集团采物资供应中心分管采购副主任购采购岗位说明书Word格式文档下载.docx

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9

变更运输方式审批流程

10

进口、国产化索赔管理流程

11

国产物资采购供应商入围工作流程

12

国产物资采购供应商评议工作流程

13

物资供货质保金支付流程

职责任务

步骤（职责任务）

工作内容及标准

时限

相关表单

相关系统

相关制度

制度条款内容

审核商务协议

物资供应中心分管采购部副经理审核设备试用商务协议。

1天

设备试用商务协议

审批

对比价采购目录表进行审批

物资供应中心零星物资采购订货目录

神东煤炭集团招投标管理制度（试行）（神东【2005】314号文）

第十五条_公司对工程建设项目采购招标实行计划管理。

在项目初步（基础）设计批准后工程项目应当编制工程项目招标计划。

招标计划分为三类：

项目招标总体计划、招标年度计划、招标实施计划。

项目招标总体计划应当在初设批复后30日内编制上报，并纳入到项目实施计划。

招标年度计划应在每年最后一个季度内编制上报。

招标实施计划应在发售招标文件前7日上报。

审核

对采购员提交的（单一来源）零星采购审批表内容认真审核；

属于第一次开标后只有一家供应商报价的审批内容，需要同时审核分析报告

（单一来源\竞争性谈判）零星采购审批表

物资采购管理实施细则（神东[2010]41号）

对比价采购目录表进行认真审核

物资供应中心零星物资采购订货目录;

零星采购订货审批表

审核股份公司采购物资明细

报中心分管领导审核股份公司采购物资明细表

股份公司采购物资明细表

物资采购管理实施细则（神东[2010]41号）;

股份公司集中采购管理目录（2008年）

第五条属于集团股份公司集中采购的物资，由采购部汇总后编制形成《神东煤炭集团计划申报表》，并履行中心内部审批程序后，经公司主管部门、公司分管领导审核审批后，在每月25日前向股份公司采购中心上报（附带相关图纸及技术文件）；

涉及生产及基建专项工程所急需的设备和材料按程序审核、审批后以月度追加计划的形式上报。

;

《神东煤炭分公司资供应管理办法》第十一条属股份公司集中采购的计划由物资供应中心统一汇总后，并经公司分管领导审批后上报。

《物资供应中心国产物资采购管理实施细则》第五条属于集团股份公司集中采购的物资，由采购部汇总后编制形成《神东煤炭集团计划申报表》，并履行中心内部审批程序后，经公司主管部门、公司分管领导审核审批后，在每月25日前向股份公司采购中心上报（附带相关图纸及技术文件）；

对拟订招标审批报告内容进行认真审核，并对于因不够三家供应商而须采取招标以外的其它采购方式的，应当经过复核；

物资单一来源采购、竞争性谈判、邀请招标审批表

对拟订招标审批报告内容进行认真审批，不属于单一来源采购，竞争性谈判、邀请招标的采购订货目录审批表由中心分管采购副主任审批后直接提交采购代理机构

物资集中招标会议采购订货目录审批表

审签

系统中审批后打印出的合同文本，采购金额小于100万元的，需经中心采购分管领导签字后盖章生效

半天

技术协议;

物资供应中心EAM系统采购单

初审合同条款

1、确认该合同项目已经按照分公司招投标管理制度或者其他有关制度履行了规范的谈判程序，并且该谈判结果已经分公司同意；

2、确认合同条款记载了合同谈判的全部成果，且能够满足分公司通过本合同拟实现的目标；

3、对依照本细则无需报技术主管部门审核的合同，确保合同的技术条款准确、清晰、合法。

合同书

神东煤炭集团合同管理细则（试行）（2005年）

第二十一条业务审核由业务主管部门负责，其职责是：

（一）确认该合同项目已经按照公司招投标管理制度或者其他有关制度履行了规范的谈判程序，并且该谈判结果已经公司同意；

（二）确认合同条款记载了合同谈判的全部成果，且能够满足公司通过本合同拟实现的目标；

（三）对依照本细则无须报技术主管部门审核的合同，确保合同的技术条款准确、清晰、合法。

第二十二条技术审核由相关技术主管部门或者单位负责，审核部门或单位应当确保合同及其附件规定的质量、规格、技术、安全性能、进度及其他技术条款等准确、清晰、合法且能够满足公司通过该合同拟实现的目标；

