公章管理及文档管理制度文档格式.doc

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在未检查清楚的情况下，公章保管人员盖印，则由保管人承担责任。

严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印。

因特殊原因需要在空白的信笺、介绍信上用印，需经公司分管领导批准。

5.3使用公司章、公司法人章、总经理章、合同专用章一律实行审批登记制，凡不符合用印需要和审批权限的，公章保管人员均有权拒绝盖印。

用印人应填写公章记录本，注明用印单位、事由、用印份数、申请人、使用日期等内容，经公司领导审批后方可用印。

6　公章的停用

6.1有下列情况，印章须停用：

A．机构变动要改变机构名称；

B．上级部门通知改变印章图样；

C．印章使用损坏；

D．印章遗失或被窃，声明作废。

6.2印章停用要及时报送总经理办公室，由总经理办公室将停用印章送制发机关封存或销毁。

7附则

7.1未按本规定的要求使用、保管公章，造成丢失、盗用、仿剐等，依情节轻重，对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究法律责任。

文档管理制度

为逐步实现公文处理的科学化、制度化、规范化，根据公司档案管理的特点，特制定本文档管理制度。

第一章　文书管理

1　文书处理

1.1公文收拆

信封上写明“公司”、“领导同志”、“负责人”收的函件由机要秘书负责收拆，并根据公文的密级、内容、性质、缓急进行处理。

写明领导姓名的亲收件送交本人拆封。

1.2公文签收、登记

上级机关发来的信件要登录。

登录项目包括编号、份数、收文时间及发文机关等。

中央、省级机要文件签收要逐件清点，发现问题及时向发文单位查询。

1.3传递

1.3.1中央、省委及各级党委文件及内参选编等，先由总经办主任阅批，再送书记和其他党委成员阅，根据内容的需要还须送其他公司领导传阅。

1.3.2省府、市府、股东单位文件先由总经办主任阅批，再送有关领导阅知或阅示。

1.3.3以上文件若需本公司贯彻的，领导阅知或阅示后送承办部门阅办。

2批办、承办

2.1凡需要办理和答复的，公司领导或总经办主任都应批示承办部门或承办人；

需几个部门协办的应指明主办部门与协办部门。

2.2机要秘书根据总经办主任或领导批示组织文件的传阅。

需职能部门承办的，承办人接到公文后，一般应在五个工作日内或领导规定期限内办文完毕。

并将承办结果记载于收文签字页内并退回签名的文件；

凡是不需要办理回复公文的，可电话答复，但必须把处理结果记载在收文件上，以备查考；

需要办回复公文的，承办人先行拟稿连同收文一并送主管领导会稿。

涉及多个部门时，由主办部拟稿，有关部门会稿。

3公文起草、审核

对上级机关的请示、报告，对各部室、车间的通知、批复都必须用公司名义。

以公司名义发文的文件须用公司的统一发文稿纸拟稿。

部门拟稿后，交部门负责人审核签字，应由其它有关部门会签的文件在会签后，再由拟稿部门呈公司主管领导签发。

以上公文稿一律使用钢笔、碳素墨水或蓝黑墨水。

凡发现不符合规定的须退回撰稿人，重新抄正。

4文号编制

公司领导已签发的文件原稿根据文件内容分类，由总经办文书按有关格式和要求统一编号。

5公文核发

在公开正式印发前，文书应对公文的审批手续、文件标题、密级、发文字号、发送单位、印刷份数、文种格式等进行复核并加上主题词。

6打印、校对

凡使用公司统一编号、使用南硬红头文件纸的，统一由总经办打印，打印后的文稿由总经办文书负责校对。

第二章　　文档资料管理

1文件材料的收集管理

1.1凡以公司名义缮印发出的公文（含审批的原稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）由总经办统一存档。

1.2公司内部的工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。

会议文件由会议主办部门收集归卷。

1.2.1公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议、颁奖仪式等公务活动的相关人员核报旅费时，必须将会议的主要文件资料、奖状、奖牌、奖杯等向总经办办理归档手续。

