Excel培训第一部分 1.docx

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Excel培训第一部分1

第一部分数据输入技巧

1、各种类型数据的输入技巧

（1）输入文本

在Excel的单元格中输入文本时，按一下回车键却表示结束当前单元格的输入，光标会自动移到当前单元格的下一个单元格；如果你是想在单元格中分行，则必须在单元格中输入硬回车，即按住Alt键的同时按回车键。

（2）输入分数

在Excel中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的，比如在单元格中输入“1/2”，按回车键则显示“1月2日”，为了避免将输入的分数与日期混淆，我们在单元格中输入分数时，要在分数前输入“0”（零）以示区别，并且在“0”和分子之间要有一个空格隔开，比如我们在输入1/2时，则应该输入“01/2”。

如果在单元格中输入“81/2”，则在单元格中显示“81/2”，而在编辑栏中显示“8.5”。

（3）输入负数

　　在单元格中输入负数时，可在负数前输入“-”作标识，也可将数字置在（）括号内来标识，比如在单元格中输入“（88）”，按一下回车键，则会自动显示为“-88”。

（4）输入小数

在输入小数时，用户可以向平常一样使用小数点，还可以利用逗号分隔千位、百万位等，当输入带有逗号的数字时，在编辑栏并不显示出来，而只在单元格中显示。

当你需要输入大量带有固定小数位的数字或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字时，可以采用下面的方法：

选择“工具”、“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”标签，（10版office选择文件→选项→高级→编辑选项）选中“自动设置小数点”复选框，并在“位数”微调框中输入或选择要显示在小数点右面的位数，如果要在输入比较大的数字后自动添零，可指定一个负数值作为要添加的零的个数，比如要在单元格中输入“88”后自动添加3个零，变成“88000”，就在“位数”微调框中输入“-3”，相反，如果要在输入“88”后自动添加3位小数，变成“0.088”，则要在“位数”微调框中输入“3”。

另外，在完成输入带有小数位或结尾零字符串的数字后，应清除对“自动设置小数点”符选框的选定，以免影响后边的输入；如果只是要暂时取消在“自动设置小数点”中设置的选项，可以在输入数据时自带小数点。

（5）输入货币值

Excel几乎支持所有的货币值，如人民币（￥）、英镑（￡）等。

欧元出台以后，Excel2000完全支持显示、输入和打印欧元货币符号。

用户可以很方便地在单元格中输入各种货币值，Excel会自动套用货币格式，在单元格中显示出来，如果用要输入人民币符号，可以按住Alt键，然后再数字小键盘上按“0165”即可。

欧元符号为0128。

（6）输入日期时间　　

Excel是将日期和时间视为数字处理的，它能够识别出大部分用普通表示方法输入的日期和时间格式。

用户可以用多种格式来输入一个日期，可以用斜杠“/”或者“-”来分隔日期中的年、月、日部分。

比如要输入“2001年12月1日”，可以在单元各种输入“2001/12/1”或者“2001-12-1”。

如果要在单元格中插入当前日期，可以按键盘上的Ctrl+;（分号）组合键。

在Excel中输入时间时，用户可以按24小时制输入，也可以按12小时制输入，这两种输入的表示方法是不同的，比如要输入下午2时30分38秒，用24小时制输入格式为：

2:

30:

38，而用12小时制输入时间格式为：

2:

30:

38p，注意字母“p”和时间之间有一个空格。

如果要在单元格中插入当前时间，则按Ctrl+Shift+;键。

（7）将格式化文本导入Excel

用鼠标单击菜单栏中的“数据/获取外部数据/导入文本文件”命令，然后在导入文本会话窗口选择要导入的文本文件，再按下“导入”钮以后，程序会弹出一个文本导入向导对话框，只要按照向导的提示进行操作，就可以把以文本格式的数据转换成工作表的格式了。

或者在Excel中打开刚才保存的文本文件，出现“文本导入向导-3步骤之1”对话框，选择“分隔符号”，单击“下一步”；在“文本导入向导-3步骤之2”对话框中选择文本数据项分隔符号，Excel提供了Tab键、分号、逗号以及空格等供你选择。

注意，这里的几个分隔符号选项应该单选。

你在“预览分列效果”中可以看到竖线分隔的效果。

单击“下一步”；在“文本导人向导-3步骤之3”对话框中，你可以设置数据的类型，一般不需改动，Excel自动设置为“常规”格式。

“常规”数据格式将数值转换为数字格式，日期值转换为日期格式，其余数据转换为文本格式。

单击“完成”按钮即可。

（8）将数字设为文本格式

不论是否对含有数字的单元格应用了文本格式，Excel都会将数字保存为数字数据。

若要使Excel将类似零件号码的数字解释为文本，首先应将空白单元格设置成文本格式，然后键入数字。

如果已经输入了数字，那么也可以将它更改成文本形式。

方法是:

1.选择含有要设置成文本格式的数字单元格;2.单击“格式→单元格”命令，然后单击“数字”选项卡（）;3.在“分类”列表中，单击“文本”，然后再单击“确定”;4.单击每个单元格，按F2键，然后再按Enter键重新输入数据。

（9）巧妙输入位数较多的数字

如果向Excel中输入位数比较多的数值（如身份证号码），则系统会将其转为科学计数的格式，与我们的输入原意不相符，解决的方法是将该单元格中的数值设置成“文本”格式。

如果用命令的方法直接去设置，也可以实现，但操作很慢。

其实我们在输入这些数值时，只要在数值的前面加上一个小“'”就可以了（注意:

'必须是在英文状态下输入）。

（10）快速进行中英文输入法切换

一张工作表常常会既包含有数字信息，又包含有文字信息，要录入这样一种工作表就需要我们不断地在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦，为了方便操作，我们可以用以下方法实现自动切换：

首先用鼠标选中需要输入中文的单元格区域，然后在输入法菜单中选择一个合适的中文输入法；接着打开“有效数据”对话框，选中“输入法模式”标签，在“模式”框中选择打开，单击“确定”按钮；然后再选中输入数字的单元格区域，在“有效数据”对话框中，单击“输入法模式”选项卡，在“模式”框中选择关闭（英文模式）；最后单击“确定”按钮，这样用鼠标分别在刚才设定的两列中选中单元格，五笔和英文输入方式就可以相互切换了。

（11）快速给数字加上单位

有时我们需要给输入的数值加上单位（如“立方米”等），少量的我们可以直接输入，而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。

我们用下面的方法来实现单位的自动输入:

先将数值输入相应的单元格中（注意:

仅限于数值），然后在按住Ctrl键的同时，选取需要加同一单位的单元格，单击“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框（），在“数字”标签中，选中“分类”下面的“自定义”选项，再在“类型”下面的方框中输入“#”“立”“方”“米”，按下确定键后，单位（立方米）即一次性加到相应数值的后面。

（12）奇特的F4键

Excel中有一个快捷键的作用极其突出，那就是F4键。

作为“重复”键，F4键可以重复前一次操作，在很多情况下起作用，比如在工作表内加入或删除一行，然后移动插入点并按下F4键以加入或删除另一行，根本不需要使用菜单。

2、相同数据的输入技巧

如果在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，不必逐个单元格一个一个地输入可以通过下面的操作方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体方法为：

首先同时选中需要填充数据的单元格。

若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左键，逐个选中；其次输入要填充的某个数据。

按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据。

3、编号的输入技巧

如果经常需要输入一些有规律的序列编号，如数字（1、2……）、日期（1日、2日……）等，可以利用下面的方法来实现其快速输入：

先在需要输入序列文本的第1、第2两个单元格中输入该文本的前两个元素（如“甲、乙”）。

同时选中上述两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时（我们通常称其为“填充柄”），按住鼠标左键向后（或向下）拖拉至需要填入该序列的最后一个单元格后，松开左键，则该序列的后续元素（如“丙、丁、戊……”）依序自动填入相应的单元格中。

利用自定义格式产生特殊编号：

在日常生活中，人们常会遇到各种具有特殊格式的编号，比如“保险号”，它就是一个具有特殊格式的连接编号，第1个入的保险编号是P00-000-0001,第2个入的保险编号是P00-000-0002,以此类推。

利用Excel单元格的自定义格式设置为P00-000-0000进行这类编号的输入非常便捷。

利用这种方法，在输入前面提到的第1个保险号时，只需要输入1。

输入第2个保险号时，只需要输入2，如果输入32323333，Excel就会将它转换成“P03-232-3333”。

其他产品编号：

“PKM-001”，设置后输入1即可，当需要编号“PKM-078”时，只需要在对应的单元格中输入78就行了，以此类推。

4、组合多个单元格数据

如果是运算符就用&，如：

A1&B1。

如果用公式就用＝CONCATENATE（A1,B1,C1）。

如果用技巧就选中多个单元格内容，CTRL+CC,复制到粘贴板，双击目标单元格，从粘贴板粘贴内容。

然后点击编辑“替换”，在打开的对话框中，在“查找”中输入一个空格，接着点击“全部替换”，最后点击“关闭”即可。

5、采用下拉列表进行数据选择输入

如果某些单元格区域中要输入的数据很有规律，如学历（小学、初中、高中、中专、大专、本科、硕士、博士）、职称（技术员、助理工程师、工程师、高级工程师）等，这时可以设置下拉列表实现选择输入。

具体方法为:

选取需要设置下拉列表的单元格区域，单击“数据→有效性”命令，从“数据有效性”对话框中选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中选择“序列”，在“来源”框中输入我们设置下拉列表所需的数据序列，如“技术员、助理工程师、工程师、高级工程师”，并确保复选框“提供下拉箭头”被选中，单击“确定”按钮即可。