拟列入基本建设或者专项资金计划内的合同由规划发展部履行计划审核程序，并就是否同意签订本合同提出明确意见。

属于重点类进口备件范围内的,需要由中心分管采购副主任对进口备件计划采购审批表进行审批,并向集团公司机电副总经理汇报相关内容.

神东煤炭集团计划采购审批表;

比价意见反馈表

第二十九条单项或同类物资汇总采购计划金额在200万元人民币以下的，要由采购部经理审核，中心分管领导审批后报股份公司采购。

200万元人民币以上的，要由采购部经理审核（必要时组织公司相关技术人员会审），中心分管副主任审核、中心主任审批、向公司分管领导汇报后报股份公司采购。

汇报公司分管领导和采购中心

评标后在接到采购中心通知时，应及时通知中标厂家进行谈判，谈判结果要经中心审核、汇报公司分管领导批准后方可通知供应商起草合同并小签。

同时上报采购中心报批后签订合同

会议纪要

第五十五条评标后并在接到采购中心通知后，应及时通知中标厂家进行谈判，谈判结果要经中心审核、汇报公司分管领导批准后方可通知供应商起草合同并小签。

合同商务部分小签

合同附件起草完毕后，合同商务部分小签由物资供应中心分管采购副主作负责

股份公司物资采购文本合同

对紧急运输审批表进行认真审核。

要求及时、准确。

变更运输方式呈批表

14

听取汇报

通过索赔谈判与供应商未达成一致意见的,向中心分管采购副主任汇报,听取指导性意见后上报公司或采购中心采取其它途径处置

30分钟

鉴定结果

15

对业务人员提交的物资采购供应商入围申请进行认真审核

供应商资质审查单

第二十三条参加资质审查的人员必须根据《供应厂商资质审查表》所设各栏目对照相关供应商提供的相关证件进行认真审核，并如实填写，不准空白或简化，不准他人代写，更不准交由投标人填写。

审查完毕要在负责审查的项目栏内签署意见并签名，明确是否同意厂商参加会议，并承担相关责任。

16

审核供应商各项证件，变更名称是否符合公司规定，防止因名称变更影响与公司业务往来

供应商名称变更审查表;

营业执照

17

应对物资采购供应商评估方案进行及时和认真的审核

供应商评议方案

第五十六条评议工作要确定评议对象、方法和标准。

要严格按《供应商考核评议表》及相关规定确定评议等级，报公司主管部门审核，经公司分管领导审批后编入合格供应商名录（要载明具体资质情况及准许投标的具体项目及规格型号等具体要求）。

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认真审核材料配件供应商的供货质量证明

1小时

无质量问题证明

02、物资供应中心采购部经理

物资供应中心采购部经理

物资协议采购流程

股份公司采购进口物资合同系统录入流程

国产不合格品处置流程

国产物资采购供应商基本信息及履约记录管理工作流程

物资验收不合格品处置流程

火工品准用证件办理流程

设备试用商务谈判

物资供应中心采购部会同设备管理中心、生产管理部、试用单位相关业务领导进行设备试用商务谈判，主要确定试用价格等相关问题。

15天

设备试用商务谈判会议纪要

汇总各分项采购目录并初审

将各采购员制订的比价采购目录表汇总初审后办理审批手续

汇总并办理审批手续

将各采购员制订的比价采购目录表汇总后办理审批手续

零星采购订货审批表;

