进销存管理系统操作说明手册Word文件下载.docx
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单据的记录移动、查找、过滤、刷新
仓库管理：
?
与出入库有关的业务单据
采购与供应销管理：
各类反映采购情况
销售与客户管理：
各类反映销售情况
基础数据管理：
公用基础数据，包括：
物料信息、往来信息、仓库等等
系统管理：
用户管理、系统控制、内部管理等
窗口：
用户口令修改、计算器
帮助：
使用户可以更详细了解软件的相关事项
采购与供应商管理系统界面，如图1-1-01-02
图1-1-01-02采购与供应商管理界面
销售与客户管理界面，如图1-1-01-03
图1-1-01-03销售与客户管理界面
如图图1-1-02
图1-1-02工具栏
分为业务操作、最近常用单据（使用者点击单据之后会自动保存在常用单据下面）和收藏夹三项内容，如图1-1-03
图1-1-03目录栏
如何添加单据到收藏夹？
按下Ctrl健直接拖动鼠标点击需要收藏的单据到
图1-1-04消息栏
新建新消息：
1.在消息栏内，单击“新消息”按钮
。
2.在“收件人”框中，键入每位收件人的名称，分别用英文分号（；
）隔开。
若要从操作员中添加收件人，请单击“收件人”框后面的查找按钮
，然后选择所需的收件人名称。
3.在“主题”框中，键入消息主题。
4.撰写消息，然后单击新消息工具栏上的“发送”按钮。
阅读消息：
在消息栏内双击要读取的消息或点击“消息中心”按钮，打开消息中心对话框，点击“收件箱”阅读要读取的消息。
【导航栏】：
以树型罗列各个模块。
这个树型模块可以用鼠标向上向下拖动，注：
鼠标则放在树型模块的最顶端方可拖动。
以直观的图示方式，让使用者更方便、更快捷的选择自己想要看的报表，如图1-1-05
第二章系统初始化
系统初始化是企业业务的基础资料设置和启用账套时期初数据的录入。
本章主要讲述了进销存管理系统在使用前的初始化工作——基础设置、初始化数据录入等操作，为下面更好使用系统打下基础。
基础资料
掌握基础数据的设置
背景
基础资料是系统各种基础数据的总称。
如：
客户、供应商、部门、雇员、产品类别、产品目录等信息。
基础资料设置和初始数据录入是应用系统进行日常业务处理所必需进行的，包括业务资料的设置，这里的每一步设置都关系到系统启用后对应模块的操作，是为后面更好的使用软件打下基础，故，基础资料的设置是相当重要的。
举例
产品类别：
实操案例——基础资料——产品类别表图2-1-01
产品目录：
实操案例——基础资料——产品目录表图2-1-02
BOM结构：
实操案例——基础资料——BOM结构图2-1-03
联系类型：
实操案例——基础资料——联系类型表图2-1-04
往来单位：
实操案例——基础资料——往来单位表图2-1-05
（1）产品类别。
在系统主界面，选择［基础数据管理］
［产品类别］，输入资料信息。
如图2-1-01
图2-1-01-01物料——新建产品类别同级
图2-1-01-02物料——新建产品类别下级
编码规则如：
**************
第一级编码2位**
第二级编码2位+3位=5位*****
第三级编码2位+3位+3位=8位********
第四级编码2位+3位+3位+3位=11位***********
第五级编码2位+3位+3位+3位+3位=14位
01代表机械
01001代表机械下面的机械原辅材料
01001001代表原辅材料下面的标准件
1、上级编码：
上级类别的编码。
2、类别编码：
类别的子编码。
上级编码+类别编码=完整的类别编码。
类别编码必须具有唯一性。
3、类别名称：
类别的名称。
类别名称必须具有唯一性。
4、备注：
类别的辅助说明。
5、对应材料科目：
如原材料、包装物等。
6、对应应收科目：
应收科目（与应收块相连时使用）
7、对应应付科目：
应付科目（与应付块相连时使用）。
（2）产品目录。