总经办签字认可后财务部门才给予核报旅费。

1.2.2本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等报总经办办理归档手续。

总经办签字认可后财务部门才给予报销会议费用。

1.2.3归档范围

以下文件、材料由总经办直接存档：

（1）公司重要的会议材料，包括会议的通知、汇报材料、决议、会议纪要、会议记录等。

（2）上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、批示、指令、条例、规定、计划等文件材料。

党、政、工、团系统下达的文件。

（3）以公司名义的正式发文。

（4）本公司总部下达的各种有关企业管理、生产经营、培训教育、责任考核等方面的重要文件、报告、计划及统计报表等。

（5）信访纪检工作材料

（6）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料

（7）本公司关于职工奖励、处分的文件。

（8）本公司干部、职工人事、劳动、工资、福利方面的文件材料

（9）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

以下文件、材料由各主办部门存档：

（1）与上级业务对口部门及与有关工作单位的往来传真、文件、资料、信函等。

（2）采购、销售合同、协议。

（3）本部门、车间的责任制、规章制度及考核材料。

（4）部门（车间）的工作计划、统计资料、培训资料、会议资料等。

1.2.4文件存档及保管要求　

（1）按文件类别、时间分类分期存档。

（2）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

　　（3）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；

有密级的文电单独立卷。

（4）不同年度的文件一般不得放在一起立卷。

（5）卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。

装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角打印页号。

（6）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。

填写的字迹要工整，卷内目录放在卷首。

（7）有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。

若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。

备考表应置卷尾。

（8）案卷封面应按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

（9）所有档案应有专人、专柜管理，管理人员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密。

（10）应做好档案的防尘、防潮、防霉、防虫、防火和防盗的保护工作。

1.2.5档案的查阅、借阅和复制

（1）公司人员查阅文档经主管部门负责人签字批准，公司外人员须经公司领导签字批准方可查阅。

复制文件一律经公司主管领导批准。

（2）除特殊情况经公司领导批准外，档案原件一律不得带出档案室，借阅其它文件应办理借阅和归还手续，借阅者及档案管理人员均应签署姓名及借阅与归还日期。

（3）查阅、借阅档案应爱护，不得在文件上作任何标记和涂改，不得在阅览桌上摆放茶水、墨水瓶，不得在阅览时吸烟，以免损坏文档。

1.2.6档案的销毁

（1）存档到期的档案的销毁应经过严格鉴定。

确已失去使用价值的档案，经部门领导审核，公司领导批准后方可销毁。

（2）建立销毁档案登记表，对拟销毁的档案进行登记。

（3）销毁档案应有档案管理员及主管部门领导在场，严禁私自销毁档案。

办公大楼管理制度

1办公大楼由总经办统一管理。

管理人员有权对违反本制度的行为作出处理。

2工作人员在办公室要讲究文明，保持安静的工作环境，不得大声喧哗和嬉闹。

3各办公室要经常保持室内干净卫生、桌面整洁。

4严禁乱丢纸屑、瓜皮果壳，严禁乱倒污水、垃圾，违者罚款50元。

5严禁随地吐痰，违者罚款50元一次。

6办公室、会议室、走廊、大厅等处严禁吸烟，违者罚款50元一次。

7严禁在办公室用餐，严禁在办公楼内吃西瓜，违者罚款50元一次。

8办公室内不准使用电炉、电饭煲（杯）等电器，下班时间不得使用空调，（公司安排加班除外）违者罚款50元一次。

9墙上不准钉钉子，不准张贴纸张。

10爱护公共财物，损坏照价赔偿。

11下班之前要关灯、关好门窗，要检查电脑、空调等电器电源是否关闭。

下班后电器未关的，罚款100元/次。

12汽车、摩托车、自行车须按规定地点摆放。

13卫生区分片包干，每天打扫一次。

14外来人员进入办公大楼要出示证件并登记。

