WORD应用技巧.docx

WORD应用技巧.docx

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WORD应用技巧

1、即时取消Word的后台打印：

当我们刚刚编辑完一篇文档按了打印命令后，后来又不想打印当前的文档了，那么怎样才能即时取消后台打印任务呢？

一般来说，大家在发出打印任务后，程序会自动将打印任务设置为后台打印，同时在状态栏上出现打印机图标，打印机图标旁边的数字显示的是正在打印的页的页码。

要想即时取消后台打印任务的话，大家只要用鼠标双击打印机图标就可以了。

2、Word2003让文字随文本框大小变化：

当我们在用Word进行文档编辑时，经常需要用文本框来实现一些特殊的应用，比如在文本框中输入文字来达到特殊效果，但有个问题是，当我们在文本框中输入文字并调整了文本框的大小后文字并不会跟着变化。

其实我们可让文本框里的文字大小随文本框大小“同步”变化；单击选中该文本框，然后选择“剪切”，再执行菜单“[编辑]—[选择性粘贴]”，在粘贴形式中选择“图片（增强型图元文件）”，现在再拖动文本框看看，是不是可以随意改变文字大小了。

3、Word2003/2007快速切换英文大小写：

在Word中输入英文句子时，一般每个单词的第一个字母都是大写，通常的输入方法就是输入第一个字母时就要进行一次大小写切换。

这样很麻烦。

不妨全部输入小写字符，然后选中所有单词，按一次组合键“Shift+F3”试试，是不是每个单词的第一个字母都变成了大写？

再按一次试试，所有的字母都变成了大写！

再按一次，又变了小写。

原来，组合键Shift+F3是个英文大小写切换键，充分利用这个组合键，以后输入英文就方便多了。

4、Word2003/2007Word表格中“Shift+Alt+方向键”调整行序：

Word表格编辑时可以使用一些快捷键提高效率，比如“Shift+Alt+方向键”组合，非常有用，用“Shift+Alt+上（或下）方向键”能够调整文档中段落的顺序，也可以调整Word表格中的行序。

方法是：

将插入点置于要调整行的任意一个单元格内（或行尾段落标记前），按下“Shift+Alt”键，然后按上下方向键，按“向上箭头”键可使该行在表格内向上移动，按“向下箭头”键可使该行向下移动。

5、Word2003剔除试卷中的选择题答案：

如果想在Word2003中去掉选择题后括号内已有的答案，可按下面的步骤操作：

按“Ctrl+H”组合键打开“替换”对话框，在“查找内容”框中输入“（^$）”，在“替换为”框中输入“（）”（括号中间有空格），单击“全部替换”按钮即可。

但“$”只能表示一个任意的字母，即以上操作只能剔除单选题中的答案，若为多项选择题，可在查找时依次加入多个“$”来进行查找并替换。

6、Word中英文字体“区分对待”：

在一篇中英文混排的Word文档中，经常需要将文档中的字体格式统一为诸如“中文为楷体四号字，英文为ArialUnicodeMS体”之类的具体形式，该怎样快速而准确地完成该任务呢？

好办，以下我们以Word2003为例说明具体操作过程：

1）打开所需要的Word文档，然后在“编辑”菜单中，单击“全选”命令以选中整篇文档；2）在“格式”菜单中，单击“字体”命令；3）单击“字体”选项卡，然后在“中文字体”框中选择“楷体”；在“字号”框中选择“四号”；在“西文字体”框中选择“ArialUnicodeMS”；单击“确定”按钮。

现在，文档中所有英文被设置为ArialUnicodeMS体，而所有中文被设置为楷体，但中英文的字号皆被设置为四号字。

7、去除来自“记事本”的自动换动符：

很多人习惯打草稿用“记事本”，然后复制到Word中进行排版编辑。

但大家多将“记事本”程序设置为自动换行，而将其中的文本拷贝到Word中会出现一种奇怪的换行符号，利用Word的“查找和替换”中的“[特殊格式]—[标记]（即^P）”来查找替换这些换行符往往无效。