［产品目录］，输入产品目录的信息。
注：
有类别才能有目录，且目录是类别中最明细的一级,如图2-1-02-01
图2-1-02-01物料——基本属性——建产品目录
栏位说明：
打“*”必填
1、*物品编码：
它必须具有唯一性，根据编码方案，对每种物料进行具体的逐一编码。
可由阿拉伯数字、英文字母组成，如例子中的编码：
它是铝合金最明细的一级铝合金升降机（LHJ-8）。
2、助忆词：
填入易记的名称。
3、*物品名称：
物料名称，如铝合金
铝合金升降机
4、*计量单位：
它是物料的单位。
计量单位必须在［基础数据管理］
［计量单位］里设置好（如何设置，后面会有详细说明）。
5、规格型号、物品产地、条形码、工程图号、物品说明、颜色、特性、尺寸，这些资料根据需要填写。
6、产品来源：
标识物料的来源，是采购的，还是自制的。
选项为系统默认，如图2-1-02-02
图2-1-02-02产品来源
①采购件：
从供应商处购买。
[主供应商]：
主要的购买地。
[提前期]：
采购提前期。
②厂内制造件：
车间内部生产。
生产提前期。
③外协制造件：
外协单位加工生产。
外协加工提前期。
说明：
产品类别与产品目录的关系。
产品类别是对企业物料的分类，产品目录是企业中实实在在存在的物料。
对企业中的物料进行分类，从成品、半成品、原材料开始，逐级细化，如原材料还可以按材质分为：
塑料件、五金件等。
成品还可以按用途分。
（产品类别支持分级功能）在输入产品类别的基础上，按照类别输入其下的产品目录。
（3）BOM结构。
［BOM结构］，输入产品的信息。
如图2-1-03（就以上述铝合金升降机为例）
图2-1-03
BOM即物料清单，一般亦可称为产品结构表或配比表，它乃用来表示——产品﹝成品或半成品﹞是由那些零组件或素材原料所结合而成之组成元素明细，是所有产品，半成品，在制品，原材料，配套件，协作件等等与生产有关的物料的统称。
如图2-1-03（就以铝合金升降机为例），升降机已是一个成品，在这张物料清单里可以看出，铝合金升降机是由哪些零部件组成（如它是有电箱总成、底盘总成、桅杆总成、液压总成等等一些子件组成）。
简单的说一个产品就是由许多个子件组成。
（4）联系类型。
［联系类型］，输入资料的基本信息，
如图2-1-04-01
图2-1-04-01联系类型
1、联系类型设置同产品类别编码设置一致。
2、联系类型下有三种类型系统已默认（供应商、客户、外协）。
图2-1-04-02新建
新建、建下级、修改、删除、保存、取消等等。
新建：
主要是新建同级类型，如客户、供应商都是一级类别，他们就是同级，如图2-1-04-03
图2-1-04-03联系类型同级
类型编码要按照上面所提示的编码规则进行，如果使用者不按照编码规则（如编码规则写着两位数据**，你写一位数*），即按保存键时它会有一个错误的提示，如图2-1-04-04
其他编码如联系类型相同，使用者请注意这一点。
（5）往来单位。
［往来单位］，输入资料的基本信息
如图2-1-05
图2-1-05往来单位——基本信息
往来单位收录了客户、供应商的基本信息，如
公司代码：
往来单位编码。
助忆词、公司名称、英文名称、公司地址、送货地址、法人代表、邮政编码、公司电话、公司传真、司邮箱、公司网址、所属地区等。
联系类型与往来单位的关系。
联系类型是对企业各类往来单位的分类，往来单位企业各类往来单位的名称，（关系同：
产品类别、产品目录相似）。
对企业中的往来单位进行分类，从供应商、客户、外协开始，逐级细化，如供应商还可以按重要程度可分为：
主要供应商、零星供应商等。
按地区可分为：
华东地区、华南地区等。
按供应的材料可分为：
塑料件供应商、五金件供应商等。
（联系类型支持分级功能）在输入联系类型的基础上，按照类别输入其下的往来单位。
（6）部门。
［部门］，输入资料的基本信息，如图2-1-06-01
2-1-06-01部门
1、部门里面有四个类别是系统默认：
管理部门、公司仓库、生产车间、其他部门。
