文秘毕业综合实践报告定稿.docx

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文秘毕业综合实践报告定稿

GDGM-08-BS-LZY-A/1

广东工贸职业技术学院

毕业综合实践报告

提高秘书能力，达成与上司工作的默契

——毕业综合实践报告

所属系工商管理系

专业商务文秘

年级08级

学生姓名梁子莹

学号0823124

指导教师敬露茜

2011年4月28日

目录

摘要1

一、引言1

二、秘书与上司工作达成默契的基础1

（一）秘书与上司工作达成默契的内涵1

（二）分析上司性格特征，利于建立秘书与上司工作达成默契的基础2

（三）认识上司兴趣爱好，利于建立秘书与上司工作达成默契的基础2

三、秘书与上司工作达成默契的内在条件2

（一）熟悉上司工作习惯，才能更好地开展秘书工作2

（二）熟悉上司工作程序，寻找秘书与上司工作之间的工作规律3

（三）熟悉上司工作内容，寻找秘书与上司工作之间的工作方法3

四、秘书与上司工作达成默契的外在条件3

（一）增长岗位知识，才能做好秘书日常工作3

1、要做好总经办文员，最重要是用正确的心态认识总经办文员岗位3

2、要做好招聘文员，最重要是先熟悉招聘文员岗位的工作内容和工作流程4

（二）增长行业知识，才能扩大秘书的知识面4

1、秘书增长本企业知识，必须了解公司的文化与知识4

2、秘书增长其他企业知识，必须了解行业市场信息与潮流方向4

五、秘书与上司工作达成默契的必要条件5

（一）提高秘书调查能力，落实公司招聘需求调查分析工作5

（二）提高秘书调查能力，落实公司各职能部门业务调查分析工作5

（三）增强秘书人才跟踪能力，协助人力资源部制定员工考核方案5

（四）增强秘书人才跟踪能力，追踪新员工入职与工作情况5

六、结束语6

七、附录6

提高秘书能力，寻找与上司工作的默契

——毕业综合实践报告

摘要

本报告介绍了我在佛山国度家具有限公司实习期间，作为公司的总经理文员与招聘文员，对于如何做好工作、如何做好一名秘书，必须时时懂得提高自己的能力，与上司工作达到一种默契的实践情况。

通过实习，获取工作经验，总结实习经验，形成实习实践报告；把工作中遇到的问题与工作心得总结起来，并运用到以后的工作中，提高工作效率与质量。

在工作中善于把所学的专业知识结合起来，并根据岗位特色把理论与实践的最大优势进一步体现。

发挥岗位能力，不只是完成工作任务，最重要是把工作做得出色，进而提高秘书自我能力，以达到与上司工作形成默契。

关键词：

秘书能力招聘默契报告

一、引言

佛山国度家具有限公司创立于2007年,属外资型企业。

这是一个非常年轻而富有生命力的企业。

以设计为起跑线,从一张草图,一个样品闯入家具行业,走着一条非常坎坷崎岖的创业之路,凭借着自信和坚忍不拔的精神,从设计走向市场。

历经几年的岁月洗礼，国度家具有限公司已经成为集设计、生产、销售于一体的专业化、个性化企业，并在日益激烈的市场竞争中成为不锈钢金属家具行业中的风向标。

产品畅销欧美等国……

2011年1月5日我正式被佛山国度家具有限公司录用，我的工作岗位是总经办文员兼招聘文员。

工作内容：

总经办日常办公事务的安排和管理，安排总经理日常工作行程及安排外来人员对总经理的拜访、会见工作，总经办物品、文件、档案的管理，总经理办公室各类常规会议、临时会议的通知安排、做好会议记录和纪要的整理，及时转达和传递，协助总经理起草及发放相关文件；招聘信息更新及发布、人员面试接待、面试考核、素质测评工作；招聘网站管理、协助上级交待的相关工作。