这里你可以尝试在“查找和替换”中将“查找内容”设置为“^13”（不含双引号），“替换为”项中不输入任何内容，然后全部替换即可去除来自“记事本”的自动换行符。

8、如何删除WORD文档所有空格空行：

1）去多余空行――在“编辑”菜单中选择“替换”，在弹出对话框的“查找内容”中输入^p^p，在“替换为”中输入^p（这里^和p都必须在英文状态下输入），然后单击“全部替换”即可（可以多次单击“全部替换”，直到出现“word已完成对文档的搜索并已完成0处替换”）；2）去多余空格――在“编辑”菜单中选择“替换”，在弹出对话框的“查找内容”中输入一个空格，在“替换为”中什么也不输入，然后单击“全部替换”即可（可以多次单击“全部替换”，直到出现“word已完成对文档的搜索并已完成0处替换”）。

9、一键选中超链接文本：

在Word文档中如果要想选中带有超链接的文本，通常我们使用鼠标拖动的方法，但这种方法选中的效率很低，有没有更高效的方法呢？

答案是肯定的。

其实只须将插入点定位到超链接文本的前面，然后再按下键盘上的Delete键就可以实现一键选定了。

10、快速撤销自动画布：

当在Word2007中绘制图形或插入“文本框”时，在编辑区域总会自动弹出一个“在此处创建图形”的绘图画布，如何撤销该画布呢？

方法一：

当出现画布时，在画布范围之外的区域绘制图形，画布便自动消失；方法二：

当出现画布时，按“Ctrl+Z”组合键，画布自动撤销；方法三：

单击“[MicrosoftOffice按钮]—[Word选项]—[高级]”，在“编辑选项”中，不选择“插入‘自选图形’时自动创建绘图画布”项，“确定”后完成设置。

11、生僻字录入并不难：

1）利用Word中的插入符号法：

比如我们要输入“朐”，先打开Word，输入“月”字并选中它，依次单击“插入—符号”，在弹出的窗口中把“字体”定为“普通文本”，“子集”定为“CJK统一汉字”，就可以看到许多有“月”部首的汉字（如图1），从中可以找到“朐”字，双击这个汉字就可输入；2）用“微软拼音”输入法中的手写板来输入：

切换到微软拼音输入法，单击“选项”（即右下脚倒三角按钮），勾选“输入板”，那么在输入法状态中便会多出一个“开启/关闭输入板”切换按钮，单击该按钮，弹出“手写识别”窗口，这样我们就可以将鼠标当成笔在左侧窗口中书写生僻汉字了，双击中间窗口得到的汉字“朐”即可输入。

12、Word2007快速分割表格：

可以把光标定位到需要分离的表格内容的最后一行，然后按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键，这样整个表格就会被一分为二，并且两个表格中间会自动加入一个空行，可以输入其它内容。

13、Word提示mso.dll无效：

可能是你的Word软件由于某种原因出现故障，比如被病毒破坏了。

如果你的Word还能打开，可以点工具栏的“[帮助]—[检测并修复]”来修复Word。

如果不能，你可以在[控制面板]—[添加/卸载程序]中，找到Office，更改，选择修复，要提前准备好Office的安装光盘或者文件夹，如果是光盘要确保光盘完好，如果修复不了就卸载Office，然后重新安装。

14、Word2007手动找回自动保存文件：

如果突然遇到停电等突发事件在Word2007怎么也找不到关机前自动保存的文件，可以在“C：

\documentsandsettings\\ApplicationData\Microsoft\Word”文件夹找找自动保存文件。

平时在写文档的时候最好把自动保存时间设置为1分钟，这样可以减少很多麻烦。

15、Word2003/2007快速制作填空题下划线：

先在填空题空白处输入试题中不含的特殊字符（如～、&）等，然后按Ctrl+H组合键打开“替换”对话框，在“查找内容”栏输入刚才的特殊字符，在“替换为”栏中输入几个空格，并打开“高级”选项，在“格式/字体”对话框里将“下划线线型”选择为“单实线”，然后点击“全部替换”按钮，即可将特殊字符替换为带下划线的空格，快速制作出填空题的填空部分。