2、管理部门为企业的内部组织机构：
采购部、销售部、财务部等等。
3、公司仓库为企业的物料存放地：
原料仓、成品仓、半成品仓等等。
4、生产车间为企业的参加生产的各个车间。
部门设置支持分级编码。
（与上面的产品类别、联系类型类似）
设好部门职能，如是参与采购的部门，应选择
，图1-1-07所示，有些单据（如采购入库单）只能选择有参与采购属性的部门。
其他部门职能类似，如参与销售的部门，选择
基础数据里面的操作都是基本相同，对客户而言也比较容易入手。
公司仓库、公司车间，没有单独设立分开，如图2-1-06-02
仓库参数（部门参数）说明：
图2-1-06-01部门参数有三个，如与产品连接、允许负库存等。
1与产品连接：
用户如果选择
，在出入库单据中，产品只能存放到指定仓库。
（仓库与产品的关联在仓库初始化中设置）
2允许负库存：
公司仓库里的原料、产品仓等如有存在负库存的话，点击
如此设置是为避免客户在新建单据中出现负库存而不能保存。
3不参与物料核算：
打勾表示，与参与物料核算（与物料核算块相连）
4仓库属性：
它有五个默认的存储仓，包括存货仓、检验仓、废品仓、现场仓和委外仓，如图2-1-06-03
存货仓：
存放物料的普通仓库
检验仓：
还未经检验的暂时存放地
废品仓：
存放废品、废件的仓库
现场仓：
一般是指车间
委外仓：
一般是指外协
（7）雇员。
［雇员］，输入资料的基本信息，如图2-1-07
图2-1-07雇员
雇员也就是公司内部的员工详细档案，它包括每个部门的员工资料，资料如2-1-07所示，员工编号不能重复输入，以上资料必填有：
雇员编号和姓名，其他资料可填可不填，这里根据企业内部需要。
（8）计量单位。
［计量单位］，如图2-1-08
图2-1-08
计量单位也是系统默认，如非默认的计量单位可根据客户新增或修改已默认的单位。
（9）仓库初始化。
在系统主界面，选择［仓库管理］
［初始化］
［仓库初始化］，图2-1-09
图2-1-09-01仓库初始化录入数据
仓库初始化就是使用者启用系统时，对物料的一个期初数、期初价、期初额数据进行录入，这些也是使用者启用系统前的前期工作。
每选择一种（如所有产品、当前仓库的产品等）都要“刷新”一下
表头说明：
1仓库名称：
在基础资料里仓库名称已做设置，使用者只在这里选择需要初始化的仓库名称。
如图2-1-09-02
图2-1-09-02
2产品类别：
显示指定产品类别下的物料。
如图2-1-09-03
图2-1-09-03
3所有产品：
显示指定产品类别下的所有产品。
4当前仓库的产品：
显示指定产品类别下当前仓库已经初始化过的产品。
5当前仓库以及未初始化过的产品：
显示指定产品类别下当前仓库已经初始化过的产品和还未被任何仓库初始化过的产品。
上述所讲一一输入各种物料在对应仓库中的期初数、期初价、期初额数据，然后再点保存。
仓库初始完毕后，即可正式开帐。
用户管理
掌握新用户组和新用户的建立
掌握用户的授权
用户管理是对系统使用者的管理，包括新增用户、删除用户、用户授权，在进入系统之后，就需要根据企业的实际情况，设置相应的操作人员并赋予适当的权限，以便系统的操作方便和管理。
新增用户、删除用户是对账套使用者的管理，而用户授权是为了系统的安全性，根据企业的实际需要，对每一个用户进行具体权限的设置。
案例中部门设置为：
销售部、采购部、生产部、技术部、财务部、离职部门等。
其中各业务操作人员及权限分工如下：
用户组：
实操案例——系统管理——用户组表图2-2-01
用户：
实操案例——系统管理——用户表图2-2-02
用户操作权限:
实操案例——系统管理——用户操作权限表图2-2-03
（1）建立用户组。
在系统主界面，选择［系统管理］
［用户管理］
［用户组］,如图所示，在“用户组”中输入“管理组”，点击保存，重复操作，依次建立案例列表中的其他用户组，如图2-2-01
图2-2-01-01建立用户组
（2）建立用户。