转发零星采购订货审批表、订货目录

将零星采购订货审批表、订货目录转发给招标代理机构

接收采购招标结果并反馈相关人员

将批准的采购评议情况反馈计划部、采购部业务人员设备管理中心国产化部

物资供应中心零星开标评标记录

第四十条_中标确定后，公司应当在5个工作日内向招标代理机构签发中标确认函，招标代理机构应在公示结束后2个工作日内向中标人发出中标通知书，同时将中标结果通知其他投标人。

对采购员在EAM内创建的采购单进行认真审核。

EAM资产管理系统

第一百条寄售和供应链协议的履行，采购部要在接到计划部下达的计划三个工作日内，在EAM系统中创建并批准合同。

特殊情况下达的急用寄售和供应链物资采购计划应在四小时内在EAM系统中创建并批准合同。

合同中要明确各种物资的要求到货时间（包括分批到货时间）。

物资供应中心采购部经理要认真、及时审核股份公司采购物资明细表

股份公司集中采购管理目录（2008年）;

系统中审批后打印出的合同文本，需经采购部经理、中心采购分管领导签字后盖章生效

物资供应中心EAM系统采购单;

技术协议

参考比价意见反馈表内容对进口备件计划采购审批表进行认真审核,需要紧急运输的需认真审核紧急运输审批表内容

进口备件紧急运输审批表;

比价意见反馈表;

神东煤炭集团计划采购审批表

第三十条属于进口备件询价采购范围的（指对进口设备原配套厂家的国外采购），必须先询价、后采购。

各采购员对外方的报价必须进行件号核对，价格核查，对存在问题的报价反馈股份公司采购中心进行谈判。

报价明细确认无误后，提出正式采购目录按程序审批。

各采购员对批准的采购目录要及时上报股份公司采购中心签订合同，并跟踪落实。

对采购员创建的采购单的准确性在EAM系统内进行审核。

股份公司物资采购文本合同;

第三十五条采购员要严格根据采购计划及订货结果及时创建采购单，严禁无采购计划创建采购单。

采购单描述要规范，仓库选择必须与计划仓库一致，合同条款要完整的复制到采购单，在客户化字段中进行分类。

向分管领导汇报

将设备采购计划汇总内容及技术标书相关内容向中心分管领导汇报

技术标书;

设备采购计划汇总表

第五十一条_对于分公司采购的小型国产化设备，经设备管理中心提供技术标书，国产化部推荐供应商后，由进口项目部编制招标文件、招标目录，经中心审核、公司审批后，纳入公司集中招标会实施招标。

根据股份公司通知组织谈判

设备管理中心分管技术部副主任负责技术内容谈判，物资供应中心分管采购部副主任负责商务内容谈判，谈判结果汇报中心主任。

评标后并在接到采购中心通知后，应及时通知中标厂家进行谈判，谈判结果要经中心审核、汇报公司分管领导批准后方可通知供应商起草合同并小签。

2天

会议纪要;

物资供应中心投标书;

供应商投标文件

组织索赔谈判

设备管理中心和物供中心共同与外方谈判，设备管理中心运行部索赔管理员负责在谈判中的技术部分，物供中心负责商务内容谈判。

由机电管理部指导工作落实。

索赔备忘录;

索赔申请表

神东煤炭集团机电设备管理制度汇编（神东[2006]319号）

第五条设备管理中心是有偿使用设备的管理单位，其主要职责：

12．负责索赔件的技术谈判工作.第六条物资供应中心负责物资计划、采购、验收、储备、配送及索赔工作。

现场鉴定后,根据鉴定报告,组织索赔谈判,物供、厂家、使用单位参加，技术方面根据需要设备中心参与。

谈判结果提交供应商管理人员，在供应商评价上有所体现。

一周

拒赔报告;

鉴定报告;

第六十九条库存备件的索赔

库存内发现不能正常使用的备件，由进口总库向采购部提报“索赔申请表”，采购部在系统内对索赔件标注“ZZSP”批次码，由进口部组织相关部门与供应商进行索赔谈判。

签订备忘录

通过索赔谈判后与供应商达到一致意见后,物资供应中心采购部根据外方认定的不合格品认定单或索赔认定单，以及与外方谈判的会议纪要，与外方签订索赔备忘录。

要求及时、准确

7天

索赔申请表;