这样在输入数据的时候，就可以单击单元格右侧的下拉箭头选择输入数据，从而加快了输入速度。

6、利用公式与函数进行输入查找

用vlookup函数实现精确查找，既可以查找数值，还可以查找文本，学会使用后在我们的日常工作数据统计分析中相当的有用。

（1）IF函数

采用IF函数可以据已有数据转换生成另外的数据。

IF（logical_test,value_if_true,value_if_false），

IF（条件表达式，表达式为真时执行，表达式为假时执行）；为了更近一步说明该函数的用法，特举例如下：

打开Excel，在A1单元格中输入数值“100”，在B1单元格中输入数值“80”，然后在C1单元格中输入公式“=IF（A1=B1,"相等","不相等"）”并回车。

则在C1单元格中显示“不相等”。

由此可知，IIF函数的作用是根据表达式执行结果的真假来确定执行后两个分支中的一个。

在Excel中IF函数还可以嵌套使用，使用时需要注意的是其中的一个IF函数是作为另一个IF函数中的其中一个语句出现的，例如：

D列中有一位班长，五位小组长，其余为职员，E列奖金情况为，班长为1500元，小组长1000元，职员800元，在E3中输入计算奖金的公式：

“=IF（D3="班长"，1500,IF（D3="职员"，800,1000））”，然后双击E3单元格的填充柄，即可完成所有员工的奖金输入。

（2）VLOOKUP函数

VLOOKUP在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。

VLOOKUP中的V代表垂直。

VLOOKUP（lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup）

Lookup_value为需要在数组第一列中查找的数值。

Lookup_value可以为数值、引用或文本字符串。

也可以理解为：

两表共有的索引字段。

Table_array为需要在其中查找数据的数据表。

可以使用对区域或区域名称的引用，例如数据库或列表。

必须使得共有字段位于该范围的第一列。

col_index_num为需要调转的数据位于第二个参数中定义的范围的第几列。

必须为单纯数值。

range_lookup定义大致匹配或精确匹配。

False或0:

精确匹配；true或忽略或1：

如果无法找到精确匹配的值，那么就查找并匹配比查找值小的最近似的值。

（2）HLOOKUP函数

Hlookup中的H是水平的意思，在横向排列的表格中查询数据用Hlookup，垂直排列的表格查询用Vlookup函数。

其参数含义与VLOOKUP近似。

详见：

用vlookup函数实现精确查找_XX经验

7、快速输入数据填充序列

利用自动填充命令，你可以快速向相邻的单元格复制数据、公式或格式。

以下将说明具体的操作方法:

选择希望复制的单元格，将光标移到选中单元格的右下角，光标将变成一个黑色的+号，点击并按住鼠标右键不放，将光标拖过将要填充的单元格，松开鼠标右键，鼠标右击，在出现的快捷菜单中单击“以序列方式填充”，这一技巧可以在创建电子表格时节省大量时间。

若起始数据为字符型、逻辑型或其他不含有数字的字符型数据，填充的效果是复制起始单元格的数据；若字符与数字混杂，同字符型数据的填充情形一样；若全为数字，与字符型数据不同的是，若整数部分数字位数不超过15位，都能实现序列填充。

8、限定数据长度，显示提示信息

在一列的单元格里输入有限字符数的数字或文本，怕输入出差错，如何限定？

例如：

要求限定单元格的文本长度属于集合{8,11,20,17,23},或者文本长度不属于上述集合时提示。

操作方法如下：

选中你要设置的数据范围，比如a列，选中a列→点数据→有效性→选自定义（或者选择文本长度）→公式输入

=or（len（a1）=8,len（a1）=11,len（a1）=20,len（a1）=17,len（a1）=23）确定这样a列就符合你的要求。

9、用rand和INT产生实验数据

INT取整函数；RAND随机函数；=INT（数值或单元格）；=RAND（）；

RAND函数又称为随机函数,它可以产生一个介于0~1的小数,该函数的用法非常简单，只需要在公式中直接调用即可。

调用的格式为RAND（）。

虽然，RAND函数只产生0~1的小数，但可以对它进行放大~产生任意范围内的数据。

比如，RAND（）*100可以产生0~100的数据，RAND（）*50+50则可以产生50~100的数据。

其实，Excel中还有一个更好用的随机函数，它能够产生指定范畴内的一个随机整数，这个函数就是RANDBETWEEN，该函数的使用方法是：

其中的bottom是产生数据的下限，top是产生数据的上限。

比如，RANDBETWEEN（1,100）将产生一个1H100的随机数，RANDBETWEEN（50，200）将产生一个50~200的随机数。

INT函数又称为取整函数，它将数字向下舍入到最接近的整数。

例如，INT（8.9）将8.9向下舍入到最接近的整数（8）；INT（-8.9）将_8.9向下舍入到最接近的整数（-9）。

例如用INT函数和RAND函数产生学生成绩，输入公式“=INT（RAND（）*90+10），即可生成10~100的随机整数的学生成绩。

采用Ctrl+Enter组合键输入方法，可迅速产生大批量的模拟数据。