工程资料管理办法.docx

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工程资料管理办法

XXXXXX建设有限公司

工程资料管理办法

一、总则

第一条为确保XXXXXX建设有限公司工程档案资料的完整、准确、系统和有效利用，明确资料管理程序,按照国家规范、标准和地方的有关规定，结合公司的实际情况特制定本办法。

第二条本规定所称档案，仅指XXXXXX建设有限公司工程部在各项工作活动中形成的所有的工程资料的总和。

主要包括有：

文书档案、工程档案（含设备档案）、电子档案等。

工程部工程资料管理工作是项目部档案管理的重要组成部分，是维护项目经济效益、合法权益和历史真实面貌的一项工作，也是施工现场管理工作的基本依据和有效凭证。

第三条工程资料管理工作要坚持集中统一管理的原则，做到统一领导、统一管理、统一制度、统一做法。

二、工程资料管理原则和机构设置

第四条坚持档案工作领导责任制。

公司工程部档案管理体系必须明确专职资料员分管工程档案资料工作，并建立与工程档案资料工作任务相适应的管理机构，受上级领导及部门监管。

第五条工程部配备专职人员，统一管理资料，业务上受分管总经理及部门经理监督和指导。

第六条专兼职档案员主要负责工程部与公司内部相关部门、设计单位、监理单位、施工单位信息的及时、高效传递与反馈，建立信息流通收集网络。

三、工程资料管理制度

第七条为使公司工程资料管理走向规范化、标准化，特制定一系列档案管理制度，主要包括：

（一）、工程资料管理借阅利用制度

（二）、工程资料管理保管制度

（三）、工程资料管理保密制度

第八条所有的制度实施，目的就是保持工程资料的完整性，确保项目建设的顺利开展。

第九条工程资料借阅利用制度

（一）、借阅工程部工程资料，需经得部门负责人同意并借阅人签字确认。

（二）、使用装订成册的资料非经允许不得随意拆订、使用整理有序的资料，使用后必须保持原有次序，不得擅自叠放。

打乱原有资料顺序的借阅人（部门），必须负责将资料恢复原状后归还。

（三）、借阅资料时，借阅人（部门）不得在资料上随意涂抹、勾画、刮擦、补贴，要保持页面原始提供状态。

（四）、借阅人（部门）应确保所使用的资料内容不丢失、不损坏，使用过程中注意水浸、虫咬、火灾。

（五）、由于资料使用范围广，使用数量唯一，各部门使用资料后要及时归还，避免资料滞后影响他人使用从而影响其他工作的开展，影响资料的利用率。

第十条工程资料保管制度

（一）、根据材料、设备特点、用途等等全方面考虑，实行分类保管。

（二）、每月定时对库房档案进行全面的检查、清点，发现问题及时处理。

（三）、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。

第十一条工程资料保密制度

（一）、高度认识工程资料的重要性，严格遵守有关法规与制度，明确清晰辨析工程资料的性质。

（二）、查阅涉密工程资料或内部材料，须经有关领导或部门负责人批准，必须注明查阅的母的及内容。

（三）、未经批准，任何人不得私自带工程资料出外，本部人员严格遵守相关规定，不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的工程资料内容。

四、横琴岛澳门大学新校区工程部公文处理办法

第十二条公文处理是指按照一定的程序对本单位收文和发文进行办理、管理、整理（立卷）和归档等工作。

第十三条在公文处理中，应坚持精简、高效的原则，确保及时、准确与安全。

第十四条工程部是本项目的施工直接管理机构，日常存在大量信函来往，其中包括施工单位来函、澳门方关于现场进度、质量等函件及工程部对施工单位、澳门方、边防、政府相关单位、海关等的公文处理工作，直接反映本项目的一切建设工作。

五、工程部常用文种

第十五条工程部常用文种主要有：

（一）、内部联系函

内部联系函主送平级部门，用来咨询项目建设上问题，要求相关部门协助、甚至直接解决项目建设相关问题。

（二）、文件

文件适用于不相隶属公司之间的工作商洽、询问、答复问题，与澳门方、施工单位、政府部门常用文件形式。

（三）、报告

报告适用于向上级机关汇报工作，工程部报告主要反映每个月项目建设情况，报告尽显项目建设的进度、质量、安全等与项目建设息息相关内容。

（四）、会议纪要

工程部每周与施工单位、澳门政府相关部门召开工程例会，会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。

会议纪要准确记载会议的主要内容、讨论事项和参加人员。

六、发文办理

第十六条发文办理是指制发公文的过程，包括草拟、审稿、会签、签发、校对、登记、分发、归档等程序。

（见公文处理流程图）

第十七条草拟。

草拟公文时应注意：

（一）、符合国家的法律、法规及其他有关规定。

如提出新的办法、规定等，要切实可行并加以说明。

（二）、情况确实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）、公文的文种应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（四）、拟制紧急公文，应当注明紧急的原因，并根据需要确定紧急程度。