［用户］，如图所示，新建用户如“管理员”，再在基础上设置所隶属的用户组，如“管理员”隶属“管理组”，其他用户也如同操作，如图2-2-02
图2-2-02-01建立用户
用户设置密码，在菜单栏上点击窗口
修改口令，如图所示2-2-02-02
图2-2-02-02用户设置密码
图2-2-02-03用户设置密码或修改密码
使用者只能设置当前登录用户的口令。
重复步骤（图2-2-02），依次添加案例列表中的其他用户，也只能设置当前登录用户的口令。
（3）进行授权（用户）。
就以“管理员”为例，选择［系统管理］
［用户操作权限］，如图2-2-03
图2-2-03-01管理员用户授权
如图所示1-2-03，管理员是可以全部模块都可以自行操作，故，所授权的模块均可选中。
图2-2-03-02
选好之后，必需按保存，否则刚选的模块权限全都无效。
除管理员可以拥有所有系统的操作权，其他则否。
如仓库员，仓库员那只能负责仓库模块的权限，不能跨越其他权限，如图2-2-03-01右半部份，有写明所属模块，是仓库的只选仓库管理进行授权，其他用户者也如此选择相应模块进行授权。
（4）进行授权（用户组）。
就以“销售组”为例，选择［系统管理］
［用户操作权限］，如图2-2-03-02
用户与组操作权限，这里应当选“组“，这样方便于设置的时候对用户组所在的有户进行设置（例如销售组，它组所在的用户有10来个人，只要组设了权限，那其余10个人自然也就设置）。
第三章业务系统
进销售管理系统涉及仓库方面的出入库单、采购业务及销售业务等，本章主要结合案例讲述了业务系统的具体处理方法和一些基本的操作。
仓库管理
掌握收发物料的流程
学会仓库管理中各种单据的具体制单过程
了解仓库的相关报表
仓库管理系统，通过入库业务（采购入库单、生产入库单、其他入库单、销售退货入库单等），出库业务（销售出库单、生产领料单、其他出库单、采购退货出库单、生产领料退料单）、仓库调拨单，结合仓库盘点单，即时库存管理等功能综合运用的管理系统，对仓库管理全程进行有效的控制和追综。
实现完善的企业仓储信息管理。
（1）因公司需要，08年5月3日，采购人员从宁波三好集团有限公司直接购进A主板和B主板各1000个和1500个，市场含税价格每个为102元和98元，当日货已到达并验收入库。
5月10日，将300个A主板和200个B主板含税价200元和198元销售给杭州钢材有限公司，款已收。
（2）6月19日，从原料仓向半成品仓调入10个A主板。
（3）6月25日从原料仓领出500个A主板，400台A主机用于生产，350台显示器等用于电脑，其中用于生产电脑损耗2个A主板，1台主机，1台显示器，6月30日完工入库，并退回多余的A主板50个。
采购入库单：
实操案例——基础资料——采购入库单图3-1-01
销售出库单：
实操案例——基础资料——销售出库单图3-1-02
仓库调拨单：
实操案例——基础资料——仓库调拨单图3-1-03
生产领料单：
实操案例——基础资料——生产领料单图3-1-04-01
生产领用退料单：
实操案例——基础资料——生产领用退料单图3-1-05-03
仓库损耗单：
实操案例——基础资料——仓库损耗单图3-4-05-04
（1）因公司需要，08年7月17日，采购人员从宁波三好集团有限公司直接购进A主板和B主板各1000个和1500个，市场含税价格每个为102元和98元，当日货已到达并验收入库。
于当天7月17日，将300个A主板和200个B主板含税价200元和198元销售给杭州钢材有限公司，款已收。
分析：
案例中，是一笔采购和销售业务，我们在仓库管理中直接通过采购入库单和销售出库单来完成。
录入采购入库单，购进A主板和B主板各1000个和1500个，市场含税价格每个为102元和98元，实际单价是元和元，这个系统里自动算出来。
如图3-1-01
图
33-1-01-01录入采购入库单
1、采购入库单新建直接按工具栏上的“新建”按纽，或按快捷键Ctrl+A