16、更改Word2007默认保存格式：

Word2007默认保存格式为docx，低版本的Word要想识别必须安装兼容补丁，单击“[MicrosoftOffice按钮]—[Word选项]—[保存]”，在“保存文档”中，从“将文件保存为此格式”的下拉菜单中选择“Word97-2003文档（*.doc）”，单击“确定”后退出，以后所有新建文档默认保存格式便为doc。

此法同样适用于MicrosoftOffice2007的其他组件。

17、也谈Word中纵向选定文本：

将光标放在需要选定的纵向文字块的左上方，然后用左手按住Alt键不放，用右手将鼠标向纵向块文字的右下方拖动，即可纵向选定文字。

18、Word2007巧用快捷键插入公式：

在使用Word2007编辑文档时，通常大家都是切换到“插入”选项卡，然后单击“符号”组的“公式”按钮，再进行公式编辑。

其实，无论当前为何选项卡，要在文档中插入公式时，只需要按下“Alt+=”键即可进行公式编辑。

19、Word2007表格倒着建：

通常大家都是先创建好表格，然后再输入内容。

但是，有时创建表格事先没有规划好，所以出现输入内容时才发现行或列不够用了或者太多了的情况。

其实，你可以改变一下顺序，即先输入表格内容，只是在输入内容时，请以空格识别“列”，以回车键识别“行”。

然后，选中输入的表格内容，再单击“插入”选项卡，单击“表格”组中的“表格”下的三角箭头，单击“插入表格”，则一个表格就形成了。

20、Word中微调图片位置：

在Word文件中插入图片（文本框）后，有时候要求对它进行细微的位置调整，只需把图片设置为四周型（紧密型），按住Ctrl键同时按方向键，即可对图片进行上下左右微调。

也可以按下“Alt+鼠标左键”进行微调。

21、在Word表格的最后添加一行：

在表格最后添加一行，只需将光标移到表格的最后一个单元格中，按“Tab”键即可快速插入一行。

22、快速预览Word文档：

我们知道在查看图片文件时，可以选择缩略图模式，这样所有图片都可以以缩略图的形式显示出来，使用非常方便。

在浏览Word文档的时候，如果也能够预览其中的内容就好了，特别是在大量文档中查看某篇文章的情况下。

其实，方法还是有的，启动Word软件后，单击执行“[文件]—[打开]”命令，在弹出的对话框中定位到目标文件夹，然后选定其中的某个文件，再单击“视图”按钮右侧的倒三角形按钮，在弹出的菜单中选择“预览”选项，在下面的窗口中就会显示文章的内容。

23、Ctrl键配合鼠标翻页键的妙用：

在Word2003/2007文档中，按住Ctrl键，同时滚动鼠标的翻页键（又叫鼠标中键），可以放大或缩小文本，页面想多大就多大，也可以多页打印预览，在屏幕上显示多页。

当页面比较小时会在屏幕上显示多页，如果是一本书可清晰地看到文档的脉络和结构。

比如，标题及级别关系，章节，错别字。

如果出错，把光标定位在出错处可立即修改，不用点来点去，省去不少时间，也可进行文字和图形的插入，非常方便。

24、Word表格巧调列宽：

在编辑Word表格时，大家通常都是拖动表格线来调整列宽。

其实，如果在拖动表格线时，配合使用不同的按键，可以达到不同的目的。

按住Ctrl键的同时拖动，表格线左边的列宽改变，增加或减少的列宽由其右方的列共同分享或分担，整个表格的宽度不变；按住Suift键的同时拖动，只改变表格线左方的列宽，其右方的列宽不变，整个表格的宽度将有变动；按住Alt键的同时拖动，标尺上会显示出各列的宽度，其拖动结果与普通拖动方法相同。

25、“锁定”Word2007每次打开的默认字体大小：

用Word2007来进行文档编辑，但是每次打开后字体默认大小都是五号，每次都还得手动去切换一下，变为常用的四号字大小，要是能打开文档后默认的字体大小为四号就方便了，其实在文档编辑区域空白处右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“字体”打开字体设置窗口，设置好字体和字号大小为“四号”，然后点击左下角“默认”按钮，在弹出一个新对话框中单击“是”后退出。