二、秘书与上司工作达成默契的基础

所谓默契就是熟语说的“心有灵犀一点通”。

秘书与上司工作达成默契，不需要上司给予秘书多少言语就能明白其中的意义，就能把上司以及公司已经存在的问题与即将发生的问题解决好就是一种默契。

不管是处理日常事务还是处理突发事件，秘书能准确领会上司意图并按此意图完成任务就是一种默契。

秘书和上司的关系，是一种日积月累形成的对事物相同理解，是一种主次分明但又十分协调的互动。

有经验的秘书会从上司表情的细微变化，捕捉其真正的含意，并且做出相应准确的配合。

保持默契是一种融洽，也是一种呼应技巧。

秘书与上司工作达成默契这是一种至高的境界。

（一）分析上司性格特征，利于建立秘书与上司工作达成默契的基础之一

世界上没有完全一样的两片树叶，也没有完全一样的两个人，领导性格类型必然多种多样。

作为一个秘书必须了解上司性格特征，才能更好地完成工作，服务于上司。

在实习中经过这三个月的相处发现我的上司其实是作风细腻型领导，但并不是缺乏冒险精神。

他不仅是一个成功的家具设计师还是一个全方面发展的管理者。

不管是对员工还是对工作要求都非常严格。

在他眼中，没有最好，只有更好。

不管是打印文件还是起草文件，一个标点一个符号的错误都逃不过上司的金睛火眼。

一次，起草文件的时候我把文件编号的公司现用简称GD写成了前用简称KD，不过一秒钟的时间上司就把这小错误揪出来，并跟我说了一番关于细心的话。

上司是个思维、想法都很超前的人，例如利用OA、ERP、PLM、HR等软件工程的实施来精减员工；利用承包的方式实现公司的管理等等。

与这样一位上司工作是我的荣幸，但我必须要时刻提醒自己、要求自己把每项工作都做到最好。

上司的性格特征没有办法改变，唯有改变自己，努力让自己跟上上司的脚步，建立与上司工作达成默契的基础。

（三）认识上司兴趣爱好，利于建立秘书与上司工作达成默契的基础而之二

每个人的兴趣爱好都不一样，自然每个上司的兴趣爱好都不一样，作为秘书必须要全面认识上司的兴趣爱好才能更好地了解上司，才能在工作中发挥自己的秘书本领，为自己在工作中沉淀坚固的基础以达到与上司工形成默契。

刚到公司上班的时候，上一任总经办文员特地找我谈话，跟我说了很多关于公司领导、同事和下属的人物特性以及兴趣爱好，我都把这些一一记在心里。

因为总经理是我的直属上司，不管是在工作上还是生活上相处都会比较频繁，为了做好以后的工作，我刨根问底地向前任总经办文员咨询了总经理的家庭背景、生活圈子以及兴趣爱好等。

经总结与日后的相处，我发现总经理最大的兴趣爱好是家具设计，据同事透露总经理对家具有特别的感情与浓厚的兴趣所以创立了现在的家具公司。

我也看到了总经理对公司的一切都给予高度的关心。

这不仅是上司的兴趣爱好还是上司的终身事业，作为秘书必须对家具行业有相当的敏感度，才能为上司提供行业资讯，只有全面了解上司的兴趣爱好才能建立与上司工作达成默契的基础。

三、秘书与上司工作达成默契的内在条件

（一）熟悉上司工作习惯，才能更好地开展秘书服务工作

初到单位实习之时，对上司的工作习惯全然不知，经过一段时间的磨合与上司的耐心教导，终于适应了其工作习惯，这对我以后的工作有很大的帮助。

经过一段时间的摸索，得知上司有个节约的习惯，从其设计的简约型家具产品可知他是一位提倡简约、环保的家具设计师。

在工作中，没有定稿的方案或文件上司都叮嘱我用草稿纸来打印，也因此我养成了节约资源的习惯，在公司我都成了节约资源的好模范了。

上司还有一个明显的工作习惯就是效率高，不管是大事还是小事都要求效率，有些同事还笑话说上司是个急性子，但我认为这是效率高的表现。

有一次我把上司签完字的文件迟分发了几分钟，结果受到了上司的教训，在以后的工作中不管是处理上司交代的任务还是为上司递交文件、工具我都快马加鞭地促使自己跟上上司的脚步甚至在某些时刻我要走在上司的前面。

只有熟悉上司的工作习惯才能更好地为上司办事，这是与上司工作达成默契的内在条件之一。

（二）熟悉上司工作程序，寻找秘书与上司工作之间的工作规律

何为工作程序，就是开展工作的标准、工作的步骤。

作为秘书必须熟悉上司的工作程序，掌握其中的要领，跟着上司的脚步把这些要领运用得当，才能与上司工作达成默契。

在实习工作中，要耐心摸索、细心发现，关注自己工作与上司工作的每一个细节，把这些细节复制在脑海中，并在公司规定的工作程序下形成属于自己的工作程序，只需上司的一个眼神一个动作便能领会意图完成工作。

初来咋到，对公司的人事物都不了解，在自己的努力下，慢慢地了解了上司的工作程序。

文件审阅，一件很小的事情在工作程序中却大有文章。

一次，我兴冲冲地把刚收到的文件上交上司审阅，上司便对我说，文件也有轻重缓急之分，首先，你必须懂得区分文件的性质，比较急的务必要马上上交，若是一般急的，大可不必马上交给我，这是一个程序。