2、单子录完之后直接可按工具栏上的“保存”按纽，或按快捷键Ctrl+S
3、保存单据之后进行审核，可按工具栏上的“审核”，或按快捷键F5（F5可进行审核及反审核功能），
例：
①单据进行审核：
按快捷键F5或点击工具栏按纽，会弹出一个对话框
点击“是”，说明这个单据已经审核。
②单据进行反审核：
同样按快捷键F5或点击工具栏按纽，会弹出一个对话框
点击“是”，说明这个单据已经反审核。
用户做完一些单据，想清楚的知道如何看已审核和未审核的单据，故，就要通过快捷键F9来实现，
F9快捷键就是未审核状态与已审核状态之间的切换
采购入库单旁边有一个单据附件
，这个功能主要便于使用者方便存放相关采购方面的资料
如图3-1-01-02
图3-1-01-02附件窗体
4、窗体设计器说明：
点击菜单栏上窗口按纽，如图3-1-01-03
①用户可以自己设置
表头栏上各个参数：
如仓库名称、部门名称等
设计前：
如图3-1-01-04
设计后：
如图3-1-01-05
②用户也可以按照自己需要设计哪些参数填，哪些参数不必填，如图：
3-1-01-06
如果用户已选好哪些参数必填，那么在保存单据时不能某个参数没填，这样会导致该据不能保存，系统自动会跳出对话框，如图3-1-01-07
图3-1-01-08
5、选择物品编码时有两种选法：
如
方法一：
在[物品编码]栏中直接输入物品编码，如仓库名称编号为002，故直接用手工输入跳出原料仓，如图3-1-01-09
3-1-01-09
方法二：
在[物品编码]栏中按[F2]或者点击辅助窗体图标
，出现物料对话框，图3-1-01-10
图3-1-01-10选择物品
栏位功能介绍：
1
查询：
在查询框内输入可模糊查询列的数据或数据的一部分,便能找到符合条件的数据。
（可模糊查询列，可以用Ctrl+Shift+E进行自行设置，不宜设置过多，以免影响查找速度）。
如图3-1-01-11
②过滤：
过滤与查询的区别在于，查询找到了符合条件的数据之后，别的数据还是显示在窗口上的。
而过滤是仅显示符合条件的数据。
还是以“直柄麻花钻头”为例，在查询框内输入“直柄麻花钻头”，然后将“过滤”打上勾，如图3-1-01-12
图3-1-01-12过滤
③产品类别：
按下拉键
，选择自己想要看的物料，该产品类别就是在前面基础资料里输好的类别名称。
④产品来源：
它在上述基础资料
产品目录里说详细介绍过，主要包括采购件、厂内制造件、外协制造件，使用者可根据自己需要来选择物料，如按采购件，则全部跳出采购件的物料，其他两个也如此。
其他单据都有上述所说的功能
6、单据打印预览及打印机设置
单据填完之后，在工具栏点击预览按纽，就以上述采购入库单为例，如图3-1-01-13
这就是采购入库单的打印文件。
打印单据时要设置打印机的格式，流程如下：
点击[属性]
[打印先首选项]
[高级]
[纸张/输出]
[Hz210*197]即可。
销售时，在仓库管理中直接录入销售出库单，保存并审核，其功能跟上述采购入库单相同，如图3-2-01
33-2-01销售出库单
分析：
调拨业务可能直接通过仓库调拨单来完成，6月19日从原料仓调入10个A主板到半成品仓，首先进入仓库模块，点击调拨单，进入调拨单录入窗口，录入调入仓库和调出仓库，必需要输入调出和调入的数量，保存并审核，如图3-1-03
3-1-03录入仓库调拨单
a、生产领料是企业的一个重要环节，不同仓库的领料不能制作在同一张领料单上，选择仓库管理
生产领料单，按照案例要求我们要制作2张领料单，分别从原料仓和半成品仓发料，如图3-1-04-01
图3-1-04-01录入生产领料单（主板）
b、退回到仓库的A主板50个，直接做一张生产领用退料单，如图3-1-04-03
图3-1-04-03生产领用退料单
c、用于生产电脑损耗2个A主板，1台主机，1台显示器，直接填2张仓库，道理同
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