酒店档案管理规定1Word格式.doc
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7、在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位或者个人，将由总经理给予奖励。
附录一、酒店文书立卷归档
1、收发文。
酒店收发文由酒店归档，部门收发由部门归档。
2、会议资料。
酒店及各部门召开的专业会、研讨会单独由行政办立卷归档，内容包括会议筹备、时间、地点、会议文件资料、参加人员、领导人讲话、简报、总结等。
3、各部门的专题报告、集体和个人的调研资料亦由行政办归档。
4、各种基建施工图纸在工程结束后应专门立卷归档至人事部。
5、上级单位发给酒店的文件由人事部归档。
6、关于原稿，如有几个修改稿，以领导最后审批签字稿归档。
7、重要的照片和底版、录音带、题字、题词等，亦应立卷归档至人事部。
9、立卷归档的资料每卷不超过150页，超过者可立分券。
附录二、酒店各部门归档材料一览表
部门
资料名称
保管时限
备注
客
务
部
散客开房通知单
3年
团队会议开房通知单
（国内客、港澳台、国外客）旅客临时住宿登记表
总台、行李生、总机、大堂副理交接班本
5年
订单（包括免费房订单）
早餐券记录本
总机开关机本
电脑话单打印资料
协议客户报表
杂项凭单
送旅游局月报表
10年
餐
饮
宴会客史资料
订餐记录本
柯打单
物料进出仓登记表
菜谱
食品开发审批、审检材料
成本核算资料
保
安
监控值班记录本
带班值班记录本
房
楼层领班报表
维修统计表
楼层服务员工作报表
进退房登记表
客衣登记表
钥匙领用登记表
物品借用登记表
布草洗涤表
维修通知单
客房小酒吧帐单
物品领用单
布草盘点单
洗涤汇总表
工
程
领料登记表
每周水、电、空混气读数表
高压读数表
每天房租修改表
夜间公共场所检查记录表
月份材料商品盘点表
空调运行记录表
重要设备维修记录表
15年
电脑营业资料备份（年度）
电脑管理信息系统资料
（按月备份）
营
销
协议书、合同
客史档案
业务员业绩统计报表
人
事
文书档案
会议记录、纪要
员工档案（人事档案和员工业绩档案）
人事档案含员工登记表，各类证件，录用手续和离店手续等。
员工业绩档案含考评、晋升、奖惩等方面的资料
培训档案
酒店其它材料
工资发放表
财务部
会计档案（另列表）
附录三：
会计档案一览表
序号
档案名称
保管期限
备注
一、会计凭证类
1
原始凭证记帐凭证
2
银行存款余额调节表
二、会计帐簿类
3
日记帐
其中：
现金和银行存款日记帐
25年
4
明细帐
5
总帐
6
固定资产卡片
固定资产报废清理后保存15年
7
辅助帐簿
三、会计报表类
8
月、季度会计报表
9
年度会计报表（决算）
永久
四、其他
10
餐饮结帐单
含手工及电脑填制
11
餐饮入厨单
12
餐饮酒水单
13
总台订金单
14
内部及正式收款收据
15
餐饮定额发票（存根联）
16
服务业发票（存根联）
17
会计移交清册
18
会计档案保管清册
19
会计档案销毁清册
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