可能是我那兴冲冲之举打扰了上司的工作，我便与上司达成共识，在下班之前把文件放在办公桌，若要处理上司把文件放在桌子的另一边，若不需要处理文件依然放在原处，最后进行归档。

还有一次，上司吩咐我邮寄一份保密急件，我按要求写好邮寄地址与收件公司便不知所措了，于是向行政部询问公司快件邮寄的程序，又到供应部询问了邮费的支付情况。

由于这是上司的私人密件，我把它亲自交给快递员之后才松了口气，这项任务算是漂亮地完成了。

有些工作程序是白纸黑字写出来的，有些是靠自己摸索出来的，作为秘书，必须把上司的工作程序变为自己的工作程序，融会贯通，形成工作规律，利于与上司工作达成默契。

（三）熟悉上司工作内容，寻找秘书与上司工作之间的工作风格

熟悉上司工作内容是秘书的工作内容之一，更是秘书进行工作必备的技能。

自己的工作内容务必要了如指掌，上司的工作内容也必须掌握手中，这样才能更好地开展秘书工作。

试想一个秘书连上司工作内容都不清楚，怎样为上司安排工作日程，怎样为上司处理工作事项，怎样为上司排忧解难……在实习工作中，我非常注重对上司工作内容的了解，不清楚的事项，想尽办法了解甚至主动询问，因为只有这样我才能对工作有所把握。

所谓知己知彼，百战不殆，秘书工作也不外乎这个道理。

由于我对上司工作内容的熟悉，在回复上司的各类邮件能按着其语气、文字表达的风格做出不同的应答方案。

在秘书工作中不管是写通知还是写会议记录都需要对上司工作有95%的了解。

曾经一次会议记录，由于对公司业务不了解，对上司工作内容不了解，造成会议记录内容不衔接、前因后果不明了，这是秘书工作的失误。

一个称职的秘书不仅要掌握自己的工作内容，还要熟悉上司的工作内容，这样遇到问题才能从容不迫地解决，对于同类问题的处理不需要上司重复教导能领会其中的方法，这是秘书与上司工作达成默契的内在条件。

四、秘书与上司工作达成默契的外在条件

（一）增长岗位知识，才能做好秘书日常工作，为上司和公司提供优质服务

1、要做好总经办文员，最重要是用正确的心态认识总经办文员岗位

认识自己的岗位跟认识自己一样重要，这是了解岗位、定位自己的一个重要途径。

只有认识岗位，才能计划工作、实施工作、总结工作。

在单位实习了半个月，接触的工作甚少，曾经也主动询问总经理是否有工作安排，总经理语重心长地说，刚毕业的大学生热情很高、心志也很高，但有些工作不是靠热情、靠心志就能做好的，这半个月之所以我没有安排你重要的工作，是因为你是新人，对公司一切都不了解，要想做好总经办文员这个岗位必须要冷静沉淀工作步伐，认真熟悉岗位，才能提高工作意识与效率。

带着这番教训，想起了当初因为这岗位只是文员而不是秘书、助理深感遗憾，这是因为我没有认真了解这个岗位，虽是文员但工作内容与秘书工作是同出一辙的。

曾经因为对总经办文员岗位认识的缺欠，在总经理开会之时没有撰写会议记录而流失了部分会议信息降低了总经理工作效率，增加了自己的工作错误率。

我认识到在对岗位认识缺乏之下去工作是得不偿失的行为。

教训之后我努力地去认识、了解岗位的特色，不但利于自己日常工作还更好地服务于上司工作，还是秘书与上司工作达成默契的外在条件。

2、要做好招聘文员，最重要是先熟悉招聘文员岗位的工作内容和工作流程

招聘工作对我来说是一份很新鲜也很具挑战性的工作，虽在校园里接触过这样的课程，但毕竟与文秘专业不对口。

由于对这份工作不甚了解，我努力向人事部助理学习。

由于总经理非常关心公司的人员招聘，作为招聘文员的我必须对公司的招聘提起十二分精神。

招聘文员的工作内容主要是根据公司的用人状况进行招聘需求调查与分析→选择招聘渠道→撰写招聘计划书→实施招聘计划。

新年伊始，是公司人员流失最为严重的时节，在人事部助理的带领下，我对公司人员流失情况进行了调查，分析各个部门的人员需求，亲自撰写了招聘计划书，一方面通过招聘网站进行招聘，一方面参加招聘会，另一方面通过公司现场招聘进行公司人员的补充。

