合同分类编号规则.docx

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合同分类编号规则

第一章总则

第一条为加强合同的标准化管理，规范公司合同存档，明确在合同存档环节中相关部门的职责以及工作流程，特制定规范合同编号的指导性和标准型文件，便于目标成本的落实和控制。

第二条本规则除特别指明外，适用于以本公司为签约主体签订的涉及公司经营的所有合同。

第二章职责

第三条行政部负责本规定的制定、修改、实施、指导和监督。

公司各职能部门合同、档案管理人员负责本规则的具体实施。

第三章原则和方法

第四条合同分类编号规则应遵循下列原则：

1、适应公司主营业务的合同管理需要；

2、与公司管理、项目管理、成本管理向匹配的分类方法；

3、公司所有合同都应按照统一标准进行分类并连续编号。

第五条合同分类编号方法：

（一）合同编号规则

1、合同编号由6个字母、10个数字、3个短连接线组成；

2、编号形式：

×××××-※-********-□□，其中符合所代表的含义如下图所示：

合同编号规则示意图

实用“-”进行连接各级编码

×××××-※-********-□□

一级编码：

公司拼音缩写

二级编码：

该合同的性质

四级编码：

该类型合同当天签订的分数

三级编码：

该合同签订的日期，年月日表示

（二） 合同编号具体编写规则

1、一级编码：

公司拼音缩写，如下表1所示：

公司名称

缩写

***

***

表1

2、二级编码：

表示该合同的性质，用合同性质英文字母的首字母大写，具体如下表2所示：

合同性质

首字母

销售（sell）

S

采购（buy）

B

授权（authority）

A

合作（collaborate）

C

保密（Non-Disclosure）

N

表2

备注：

表格中未列明的一些合同性质，后期有需要增加的时候，再确定首字母。

3、三级编码：

表示该合同签订的日期，由年、月、日表示，以体现在合同封面或签订的日期为准，都实用阿拉伯数字，表示法分别如下：

（1）年表示法：

用4位阿拉伯数字表示。

例如：

2012年签订的，表示为：

2012；

（2）月表示法：

用2位阿拉伯数字表示，不足10的月份前面补0。

例如：

10月份签订的，表示为：

10；

例如：

7月份签订的，表示为：

07；

（3）日表示法：

用2位阿拉伯数字表示，不足10的月份前面补0。

例如：

12号签订的，表示为：

12；

例如：

5月份签订的，表示为：

05；

整合起来，若合同封面的签订时间是2012年7月27号，则三级编码表示为：

20120727。

（三）补充协议编码规则的处理

1、补充协议是指合同的补充、变更、解除等而订立的协议，在与合同公用一个编号的前提下，根据补充协议的签订顺序在流水号后面用括号加两位阿拉伯数字标识，以“01”开始，“99”结束，如“（01）”。

例如：

该补充协议是北京毕威康坶技术有限公司在2012年7月27号签订的销售合同的第三次补充协议，流水号为03，则合同的补充协议的编号为：

“BVCOM-S-20120727-01（03）”。

2、合同纠纷引起的诉讼，或达成的和解协议，按诉讼案件编码，不受本规则约束。

第四章附则

第六条：

本规则自发布之日起开始施行。

第七条：

本规则解释权属行政部门。