好了，以后打开新文档就是按照你设置的字体和字号啦，不用再去手动切换一次。

26、在打开文档前预览文档：

1）单击“Office按钮”，然后选择“打开”命令，弹出“打开”对话框；2）选中需要预览的文档，然后单击对话框右上角的“视图”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“预览”命令。

选择“预览”命令后，在“打开”对话框的右侧就会显示出该文档的内容。

27、更改显示“最近使用的文档”的个数：

为了防止泄露用户最近对文档的编辑和使用情况，在“工具”—“选项”—“常规”—“列出最近使用的文档”的数量设置为0。

28、以兼容模式保存文档：

1）打开“Word选项”对话框，单击左侧窗格中的“保存”项；2）在右侧窗格中的“保存文档”栏中，单击“将文件保存为此格式”下拉列表，选择“Word97-2003文档（*.doc）”选项；3）单击“确定”按钮。

29、关闭拼写和语法的查错功能：

打开“工具”—“拼写和语法”，撤选“键入时检查拼写”和“键入时标记语法错误”复选框。

30、让旧版本的Office兼容2007：

到微软网站下载MicrosoftOffice兼容包。

下载地址：

http:

//www.M

31、允许英文在单词中间换行：

编辑文档过程中遇到要输入一段英文字母，特别是在粘贴英文文件路径时，当前行不能显示完全时会自动另起一行，而当前行中的文字的间距就会被拉得很开，影响文档的美观，一个处理技巧是：

1）选定需要设置的段落后右键单击，在弹出的快捷菜单中选择“段落”命令，打开“段落”对话框；2）切换到“中文版式”选项卡，将“换行”栏中的“允许西文在单词中间换行”复选框选中；3）单击“确定”按钮。

设置后，西文就会自动在单词中间断开，以对齐段末。

32、让弯引号变成直引号：

在“格式”—“自动套用格式”—“选项”—“键入时自动套用格式”中撤选或选取“直引号替换为弯引号”复选框。

33、快速转换上下标：

选择需要设置为上、下标的文本，分别按“Ctrl+Shift++”、“Ctrl++”组合键。

34、取消中文与西文、数字之间的间隔：

默认情况下，中文与西文、数字之间会有一小段空白间隔，如果想取消这一小段空格，可以在“段落”对话框进行设置：

1）打开“段落”对话框；2）切换到“中文版式”选项卡，然后在“字符间距”栏中撤选“自动调整中文与西文的间距”复选框和“自动调整中文与数字的间距”复选框的选中；3）单击“确定”按钮。

35、快速选定所有格式相同的文本：

1）选中一段内容或将光标定位到该段中间；2）按“Shift+F1”组合键，打开“显示格式”窗格；3）在“所选文字”栏中单击“标例文字”下拉列表，在弹出的菜单中选择“选定所有格式类似的文本”命令，即可选中所有格式类似文本。

36、自动断字：

用断字功能可以避免在两端对齐的文本中出现大片空白，也可以在窄行文本中保持相同的行宽。

可以设置自动或人工断字：

1）切换到“页面设置”选项卡，在“页面设置”工具组单击“断字”按钮下拉菜单，选择“断字选项”命令，打开“断字”对话框；2）选中“自动断字”复选框；3）在“断字区”框中，输入一行中最后一个单词的右页边距，要减少连字符的数量，应放宽断字区；要减小右边参差不齐的现象，应缩小断字区；4）在“在连续断字次数限为”框中，输入可连续断字的行数；5）单击“确定”按钮关闭对话框。