经过两个多月的奋战终于完成了公司90%的招聘指标，为公司的正常运作与顺利生产做出了贡献，得到了人事助理与总经理的肯定。

能有这样的工作成绩是源于我对招聘文员岗位的认识，掌握其操作流程。

人员招聘是公司重中之重的工作，是总经理尤为关心的模块，我能对招聘岗位有好的认识，并做出好的成绩，减轻了总经理的工作忧虑，为与上司工作达成默契创造了外在条件。

（二）增长行业知识，才能扩大秘书的知识面

1、秘书增长本企业知识，必须了解公司的文化与知识

每个行业、每个企业都有其文化知识。

了解企业文化、知识是扩大秘书知识面的一个途径。

刚到公司上班的时候，不少领导、同事亲切地对我说，作为新人，急不来，了解企业知识是首举，当融入了公司文化对于工作、生活都有莫大的帮助。

这些话在我往后的工作中体会得很透彻，我还发现，这也是一个秘书与上司工作达成默契的外在条件。

实习单位是一家集设计、生产、销售于一体的不锈钢家具公司，由于上司是公司产品设计与销售的直属主管，不管是对内沟通还是对外沟通都起着举足轻重的作用。

作为秘书只有充分了解企业文化与知识才能实现对内沟通与对外沟通的融合，这样既减轻了沟通成本又为上司解决公司业务与管理上的问题，所以增长本企业知识很重要。

2、秘书增长其他企业知识，必须了解行业市场信息与潮流方向

一个秘书可以没有对各行各业精通，但不能没有广阔的知识面，除了增长本企业知识还要增长其他企业甚至整个行业的知识，这不仅是秘书增长自身素质的需要还是与上司工作达成默契的需要。

初到公司上班总经理写了“天天家具网”网址给我，让我有时间的时候到该网站了解家具行业的市场信息与潮流方向。

一次，总经理叫我把他分类好的产品面料编制成表格供会议之用。

惠阳维信布、美国飞佛布、法国法拉利布……看着一个个陌生的名字忽感自己的知识面与工作需求有很大的距离。

当会议中谈及的哪种布料为市场需求高的问题时，总经理问我对这方面的信息是否进行过调查，当时我瞠目结舌、手足无措。

若是我在编制表格的时候对会议议题进行调查就不会出现这么尴尬的场面。

作为秘书，理应要搜罗面积广的最新行业信息成为上司的信息存储盘。

增长行业知识是秘书与上司工作达成默契的外在条件。

五、秘书与上司工作达成默契的必要条件

（一）提高秘书调查能力，落实公司招聘需求调查分析工作，落实公司各职能部门业务调查分析工作

虽然接触人事招聘工作时间比较短，但在实习中，我发现公司的招聘工作存在一些问题：

1.没有实行公司招聘需求调查分析。

2.没有确定车间招聘对象工作职权和资格要求。

关于第一个问题，在实习当中发现公司只片面地由主管或组长做用工申请，人力资源部并没有对用工申请做客观的实地调查。

这样不但造成公司人浮于事的情况出现还增加公司成本的支出。

作为招聘员必须拟定招聘计划管理流程，制作用工调查分析表并对各部门的用工情况进行调查做出分析，再确定招聘需求，最后落实招聘计划。

只有按招聘流程实施才能杜绝公司盲目招工、减少成本开支。

关于第二个问题，按往年情况分析，一般在年初公司员工流失率比较大，所以公司鼓励普工介绍亲戚朋友以补充公司人员的流失。

由于公司是不锈钢家具企业，员工招聘对象一般是技术类员工，所以选择这样的招聘方式大大降低了公司招聘质量，还降低了公司的生产效率，这样的招聘方式是得不偿失的。

由于招聘工作总经理尤为关心，作为秘书身兼招聘岗位必须要提高自身的调查能力，才能为上司排忧解难，才能跟上上司的工作步伐。

提高调查能力，落实公司招聘需求调查分析，是商务秘书与上司工作达成默契的必要条件。

公司部门比较多，因此公司的管理成本支出非常大，在三个月的实习中发现公司有些部门人浮于事，有些部门却出现用工荒的情况。

对于这样的情况，务必做出解决方案，以实现公司人员的合理配置。

协助上司落实公司各职能部门业务调查分析是一个解决方法。

在总经理的带领下协助人力资源部对公司各部门的工作内容与性质做出分析，确定公司的部门分工，划分工作范围，再按公司生产与发展情况下达工作指标，这样不但减少了公司某些部门人浮于事的状况还让用工荒的部门达到工作缓解。