15不准带家属及其他非工作人员进入办公楼，违者50元/次。

计算机使用和管理规定

1公司所有微机由总经办统一管理，日常使用管理纳入对各部门负责人的考核范围。

2各部门须指定专人负责管理本部门的微机，非微机所属部门人员要使用其微机时，应征得该部门负责人的同意。

3不得使用外来软件、数据，特别是通过软盘拷贝的软件；

未经许可不得将本部门使用的软盘带到外部门使用。

4任何人不得私自拆卸和连接微机的硬件和各种外部设备，更不得私自调换。

5任何人不得私自安装删除软件，不得擅自修改系统配置。

6正确使用微机，严格按照开机、使用、关机、关闭电源的步骤执行，使用人离开前应退出系统并关机。

7如遇打雷、闪电的下雨天气，各微机使用者一定要注意尽量不要使用微机，上网人员关机后切记拔下电话线。

8不能使用微机从事与本职工作无关事项，更不允许玩游戏、播放VCD和CD。

9部门微机上网费用由财务部核定，超费用部分由部门负责人承担。

10要做好保密工作，上网的微机内不允许保留有关我厂商业机密的文件，不得私自查阅别人的资料、文件，禁止复制别人的文件。

11对上网信息实行严格的保密审查把关。

上网前，应登记上网人、上网内容、上网时间段，以备核查。

上网信息必须经过公司领导审批。

12电脑感染病毒应由专业人员进行病毒检测和清理工作。

13凡发现由于违章作业、保管不当、擅自安装、使用硬件和电气装置等，造成硬件的损坏或丢失的，其损失由当事人如数赔偿。

保密制度

1为保守国家和公司秘密，维护国家和公司的安全利益，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》，结合本公司的实际，特制定本制度。

2各单位负责人为本部门保密工作第一责任人，应依照本制度的要求做好保密和防范工作，加强保密工作的宣传教育，使全体职工增强保密意识，加强保密的法制观念。

3遵守保密制度和纪律，是公司各级领导和职工应尽的职责和任务，做到不该说的不说，不该问的不问，不该看的不看。

4保密事项的具体范围包括：

文件保密、会议保密、通讯和办公自动化的保密、科学技术保密、计算机信息保密及涉外工作和宣传工作的保密。

5文书的保密：

文书包括外部发来的文件（如：

中共中央、国务院、参阅文件等）资料、函电和公司内部的文件、资料、领导讲话稿、工作简报等，其中很多在一定时间内都是保密的。

因此，办公室工作人员在收、发、送文件过程中必须严格遵守文书保密管理的各项规定，严格登记、签收、收藏制度。

领导以及各部门收件人要对所签收的文件保密负责。

6会议的保密：

较重要会议期间印发的秘密文件、材料、领导讲话、日常工作会议如党委会、董事会、总经理办公会的会议记录等。

其中很内容在一定时间内都需要保密，因此，凡参会人员要严格遵守保密规定，保守会议秘密。

7通讯和办公自动化的保密

7.1不能用普通电话、微波电话、明码电报、电传机、传真机等传递国家和公司秘密事项。

坚持密电密复，不用明电回复密电。

如因特殊需要须报请主管领导批准。

7.2不能用复印机、计算机复印、录入绝密、机密文件，如因特殊需要，须填写审批单报请主管领导签字批准。

8科学技术对外必须坚持确保秘密的原则。

公司职工不得将本公司技术资料和图纸、科技成果等文件资料对外发表或提供他人使用。

9计算机系统与网络的保密是保密工作中的重点之一。

各单位的保密管理由负责人直接负责。

9.1严禁涉及我厂机密的信息上网，对上网信息实行严格的保密审查把关。

上网前，应登记上网人、上网内容、上网时间段，以备核查，上网信息必须经过公司领导审批。

9.2接入国际互联网的计算机要专机专用，不得再用该计算机处理涉密材料和储存秘密级以上文件。

10公司职工退休或离职前，应主动交出有关国家和公司的涉密文件、资料、图纸等，不得自行携带走；

部门负责有有权索回、追回有关涉密文件、资料和图纸，否则，可通知人力资源部不给其办理有关手续。

11公开的宣传、报道、展览等工作不能涉及国家和公司秘密事项。

单位和个人在接受采访时，不应涉及、泄露秘密事项。

12保密工作中的泄密查处工作。

凡违反以上有关规定而造成的泄密事件，对泄密责任者和有关负责人依照国家法律或党纪政经作出适当处理。

总经理办公会制度

公司总经理办公会议（简称办公会）是公司经营领导班子研究、审议人事、财务、业务经营、技术改造和管理等重大事项的最高机构。

为规范公司总经理办公会议制度和提高工作效率，特制定本制度。

1总经理办公会需经总经理批准并主持召开，由公司总经理办公室（简称总经办）负责召集。

如总经理外出，经总经理授权，由主持工作的公司领导主持召开。

2根据会议内容，办公会议分为办公会例会（简称例会）和专题办公会（简称专题会）两种类型。

办公例会主要对一周公司生产、经营状况进行研究、了解，必要时听取相关车间、部门工作汇报及研究其他需解决的问题。

专题会一般分为人事专题会、经营专题会和财务专题会。

在特殊情况下，经总经理批准，也可召开其他事项的专题会。

3一般情况下，办公会议（例会）每周召开一次，时间为星期二上午9:

00至12:

00。

在特殊情况下，经总经理批准，也可临时召开办公会议。

4公司各副总经理可就分管部门的某一专题向总经理提出召开专题办公会的建议。

5公司召开办公会，需准备的会议文件、资料由总经办负责。

需专题研究的书面材料应提前一天发至与会人员。

6办公会出席人员为全体公司领导包括总经理、副总经理和总经理助理。

总经办主任为办公会列席人员，根据需要，总经办通知议题涉及单位负责人列席参加本议题例会，接受质询并汇报情况。

7全体与会人员须严格遵守会议纪律，按时出席会议,认真思考议题，提出意见，发言要做到明确、简要。

因故不能出席或列席会议，须在会前向总经理或授权主持会议的公司领导请假或报告。

8办公会由总经办主任作记录；

总经办主任因故缺席，可由总经理临时指定总经办的秘书作记录。

每次会议均应记录会议议题、与会人员、时间、地点、会议发言及会议决议。

记录要求有专门的会议记录本，内容完整，字迹清楚。

参加专题总经理办公会的主办部门负责人也应对研究的专题单独做详细记录。

9办公会议对公司重大事项形成决定的，根据总经理指示，形成办公会议纪要。

会议纪要由总经办统一负责起草并统一编号管理。

经呈总经理审批签字后，由总经办呈公司领导传阅或根据需要在指定范围内印发。

专题办公会纪要在呈总经理签发前，总经办应先送主管副总经理审核。

10办公会议材料、记录和纪要应专门保管，分项归档保存。

会议材料可保存复印件，会议记录要保存原件，会议纪要须保存正本。

由总经办秘书负责编号和定期归档，一般在两年后或保密期过后移交公司档案室保存。

11全体与会人员有义务按照有关要求保守会议机密，不泄露会议决定的内容，并妥善处理和保管会议材料。

12本制度自二○○三年七月一日起执行。

打字、复印制度

第一章打字管理制度

1凡以公司名义上报下发的文件、报表、工作计划、总结、请示、报告、简报、纪要、通知、通报、通告、信函、规章制度、宣传教育材料、任免决定、表彰或处理决定，以及公司领导批准的文件、材料均属打字范围。