索赔备忘录

第六十五条_进口设备在开箱验收及组装调试过程中发现的数量短缺，规格、质量不符、损坏等问题的，出具《验收备忘录》，对于需要出具数量证书或品质证书的，报检验检疫局办理相关手续。

组织谈判

由中心采购部经理组织使用单位和相关单位与供应商及时进行谈判。

5天

物资供应中心不合格品通知及处置单;

物资供应中心文本合同;

19

填写新供应商资质审查单

日常采购中按照采购业务需要添加新供应商时及时拟订物资采购供应商资质审查单

20

列入合格供应商名录

对经审核通过可以入围的物资供应商列入合格供应商名录，可以参加今后采购活动。

物资采购合格供应商名录;

物资采购供应商入围申请单;

供应商考察报告

第三十九条考察供应商要成立专业考察小组，成员由集团相关部门和单位的人员组成，组长由集团临时确定。

拟中标金额总量在1000万元以上的项目或重要物资和设备的考察，集团纪检监察部须派人参加。

每次考察前考察小组要召开专题会议，根据集团厂商考察办法确定考察对象、办法和任务。

考察结束后，考察组须对所考察厂商进行打分定级，并向集团提交和汇报经考察小组全体成员签字确认的考察报告。

供应商考察报告的评估有效期为三年，由物资供应中心负责保管，并在机电管理部备案。

第二十三条参加资质审查的人员必须根据《供应厂商资质审查表》（见附件八）所设各栏目对照相关供应商提供的相关证件进行认真审核，并如实填写，不准空白或简化，不准他人代写，更不准交由投标人填写。

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审核相关证件

审核供应商各项证件，变更名称是否影响已执行或未执行的采购合同及相关事务，防止因名称变更影响与公司业务往来。

如属于法律事务部规定需要签订<

债权债务转让协议>

范围的,则由采购部经理与提出变更名称申请的供应商签订《债权债务转让协议》提报给公司法律事务部相关人员审核，经审核合格的债权债务转让协议生效后，采购部经理在供应商名称变更审查表上签字，档案管理员存档，供应商管理员调整供应商名录。

同时将该审查表及协议提交财务完成变更。

生产许可证;

营业执照;

供应商名称变更审查表

22

调整供应商名录

对已审核符合要求的供应商变更名称记录

23

录入EAM系统

对确定的合格供应商及时录入EAM系统，只有系统内合格供应商方可以进行系统内有关业务手续办理。

物资采购合格供应商名录

第五十五条供应商评议工作由中心采购部每季度组织一次。

中心各部门要根据各自职责分工，加强对各供应商在资质信誉、供货及时性、产品质量、产品价格、售后服务等各种基础信息的收集、整理和录入工作，并做为供应商评价的主要因素，供中心采购部对供应商进行定期考核和评议。

24

组织跟踪、反馈各类问题

采购部供应商管理员结合系统自动记录的供应商供货过程中发生的不按时到货\退货\拒收等次数及问题明细

日常

25

组织供应商调研

每年定期组织对使用单位进行供应商综合调研，从使用单位了解物资质量、价格、服务等信息

供应商调研报告

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登记供应商合作过程各类信息反馈和调研情况

将各类反馈来的供应商各类信息及时登记在物资采购供应商综合情况记录本，并作为今后供应商评估资料。

物资采购供应商综合情况记录

第五十八条每季度采购部业务员将合同执行情况（未到货合同明细及处罚建议）报供应商管理部门汇总，报分管领导审核，中心批准后对违约供应商进行处罚，供应商管理部门存档备案，做为供应商评议依据。

第五十九条各供应站要按月与使用单位机电管理部门联系，填写、收集《供货质量和售后服务信息反馈表》，并认真