三项奖励0元，并列发生上述两项奖励50元，发生上述一项奖励100元。

3）其他表现，由处长酌情给予，表现可划分为较差（0-100）、良好（100-200）、优秀（200-300）。

适用清洁工

副处长

2

保密要求

0-50元

1）未丢失重要文件。

2）未带与工作无关的亲朋到董事长和秘书处。

3）未轻易让其他人看到重要文件。

4）没有从自己口中传递给他人一些机密信息。

5）未私自盗用公司财物。

同时满足以上，则考核给予50元，否则为0。

3

遵守规章

1）无脏话、陋习、吵架现象。

2）无迟到、早退现象发生。

3）事病假<

=3天。

5

突出贡献

0-100元

对于员工提出的一些方案，如能够落实并切实得到了改善，可由本人提出申请，处长审批适当给予100元以内的奖励。

3.4补充说明

1）本管理办法由秘书处处长主导编制和修订、监督和考核，秘书处处全体员工严格执行。

2）秘书处处全体员工均可提出改善本管理办法的建议。

3）本管理办法执行于2012年6月1日，截止新版本发布之日即作废。

4）管理用的各项报表，将在工作成型后补充在本办法内。

附：

秘书处实行绩效后的收入对比表

姓名

职位

现收入

绩效考核后的收入

基本工资

绩效奖金幅度

假设绩效奖金全部拿到的收入

按现有表现预算绩效奖金

预测实行绩效后的收入

预测收入增加情况说明

2100元

2200元

0-500元

2700元

350元

2550元

增加450元，社会经验5年以上。

2000元

1800元

2300元

300元

增加100元，增加监控管理。

1600元

1500元

1850元

增加250元：

原2个清洁工，缩减为1个，现1人承担了原来2人工作总量的3/5，工作量增加了不少。