2由归口部门负责拟订、编写的带有全局性指导意义的全公司性的月（年、季）生产、工作计划和一个时期全公司性的工作安排以及需要专题会议的纪要等，也应该安排打印。

3不需上报的各部门的工作计划、临时性工作安排、非全公司性活动讲课提纲、非上报的一般表格、一般技术资料和便函都不属于打印范围。

4凡需打印的文件、资料应将其底稿首页附上“发文单”，经部门负责人审查同意，主管公司领导签发并经总经办统一编号，方能交付打印。

5文件、资料打印前应认真核对签发手续是否完备，如果发文手续不全，书写不符合要求的文件，打印员有权拒绝打印。

6打字员要严格遵守保密制度，不得将打、印内容向外泄露，与工作无关人员不得进入打、印室。

文稿打完后，打字员要把原稿和打字清样要给总经办或拟稿人校对，校对者校完后必须签字，以示负责。

7凡是以公司名义上报下发的文件材料分别由总经办或拟稿人负责校对，由总经办打、印室负责油印、装订，由总经办机要员上报下发；

以部门名义下发的各类材料，由归口部门负责校对、油印、发送。

第二章复印管理制度

1复印范围

1.1以公司名义发文打印需要复印的文件；

1.2各车间、部门考核通报、设备检查、库存台账；

1.3有关报表与表格；

1.4需要保存的传真件及档案资料；

1.5公司需要个人提供的有关资料，包括奖励、户口、个人身份证、毕业证、职称、聘书等证件。

2复印控制

2.1文件、资料的复印须认真填写复印单，经总经办审核批准后方可复印。

2.2机密文件或资料需经公司主管领导批准，方可复印，复印后需盖上“不许复印”印章，按编号登记并发放。

2.3ISO9000受控文件，必须根据受控文件管理规定发放，复印后璔上受控章。

2.4外单位及私人资料原则上不许复印。

确属急用可以复印，视情况收费。

收费标准为A3纸张每张2元，A4纸张每张1元。

2.5书籍、杂志装订本不许复印。

2.6以上规定的文件、资料在复印时，能双面复印的尽量双面复印，要严格按照复印单上的张数复印。

小车管理制度

1车辆管理办法

1.1公司小车总经办统一管理和调度，主要保证公司领导工作用车及对外重要业务接送客人使用。

1.2公司所属部门工作人员（出差、办公事，应乘坐厂交通车和市公交车，原则上不能派用公司小车。

1.3特殊、紧急情况需用小车，须经公司领导批准。

1.4派用小车需由总经办签开派车单。

未经总经办同意，小车司机不得私自出车。

1.5违反交通规则罚款，如属人为过失其罚款由当事人负担，如其原因可归属于公司对其罚款由公司负担。

2小车司机管理规定

2.1公司司机必须遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通安全管理的规章制度，安全驾车，并应遵守本公司其他机关的规章制度。

2.2司机应爱惜公司车辆，平时要注意车辆的保养，经常检查车辆的主要机件。

每月至少用半天时间对自己所开车辆进行检修，确保车辆正常行驶。

2.3司机应每天抽适当时间擦洗自己所开车辆，以保持车辆的清洁（包括车内、车外和行擎的清洁）

2.4出车前，要例行检查车辆的水、电、油及其他性能是否正常，发现不正常时，要立即加补或调整。

2.5司机发现所驾车辆有故障时要立即检修。

不会检修的，应立即报告管理人员，并提出具体的维修意见（包括维修项目和大致需要的经费等）。

未经批准，不许私自将车辆送去维修。

2.6出车在外或出车归来停放车辆，一定要注意选取停放地点和位置，不能在不准停车的路段或危险地段停车。

司机离车时，要锁好保险锁，防止车辆被盗。

2.7司机对自己所开车辆的各种证件的有效件应经常检查，出车时一定保证证件齐全。

2.8晚间司机要注意休息，不准疲劳开车，不准酒后驾车。

2.9司机因故意违章或证件不全被罚款的，费用不予报销。

违章造成后果由当事人负责。

2.10司机对乘车人要热情、礼貌，说话应文明。

行车过程中应集中精力不得和乘车人闲谈。

2.11上班时间内司机未被派出车的，应随时在办公室等候出车。

不准随便脱岗到其他办公室。

有要事确需离开时，要告知管理人员去向和所需时间，经批准后方可离开；

出车外出回来，应立即到管理人员处报到。

2.12司机对管理人员的工作安排，应无条件服从，不准借故拖延或拒不出车。

对工作安排有意见的，事后再向总经办主任反映。

2.13司机出车不能按时返回的，应及时设法通知管理人员并说明原因。

2.14不论什么时间，司机应确保管理人员能与其保持联系。

2.15下班后，应将车辆停放在规定的地点保管，不准私自用车。

2.16司机未经公司领导批准，不得将自己保管的车辆随便交给他人驾驶或练习驾驶；

严禁将车辆交给无证人员驾驶。

任何人不得利用公司车辆学开车。

2.17司机全年安全行车，未出交通事故的，给予奖励300元。

2.18总经办每月对司机进行考核，并以此作为发放工资的依据。

办公用品采购制度

全公司办公用品的采购工作由总经办统一管理。

1采购范围

1.1办公设备：

计算机及相关设备、通讯设备、教学仪器设备、空调、复印机等。

1.2办公文具用品：

除办公设备以外的其他办公用品。

2采购程序

2.1办公用品的采购，由车间和职能部门根据实际情况，提出申领计划，报公司主管领导审批并交财务部审核费用后，由总经办组织采购。

任何单位不得自行采购。

2.2办公设备的采购由总经办、财务、审计及相关的专业人员组成询价采购小组，采用询价方式采购。

询价采购小组要综合比较供应商或服务单位的资信，经济实力等条件，以及采购货物和服务的品牌、质量、价格及售后服务等经济指标，确定采购计划，经公司审批后，由总经办执行采购。

2.3办公文具用品的采购，由总经办根据所购货物的品牌、质量、价格及售后服务等经济指标，与供应商签订采购协议或合同，实行定点采购。

3费用管理

办公用品的费用由领用单位摊销，不得突破财务核