37、快速隐藏或显示页面空白：

在Word中，每一页的页面上端都有一条空白，占据了页面上宝贵的空间，影响显示效果。

要隐藏页面的这个空白，可将鼠标移至任一页面顶端空白处，当鼠标显示为上、下相对箭头时（此时有“双击可隐藏空白”提示显示出来），双击鼠标左键即可。

要显示页间空白，重复上述步骤（鼠标显示为上下相反箭头时双击）。

38、添加斜线表头：

1）将光标定位到需要绘制斜线表头的单元格（一般表格左上角的单元格），点选“表格”的“绘制斜线表头”，在“表头样式”中选择相应的格式，如：

“样式三”，在“字体大小”下拉列表框中设置表头内的字体大小；在“行标题一”、“行标题二”、“列标题”三个文本框中输入相应的项目内容；4）单击“确定”按钮即可插入设置的斜线表头。

39、快速上下移动表格的行：

选中或将光标定位到需要移动的行；2）按Shift+Alt+“上箭头”组合键将该行上移。

40、快速让列的宽度a适应内容：

有些情况下，单元格中文字内容比较多，以至于挤满了整个单元格或是排列不整齐，此时采用如下方法快速调整：

1）将鼠标移动到需要调整的单元格的所在列的边线上；2）当鼠标光标变成“背箭头”状，双击鼠标左键即可将列的宽度调整为适合单元格内容的宽度。

41、让单元格大小随内容增减变化：

1）选中需要设置的表格；2）右击选中的表格，在弹出的快捷菜单中选择“表格属性”命令，打开“表格属性”对话框；3）切换到“表格”选项卡，单击右下角的“选项”栏中选中“自动重调尺寸以适应内容”复选框；4）单击“确定”按钮回到“表格属性”对话框，查看所有选项卡下的内容，撤选所有“指定高度”和“指定宽度”复选框；5）单击“确定”按钮。

42过“公式”对话框对表格行求和：

将光标定位到欲进行求和的行或列的最后一个单元格，点击“表格”——“公式”，在公式框中输入“=SUM（LEFT）”，可以对光标所在单元格所在的行的左侧所有单元格求和。

同理，输入“=SUM（RIGHT）”、“=SUM（ABOVE）”、“=SUM（BELOW）”，可以得到右边、上边和下边的所有单元格中数据的和。

43特殊角度旋转图形：

1）选中欲旋转的自选图形；2）将光标移动到图形周围控点中绿色的角度控点上，当光标变成“旋转”状时按下鼠标左键；3）按住鼠标左键拖曳即可以按15°、30°、45°等角度旋转图形。

word使用技巧[2]

1．快速定位到上次编辑位置

用WPS编辑文件时有一个特点，就是当你下次打开一WPS文件时，光标会自动定位到你上一次存盘时的位置。

不过，Word却没有直接提供这个功能，但是，当我们在打开Word文件后，如果按下Shift+F5键您就会发现光标已经快速定位到你上一次编辑的位置了。

小提示：

其实Shift+F5的作用是定位到Word最后三次编辑的位置，即Word会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置，可以重复按下Shift+F5键，并在三次编辑位置之间循环，当然按一下Shift+F5就会定位到上一次编辑时的位置了。

2．快速插入当前日期或时间  有时写完一篇文章，觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间，一般人是通过选择菜单来实现的。

其实我们可以按Alt+Shift+D键来插入系统日期，而按下Alt+Shift+T组合键则插入系统当前时间，很快！

3．快速多次使用格式刷

Word中提供了快速多次复制格式的方法：

双击格式刷，你可以将选定格式复制到多个位置，再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。

4．快速打印多页表格标题

选中表格的主题行，选择“表格”菜单下的“标题行重复”复选框，当你预览或打印文件时，你就会发现每一页的表格都有标题了，当然使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。

5．快速将文本提升为标题

首先将光标定位至待提升为标题的文本，当按Alt+Shift+←键，可把文本提升为标题，且样式为标题1，再连续按Alt+Shift+→键，可将标题1降低为标题2、标题3……标题9。

6．快速改变文本字号

Word 的字号下拉菜单中，中文字号为八号到初号，英文字号为5磅到72磅，这对于一般的办公人员来说，当然已经绰绰有余了。

但在一些特殊情况下，比如打印海报或机关宣传墙报时常常要用到更大的字体，操作起来就有些麻烦了。

其实，我们完全也可以快速改变文本的字号：

先在Word中选中相关汉字，然后用鼠标单击一下工具栏上的字号下拉列表框，直接键入数值，即可快速改变您的字体大小。

而且这个技巧在Excel和WPS 2000/Office中同样适用。

其它快速改变字号的方法

（1）选中文字后，按下Ctrl+Shift+>键，以10磅为一级快速增大所选定文字字号，而按下Ctrl+Shift+<键，则以10磅为一级快速减少所选定文字字号；