以工作指标来实现公司人员的合理配置，提高公司各部门的业务能力。

因此作为秘书必须提高调查能力，落实公司各职能部门业务调查分析。

协助上司管理公司，减轻上司对公司的管理压力，这是秘书与上司工作达成默契的必要条件。

（二）增强秘书人才跟踪能力，追踪新员工入职与工作情况，协助人力资源部制定员工考核方案

记得刚到公司上班的那段时间，对公司的人事物都不甚了解，作为一个新员工自然有一种陌生、忐忑的心理。

此种心理的消除一方面需要自己的努力调节与适应，一方面需要公司同事与领导的关心与问候。

可我作为公司招聘文员却没有把自己是如何走过来的作为例子反射到其他新员工身上。

由于自己的疏忽，没有跟进一些新员工的入职与工作情况，造成这些新员工的流失。

如我亲自招进来的一位质检员与车工学徒，由于平时工作忙，没有主动去了解他们的工作和生活情况，试用期已满也没有相关人员为他们进行考核、办理转正手续，导致他们离开了公司。

发生这样的错误，不但另公司受到损失，自己也受到了总经理的批评。

总经理特别关心公司的员工招聘工作，我作为总经理文员与招聘文员应该时时心系工作，员工是公司的重心，必须给予他们关心与问候，让新员工尽快融入公司的工作、生活，让其有归属感，才能避免新员工的流失。

追踪新员工入职与工作情况非常必要。

在实习过程中公司在员工绩效考核这方面我也发现了一些问题，人力资源部往往是只管招人，不管考核，或者考核不深入，导致公司员工的离职率居高不下。

企业员工的流失往往与绩效考核有很大的关系。

据我了解公司存在这样的情况：

一个勤勉的员工与一个懒散的员工待遇是一样的，工资模式都是基本工资+岗位工资+工龄工资，因为这样公司不少资深员工流失，对生产造成很大影响。

个人认为应该把工龄工资换成绩效工资，用这样的模式来鼓励员工并留住员工。

另一方面，只有通过考核才能发现公司人才。

员工考核方案规划虽然落实过程困难重重，但员工是公司的重要组成部分，落实员工考核制度尤为重要，这不仅是留住员工的方法，还是提高公司生产效率与质量的方法。

我作为公司的总经理文员与招聘文员必须主动提高自我的人才跟踪能力，协助人力资源部制订员工考核方案，切实实施考核制度，解决公司的用工问题。

当我能提高人才跟踪能力，主动参与员工考核方案的制定与实施，为上司减轻公司用工压力，这是与上司工作达成默契的必要性。

六、结束语

本文是我在佛山国度家具有限公司实习的这段时间对于作为总经理文员与招聘文员应该怎样提高自己的能力从而能与上司工作达成默契做出的总结。

通过对总经理文员与招聘文员岗位的认识与对公司存在的问题结合自己的工作经历进行分析并得出解决方法，实事求是提高自己的能力。

要想与上司工作达成默契，必然要提高自己各方面的能力。

希望通过自己的努力与坚持，提高自我能力，为上司排忧解难，最后能与上司工作达成默契。

七、附录

回顾这段实习日子，受过批评也受过委屈，但通过自己的努力与坚持每一天都过得很充实、很饱满，每天都能学到宝贵的东西。

不管是打印文件、撰写会议记录还是参加招聘会，我都很珍惜每次的工作机会，是这些点点滴滴的工作内容变成了我的宝贵工作经历。

感谢佛山国度家具有限公司能给我机会获取实习经验，感谢我的上司总经理与人事部助理的耐心教导，让我这个懵懂不知的学生获得为人处事的宝贵实习经验。

感谢我的指导老师这么关注我，对我的实习工作与毕业综合实践报告的形成给予了很大的支持与指导。

指导教师评语：

梁子莹实践报告在秘书与上司达成默契方面做了有益的探索与尝试，获得了初步的经验和体会，体现了工作报告的汇报性和经验性。

首先汇报了实习单位、实习岗位和工作内容及流程；其次再重点汇报了在与上司达成默契方面的尝试，对后来者有一定的启发和指导作用；报告有事实有体会，叙述与议论结合，材料充实饱满。

报告有一定的深度。

不足之处是对毕业实践报告的“综合性”体现不够。

初评成绩：

88

指导教师签名：

敬露茜

年月日

毕业综合实践（设计）评审小组意见：

终评成绩：

组长签章：

年月日

备注