（五）、人名、地名、数字、引文准确。

引用公文引先标题，后引发文字号。

引用外文应注明中文含义。

日期应明确具体年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“

（1）”。

（七）、应当使用国家法定计量单位。

（八）、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第十八条审核。

公文草拟后，拟稿部门负责人应对初稿进行审核，审核后填写会签表格，再送相关部门审核及会签。

审核的重点是：

是否确需行文,行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合相关规定（合约、设计）等。

第十九条呈签。

相关部门审核完毕呈主管总经理审阅签发、分管总经理审阅会签。

一旦出现某总经理持不同意意见，公文退回拟稿部门重新修改。

（见发文办理流程图）

第二十条校对。

工程部文员应对照签发稿进行校对。

校对过程中，不得擅自更改签发人意见，对签发稿如确有修改意见，须经签发人同意方得修改。

第二十一条用印。

对外正式公文，用印由行政部统一管理。

工程部根据印章使用规定使用印章。

第二十二条装封、分发、归档。

对外文件由档案室统一装封，装封时应作记录。

凡市政府交换站可交换的文件，由档案室负责分发；不能由交换站交换的文件，拟稿部门负责联系处理。

各种公文均由档案室负责归档。

归档内容包括发文呈签单、签发稿、正式文件一式三份。

七、收文办理

第二十三条收文办理是指收到公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、归档等程序。

第二十四条签收。

外单位来文实行“一个窗口接收”的原则，统一由档案室签收和拆封；如果由其他部门代为收取的，须及时归送档案室签收和拆封。

来文说明个人亲启的，由档案室签收后，送收件人拆封。

第二十五条登记。

档案室根据来文的内容、性质、紧急程度、保密级别等进行分类和登记，在文件上加具编号章，做到分类科学、登记准确。

对承办件、传阅件、其他收件进行登记时应当编号，会议通知应当登记但不编号。

来文登记后须及时分类处理。

第二十六条拟办与批办。

所有来文由综合部或综合部批转相关业务部门提出拟办意见后呈分管领导批办，交有关部门办理；会议通知由综合部分管领导拟办或批办。

（一）、外单位一般业务来文按分工呈分管副主任或总工程师批办。

（二）、上级领导批示、交代的事项、上级单位来文一律呈主任批办或由主任授权批办。

（三）、事关全局或重要事项的外单位来文或下级单位来文，如含有综合报表、工作总结、工作计划、工期调整、资金划拨、人事调配任免等内容的公文或分管副主任认为确有必要由主任批办的必须呈主任批办或由主任授权批办。

（见收文办理文流程图）

第二十七条承办。

拟办或批办后的文件应及时分发到承办部门。

承办部门应指定固定的文件签收人，固定签收人不在时，承办部门应指定代理签收人。

承办部门应及时、认真、准确地办理文件。

急件和要件应当在领导批示的时间内办毕；一般件原则上应在一周内办毕；特殊件经主管或分管领导同意，应在两周内办毕。

对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的文件，应及时退回给综合部并说明理由。

承办部门对需办复的文件，应在规定时间内办理完毕，将承办结果报有关领导或知照相关部门，并答复（电话或行文）来文单位，在文件上注明处理结果，签署姓名和日期后归档处理。

涉及多个部门承办的文件，由主办部门牵头协商，协办部门应积极配合，共同将文件办理完毕。

如有分歧，主办部门负责人应主动协调，协调不成的，应报主管领导协调或裁定。

第二十八条督办。

呈领导阅批或送有关部门办理的文件由综合部负责催办与督办，做到紧急文件跟踪催办，重要文件重点催办，一般文件定期督办。

对未按督办时限办理的文件，综合部发出督办通知，如还未能按规定办理的文件再呈报分管领导或主管领导。

第二十九条归档。

办毕的公文由档案室统一处理。

文件持有人应严格按照“文件哪里来哪里回”的要求，在办完公文并注明办理结果后，及时将文件交回档案室归档。

八、附则

第三十条本办内部各部门之间的文件来往，由各部门领导负责处理。

各部门呈送领导审批或审签的文件，须注明受件人、呈送事由、呈送日期、经办部门和经办人。

第三十一条本办各部不得对外正式行文。

第三十二条本实施办法自下发之日起执行。

收发文流程图

收文办理流程图发文办理流程图

工程部拟文

相关单位来函

行政部

统一发放文号

工程部文员签收

印发公司领导、部门负责人、相关工程师及相关部门

相关人员

核稿及会签

公司领导批示部门负责人意见

相关部门会签

报分管总经理

审阅及签发

工程师跟进

其它总经理

审阅及会签

复来文单位/

发送单位

相关部门协助

处理来函问题

签收

回复来文单位

文件保存

及电子档保存