（2）选中文字后，按Ctrl+]键逐磅增大所选文字，按Ctrl+[键逐磅缩小所选文字。

7．快速设置上下标注

首先选中需要做上标文字，然后按下组合键Ctrl+Shift+=就可将文字设为上标，再按一次又恢复到原始状态；按Ctrl+=可以将文字设为下标，再按一次也恢复到原始状态。

小提示：

详见本刊前期《Word XP中神奇的Ctrl键》一文，掌握一些快捷按键对快速、高效操作Word很有借鉴意义。

8．快速取消自动编号

虽然Word中的自动编号功能较强大，但是据笔者试用，发现自动编号命令常常出现错乱现象。

其实，我们可以通过下面的方法来快速取消自动编号。

（1）当Word为其自动加上编号时，您只要按下Ctrl+Z键反悔操作，此时自动编号会消失，而且再次键入数字时，该功能就会被禁止了；

（2）选择“工具”→“自动更正选项”命令，在打开的“自动更正”对话框中，单击“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列表”复选框（如图1），最后单击“确定”按钮完成即可；

9．快速选择字体

为了达到快速选择字体的目的，我们可以将常用字体以按钮形式放置在工具栏上。

首先右击Word工具栏，选择“自定义“命令，打开“自定义”对话框，在“自定义”对话框中选择“命令”选项卡，并移动光标条到类别栏中的“字体”项，看到平时经常使用的字体，把它拖到工具栏成为按钮，以后要快速选择字体，只要先选中文本，再按下工具栏上字体按钮即可，省去了从字体下拉列表框中众多字体中选择的麻烦。

10．快速去除Word页眉下横线

快速去除Word页眉下的那条横线可以用下面的四种方法：

一是可以将横线颜色设置成“白色”；二是在进入页眉和页脚时，设置表格和边框为“无”；第三种方法是进入页眉编辑，然后选中段落标记并删除它；最后一种方法是将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”就行了。

Word中的快捷键

最近在写论文，为了方便总结了一下 “ WORD常用快捷键”，发现效率提高不少哦。

WORD 常 用 快 捷 键    （Ctrl+23字母（按字母顺序少W,T,Y）的快捷键）

Ctrl+A 全选    Ctrl+B 加粗   Ctrl+C 复制   Ctrl+D  格式字体 Ctrl+E 居中   Ctrl+F 查找 Ctrl+G 定位  Ctrl+H 替换Ctrl+ I 字体倾斜  Ctrl+ J 放大Ctrl+K 插入超级链接   Ctrl+ L 缩小 Ctrl+N 新建文档       Ctrl+O 打开    Ctrl+P 打印 Ctrl+Q 左对齐Ctrl+R 右对齐 Ctrl+S 保存 Ctrl+U 下划线 Ctrl+V 粘贴Ctrl+W 退出 Ctrl+X 剪切 Ctrl+Z 撤销 Ctrl+Shift+= “上标”效果   Ctrl+= “下标”效果     Ctrl+Shift+> 放大字体 Ctrl+Shift+< 缩小字体 Ctrl+Alt+L 带括号的编号 Ctrl+Alt+Del 关机   Alt+Ctrl+I 打印预览  Alt+Ctrl+O 大纲视图 Alt+Ctrl+P 普通视图  Alt+Ctrl+M 插入批注

WORD中输入三个等号然后回车，出来的是双横线

Ctrl+Shift+Enter Word页面快速一分为二

WORD中的流程图移动自如的小窍门

相信写过标书和学术论文的虫虫都曾遇到过这样一个问题：

在WORD中画流程图，不仅麻烦，而且排版时很难调整。

在长期的实践中我自己找到了一个小窍门，可以解决这一问题，现拿出来和大